Análisis y Diseño de Sistemas de Información

    1. Fundamentos del análisis de sistemas 
    2. Análisis de los requerimientos de información
    3. El uso del análisis
    4. Los puntos esenciales del diseño
    5. Bibliografía

    UNIDAD I

    Fundamentos del análisis de sistemas 

    1. COMO ASUMIR EL PAPEL DEL ANALISTA DE SISTEMAS.

    a) LA INFORMACIÓN COMO UN RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES.

    Las organizaciones han reconocido, desde hace mucho, la importancia de administrar recursos principales tales como la mano de obra y las materias primas. La información se ha colocado en un lugar adecuado como recurso principal.

    Los tomadores de decisiones están comenzando a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser el factor crítico para la determinación del éxito o fracaso de éstos.

    Manejo de la información como recurso.

    Para maximizar la utilidad de la información, un negocio la debe manejar correctamente tal como maneja los demás recursos. Los administradores necesitan comprender que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda información. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor ésta no es gratis, y su uso es estratégico para posicionar la competitividad de un negocio.

    Manejo de la información generada por computadora.

    El manejo de información generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente. Por lo general, hay mayor cantidad de información de computadora a administrar. El costo de organizarla y mantenerla puede crecer a tasas alarmantes, y los usuarios frecuentemente la tratan menos escépticamente que la información obtenida por otras vías.

    b) CONCEPTOS DE ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS.

    Los sistemas de información son desarrollados con propósitos diferentes dependiendo de las necesidades del negocio. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés) funcionan al nivel operacional de la organización, los sistemas de automatización de oficina (OAS por sus siglas en inglés) y los sistemas de trabajo de conocimiento (KWS por sus siglas en inglés) que dan cabida al trabajo a nivel de conocimiento.

    Los sistemas de más alto nivel incluyen a los sistemas de apoyo a decisiones (DSS por sus siglas en inglés) así como a los sistemas de información gerencial (MIS por sus siglas en inglés). Los sistemas expertos aplican la experiencia de los tomadores de decisiones para resolver problemas específicos estructurados. Al nivel estratégico de la administración encontramos sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS por sus siglas en inglés) y los sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS por sus siglas en inglés) ayudan a la toma de decisiones al mismo nivel, en una forma sin estructura o semiestructurada.

    Sistemas de procesamiento de transacciones.

    Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son sistemas de información computarizados desarrollados para procesar gran cantidad de transacciones rutinarias de los negocios. Los TPS eliminan el tedio de las transacciones operacionales necesarias y reducen el tiempo que alguna vez se requirió para ejecutarlas manualmente, aunque la gente todavía debe alimentar datos a los sistemas computarizados.

    Sistemas de automatización de oficina y sistemas de manejo de conocimiento.

    Al nivel de conocimiento de la organización hay dos clases de sistemas. Los sistemas de automatización de oficina (OAS) que dan soporte a los trabajadores de datos, quienes, por lo general, no crean un nuevo conocimiento sino que usan la información para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organización y algunas veces más allá de ella. Los sistemas de manejo de conocimiento (KWS) dan soporte a los trabajadores profesionales, tales como científicos, ingenieros y doctores, les ayudan a crear un nuevo conocimiento que contribuya a la organización o a toda la sociedad.

    Sistemas de información gerencial.

    Los sistemas de información gerencial (MIS) no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, sino que todos los MIS incluyen procesamiento de transacciones. Los MIS son sistemas de información computarizada que trabajan debido a la interacción resuelta entre gentes y computadoras. Requieren que las gentes, el software (programas de computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.) trabajen al unísono. Los sistemas de información dan soporte a un espectro más amplio de tareas organizacionales que los sistemas de procesamiento de transacciones, incluyendo el análisis de decisiones y la toma de decisiones.

    Sistemas de apoyo a decisiones.

    Una clase de más alto nivel en los sistemas de información computarizada son los sistemas de apoyo a decisiones (DSS). El DSS es similar al sistema de información gerencial tradicional en que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a decisiones se aparta del sistema de información gerencial tradicional en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio del tomador de decisiones.

    Sistemas expertos e inteligencia artificial.

    La inteligencia artificial (AI por sus siglas en inglés) puede ser considerada la meta de los sistemas expertos. Los sistemas expertos son un caso muy especial de un sistema de información, cuyo uso ha sido factible para los negocios a partir de la reciente y amplia disponibilidad de hardware y software. Un sistema experto (también llamado un sistema basado en conocimiento) captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en una organización. Observe que a diferencia del DSS, que deja la decisión final al tomador de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solución a un problema o a una clase específica de problemas.

    Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.

    Cuando los grupos necesitan trabajar juntos para tomar decisiones semiestructuradas o sin estructura, un sistema de apoyo a decisiones de grupo puede plantear una solución. Los sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS) son usados en cuartos especiales, equipados en varias configuraciones diferentes, que permiten que los miembros del grupo interactúen con apoyo electrónico, frecuentemente en forma de software especializado y con una persona que dé facilidades al grupo. Los sistemas para decisiones de grupo están orientados para reunir a un grupo, a fin de que resuelva un problema con la ayuda de varios apoyos como votaciones, cuestionarios, aportación de ideas y creación de escenarios.

    Sistemas de apoyo a ejecutivos.

    Cuando los ejecutivos se acercan a la computadora, frecuentemente están buscando formas que les ayuden a tomar decisiones a nivel estratégico. Un sistema de apoyo a ejecutivos (ESS) ayuda a éstos, para organizar sus interacciones con el ambiente externo, proporcionando apoyo de gráficos y comunicaciones en lugares accesibles tales como salas de juntas u oficinas personales corporativas.

     





    En la figura se muestran la diversidad de sistemas de información que pueden desarrollar los analistas. Observe que la figura presenta estos sistemas de abajo hacia arriba, indicando que el nivel operacional, o más bajo, de la organización está apoyado por el TPS, y el más alto o estratégico, el de las decisiones semiestructuradas o sin estructura, está apoyado por el ESS en la parte más alta. Este texto usa los términos sistema de información gerencias, sistema de información, sistema de información computarizada y sistema de información de negocios computarizado en forma indistinta para referirse a sistemas de información computarizada que dan soporte al rango más amplio de actividades de negocios por medio de la información que producen.

    La necesidad del análisis y diseño de sistemas.

    El análisis y diseño de sistemas, tal como es ejecutado por los analistas de sistemas, busca analizar sistemáticamente la entrada de datos o el flujo de datos, el proceso o transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información dentro del contexto de un negocio particular. Además, el diseño y análisis de sistemas es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de los negocios que pueden ser logradas por medio del uso de sistemas de información computarizados. La instalación de un sistema sin la planeación adecuada lleva a grandes frustraciones, y frecuentemente causa que el sistema deje de ser usado.

    Usuarios finales.

    Cualquiera que interactúe con un sistema de información en el contexto de su trabajo en la organización puede ser llamado un usuario final. A lo largo de los años se han hecho borrosas las distinciones entre usuarios. Además, cualquier categoría de usuarios empleada no debe ser vista como excluyente. Sin importar cómo se hayan clasificado los usuarios finales, un hecho es pertinente al analista de sistemas: el involucramiento del usuario a lo largo del proyecto, es crítico para el desarrollo exitoso de los sistemas de información computarizados. Los analistas de sistemas, cuyos papeles dentro de la organización se tratan a continuación, son el otro componente esencial para el desarrollo de sistemas de información.

    c) EL PAPEL DE EL ANALISTA DE SISTEMAS

    El analista de sistemas como consultor.

    El analista de sistemas frecuentemente actúa como consultor y, por lo tanto, puede ser contratado específicamente para que se encargue de los asuntos de los sistemas de información dentro de un negocio. Esto puede ser una ventaja, debido a que los consultores externos pueden llevar con ellos una perspectiva fresca que no poseen otros miembros de la organización. Pero también puede decirse que los analistas externos están en desventaja, debido a que la verdadera cultura organizacional nunca puede ser conocida por un extraño.

    El analista de sistemas como experto de soporte.

    Otro papel que tal vez requiera desarrollar es el de experto de soporte en un negocio donde se está empleado regularmente en alguna actividad de sistemas. En este papel el analista se apoya en su experiencia profesional relacionada con el hardware y software de computadora y su uso en el negocio. Este trabajo frecuentemente no es un proyecto de sistema completo, sino solamente pequeñas modificaciones o decisiones que afectan a un solo departamento.

    El analista de sistemas como agente de cambio.

    El papel más comprensivo y responsable que toma un analista de sistemas es el de agente de cambio, ya sea interno o externo al negocio. Como analista se es un agente de cambio cada vez que se ejecuta cualquiera de las actividades del ciclo de vida del desarrollo de sistemas (tratado en la siguiente sección) y se está presente en el negocio por un periodo extendido (desde dos semanas hasta más de un año). Un agente de cambio puede ser definido como una persona que sirve de catalizador para el cambio, desarrolla un plan para el cambio y trabaja junto con otros para facilitar ese cambio.

    d) EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS.

    Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

    En la primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crítica para el éxito del resto de proyecto, debido a que nadie quiere desperdiciar el tiempo subsecuente resolviendo el problema equivocado. La primera fase requiere que el analista observe honestamente lo que está sucediendo en un negocio. Luego, junto con los demás miembros de la organización, el analista hace resaltar los problemas. Frecuentemente estos ya han sido vistos por los demás, y son la razón por la cual el analista fue llamado inicialmente. Las personas involucradas en la primera fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que coordinan el proyecto. Las actividades de esta fase consisten en entrevistas a los administradores de los usuarios, sumarización del conocimiento obtenido, estimación del alcance del proyecto y documentación de los resultados. La salida de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definición del problema y la sumarización de los objetivos. Luego los administradores deben tomar una decisión para ver si continúan con el proyecto propuesto.

    Determinación de los requerimientos de información.

    Entre las herramientas utilizadas para definir los requerimientos de información en el negocio se encuentran: muestreo e investigación de los datos relevantes, entrevistas, cuestionarios, el comportamiento de los tomadores de decisiones y su ambiente de oficina y hasta la elaboración de prototipos. En esta fase el analista está esforzándose por comprender qué información necesitan los usuarios para realizar su trabajo. Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios, típicamente los administradores de las operaciones y los trabajadores de las operaciones.

    Análisis de las necesidades del sistema.

