Comunicación gerencial: la comunicación escrita

    1. Tipos de Comunicación Escrita
    2. Informe
    3. Cartas
    4. Memorándums
    5. Circulares
    6. Memorias
    7. Actas
    8. Contratos
    9. Reglamentos
    10. Manuales
    11. Boletines
    12. Entrevistas
    13. Avisos
    14. Recibos
    15. Facturas
    16. Cheques
    17. Pagarés 

    1) Tipos de Comunicación Escrita

    Los tipos de comunicación escrita son los que se describirán a continuación:

    • Informes
    • Cartas
    • Memorándums
    • Circulares
    • Memorias
    • Actas
    • Contratos
    • Reglamentos
    • Manuales
    • Boletines
    • Entrevistas
    • Volantes
    • Avisos
    • Recibos
    • Facturas
    • Cheques
    • Pagarés

    A continuación se definirán los conceptos de algunos de los tipos de comunicación escrita:

    Informe

    Es la presentación oral o escrita de una investigación, de un acontecimiento importante que se desea dar a conocer a alguien para que tome decisiones o tenga conocimiento del asunto.

    Generalmente se envía a un superior.  El informe escrito necesita de una mejor organización y presentación.

    El propósito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, los informes pueden incluir elementos persuasivos, tales como recomendaciones, sugerencias u otras conclusiones motivacionales que indican posibles acciones futuras que el lector del informe pudiera adoptar. Los informes pueden ser públicos o privados y tratan a menudo sobre preguntas planteadas por individuos del gobierno, los negocios, la educación o la ciencia.

    Características de los Informes:

    Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del informe, el Encabezado de página, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie de página y Pie del informe.

    Cada sección del informe está hecha de una serie de líneas. Cuando un objeto base-texto es ubicado en una sección, es ubicado de tal manera que su base se ajuste a una línea de la sección. Luego, la altura de la línea es ajustada por el controlador de la impresora de tal manera que sea suficiente para albergar el objeto.

    En resumen, la altura de una línea está determinada por el objeto basado en texto con tamaño de fuente más grande, ubicado en esa línea.

    • Si se ubica otro objeto basado en texto en la misma línea con un tamaño de fuente mayor que el del primer objeto, la altura de la línea se extiende para albergar el segundo objeto.
    • Si se ubica otro objeto basado en texto en la misma línea y con tamaño de fuente aún mayor, la altura de la línea se aumenta nuevamente para albergar el tercer objeto.

    A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la misma o en diferentes secciones, la altura de la línea se ajusta para acomodar las diferentes fuentes. Debido a que el espaciado vertical es determinado por el controlador de la impresora, se hace difícil crear informes diseñados para formas preimpresas cuando éstas van a ser reproducidas en diferentes entornos.

    Se recomienda que seguir estas directrices cuando se diseñe informes:

    • Mantenga el mismo tamaño de fuente.
    • asegúrese de imprimir formularios preimpresos en la misma máquina.

    Estructuras de los informes:

    Los informes toman a menudo la estructura de una investigación científica: Introducción, Métodos, Resultados y Debate. Pueden también seguir una estructura de problema-solución basado en las preguntas o las inquietudes de la audiencia.

    En cuanto a formato, los informes varían desde un formato más simple con meros títulos que indican los asuntos tratados a formatos más complejos incluyendo diagramas, gráficos, imágenes, tablas de contenido, extractos, resúmenes, apéndices, nota a pie de página/notas al pie de la página, hipervínculo y referencias.

    Debe tener titulo, fecha y el nombre de quien hizo el informe.

    Ejemplo de Informe




    INFORME

    A             : Ninoska Cisneros

                        Directora de Zapatería

    De          : Dardania Quiroz

                       Administradora

    Asunto : Quiebra de Zapatería

    Fecha   : 22 de septiembre del 2008

    I-        INTRODUCCIÓN:

    Informare sobre el reciente Cierre de Zapatería Cisneros & Asociados, que sucedió en el mes de agosto del  año en .