    La siguiente fase que realiza el analista de sistemas involucro el análisis de las necesidades del sistema. Nuevamente, herramientas y técnicas especiales ayudan para que el analista haga las determinaciones de los requerimientos. Una herramienta de éstas es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones del negocio en forma gráfica estructurado. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos, que lista todos los conceptos de datos usados en el sistema, así como sus especificaciones, si son alfanuméricos y qué tanto espacio ocupan cuando se imprimen. Durante esta fase el analista de sistemas también analiza las decisiones estructuradas que se hacen. Las decisiones estructuradas son aquellas para las que pueden ser determinadas las condiciones como alternativas de condición, acciones y reglas de acción. Hay tres métodos principales para el análisis de decisiones estructurales: lenguaje estructurado, tablas de decisión y árboles de decisión.

    Diseño del sistema recomendado.

    En esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista usa la información recolectada anteriormente para realizar el diseño lógico del sistema de información. El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos, a fin de que los datos que van a entrar al sistema de información sean correctos. Además, el analista también proporciona entrada efectiva para el sistema de información mediante el uso de técnicas para el buen diseño de formas y pantallas.

    Desarrollo y documentación del software.

    En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista trabaja con los programadores para desarrollar cualquier software original que se necesite. Durante esta fase, el analista también trabaja con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software, incluyendo manuales de procedimientos. La documentación le dice al usuario la manera de usar el software y también qué hacer si se suceden problemas con el software.

    Pruebas y mantenimiento del sistema.

    Antes de que pueda ser usado, el sistema de información debe ser probado. Es mucho menos costoso encontrar problemas antes de que el sistema sea entregado a los usuarios. Algunas de las pruebas son realizadas por los programadores solos, y otras por los analistas de sistemas junto con los programadores. Primero se ejecuta una serie de pruebas para que destaquen los problemas con datos de ejemplo y eventualmente con datos reales del sistema actual. El mantenimiento del sistema y de su documentación comienza en esta fase y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de información.

    Implementación y evaluación del sistema.

    En esta fase del desarrollo del sistema el analista ayuda a implementar el sistema de información. Esto incluye el entrenamiento de los usuarios para que manejen el sistema. Algún entrenamiento es hecho por los proveedores, pero la supervisión del entrenamiento es responsabilidad del analista de sistemas. Adicionalmente, el analista necesita un plan para una conversión suave del sistema antiguo al nuevo. La evaluación se muestra como parte de esta fase final de ciclo de vida del desarrollo del sistema, principalmente para efectos de discusión. De hecho, la evaluación se realiza durante cada fase. Un criterio principal que debe ser satisfecho es si los usuarios pretendidos ya están usando el sistema.

    La importancia del mantenimiento.

    Después de que el sistema está instalado se le debe dar mantenimiento, esto significa que los programas de computadora deben ser modificados y mantenidos actualizados. La figura muestra la cantidad promedio de tiempo empleada en mantenimiento en una instalación MIS típica.

    El mantenimiento se realiza por dos razones. La primera de estas es para corregir errores de software. Sin importar que tan completamente se pruebe el sistema, se deslizan errores en los programas de computadora. Los errores del software comercial para microcomputadoras son a veces documentados como "anomalías conocidas", y son corregidos cuando son lanzadas nuevas versiones del software o versiones intermedias. En el software personalizado los errores deben ser corregidos conforme son detectados. La otra razón para realizar el mantenimiento del sistema es para mejorar las capacidades del software en respuesta a las necesidades organizacionales cambiantes y, por lo general, involucran algunas de las siguientes tres situaciones:

    1. Los usuarios frecuentemente solicitan características adicionales después de que se familiarizan con el sistema de cómputo y sus capacidades. Estas características solicitadas pueden ser tan simples como el desplegado de totales adicionales en un reporte o tan complicadas como el desarrollo de nuevo software.

    2. El negocio cambia a través del tiempo. Se debe modificar el software para abarcar cambios tales como nuevos requerimientos de reportes gubernamentales o corporativos, la necesidad de producir nueva información para clientes, etcétera.

    3. El hardware y software están cambiando a un ritmo acelerado. Un sistema que usa tecnología antigua puede ser modificado para usar las capacidades de una tecnología más nueva. Un ejemplo de tal cambio es el reemplazo de una Terminal de macrocomputadora con una estación de trabajo de microcomputadora, o una microcomputadora con una computadora de escritorio.

    La figura ilustra la cantidad de recursos, por lo general tiempo y dinero, gastados en el desarrollo y mantenimiento del sistema. El área bajo la curva representa la cantidad total de dólares gastada. Se puede ver que a lo largo del tiempo es probable que el costo de mantenimiento exceda al del desarrollo del sistema. En cierto punto es más conveniente realizar un nuevo estudio del sistema, debido a que el costo de mantenimiento continuado es claramente mayor que la creación de un sistema de información completamente nuevo. Resumiendo, el mantenimiento es un proceso continuo a lo largo del ciclo de vida de un sistema de información. Después de que es instalado el sistema de información, el mantenimiento por lo general toma la forma de corrección de errores de programa no detectados previamente. Una vez que son corregidos, el sistema alcanza un estado estable proporcionando servicios contables a sus usuarios. El mantenimiento durante este periodo puede consistir en la eliminación de unos cuantos errores no detectados anteriormente y la actualización del sistema con una cuantas mejoras menores. Sin embargo, conforme pasa el tiempo y cambia el negocio y la tecnología, los esfuerzos de mantenimiento se incrementan dramáticamente.

    e) USO DE LAS HERRAMIENTAS CASE.

    A lo largo de este libro enfatizamos la necesidad de un enfoque sistemático y profundo al análisis, diseño e implementación de los sistemas de información. Reconocemos que para ser productivos los analistas de sistemas debe ser organizado, preciso y completo en lo que se proponen hacer. En los últimos años los analistas han comenzado a beneficiarse de nuevas herramientas de productividad que han sido creadas implícitamente para mejorar su trabajo rutinario mediante un apoyo automatizado. A estas se les llama herramientas CASE, que significa herramientas para ingeniería de software asistido por computadora. Los analistas se apoyan en las herramientas CASE para aumentar la productividad, comunicarse más efectivamente con los usuarios e integrar el trabajo que realizan en el sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida.

    Aumento de la productividad del analista.

    Estas herramientas permiten que sus usuarios tracen y modifiquen diagramas fácilmente. Por nuestra definición, el analista puede entonces llegar a ser más productivo simplemente por la reducción del tiempo considerable que es gastado típicamente en el trazo manual de diagramas de flujo de datos hasta que son aceptados.

    Mejora de la comunicación del analista-usuario.

    Para que el sistema propuesto se convierta en realidad y sea usado de hecho, es esencial una comunicación excelente entre los analistas y usuarios a lo largo del ciclo de vida del desarrollo del sistema. El éxito de una eventual implementación del sistema depende de la capacidad de los analistas y usuarios para comunicarse en una forma significativa. Hasta ahora los analistas que actualmente usan las nuevas herramientas CASE han experimentado que su uso promueve una comunicación mayor y más significativa entre usuario y analistas.

    Integración de las actividades del ciclo de vida

    La tercera razón para el uso de herramientas CASE es para integrar las actividades y proporcionar continuidad de una fase a la siguiente a lo largo del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Las herramientas CASE son especialmente útiles cuando una fase particular del ciclo de vida requiere varias interacciones o retroalimentación y modificación.

    Evaluación precisa de los cambios del mantenimiento

    La cuarta razón, y posiblemente una de las más importantes para el uso de herramientas CASE, es que permite que los usuarios analicen y valoren el impacto de los cambios de mantenimiento. Por ejemplo, puede ser que el tamaño de un elemento, tal como un número de cliente, necesite ser agrandado.

    2. COMPRENSIÓN DE LOS ESTILOS ORGANIZACIONALES Y SU IMPACTO SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

    a) FUNDAMENTOS ORGANIZACIONALES

    Para analizar y diseñar adecuadamente los sistemas de información, el analista de sistemas necesita comprender las organizaciones en que trabaja como sistemas conformados por la interacción de tres fuerzas principales: los niveles de administración, el diseño de la organización y la cultura organizacional. Las organizaciones son sistemas grandes compuestos de subsistemas interrelacionados. Los subsistemas son relacionados por tres amplios niveles de administradores que toman decisiones (operación, administración media y administración estratégica) y que cortan horizontalmente a través del sistema organizacional. Las culturas y subculturas organizacionales influencian la manera en que se interrelaciona la gente en los subsistemas.

    b) LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS

    Las organizaciones son conceptualizadas en forma útil como sistemas diseñados para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y otros recursos que emplean. Las organizaciones están compuestas de sistemas más pequeños interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones, etc.) que sirven a funciones especializadas.

    La interrelación e interdependencia de los sistemas

    Todos los sistemas y subsistemas están relacionados y son interdependientes. Este hecho tiene implicaciones importantes para las organizaciones y para los analistas de sistemas que buscan ayudarlos a lograr mejor sus objetivos. Cuando cualquier elemento de un sistema es cambiado o eliminado, también son impactados el resto de los elementos y subsistemas del sistema.

    Retroalimentación del sistema para planeación y control

    La retroalimentación es una forma de control del sistema. Como sistemas, todas las organizaciones usan planeación y control para administrar sus recursos en forma efectiva.

    Ambientes para sistemas organizacionales

    La retroalimentación es recibida desde el interior de la organización y del ambiente exterior que la rodea. Cualquier cosa que esté fuera de las fronteras de una organización es considerada como un ambiente. Varios ambientes, con diversos grados de estabilidad, constituyen el en donde existe la organización. Aunque se pueden planear cambios en el estado del ambiente, frecuentemente no pueden ser controlados directamente por la organización.

    Apertura y restrictividad en las organizaciones

    La apertura y restrictividad existen en forma continua, ya que no hay una cosa tal como una organización absolutamente abierta o totalmente cerrada. La apertura se refiere al libre flujo de información dentro de una organización. Los subsistemas tales como los departamentos creativos o artísticos frecuentemente son caracterizados como abiertos, con un flujo libre de ideas entre sus participantes y muy pocas restricciones sobre quién obtiene tal información y en qué momento un proyecto creativo está en su infancia. Al extremo opuesto de este continuo puede estar una unidad del departamento de defensa asignada para trabajar sobre la planeación muy confidencial que afecta la seguridad nacional. Cada persona necesita recibir acreditación, la información en su momento es una necesidad y el acceso a la información se da con base en la que "es necesario saber". Este tipo de unidad está limitada por muchas reglas.

    Cómo tomar una perspectiva de sistemas

    La toma de una perspectiva de sistemas permite a los analistas de sistemas iniciar la clarificación y comprensión de los diversos negocios con los que entrarán en contacto. Es importante que los miembros de subsistemas se den cuenta que su trabajo está interrelacionado.

    REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE SISTEMAS

    Un sistema o subsistema, tal como existe dentro de la organización corporativa, puede ser representado gráficamente en varias formas. Los diversos modelos gráficos muestran las fronteras del sistema y la información usada dentro del sistema.

    Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel contexto

    El primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel contexto (también llamado modelo ambiental). Los diagramas de flujos de datos se enfocan en los datos fluyendo hacia adentro y fuera del sistema y el procesamiento de los datos. Estos componentes básicos de todo programa de computadora pueden ser descritos a detalle y usados para analizar el problema con respecto a su precisión y totalidad. El diagrama a nivel de contexto emplea solamente tres símbolos: (1) un rectángulo con esquinas redondeadas, (2) un cuadrado con dos orillas sombreadas y (3) una flecha, tal como se muestra en la figura.

    Los procesos transforman los datos de entrada en información de salida, y el nivel de contenido tiene solamente un proceso que representa al sistema completo. La entidad externa representa cualquier entidad que proporciona o recibe información de sistema pero que no es parte del sistema. Esta entidad puede ser una persona, un grupo de personas, una posición corporativa o departamento u otros sistemas. Las líneas que conectan las entidades externas con el proceso son llamados flujos de datos y representan datos.

    Un ejemplo de un diagrama de flujo de datos a nivel contexto se encuentra en la siguiente figura. En este ejemplo se representan los elementos básicos de un sistema de

    Reservaciones de una línea aérea.

    El pasajero (una entidad) inicia una petición de viaje (flujo de datos). El diagrama a nivel contexto no muestra suficientes detalles para indicar exactamente lo que sucede (y tampoco se pretende que se muestre), pero podemos ver que se envían las preferencias del pasajero y los vuelos disponibles al agente de viajes, que envía de regreso al proceso información sobre los boletos. También podemos ver que la reservación del pasajero es enviada a la línea aérea.

    Los sistemas y el modelo entidad-relación

    Una manera en que un analista de sistemas puede definir las fronteras adecuadas del sistema es usar un modelo entidad-relación. Los elementos que conforman un sistema organizacional pueden ser llamados entidades. Una entidad puede ser una persona, un lugar o una cosa, tal como un pasajero en una línea aérea, un destino o un avión. En forma alterna, una entidad puede ser un evento, tal como el fin de mes, un periodo de ventas o la falla de una máquina. Una relación es la asociación que describe la interacción entre las entidades. El formato estándar para trazar un diagrama entidad-relación (o E-R),

    Mostrado en la figura, usa solamente dos símbolos: un rectángulo y un rombo. El rectángulo es usado para mostrar una entidad, y el rombo representa la relación entre esa entidad y otra entidad. El diagrama siempre es trazado poniendo en la parte superior a la entidad primaria.

    La figura muestra los cuatro tipos diferentes de diagramas E-R. El primero es una relación uno a uno (1:1). Aquí a cada EMPLEADO le es asignada solamente una EXTENSIÓN TELEFÓNICA, y cada EXTENSIÓN TELEFÓNICA es única para cada EMPLEADO. El segundo diagrama muestra una relación muchos a uno (M:1). Un DEPARTAMENTO puede tener muchos EMPLEADOS, pero el EMPLEADO puede pertenecer a solamente un DEPARTAMENTO.

    El tercer tipo de diagrama (E-R) muestra una relación uno a muchos (1:M). Por último, el cuarto diagrama muestra una relación muchos a muchos (M:N). Un VUELO puede llevar muchos PASAJEROS y un PASAJERO puede tener muchos VUELOS en su itinerario. Los diagramas entidad-relación son usados frecuentemente por los diseñadores de sistemas para ayudar a modelar el archivo o base de datos. Sin embargo, es todavía más importante que el analista de sistemas comprenda desde las primeras etapas las entidades y relaciones en el sistema organizacional. Para trazar algunos diagramas E-R básicos el analista necesita:

    1. Listar las entidades de la organización para obtener una mejor comprensión de la organización.

    2. Escoger entidades clave para estrechar el alcance del problema a dimensiones manejables y significativas.

    3. Identificar cuál debe ser la entidad primaria.

    4. Confirmar los resultados de los pasos 1 a 3 por medio de otros métodos de recolección de datos (investigación, entrevistas, administración de cuestionarios, observación y elaboración de prototipos).

    NIVELES DE ADMINISTRACIÓN

    La administración existe en las organizaciones en tres amplios niveles horizontales: control operacional, planeación y control administrativo y administración estratégica, tal como se muestra en la siguiente figura. Cada nivel tiene sus propias responsabilidades y todos trabajan para el logro de metas y objetivos organizacionales en su manera propia.

    Administración de operaciones

    El control operacional forma el nivel inferior de la administración a tres niveles. Los administradores de operaciones toman decisiones usando reglas predeterminadas que tienen resultados predecibles cuando son implementadas correctamente. Los administradores de operaciones son los tomadores de decisiones cuyo trabajo es el más claro, debido al alto nivel de certeza en su ambiente de toma de decisiones.

    Administración media

    La administración media forma el nivel segundo, o intermedio, del sistema de administración de tres niveles. La administración media realiza decisiones de planeación y control a corto plazo sobre la manera en que son mejor asignados los recursos para satisfacer los objetivos organizacionales. La administración media experimenta muy poca certeza en su ambiente de toma de decisiones.

    Administración estratégica

    La administración estratégica comprende el tercer nivel del control administrativo de tres niveles. Los administradores estratégicos ven fuera de la organización hacia el futuro, tomando decisiones que guiarán a los administradores medios o de operación en los meses y años por venir. Los administradores estratégicos trabajan en un ambiente de toma de decisiones altamente incierto.

    Implicaciones para el desarrollo de sistemas de información

    Cada uno de los tres niveles de administración tiene diferentes implicaciones para el desarrollo de sistemas de información para la administración. Algunos de los requerimientos de información para los administradores están bien definidos y, en cambio, otros son difusos y se traslapan. Los administradores de operaciones necesitan información interna que es, por naturaleza, de bajo nivel y repetitiva. Tienen gran dependencia sobre la información que captura el desempeño actual y son grandes usuarios de recursos de información en línea de tiempo real. La necesidad de los administradores de operaciones de información sobre el desempeño pasado y la información periódica es solamente moderada. Ellos tienen poco uso para información externa que les permita proyecciones futuras o creación de escenarios "qué pasa si".

    En el siguiente nivel de administración, la administración media, que tanto planea como controla, se necesita información de corto y largo plazo. Debido a la naturaleza de su trabajo de resolver problemas, los administradores medios experimentan necesidades extremadamente altas de información en tiempo real. Para poder controlar adecuadamente también necesitan información actual del desempeño medido en comparación a juegos de estándares. Los administradores estratégicos (difieren, en buena medida, de los administradores medios y de operaciones en sus requerimientos de información. Son altamente dependientes de información de fuentes externas que les proporciona noticias sobre las tendencias del mercado y las estrategias de corporaciones con las que compiten.

    Debido a que la tarea de la administración estratégica demanda proyecciones hacia un futuro incierto, los administradores estratégicos tienen una gran necesidad de información de naturaleza predictiva e información que les permita la creación de muchos escenarios "qué pasa si". Los administradores estratégicos también muestran grandes necesidades de información reportada periódicamente cuando buscan adaptarse a cambios rápidos.

    Los planeadores estratégicos necesitan información general resumida, en vez de los datos burdos altamente detallados requeridos por los administradores de bajo nivel. La información para los planeadores estratégicos puede ser más antigua y estimada y, en cambio, los administradores operacionales necesitan información precisa y actual.

    Por último, el planeador estratégico necesita información cualitativa, principalmente de fuentes externas, en vez de la información cuantitativa de fuentes internas requerida por la administración de operaciones.

    3. DETERMINACIÓN DE LA FACTIBILIDAD Y EL MANEJO DE LAS ACTIVIDADES DE ANÁLISIS Y DISEÑO

    Los cuatro puntos principales que el analista de sistemas debe manejar son:

    a) Iniciación del proyecto,

    b) Determinación de la factibilidad del proyecto,

    c) Calendarización del proyecto, y,

    d) Administración de los miembros del equipo del análisis del sistema.

    El revisar la salida, la observación del comportamiento de los empleados y el escuchar la retroalimentación, son maneras que ayudarán al analista a resaltar los problemas y oportunidades de los problemas.

    Los proyectos pueden ser solicitados por muchas personas diferentes dentro del negocio o por los mismos analistas de sistema. La selección de un proyecto es una decisión difícil, debido a que serán solicitados más proyectos de los que pueden ser hechos. Cinco criterios importantes para la selección de proyectos son:

    a) Que el proyecto solicitado esté respaldado por la administración,

    b) Que tenga el tiempo adecuado para la asignación de recursos,

    c) Que mueva al negocio hacia la obtención de sus objetivos,

    d) Que sea practicable, y,

    e) Que sea lo suficientemente importante para ser considerado en vez de otros proyectos posibles.

    Si un proyecto solicitado satisface estos criterios, entonces puede ser elaborado un estudio de factibilidad de sus méritos operacionales, técnicos y económicos. Por medio de este estudio los analistas de sistemas recopilan datos que permiten a la administración decidir si continúan con un estudio de sistema completo.

    La planeación del proyecto incluye la estimación del tiempo requerido por cada una de las actividades del analista, su calendarización y la agilización de ellas, si es necesario, para asegurar que un proyecto sea terminado a tiempo. Una técnica de que dispone el analista de sistemas para la calendarización de tareas es la gráfica de Gantt, la cual despliega actividades en forma de barras en una gráfica. La calendarización de proyectos basada en computadora, es ahora una práctica común, debido principalmente al uso de interfaces de usuario gráficas. Adicionalmente, se pueden usar los administradores de información personales (PIM) por los analistas para planear, crear depósitos de números telefónicos y de fax y hasta ejecutar otros programas.

    Una segunda técnica, llamada PERT (evaluación de programas y técnicas de revisión), despliega las actividades como flechas en una red. El PERT ayuda a que el analista determine la ruta crítica y el tiempo de holgura, que es la información requerida para el control efectivo del proyecto. Cuando es necesario terminar un proyecto en menor tiempo, el analista puede reducir la duración total del proyecto identificando y agilizando las actividades principales.

    Una vez que ha sido juzgado factible, el analista de sistemas debe administrar a los miembros del equipo, sus actividades, tiempo y recursos. La mayor parte de esto se logra mediante la comunicación con los miembros del equipo. Los equipos están constantemente buscando un balance entre trabajar sobre las tareas y mantener las relaciones con el equipo. Deben ser solucionadas las tensiones que suceden al intentar lograr este balance. Frecuentemente emergen dos líderes en un equipo, un líder de tarea y un líder socioemocional. Los miembros deben valorar periódicamente las normas del equipo para asegurarse de que sean funcionales en vez de disfuncionales para el logro de los objetivos de equipo.

    Es importante que el equipo de análisis ponga objetivos de productividad razonables para las salidas tangibles y las actividades del proceso. Las fallas del proyecto pueden ser evitadas, por lo general, examinando las motivaciones de los proyectos solicitados, así como los motivos del equipo para recomendar o evitar un proyecto particular.

    UNIDAD II

    Análisis de los requerimientos de información

    4. MUESTREO E INVESTIGACIÓN DE DATOS IMPRESOS.

    El proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población es llamado muestreo. El objeto del muestreo es seleccionar y estudiar documentos, tales como facturas, reportes de ventas y memorándums, o tal vez seleccionar y entrevistar, dar cuestionarios u observar a miembros de la organización. El muestreo puede reducir costos, velocidad de recolección de datos, hacer potencialmente que el estudio sea más efectivo y posiblemente reducir la ascendencia en el estudio. Cuatro tipos principales de muestras que tiene el analista. Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos en el diseño de una buena muestra. Primero, se tiene la necesidad de determinar la población misma. Segundo, se debe decidir el tipo de muestra. Tercero, se debe calcular el tamaño de muestra. Por último, se deben planear los datos que necesitan ser recolectados o descritos. Tipos de información buscada en la investigación Los tipos de muestras útiles para un analista de sistemas son: de conveniencia, intencionada, aleatoria simple y aleatoria compleja. El último tipo incluye las subcategorías de muestreo sistemático y muestreo estratificado. Hay varios lineamientos a seguir para la determinación del tamaño de muestra. El analista de sistemas puede hacer una decisión subjetiva en relación con el estimado de intervalo aceptable. Luego se selecciona un nivel de confianza y puede ser calculado el tamaño de muestra necesario.

    El analista de sistemas necesita investigar datos relevantes, incluyendo reportes, documentos, estados financieros, manuales de procedimientos y memorándums. Los datos relevantes muestran dónde ha estado la organización y hacia dónde creen sus miembros que están yendo. Es necesario que sean analizados documentos cuantitativos y cualitativos.

    Debido a que los documentos son mensajes persuasivos, debe ser reconocido que el cambiarlos también puede cambiar a la organización. Las consignas que se colocan revelan la cultura oficial de la organización Hay muchas formas de analizar documentos cuantitativos y cualitativos. Sin embargo, es importante recordar que la investigación de los datos archivados tiene ventajas y desventajas. Debido a que muchas de las desventajas pueden ser superadas, vale la pena la investigación de archivos. Una de las desventajas del uso de datos archivados es que los datos pueden ser importantes solamente para aquel que originalmente los guardó.

    5. ENTREVISTAS.

    El proceso de las entrevistas es un método que usa el analista de sistemas para la recolección de datos sobre los requerimientos de información. El analista de sistemas escucha buscando objetivos, sentimientos, opiniones y procedimientos informales en entrevistas con los tomadores de decisiones de la organización. También vende el sistema durante las entrevistas. Las entrevistas son diálogos de preguntas respuestas planeados por anticipado entre dos personas.

    Hay cinco pasos que deben tomarse para la planeación previa de la entrevista:

    1. Lectura de material de fondo

    2. Establecimiento de objetivos de la entrevista

    3. Decisión de a quién entrevistar

    4. Preparación del entrevistado

    5. Decisión sobre el tipo y estructura de las preguntas

    Las preguntas tienen dos tipos básicos: abiertas y cerradas. Las preguntas abiertas dejan abiertas todas las opciones de respuesta para el entrevistado, Las preguntas cerradas limitan las opciones posibles de la respuesta. Las averiguaciones pueden ser abiertas o cerradas, pero le solicitan al interlocutor una respuesta más detallada. Las entrevistas pueden estar estructuradas en tres formas básicas, estructura de pirámide, de embudo o de rombo. Las estructuras piramidales comienzan con preguntas cerradas y detalladas y se amplían a preguntas más generales. Las estructuras de embudo comienzan con preguntas abiertas generales y luego se estrechan a preguntas cerradas más específicas. Las estructuras de rombo combinan las fuerzas de las otras dos estructuras pero se llevan más tiempo para realizarse. Hay compromisos involucrados sobre la decisión de cómo estructurar para realizar las preguntas y secuencias de preguntas de la entrevista. Las entrevistas deben ser grabadas por medio de grabadoras de cinta o la toma de notas. Después de la entrevista, el entrevistador debe escribir un reporte que liste los puntos principales que se proporcionaron, así como opiniones acerca de lo que fue dicho. Es extremadamente importante documentar la entrevista lo más pronto posible después de que haya sido realizada. Para reducir tanto el tiempo como el costo de las entrevistas personales, los analistas pueden considerar el diseño conjunto de aplicaciones (JAD) como una alternativa. Mediante el uso del JAD los analistas logran tanto el análisis de requerimientos como el diseño de la interfaz de usuario con los usuarios en un lugar de reunión de grupo. La valoración cuidadosa del lugar de reunión para la organización ayudará a juzgar al analista si el JAD es una alternativa adecuada.

    6. USO DE CUESTIONARIOS.

    Mediante el uso de cuestionarios los analistas de sistemas pueden recolectar datos sobre actitudes, creencias, comportamientos y características de gentes importantes en la organización. Los cuestionarios son útiles sí: las personas de la organización están ampliamente dispersas, muchas gentes están involucradas con el proyecto de sistema, se necesita un trabajo exploratorio antes de recomendar alternativas o hay una necesidad para la sensibilización del problema antes de que se realicen entrevistas. Una vez que han sido articulados los objetivos del cuestionario, el analista puede comenzar a escribir preguntas abiertas o cerradas. La selección de la redacción es extremadamente importante y debe reflejar el lenguaje de los miembros de la organización. Idealmente, las preguntas deben ser simples, específicas, sin ascendencia, sin menosprecio, técnicamente precisas y dirigidas a aquellos que tienen el conocimiento. La asignación de escalas es el proceso de asignar números u otros símbolos a un atributo o característica. Tal vez quiera el analista de sistemas usar escalas para medir las actitudes o las características de los interlocutores o para hacer que los interlocutores actúen como jueces sobre el tema del cuestionario.

    Las cuatro formas de medición son escalas nominales, ordinales, de intervalo y de relación. La forma de medición es frecuentemente indicada por los datos, y el análisis de los datos es a su vez indicado en alguna medida por la forma de medición.

    Los analistas de sistemas necesitan tomar en consideración la validez y la confiabilidad. La validez significa que el cuestionario mide lo que el analista de sistemas pretendió medir. La confiabilidad significa que los resultados son consistentes.

    Los analistas deben ser cuidadosos para evitar problemas como lenidad, tendencia central y el efecto de halo cuando construyen escalas. El control consistente del formato y estilo del cuestionario puede dar como resultado una mejor tasa de respuesta. Adicionalmente, el ordenamiento y agrupamiento significativo de las preguntas es importante para ayudar a que los interlocutores comprendan el cuestionario.

     





    7. OBSERVACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE LOS TOMADORES DE DECISIONES Y EL AMBIENTE DE OFICINA.

    Los analistas usan la observación como una técnica de recopilación de ir, formación. Por medio de la observación obtienen apreciaciones sobre lo que se hace realmente, ven de primera mano las relaciones entre los tomadores de decisiones en una organización, comprenden la influencia del ambiente físico de éste, interpretan los mensajes enviados por el tomador por medio de su vestimenta y el acomodo de su oficina y comprenden la influencia del tomador de decisiones con respecto a los demás. Usando el muestreo de tiempos o eventos, el analista observa las actividades típicas del tomador de decisiones y su lenguaje corporal. Hay varios sistemas para registrar tales observaciones, incluyendo sistemas di categorías, listas de verificación, escalas, notas de campo y guiones. Además de la observación del comportamiento del tomador de decisiones, el analista de sistemas debe observar también lo que le rodea. Un método para la observación estructurado del ambiente es llamado STROBE, Un analista de sistemas usa STROBE en la misma forma que un crítico de cine usa un método llamado mise-en-scène para analizar una toma de una película Varios elementos concretos del ambiente del tomador de decisiones pueden ser observados e interpretados. Estos elementos incluyen (1) la ubicación de la oficina, (2) la ubicación del escritorio del tomador de decisiones, (3) el equipo de oficina fijo, (4) las propiedades, tales como calculadoras y pantallas, (5) revistas del negocio y periódicos, (6) iluminación y color de la oficina y (7) la vestimenta usada por el tomador de decisiones. Se puede usar STROBE para obtener una mejor comprensión sobre la manera en que los tomadores de decisiones actualmente recopilan, procesan, guardan y comparten información, Hay varias alternativas para la aplicación de STROBE en una organización. Estas incluyen el análisis de fotografías, el uso de una lista de verificación con base en la escala Likert, la adopción de una lista anecdótica con símbolos y la simple escritura de una comparación de observación/narrativa, Cada método tiene determinadas ventajas, así como desventajas, que el analista debe sopesar cuando seleccione una alternativa sobre la otra.

    8. PROTOTIPOS.

    La elaboración de prototipos es una técnica de recopilación de información útil para complementar el ciclo de vida de desarrollo de un sistema tradicional. Cuando el analista de sistemas usa prototipos está buscando reacciones, sugerencias, innovaciones y planes de revisión del usuario para hacer mejoras al prototipo y, por lo tanto, modificar los planes del sistema con un mínimo de gastos y trastornos. Los sistemas que apoyan la toma de decisiones semiestructuradas (tal como lo hacen los sistemas de apoyo a decisiones) son buenos candidatos para la elaboración de prototipos.

    El término prototipo tiene diferentes significados, de los cuales son comúnmente usados cuatro de ellos. La primera definición de la elaboración de prototipos es la de construcción de un prototipo parchado. Una segunda definición es un prototipo no operacional que es usado para probar determinadas características del diseño. Un tercer concepto es la creación de un prototipo primero de la serie que es completamente operacional. Este tipo de prototipo es útil cuando están planeadas muchas instalaciones del mismo sistema de información (bajo condiciones similares). El cuarto tipo es un prototipo con características seleccionadas que tiene algunas, pero no todas, de las características esenciales del sistema. Usa módulos autocontenidos como bloques de construcción, para que si las características prototípicas son satisfactorias puedan ser conservadas e incorporadas en el sistema terminado mucho más grande.