    Con este informe me propongo dar a conocer las causas por las cuales ha sucedido este cierre inesperado para todos los trabajadores de esta Zapatería, recomendaciones y sugerencias para restaurar la organización y ventas de este calzado.  Así como también dar trabajo a los 40 empleados que han pasado al desempleo.

    II-      DESARROLLO:

    La primera causa que llevo al cierre fue debido a que en nuestro país están introduciendo demasiados zapatos del exterior, lo que produjo una insuperable baja a nuestras ventas.  Se siguió elaborando gran cantidad y variedad de calzado en esta Zapatería, pero al ver que se tenia en bodega alrededor de 3,000.00 (TRES MIL) pares de zapatos, se decidió no continuar fabricando dicho producto hasta que se lograra vender la mercancía embodegada y superar todas las bajas que se habían tenido para obtener ganancia y luego invertirla para comprar material y continuar en la elaboración de zapatos.

    Se logro obtener un poco de ganancia, pero al realizar las compras de los materiales, todo estaba más caro y se hizo difícil conseguir cuero para continuar con sus labores.  Al verse completamente fracasados, todos los Zapateros empezaron a comunicar que no estaban obteniendo nada de ganancia para ellos ni para la Compañía, por lo que decidieron retirarse.

    La segunda causa fue la falta de cuero.  Los Zapateros dicen no poder continuar su trabajo, lo que trae consecuencias negativas para ellos, debido a que solo pueden realizar simples reparaciones a zapatos ya elaborados.  El cuero debe importarse y no hay fondos para ello, ni para asegurarles su salario quincenal.

    La tercera causa es que no hay fondos para trabajar, se necesita de un financiamiento para hacerla surgir.  Se necesita un responsable de compra, para abastecer todas las necesidades.

    III-    CONCLUSIONES:

    Si desea continuar con la Zapatería, se deberá ampliar el modulo y enriquecer el capital para empezar un nuevo trabajo mas diferente y variado.

    La introducción de mercadería del exterior nos trae una enorme baja en nuestras ganancias y limita nuestro mercado.  Debemos cambiar planes originales para entrar en competencia en el mercado.

    IV-   SUGERENCIAS:

    1)      Invertir un poco mas de capital será de mucho beneficio y se lograra obtener mayores ganancias.

    2)      Ampliar el local para la comodidad de los trabajadores y obtener un trabajo eficiente.

    3)      Buscar material en otras Empresas o Distribuidores para poder realizar un trabajo excelente.

    Se deben vender los zapatos embodegados a precio de costo para no perder esta inversión y sufragar gastos actuales.

    Cartas

    La carta comercial es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena carta sea requisito indispensable y valioso para el estudiante que tiene intención de entrar al mundo de los negocios.

    Existe una gran variedad de tipos de cartas: carta de Solicitud de Referencia, Carta de Respuesta a una Solicitud de Referencia, Carta de Solicitud de Empleo, Carta de Solicitud de Pedido, Carta de Remisión o Envío, Carta de Solicitud de Crédito, Cartas de Cobranza. La redacción de una carta va a estar en dependencia del objetivo con el que se vaya a elaborar una carta.

    Estructuras de las Cartas:

    1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

    2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así como el día mes y año.

    3. Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta

    4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

    5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

    6. Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

    7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.

    8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representación de otra.

    9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

    10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta.

    11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos.

    Ejemplo de Cartas:

    Carta de Solicitud de Pedido:

    COLEGIO S.O.S HERMANN GMEINER DE MANAGUA                                                                Embajada USA ½ cuadra abajo                                                                                                        Telefono 2686113 - Apdo. 1268                                                                                                       Managua, Nicaragua  17 de septiembre del 2008

    Lic. Eduardo Ramírez                                                                                                                            Gerente de Ventas                                                                                                                             LIBRERÍA HISPAMER

    Estimado Lic. Ramírez:

                Como es costumbre de nuestra entidad hacer pedidos a LIBRERÍA HISPAMER, esta vez necesitamos la siguiente papelería:

    1.      25 Resmas de Papel Bond tamaño carta.

    2.      20 Cajas de Tiza Antialérgica.

    3.      5 Cajas de Lapiceros BIC color variado.