    Los cuatro lineamientos principales para el desarrollo de un prototipo son: (1) trabajar en módulos manejables, (2) construir el prototipo rápidamente, (3) modificar el prototipo y (4) enfatizar la interfaz de usuario. Una desventaja de los prototipos es que el manejo del proceso de elaboración del prototipo es difícil, debido a la rapidez del proceso y a sus muchas iteraciones. Una segunda desventaja es que puede haber presiones para que sea puesto en servicio un prototipo incompleto, como si fuera un sistema completo. Aunque la elaboración de prototipos no es siempre necesaria o deseable, debe hacerse notar que hay tres ventajas principales interrelacionadas de su uso: (1) el potencial para cambiar el sistema en etapas tempranas de su desarrollo, (2) la oportunidad de detener el desarrollo de un sistema que no es funcional y (3) la posibilidad de desarrollar un sistema que satisfaga en mejor forma las necesidades y expectativas de los usuarios. Los usuarios tienen un papel distinguido en el proceso de elaboración de prototipos. Su primer interés debe ser interactuar con el prototipo mediante experimentación. Los analistas de sistemas deben trabajar sistemáticamente para obtener y evaluar las reacciones de los usuarios ante el prototipo, y luego trabajar para incorporar las sugerencias e innovaciones de los usuarios que valgan la pena en las modificaciones subsecuentes.

    UNIDAD III

    El uso del análisis

    9. USO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

    Para comprender mejor el movimiento lógico de los datos en un negocio, el analista de sistemas traza diagramas de flujo de datos (DFD). Los diagramas de flujo de datos son análisis estructurados y herramientas de diseño que permiten que el analista comprenda visualmente el sistema y subsistemas como un juego de flujos de datos interrelacionados.

    La representación gráfica del movimiento, almacenamiento y transformación de datos es trazada con el uso de cuatro símbolos: un rectángulo redondeado para indicar procesamiento o transformaciones de datos, un cuadrado doble para mostrar una entidad de datos externa (origen o receptor de datos), una flecha para mostrar el flujo de datos y un rectángulo de extremo abierto para mostrar un almacén de datos.

    El analista de sistemas extrae procesos, fuentes, almacenes y flujos de datos desde las primeras narraciones organizacionales, y usa un enfoque de arriba hacia abajo para trazar primero un diagrama de contexto del sistema, dentro de la imagen más grande. Luego es trazado un diagrama de flujo de datos lógico a nivel 0. Se muestran los procesos y se añaden los almacenes de datos. Luego el analista crea un diagrama hijo para cada uno de los procesos del Diagrama 0. Las entradas y salidas permanecen constantes, pero cambian los almacenes de datos y las fuentes. La explosión del diagrama de flujo original permite que el analista de sistemas se enfoque en las representaciones cada vez más detalladas de los movimientos de datos dentro del sistema. Luego, el analista desarrolla un diagrama de flujo de datos físico a partir del diagrama de flujo de datos lógico, particionándolo para facilitar la programación. Cada proceso es analizado para determinar si debe ser un procedimiento manual o automatizado. Los procesos automatizados son agrupados subsecuentemente en una serie de programas de computadora diseñados para ser por lotes o en línea. Seis consideraciones para partición de diagramas de flujo incluyen si:

    1.- Hay procesos ejecutados por diferentes grupos de usuarios, hay procesos que se ejecuten al mismo tiempo

    2.- Hay procesos que ejecuten tareas similares, los procesos por lotes pueden ser combinados para un procesamiento eficiente

    3.- Los procesos pueden ser combinados en un programa para tener consistencia de datos

    4.- O si los procesos pueden ser partidos en diferentes programas por razones de seguridad.

    El diagrama de flujo de datos correcto para el ejemplo de la nómina.

    Las ventajas de los diagramas de flujo de datos incluyen la simplicidad de la notación, usándola para obtener información más clara de los usuarios, permitiendo que el analista de sistemas conceptualice los flujos de datos necesarios sin estar atado a una implementación física particular, permitir que los analistas conceptualicen mejor las interrelaciones del sistema y sus subsistemas y analicen un sistema propuesto para determinar si han sido definidos los datos y procesos necesarios.

    Características comunes de los diagramas de flujo de datos lógicos y físicos.

    El diagrama de flujo de datos físico (abajo) muestra determinados detalles que no se encuentran en el diagrama de flujo de datos lógico (arriba).

    10. ANÁLISIS DE SISTEMAS USANDO DICCIONARIOS DE DATOS.

    Usando un enfoque de arriba hacia abajo, el analista de sistemas usa los diagramas de flujo de datos para comenzar la compilación de un diccionario de datos, que es una referencia que contiene datos acerca de datos, o "metadatos" sobre todos los datos de procesos, almacenes, flujos, estructuras y los elementos lógicos y físicos dentro del sistema que está siendo estudiado. Una manera para comenzar es incluyendo todos los conceptos de datos de los diagramas de flujo de datos.

    La forma en que el diccionario de datos se relaciona con el diagrama de flujo de datos.

    Una colección grande de la información de proyecto es llamada un depósito. Las herramientas CASE permiten que el analista cree un depósito, que puede incluir información acerca de los flujos, almacenes, estructuras de registro y elementos de datos, la lógica de procedimiento de diseños de pantalla y reporte, relaciones de datos, requerimientos del proyecto y lo que produce el sistema final e información sobre la administración de proyecto. Cada entrada del diccionario de datos contiene: el nombre del concepto, una descripción verbal, alias, elementos de datos relacionados, rango, longitud, codificación y la información de edición necesaria. El diccionario de datos es útil en todas las fases del análisis, diseño y documentación última, debido a que es la fuente autorizada sobre la manera en que es usado y definido un elemento de datos en el sistema. Muchos sistemas grandes tienen diccionarios de datos computarizados que tienen referencias cruzadas con todos los programas de la base de datos que usan un elemento de datos particular.

    Dos diagramas de flujo de datos y sus entradas del diccionario de datos correspondientes para la producción de un cheque de pago a un empleado.

    11. DESCRIPCIÓN DE ESPECIFICACIONES DE PROCESO Y DECISIONES

    ESTRUCTURADAS.

    Una vez que el analista identifica los flujos de datos y comienza a construir el diccionario de datos es tiempo de pasar a las especificaciones de proceso y análisis de decisiones. Los tres métodos para el análisis de decisiones y la descripción de la lógica de proceso tratados en este capítulo son: lenguaje estructurado, tablas de decisión y árboles de decisión. Las especificaciones de proceso (o mini especificaciones) son creadas para los procesos primitivos en un diagrama de flujo de datos así como para algunos procesos de alto nivel que explotan a diagramas hijos. Estas especificaciones explican la lógica de toma de decisiones y las fórmulas que transformarán los datos de entrada al proceso en salida.

    Los tres objetivos de la especificación de proceso son: reducir la ambigüedad de los procesos, obtener una descripción precisa de lo que se logra y validar el diseño de sistema. Una gran parte del trabajo del analista de sistemas involucrará decisiones estructuradas, esto es, decisiones que pueden ser automatizados si suceden condiciones identificadas. Para lograr esto, el analista necesita definir cuatro variables en la decisión que está siendo examinada: condiciones, alternativas de condición, acciones y reglas de acción.

    Una forma para describir las decisiones estructuradas es usar el método mencionado como lenguaje estructurado, donde la lógica es expresada en estructuras secuenciales, estructuras de decisión, estructuras de caso o iteraciones.

    El lenguaje estructurado usa palabras reservadas aceptadas, tales como SI, ENTONCES, SINO, HACER, HACER MIENTRAS y HACER HASTA para describir la lógica usada y usa sangrías para indicar la estructura jerárquica del proceso de decisión. Las tablas de decisión proporcionan otra forma para examinar, describir y documentar decisiones. Cuatro cuadrantes (vistos en sentido del reloj a partir de la esquina superior izquierda) son usados para: (1) describir las condiciones, (2) identificar alternativas de decisión posibles (tales como S o N), (3) indicar cuáles acciones deben ser ejecutadas y (4) describir las acciones. Las tablas de decisión son ventajosas, debido a que las reglas para desarrollar la tabla misma, así como las reglas para eliminar redundancia, contradicciones y situaciones imposibles son directas y manejables. El uso de tablas de decisión promueve la integridad y precisión en el análisis de decisión estructuradas.

    El tercer método para el análisis de decisiones es el árbol de decisión que consiste de nodos (un cuadrado para acciones y un círculo para condiciones) y ramas. Los árboles de decisión son adecuados cuando se deben realizar acciones en una secuencia determinada. No hay requerimientos de que el árbol tenga que ser simétrico, por lo que solamente se encuentran en una rama particular aquellas condiciones y acciones que son críticas para las decisiones presentes.

    Cada uno de los métodos de análisis de decisión tiene sus propias ventajas y debe ser usado de acuerdo con ellas. El lenguaje estructurado es útil cuando muchas acciones son repetidas y cuando es importante la comunicación con otros. Las tablas de decisión proporcionan análisis completo de situaciones complejas y a la vez limitan la necesidad por cambios atribuibles a situaciones imposibles, redundancias o contradicciones. Los árboles de decisión son importantes cuando es crítica la secuencia adecuada de condiciones y acciones y cuando cada condición no es relevante para cada acción.

    Cada proceso del diagrama de flujo de datos se expande a un diagrama hijo, a una gráfica de estructura o a una especificación de proceso (tal como el lenguaje estructurado). Si el proceso es primitivo las especificaciones muestran la lógica, aritmética o algoritmos para transformar la entrada en la salida. Estas especificaciones del modelo lógico son parte de las reglas del negocio (que son usadas frecuentemente como la base para crear lenguajes procedurales cuando se usa generadores de código). Si el proceso se expande a un diagrama hijo o a una gráfica de estructura, la especificación de proceso describe el orden y condiciones bajo los cuales ejecutarán los procesos del diagrama hijo. Esta lógica de control es parte del modelo físico.

    12. ANÁLISIS DE SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES SEMIESTRUCTURADAS.

    Los sistemas de apoyo a decisiones (DSS) son una clase especial de sistemas de información que enfatizan el proceso de toma de decisiones y cambian a los usuarios del DSS por medio de su interacción con el sistema. Los sistemas de apoyo a decisiones están bien adecuados para resolver problemas semiestructurados, donde el discernimiento humano todavía es deseado o requerido. Los sistemas de apoyo a decisiones no dan una solución a los usuarios, sino que, en vez de ello, dan soporte al proceso de toma de decisiones ayudando al usuario a encontrar alternativas y considerar sus ramificaciones por medio de diferentes técnicas de modelado. Los usuarios del DSS o de los sistemas de apoyo a decisión en grupo (GDSS), vienen de todos los tres niveles administrativos de la organización. Sin embargo, las decisiones semiestructuradas son requeridas más frecuentemente por los niveles administrativos medio y estratégico. Los usuarios de un DSS son eventualmente cambiados por medio del proceso de interacción con el sistema. El estilo de toma de decisiones de los usuarios puede ser categorizado como analítico o heurístico. Los tomadores de decisiones analíticos tienden a dividir los problemas en componentes cuantitativos y usan modelos matemáticos para tomar una decisión y, en cambio, los tomadores de decisiones heurísticos se apoyan en la experiencia. Los sistemas de apoyo a decisiones pueden ser diseñados pensando en el estilo predominante del tomador de decisiones, para que a los pensadores analíticos se les proporcionen modelos cuantitativos y a los tomadores de decisiones heurísticos se les proporcione información resumida y ayudas de memoria que les permitan recordar cómo usaron la heurística en el pasado. Las decisiones semiestructuradas son aquellas en las que el discernimiento humano todavía es requerido o considerado deseable. Se considera que algunas decisiones son semiestructuradas debido a que el tomador de decisiones no posee las habilidades para la toma de decisión y poder tomar ésta.

    También, si un problema es demasiado complejo es clasificado como semiestructurado. Por último, un problema puede ser llamado semiestructurado si deben ser atacados criterios múltiples. Los sistemas de apoyo a decisiones están especialmente bien indicados para ayudar a resolver problemas semiestructurados. En todas las soluciones de problemas los tomadores de decisiones recorren tres fases: inteligencia, selección y diseño. En la fase de inteligencia el tomador de decisiones está revisando ambientes de negocios internos y externos, buscando problemas y oportunidades potenciales. La fase de diseño consiste en la articulación del problema u oportunidad, descubriendo y creando alternativas, evaluándolas y examinando sus aplicaciones. La fase de selección está compuesta de la selección de una alternativa entre aquellas que han sido consideradas y la determinación de razones y argumentos para la adopción de esa solución. Los sistemas de apoyo a decisiones deben ser diseñados para dar soporte a decisiones en las tres fases de la solución de problemas. Un sistema de apoyo a decisiones completo debe ser capaz de dar apoyo a la toma de decisiones de criterios múltiples. El tomador de decisiones que usa este tipo de DSS tiene un gran repertorio de métodos disponibles, incluyendo un proceso de pro y contra, métodos ponderados, eliminación secuencias por lexicografía, eliminación secuencias por restricciones conjuntivas y la programación por metas.

    13. PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS.

    La evaluación de hardware y software, identificación y pronóstico de costos y beneficios y la realización de análisis de beneficio - costo son actividades necesarias que el analista de sistemas debe lograr para la preparación del material para la propuesta de sistema. Los requerimientos de información ayudan a conformar qué software es comprado o codificado, así como qué hardware es necesario para realizar las funciones de transformación de datos requeridas. Los analistas de sistemas deben estimar las cargas de trabajo para caracterizar adecuadamente la capacidad de cargas de trabajo actual y la proyección necesaria para el hardware. Se pueden ejecutar cargas de trabajo de muestra en el hardware bajo consideración. Aunque el equipo de cómputo cambia rápidamente, el procedimiento usado para la evaluación del hardware no necesita cambiar. Mediante el inventariado del equipo que ya se tiene a la mano y pedido, los analistas de sistemas serán capaces de recomendar si se conserva el actual, o se modifica o se compra nuevo hardware computacional.

    El hardware computacional puede ser adquirido mediante compra, arrendamiento financiero o renta. Los vendedores proporcionarán servicios de apoyo, tales como mantenimiento preventivo y entrenamiento a usuarios, que son típicamente negociados por aparte. Los paquetes de software también deben ser evaluados por el analista de sistemas y los usuarios pertinentes. Se puede ahorrar mucho tiempo de programación si uno de estos paquetes es utilizable sin gran personalización. El software necesita ser evaluado sobre qué tan bien desarrolla las funciones deseadas, su facilidad de uso, adecuación de la documentación y servicios de apoyo que puedan ofrecer los vendedores. La preparación de una propuesta significa la identificación de todos los costos y beneficios de varias alternativas. El analista de sistemas tiene varios métodos disponibles para pronosticar los costos, beneficios, volúmenes de transacciones y variables económicas futuras que afectan los costos y beneficios. Los costos y beneficios pueden ser tangibles (cuantificables) o intangibles (no cuantificables y resistentes a una comparación directa). Un analista de sistemas tiene muchos métodos para el análisis de costos y beneficios. El análisis de punto de equilibrio examina el costo del sistema existente contra el costo del sistema propuesto. El método de recuperación determina la cantidad de tiempo que transcurrirá antes de que el nuevo sistema sea rentable. El análisis de flujo de efectivo es adecuado cuando es crítico saber la cantidad de desembolsos de efectivo, y el valor presente toma en cuenta el costo de pedir dinero prestado. Estas herramientas ayudarán al analista a examinar las alternativas a la mano y tomar una recomendación bien documentada sobre la propuesta de sistemas.

    Lineamientos para la evaluación de software

    14. ESCRITURA Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS.

    Los analistas de sistemas tienen tres pasos principales a seguir para reunir una propuesta de sistemas efectiva: organizar funcionalmente el contenido de la propuesta, escribir la propuesta en un estilo de negocios apropiado y exponer verbalmente una propuesta de sistemas informativa. Debido a que la propuesta es el resultado del trabajo que ha sido realizado hasta el momento y el esfuerzo propuesto, es un documento crítico para vender el sistema. Para ser efectiva, la propuesta debe ser escrita en una forma clara y comprensible, y su contenido debe estar dividido en 10 secciones funcionales. Debe tener un título adecuado que atrape el interés de los lectores y refleje claramente lo que está por venir. La propuesta debe tener un resumen ejecutivo que proporcione un panorama conciso del proyecto de sistemas y las recomendaciones del analista.

    Las consideraciones visuales son importantes cuando se arma una propuesta que comunica bien. Use suficiente espacio en blanco para destacar el texto, sea generoso cuando incluya encabezados y subencabezados, numere todas las páginas y mantenga al mínimo las referencias y los apéndices. Mucho de lo que es importante en la propuesta de sistemas puede ser mejorado mediante el uso adecuado de figuras, incluyendo tablas y gráficas. Las gráficas comparan dos o más variables a lo largo del tiempo o en un momento particular del tiempo. Las figuras siempre son acompañadas con una interpretación escrita en la propuesta. Las gráficas y tablas usadas para planeación, anteriormente a la propuesta, pueden ser incorporadas a ella cuando sean relevantes. La presentación verbal del sistema está basada en la propuesta escrita y es otra forma de vender eficientemente el sistema. Una opción para la presentación es crear una presentación de transparencias usando software de presentación. También, los paquetes de presentación gráficos y el clipart pueden ser usados para mejorar la presentación visual de la propuesta de sistemas. Lineamientos para la presentación verbal efectiva de la propuesta de sistemas. Para dar una fuerte presentación verbal, el analista debe conocer cuatro elementos por anticipado: quiénes compondrán la audiencia, el tema (presumiblemente la propuesta de sistemas o parte de ella), el tiempo asignado para la presentación y el equipo disponible (incluyendo la disposición de la sala). Los cuatro elementos están interrelacionados y cada uno necesita ser analizado y planeado para asegurar el éxito.

    UNIDAD IV

    Los puntos esenciales del diseño

    15. DISEÑO DE SALIDA EFECTIVA

    La salida es cualquier información útil o datos proporcionados por el sistema de información o, el sistema de apoyo a decisiones ante el usuario. La Salida puede tomar virtualmente cualquier forma, incluyendo la impresión, pantallas, audio, microformas, CD-ROM y electrónica. Estos diseñan la salida para que sirva al propósito pretendido y para que se ajuste al usuario, proporcionar la cantidad adecuada de salida, proporcionarla en el lugar adecuado, proporcionar la salida a tiempo y seleccionar la salida a tiempo y seleccionar el método de salida adecuado.

    Es importante que el analista se dé cuenta de que el contenido de la salida está relacionado con el método de la salida. La salida de diferentes tecnologías afecta a los usuarios en formas diferentes. Las tecnologías de salida también difieren en su velocidad, costo, portabilidad, flexibilidad y posibilidades de almacenamiento y recuperación. Todos estos factores deben ser considerados cuando se decide entre impresión, en pantalla, audio, microformas o salida electrónica, o una combinación de estos métodos de salida. La presentación de la salida puede tergiversar la interpretación que los usuarios hacen de ella. Los analistas deben estar conscientes de las fuentes de ascendencia, interactuar con los usuarios para diseñar la salida, informar a los usuarios de las posibilidades de ascendencia en la salida, crear salida flexible y modificable y entrenar a los usuarios para que usen varias salidas para que les ayuden a verificar la precisión de cualquier reporte particular. Los reportes impresos son diseñados con el uso de hojas de diseño de reporte en pantalla o en papel. El diccionario de datos sirve como fuente de los datos necesarios para cada reporte.

    A los usuarios se muestran modelos o prototipos de los reportes antes de terminar el diseño de reporte y se realiza cualquier cambio necesario. El analista de sistemas usa el diseño de hoja o pantalla para comunicar el diseño físico al programador. Las pantallas VDT, que son una forma especialmente de salida para los sistemas de apoyo a decisiones, así como para los MIS tradicionales, son diseñadas usando formas de diseño de reporte en pantalla. Nuevamente, la estética y utilidad son importantes para crear una pantalla bien diseñada. Es importante producir prototipos de pantallas que permitan que los usuarios hagan cambios donde deseen. La salida gráfica en pantalla está llegando a ser cada vez más utilizado, en especial para los sistemas de apoyo a decisiones. El analista de sistemas debe considerar los efectos de las gráficas ante los usuarios, el tipo de datos debe ser desplegado, el objetivo de las gráficas y su audiencia pretendida. Se dispone de muchos paquetes de software dedicados a los gráficos. Es esencial que los tomadores de decisiones reciban entrenamiento sobre la forma de interpretar las gráficas para que les sean útiles.