    4.      100 Papelografos.

    5.      5 Docenas de Cuadernos Universitarios (Rayados).

    Este pedido lo necesitamos a más tardar el día 22 de los corrientes.  Cancelaremos dicho pedido con cheque a nombre de BANPRO, al momento de la entrega de la mercancía.

                            Atentamente,

                                                                              COLEGIO HERMANN GMEINER

                                                                                     Rosario Urbina Guzmán                                                                                                  

                                                                                                Directora

     

    Carta de Solicitud de Pedido:

    BANCO UNO                                                                                                                                                   Centro Comercial Linda Vista - Modulo A-18                                                                                Telefono 2641023 - Apdo. 126                                                                                                                          Managua, Nicaragua 18 de septiembre del 2008

     

    Lic. Andrea Gutiérrez                                                                                                                             Gerente General                                                                                                                                           Su Despacho

    Estimada Lic. Gutiérrez:

    Le recordamos que tiene un saldo vencido del 29 de agosto y que esperamos recibir antes del 30 de septiembre con la puntualidad que usted siempre acostumbra.

    Le solicitamos se presente a regularizar su cuenta nuevamente y así no afectar sus relaciones crediticias con nuestra entidad.

    Le esperamos.

    Atentamente,

     

    Nadiuska Zelaya Narváez                                                                                                                        Gerente de Cobro

    Memorándums

    El memorándums es un mensaje entre dos personas de una misma firma, escrito en papel que lleva impreso ciertas palabras (guías) para referencia: A, De, Asunto o Referencia y Fecha), se utiliza para hacer llamados de atención, es obligatorio y se usa a nivel interno de las organizaciones.

    El memorando también se puede definir como una comunicación que se usa en diplomacia.  Es menos solemne que la memoria y la nota, generalmente sin firma, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

    Características de un memorando:

    §         Se redacta en tercera persona.

    §         Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

    §         Utiliza  la construcción positiva.

    §         No usa rodeos de palabras.

    §         Las oraciones son directas y claras y cortas

    §         Los modelos son de diferente tamaño y forma.

    §         No llevan saludo ni despedida.

    §         Es un medio de comunicación que da a conocer asuntos breves o extensos según el modelo.

    Ejemplos de Memorándums

    M E M O R A N D U M S

    A             : Personal Docente

    De          : Gladys Bonilla Muñoz

                              Directora

    Asunto : Invitación al Acto de Graduación

    Fecha   : 20 de septiembre del 2008

    El Consejo Directivo de la Escuela Politécnica de Comercio tiene el agrado de Invitarles al Acto de Graduación que se llevara a cabo en la Iglesia San Nicolás de Tolentino.

    Hora: 7:00 p.m.

    Día  : 27 de septiembre del 2008

    Circulares

    Es un tipo de comunicación breve, cuyo contenido va dirigido a varias personas, mando o niveles de una organización, o a las mismas, con el fin de transmitirles una información sobre asuntos muy variados.

    Tipos de Circulares:

    De acuerdo con el uso generalizado, existen dos tipos fundamentales de circulares:

    a)      Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica. (Modelo A).

    b)      Cada uno de los avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para informarles sobre un asunto de interés común. (Modelo B).

    A veces, se envía una circular de gran extensión, como la de una carta.  En ese caso se denomina carta-circular.

    Características Esenciales:

    La circular reúne las siguientes características esenciales:

    §         Dimensiones del papel generalmente más pequeños que los de la carta corriente.

    §         Contenido referido a asuntos de poca importancia como instrucciones, presentaciones, avisos, anuncios, etc.

    §         Redacción por lo común en forma impersonal (se les comunica…, se informa a todos los trabajadores).

    §         Remitente: el nombre de la dependencia, organización o correspondiente (la dirección…, el Departamento del  Personal…).

    Ejemplos de Circular:

    Circular (Modelo A):

    UNIVERSIDAD DEL VALLE

    CIRCULAR

    20 de septiembre del 2008

    A: Personal Docente.

    Se les cita hoy a las 5:00 p.m. en el Auditorio de la Universidad a la Reunión Evaluativa correspondiente al primer semestre lectivo.

    Se les espera puntualmente.

                                                                            LA RECTORIA

    Circular (Modelo B):

    UNIVERSIDAD DEL VALLE

    CIRCULAR

    20 de septiembre del 2008

    A: Profesores y Alumnos

    Se les invita hoy a las 5:00 p.m. al Auditorio de la Universidad a una Asamblea General en la que se informara sobre las actividades relacionadas con la SEMANA DE LA PATRIA.

                                                                                                     LA ADMINISTRACION

    El Acta

    El Acta es un escrito que tiene como fin esencial dejar constancia de lo sucedido, tratado o acordado en una junta, asamblea o reunión.

    Es usual en la actividad empresarial y aun entre los miembros de una agrupación, sindicato, asociación, organización u otro colectivo, en cuyas sesiones quieren dejar testimonio de todo lo ahí abordado.

    La redacción del Acta corresponde al Secretario del organismo respectivo, quien deberá elaborar primero una minuta o síntesis de la reunión sobre la base de la agenda u orden del día.  Después desarrollara las ideas o conceptos en forma completa y adecuada.

    Estructura del Acta: La estructura del acta está determinada por su contenido, ya que cada apartado se corresponde con cada uno de los aspectos de la reunión. En general, en un acta se pueden distinguir los siguientes apartados:

    §        El título recoge el nombre de la asociación o grupo y el motivo por el que se reúnen.

    §        La introducción precisa los datos referidos a la reunión: lugar, hora y fecha, participantes (o bien una relación de presentes y ausentes que normalmente aparece en el margen), así como los nombres completos del presidente y el secretario de la reunión.

    §        El orden del día recoge la relación detallada de los asuntos que se van a tratar.

    §        El desarrollo de la reunión da cuenta de lo tratado, especificando -si es preciso- quiénes han intervenido y las opiniones formuladas.

    §        El cierre concreta la hora a la que se considera finalizada la reunión, expresa la conformidad de los presentes e incluye las firmas del presidente y del secretario.

    Sugerencias para la Redacción del Acta:

    §        Emplee un lenguaje claro y comprensible.

    §        Escriba en presente indicativo.

    §        Utilice oraciones y párrafos cortos.

    §        Use adecuadamente los verbos frecuentes en la redacción de Actas: explica, agrega, informa, recuerda, aclara, aprueba, etc.

    §        Limítese a los aspectos significativos de la sesión.

    §        Evite un lenguaje figurado en la redacción.

    §        Sea coherente y objetivo: no tergiverse ni modifique los conceptos escuchados.

    §        Evite mencionar los detalles intranscendentes.

    §        Escriba en letras las cantidades, las fechas, horas y años.

    Ejemplo de Acta

    ACTA

    En San Pedro de Lovago, departamento de Chontales, a las cuatro de la tarde del 17 de septiembre del dos mil ocho, se reúnen en la Sala de Profesores del Instituto "Carlos Pujol" el Consejo de Profesores, con el objeto de discutir asuntos referentes al desarrollo de las actividades del Centro.

    Preside la reunión el Director del Instituto, licenciado José René Matus L. y actúa como Secretaria la licenciada Ivania Vega.

    El Director abre la reunión y la Secretaria a petición del Presidente, realiza el control de la asistencia: 15 personas presentes y 1 ausente.  Hay quórum para celebrar la reunión.

    La Secretaria da a conocer la agenda:

    1.      Lectura y Aprobación del Acta Anterior.

    2.      Revisión de Acuerdos.

    3.      Exámenes Bimensuales:

    3.1.            Periodo de realización.

    3.2.            Criterios que tomar en cuenta en la elaboración de las pruebas.

    3.3.            Análisis de los resultados.

    Lectura y Aprobación del Acta Anterior:

    La Secretaria da lectura al Acta Anterior y se aprueba por unanimidad.

    Revisión de Acuerdos:

    El Director se refiere a los tres acuerdos tomados en la reunión anterior y se comprueba que todos fueron cumplidos satisfactoriamente.