    16. DISEÑO DE ENTRADA EFECTIVO.

    Este capítulo trata a los elementos del diseño de entrada para formas y pantallas VDT. La entrada bien diseñada debe satisfacer los objetivos de efectividad, precisión, facilidad de uso, consistencia y atractivo. El conocimiento de muchos elementos de diseño diferentes permitirá que el analista de sistemas alcance estos objetivos. Los cuatro lineamientos para las formas de entrada bien diseñadas son:

    1. Las formas deben ser fáciles de llenar.

    2. Las formas deben satisfacer el propósito para el que fueron diseñadas.

    3. Las formas deben ser diseñadas para asegurar su llenado preciso.

    4. Las formas deben ser atractivas.

    El diseño de formas y pantallas útiles se traslapa en muchas formas importantes, pero hay algunas distinciones. Las pantallas despliegan un cursor que orienta continuamente al usuario. Las pantallas proporcionan frecuentemente asistencia con la entrada y, en cambio, aparte de las instrucciones preimpresas, puede ser difícil obtener ayuda adicional para una forma.

    Los cuatro lineamientos para pantallas VDT bien diseñadas son:

    1. Las pantallas deben ser mantenidas simples.

    2. Las pantallas deben ser consistentes de pantalla a pantalla.

    3. El diseño de pantalla debe facilitar el movimiento entre pantallas.

    4. Las pantallas deben ser atractivas.

    Muchos elementos de diseño diferentes permiten que el analista de sistemas satisfaga estos lineamientos. Es importante el flujo adecuado tanto en formas como en pantallas. Las formas deben agrupar lógicamente la información en siete categorías y las pantallas deben ser divididas en tres secciones principales. Los títulos en formas y pantallas pueden ser variados, tal como lo permita los tipos de letra y grosores de línea que dividan las subcategorías de información, Las formas de varias copias son otra manera de asegurar que las formas satisfacen su propósito pretendido. Los diseñadores pueden usar ventanas, preguntas, cuadros de diálogo y valores por omisión en pantalla para asegurar la efectividad del diseño. Hay muchas similitudes, pero algunas diferencias críticas, entre el diseño de pantallas para sistemas de macrocomputadora y de microcomputadora. Para aumentar la eficiencia, las pantallas de macrocomputadora son enviadas como un todo, en vez de como series de tecleos individuales.

    Los campos de datos en una pantalla de macrocomputadora son definidos usando un carácter de atributo de campo que controla las cualidades de protección, intensidad, desplazamiento y atributos extendidos. El carácter de atributo debe ser tomado en cuenta cuando se diseñan pantallas para terminales de macrocomputadora.

    17. DISEÑO DEL ARCHIVO O BASE DE DATOS.

    Cómo guardar datos es frecuentemente una decisión importante en el diseño de un sistema de información. Hay dos enfoques para el almacenamiento de datos. El primer enfoque es guardar los datos en archivos individuales y un archivo para cada aplicación. El segundo enfoque es desarrollar una base de datos que pueda ser compartida por muchos usuarios para una variedad de aplicaciones conforme se necesita. Se han realizado mejoras dramáticas en el diseño de software de base de datos para aprovechar la interfaz gráfica de usuario.

    El enfoque de archivo convencional puede ser, a veces, un enfoque más eficiente, debido a que el archivo puede ser específico de la aplicación. Por otro lado, el enfoque de base de datos puede ser más adecuado debido a que los mismos datos necesitan ser capturados, almacenados y actualizados una sola vez. Para comprender el almacenamiento de datos es necesario tener un conocimiento de tres reinos: la realidad, los datos y los metadatos. Una entidad es cualquier objeto o evento del que deseamos recolectar y almacenar datos. Los atributos son las características actuales de esas entidades. Los conceptos de datos pueden tener valores y pueden ser organizados en registros que pueden ser accesados por medio de una llave. Los metadatos describen a los datos y pueden contener restricciones acerca del valor de un concepto de datos (tal como que sea solamente numérico). Ejemplos de archivos convencionales incluyen archivos maestros, archivos de tabla, archivos de transacción, archivos de trabajo y archivos de reporte. Pueden tener organización secuencias, listas encadenadas, organización de archivo de dispersión, organización indexada u organización secuencias indexadas. Una forma más moderna y eficiente para manejar archivos secuenciales indexados es el VSAM. Las bases de datos pueden tener estructura jerárquica, de red o relacionar. La normalización es el proceso que toma las vistas de usuario y las transforma en estructuras menos complejas, llamadas relaciones normalizadas.

    Hay tres pasos en el proceso de normalización. Primero son eliminados todos los grupos repetidos. Segundo, son eliminadas todas las dependencias parciales. Por último, son quitadas las dependencias transitivas. Después de estos tres pasos, el resultado es la creación de muchas relaciones que están en la tercera forma normal (3NF). Se puede usar el diagrama entidad-relación para determinar las llaves requeridas para un registro o relación de base de datos. Los tres lineamientos a seguir cuando se diseñan archivos maestros o relaciones de bases de datos son:

    (1) cada entidad de datos separada debe crear un archivo maestro. No combine dos entidades distintas en un solo archivo.

    (2) Un campo de dato específico debe existir solamente en un archivo maestro y

    (3) cada archivo maestro o relación de base de datos debe tener programas para crear, leer, actualizar y borrar.

    El proceso de recuperación de datos puede involucrar hasta ocho pasos:

    (1) la relación o relaciones se seleccionan y

    (2) se unen;

    (3) se realizan la proyección y

    (4) selección sobre la relación para extraer los renglones y columnas relevantes.

    (5) Se pueden derivar nuevos atributos,

    (6) los renglones son ordenados o indexados,

    (7) se calculan totales y medidas de desempeño y, por último,

    (8) se presentan los resultados al usuario.

    18. DISEÑO DE LA INTERFAZ DE USUARIO.

    En este capítulo se ha enfocado en los usuarios del sistema, su interfaz con la computadora, su necesidad de retroalimentación y el diseño de su estación de trabajo. El éxito del sistema que se diseñe depende del involucramiento y aceptación del usuario. Por lo tanto, el pensar acerca de los usuarios en formas sistemáticas y empáticas es de gran importancia y no un asunto periférico para los analistas de sistemas. En este capítulo se trata varios tipos de interfaz de usuario y dispositivos de entrada. Algunas interfaces están particularmente bien adaptadas para los usuarios sin experiencia, tales como: lenguaje natural, pregunta y respuesta, menús, llenado de forma, interfaz gráfica de usuario, el ratón, plumas ópticas y pantallas sensibles al tacto.

    El lenguaje de comandos está mejor adecuado para los usuarios experimentados. La combinación de interfaces puede ser extremadamente efectiva. Por ejemplo, el uso de menús desplegables con interfaces gráficas de usuario, o el empleo de menús anidados dentro de interfaces de preguntas y respuestas, produce combinaciones interesantes. Cada interfaz plantea un nivel diferente de reto para los programadores, siendo el lenguaje natural el más difícil de programar. La retroalimentación se usa de muchas formas. También se enfatiza la necesidad de retroalimentación a los usuarios por parte del sistema. Es necesaria la retroalimentación del sistema para hacer que los usuarios sepan si su entrada está siendo aceptada, si la entrada está o no en la forma correcta, si el procesamiento está avanzando, si las peticiones pueden ser o no procesadas y si se encuentra disponible información más detallada y cómo obtenerla. También puede ser efectiva la retroalimentación por audio.

    Las consultas están diseñadas para permitir a los usuarios extraer datos significativos de la base de datos. Hay seis tipos básicos de consultas y pueden ser combinados usando lógica booleana para formar consultas más complejas. Por último, consideramos la manera en que los espacios de trabajo del usuario influencian su disponibilidad para el uso del sistema y cómo pueden ser mejoradas las estaciones de trabajo mediante la implementación de principios ergonómicos relevantes. Hay lineamientos de productividad y confort específicos para la construcción y posicionamiento de las VDT, teclados, soportes de computadora y asientos para usuario, pero por lo general todos ellos deben ser lo suficientemente flexibles para permitir el ajuste para uso individual.

    19. DISEÑO DE PROCEDIMIENTO PARA LA CAPTURA DE DATOS PRECISA.

    El aseguramiento de la calidad de los datos de entrada al sistema de información es crítico para asegurar la calidad de la salida. La calidad de los datos alimentados puede ser mejorada por medio del logro de tres principales objetivos de la captura de datos: codificación efectiva, captura de datos efectiva y eficiente y validación de los datos. Una de las mejores formas para agilizar la captura de datos es mediante el uso efectivo de la codificación, que pone los datos en secuencias cortas de dígitos y/o letras. Se pueden usar códigos de secuencia simple Y códigos de derivación alfabética para seguir el avance de un concepto dado a través del sistema. Los códigos de clasificación y los códigos de secuencia en bloque son útiles para distinguir clases de artículos entre ellas. Los códigos, tales como el código de cifrado, también son útiles para ocultar información que es sensible o está restringida a determinadas personas dentro del negocio. La revelación de información es también un uso de códigos que vale la pena, debido a que permite que los empleados del negocio localicen conceptos en existencia y también puede hacer que la captura de datos sea más significativa.

    Los códigos de subconjuntos de dígito significativo usan subgrupos de dígitos para describir un producto. Los códigos mnemónicos también revelan información, sirviendo como ayudas de memoria para que ayuden al operador de captura de datos a teclear los datos correctamente o ayuden al usuario final para el uso de la información. Los códigos que son útiles para informar a las computadoras o a las personas acerca de qué funciones hay que realizar o qué acciones efectuar son llamados códigos de función, y evitan el tener que decir a detalle qué acciones son necesarias. Otra parte para asegurar la captura de datos efectiva es la atención a los dispositivos de entrada que se usan. El primer paso es una forma efectiva y bien diseñada que sirva como documento fuente (cuando se necesita), Los datos pueden ser alimentados por medio de muchos métodos diferentes, teniendo cada uno diferente velocidad y confiabilidad. Las mejoras en eficiencia sobre el teclado a cinta han sido realizadas por medio de la interacción de los sistemas teclado a disco y teclado a disco flexible. El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) permite la lectura de datos de entrada por medio del uso de software especial que elimina algunos pasos y también requiere menos habilidades de los empleados. Otros métodos de captura de datos incluyen el reconocimiento de caracteres de tinta magnética usado por los bancos para codificar los números de cuenta de los clientes, las formas de marcas sensibles usadas para alimentación de gran cantidad de datos y las formas perforadas usadas en votaciones. Los códigos de barras (aplicados a productos y luego digitalizados) también agilizan la captura de datos y mejoran la precisión y confiabilidad de los datos. También están siendo desarrolladas nuevas tecnologías de entrada, tales como las cámaras digitales. Las terminales inteligentes son dispositivos de entrada (frecuentemente basadas en microprocesador) con una VDT, teclado y enlace de comunicación con la CPIJ. Permiten que se tecleen y completen transacciones en tiempo real. Junto con una codificación adecuada, captura de datos y dispositivos de entrada, la captura de datos precisa puede ser mejorada mediante el uso de la validación de la entrada. El analista de sistemas debe suponer que sucederán errores en los datos, y debe trabajar con los usuarios para diseñar pruebas de validación de entrada para prevenir que sean procesados y almacenados datos erróneos.

    Las transacciones de entrada deben ser revisadas para asegurar que la transacción solicitada es aceptable, autorizada y correcta. Los datos de entrada pueden ser validados por medio de la inclusión en el software de varios tipos de pruebas que revisen datos faltantes, la longitud de concepto de datos, el rango y la razonabilidad de los datos y valores inválidos de los datos. Los datos de entrada también pueden ser comparados con datos almacenados para efectos de validación. Una vez que los datos numéricos son alimentados, pueden ser revisados y corregidos automáticamente mediante el uso de dígitos de verificación.

    20. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD POR MEDIO DE LA INGENIERÍA DE SOFTWARE.

    El analista de sistemas usa tres amplios enfoques para la administración de calidad total (TQM) para analizar y diseñar sistemas de información: diseño de sistemas y software con un enfoque modular de arriba hacia abajo, diseño y documentación de sistemas y software usando métodos sistemáticos, y pruebas de sistemas y software para que puedan ser fácilmente mantenidos y auditados. Los usuarios son de importancia crítica para el establecimiento y evaluación de la calidad de varias dimensiones de los sistemas de manejo de información y los sistemas de apoyo a decisiones. Pueden estar involucrados en la evolución completa de los sistemas mediante el establecimiento de fuerzas de tarea MIS o círculos de calidad.

    La TQM puede ser implementada satisfactoriamente tomando un enfoque de arriba hacia abajo para el diseño. Esto se refiere a ver primero los objetivos organizacionales generales y luego descomponiéndolos en requerimientos de subsistemas manejables. El desarrollo modular hace que la programación, depuración y mantenimiento sean más fáciles de lograr. La programación en módulos está muy bien adecuada para tomar un enfoque de arriba hacia abajo. Dos sistemas que enlazan programas en el ambiente Windows son el DDE (Intercambio dinámico de datos) que comparte código utilizando archivos de biblioteca de enlace dinámico (DLL). Mediante el uso del DDE un usuario puede almacenar datos en un programa y luego usarlos en otro. Un segundo enfoque para el enlace de programas en Windows es llamado OLE (vinculación e inclusión de objetos). Este método de enlace es superior al DDE para enlazar datos y gráficos de aplicaciones, debido a su enfoque orientado a objetos.

    Una herramienta recomendada para el diseño de un sistema modular de arriba hacia abajo es llamada una gráfica de estructura. Se usan dos tipos de flechas para indicar los tipos de parámetros que son pasados entre los módulos. El primero es llamado un acople de datos y el segundo es llamado una bandera de control. Los módulos de las gráficas de estructuras caen en una de tres categorías: control, transformacional (a veces llamada trabajador) y funcional o especializado.

    Parte de la administración de calidad total es ver que los programas y sistemas estén diseñados, documentados y mantenidos adecuadamente. Seis de las muchas técnicas de documentación y diseño que pueden ayudar al analista de sistemas son HIPO, diagramas de flujo, gráficas Nassi-Shneiderman, diagramas Warnier-Orr, seudocódigo, manuales de procedimiento y FOLKLORE. Los diagramas de flujo de datos pueden usarse para crear diagramas HIPO. El seudocódigo es usado para paseos estructurados cuando no hay suficiente tiempo para crear diagramas HIPO formales.

    Los analistas de sistemas deben escoger una técnica que se ajuste bien con lo que fue usado anteriormente en la organización y que permita flexibilidad y facilidad de modificación. La generación de código es el proceso de usar software para crear todo o parte de un programa de computadora. Muchos generadores de código están disponibles ahora comercialmente. La reingeniería y la ingeniería inversa se refieren al uso de software para analizar código de programas existentes y crear elementos de diseño CASE a partir del código. El diseño CASE puede ser luego modificado y usado para generar nuevo código de programa de computadora. La prueba de programas específicos, subsistemas y sistemas completos es esencial para la calidad. La prueba se realiza para hacer que aparezca cualquier problema que exista en los programas y sus interfaces antes de que el sistema sea, de hecho, usado. Típicamente la prueba se realiza en una forma de abajo hacia arriba, siendo revisado el código de programa primero en escritorio. Siguiendo varios pasos de prueba intermedia se llega a la prueba del sistema completo con datos reales (datos reales que han sido procesados satisfactoriamente con el sistema antiguo). Esto proporciona una oportunidad para eliminar cualquier problema que se presente antes de que el sistema sea puesto en producción. El mantenimiento del sistema es una consideración importante. El software bien diseñado puede ayudar a reducir los costos de mantenimiento. Los analistas de sistemas necesitan establecer canales para la retroalimentación de los usuarios sobre las necesidades de mantenimiento, debido a que los sistemas que no son mantenidos caerán en desuso. Se consultan auditores, tanto internos como externos, para determinar la confiabilidad de la información del sistema. Ellos comunican sus hallazgos de auditoria a otros para mejorar la utilidad de la información del sistema.

    21. IMPLEMENTACIÓN SATISFACTORIA EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN.

    La implementación es el proceso de asegurar que el sistema de información y/o el centro de información es operacional y luego involucrar a usuarios bien capacitados en su operación. En proyectos de sistemas grandes, el papel principal del analista es supervisar la implementación, estimando correctamente el tiempo necesario y luego supervisando la instalación del equipo para los sistemas tradicionales, centros de información o procesamiento distribuido, la capacitación de usuarios y la conversión de archivos y bases de datos al nuevo sistema. Un centro de información implementado dentro de un negocio, como parte de un departamento de sistemas más grande, es una forma para hacer más fácil a los usuarios satisfacer sus necesidades de información a corto plazo. Por medio del centro de información los usuarios aprenden a resolver sus propios problemas de negocios inmediatos con el hardware y software de computadora disponible y la ayuda experta de los especialistas del centro. Tanto los usuarios como el personal del centro de información deben hacer propia la idea de que el centro de información es una que vale la pena y estar dispuestos a desempeñar los nuevos papeles requeridos en el centro. Es posible comenzar un centro de información con un gerente y dos o tres personas técnicas (siendo uno o todos ellos analistas de sistemas). Los empleados del centro deben ser competentes técnicamente, pero también deben sentir agradable el interactuar con los usuarios en un papel de soporte. Los usuarios deben aceptar la responsabilidad de los recursos que están usando, querer aprender y ser capaces de formular sus problemas con base en su propio conocimiento de fondo del negocio. Los sistemas distribuidos aprovechan la tecnología de telecomunicaciones y la administración de bases de datos para una de las formas más populares para enfocar los sistemas distribuidos es mediante el uso de un modelo cliente/servidor. Los tipos estándar de redes organizacionales incluyen la red de área local (LAN) y la red de área amplia (WAN). Mediante el uso de un enfoque de arriba hacia abajo, los analistas pueden usar seis símbolos para ayudarse a trazar los diagramas de descomposición de la red y conectividad de núcleos. Un nuevo software, llamado groupware, está llegando a ser más funcional y más ampliamente distribuido. Su objetivo es ayudar a los miembros de grupos a trabajar juntos por medio de redes.

    La capacitación de usuarios y de personal para interactuar con el sistema de información y/o el centro de información es una parte importante de la implementación, debido a que ellos deben ser capaces de ejecutar el sistema sin intervención del analista. El analista necesita considerar quiénes necesitan ser capacitados, quién los capacitará, los objetivos de la capacitación, los métodos de instrucción a ser usados, lugares y materiales.

    La conversión también es parte del proceso de implementación. El analista tiene varias estrategias para cambiar del sistema de información antiguo al nuevo. Las cinco estrategias de conversión incluyen cambio directo, conversión en paralelo, conversión por fases, conversión de prototipos modulares y conversión distribuida. El tomar un enfoque de contingencia entre las estrategias de conversión puede ayudar al analista a seleccionar una estrategia adecuada que se ajuste a sistemas diferentes y a variables organizacionales. Una investigación exploratoria reciente sugiere que el analista de sistemas puede mejorar las oportunidades de que sea aceptado un sistema recientemente implementado si desarrolla el sistema con las metáforas organizacionales predominantes en mente. Nueve metáforas principales en uso son: familia, sociedad, máquina, organismo, viaje, juego, guerra, selva y zoológico. Por ejemplo, es más probable que los MIS tradicionales tengan éxito cuando se usan metáforas tales como la familia, sociedad o máquina, y es menos probable que tengan éxito con metáforas organizacionales tales como guerra y selva. Después de la implementación debe ser evaluado el nuevo sistema o centro de información. Se dispone de muchos enfoques de evaluación diferentes, incluyendo análisis de costo-beneficio, el enfoque de evaluación revisado y las evaluaciones de involucramiento de usuario. El marco de trabajo de utilidad del sistema de información es una forma directa para evaluar un nuevo sistema con base en las seis utilidades de posesión, forma, lugar, tiempo, actualización y objetivo. Estas utilidades corresponden y responden a las preguntas de quién, qué, dónde, cuándo, cómo y por qué para evaluar las utilidades del sistema de información o de un centro de información recientemente creado. Las utilidades también pueden servir como una lista de verificación para sistemas en desarrollo.

    Bibliografía.

    Internet www.educaweb.com

    www.e_magister.com

    www.monografias.com

    www.postgrado.inea.org

    www.inea.uva.es

    www.tu_discovery.com

    www.aulafacil.com

    www.tecniciencia.com

    www.wikipedia.com

     

    Elaborado por:

    T.S.U. Henry Jesús Mendoza Pacheco

    37 Años de edad.

    Henryjmp2000[arroba]yahoo.com

    Partes: 1, 2, 3

    Trabajo elaborado el 19 de Noviembre de 2007.



    Artículo original: Monografías.com

    Mantente al día de todas las novedades

    Análisis y Diseño de Sistemas de Información

    Indica tu email.
    Indica tu Provincia.
    Al presionar "Enviar" aceptas las políticas de protección de datos y privacidad de Plusformación.

    Escribir un comentario

    Deja tu comentario/valoración:

    El contenido de este campo se mantiene privado y no se mostrará públicamente.
    Si especificas la url de tu página o perfil de Google+, aparecerá el avatar que tengas en Google+
    Deja tu comentario y nosotros te informaremos
    CAPTCHA
    Esta pregunta se hace para comprobar que es usted una persona real e impedir el envío automatizado de mensajes basura.
    1 + 0 =
    Resuelva este simple problema matemático y escriba la solución; por ejemplo: Para 1+3, escriba 4.