    Exámenes Bimensuales:

    a)      Periodo de realización.

    b)      Criterios que tomar en cuenta en la elaboración de pruebas.

    El Director expone el punto relacionado con los exámenes bimensuales y tras una discusión en la que participa la mayoría de los presentes toma algunas decisiones:

    a)      Realizar los exámenes bimensuales en el periodo comprendido entre el diecisiete y el veinticinco de septiembre.

    b)      Tomar en cuenta para la elaboración de las pruebas: los objetivos fundamentales de la asignatura, el grado de profundidad con que se desarrollaron los contenidos y el tiempo disponible para la aplicación de las pruebas.

    c)      Analizar los resultados de las pruebas y discutir las conclusiones en sesión especial del Consejo de Profesores, en fecha que la dirección señalara.

    El Presidente da por concluida la reunión a las seis y diez minutos de la tarde del mismo día.

    El Contrato

    Un contrato es el convenio suscrito entre dos o más personas que se obligan recíprocamente para constituir o extinguir un vínculo jurídico. Se pueden hacer contratos de arrendamiento o contratos de trabajo.

     También se puede decir que un contrato es el acuerdo entre el empresario y el trabajador en el que se detallan las condiciones en las que un trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del empresario y bajo su dirección, a cambio de una retribución o sueldo.

    Características de los Contratos:

    §        Personas que intervienen en el contrato.

    §        Obligaciones y derechos recíprocos de las partes.

    §        Fecha del contrato.

    §        Firma del empleador y trabajador.

    Ejemplos de Contratos:

    PUERTO LIBRE INTERNACIONAL, S.A.

    CONTRATO DE TRABAJO

    Los suscritos Silvio Vargas Martínez, mayor de edad, casado, de profesión y oficio: Administrador de Empresas, del domicilio de Managua y en su calidad de Gerente General quien en nombre y representación de Puerto Libre Internacional, S.A., quien en adelante se denominara EL EMPLEADOR y la señora Crystin Rosales Leiva, mayor de edad, soltera y de profesión y oficio bachiller, del domicilio de Managua.  Actuando en su propio nombre y representación, quien en adelante se denominara EL TRABAJADOR, ambas partes con arreglo a la ley hemos convenido en celebrar el siguiente CONTRATO DE TRABAJO.

    §         Clausula Primera: la Trabajadora se compromete a prestar los servicios como Impulsadora en las instalaciones de la Empresa, a partir del 2 de septiembre del dos mil ocho.

    §         Clausula Segunda: el presente Contrato de Trabajo se celebrara por tiempo determinado, de un periodo de 30 días, iniciando su vigencia, a partir de su entrada.

    §         Clausula Tercera: la Trabajadora se compromete a cumplir con su jornada de trabajo.  De conformidad con el articulo 51 del Codigo del Trabajo.

    §         Clausula Cuarta: el Empleador debe pagar por servicios prestados por el Trabajador, la cantidad de C$1,010.00 (UN MIL DIEZ CORDOBAS NETOS), en concepto de salario que será pagado semanalmente en una sola cuota en nuestra Empresa.

    §         Clausula Quinta: el Trabajador debe comprometerse a un fiel cumplimiento de las clausulas.  Reglamento interno de trabajo, quedando en el entendido de incumplimiento de disposiciones, será causa justa para la terminación de este Contrato de Trabajo.

    Dado en la ciudad de Managua, a los dos días del mes de septiembre del dos mil ocho.

     

                 EMPLEADOR                                                                  TRABAJADOR

             Lic. Silvio Vargas                                                           Sra. Crystin Rosales

    Los Reglamentos

    Es la norma elaborada por el patrono de acuerdo con los intereses de su y la legislación laboral vigente, en la que se establecen las condiciones de acatamiento general sobre condiciones de trabajo, relaciones humanas, medidas de orden técnico y sanciones disciplinarias.

    Estos sirven para que tanto el (la) patrono (a) como los (as) trabajadores (as) sepan de antemano cuáles son las reglas que se deben seguir en el centro de trabajo, y las consecuencias que tiene su incumplimiento para cada uno (a).

        Cuando sea oportuno y, en todo caso, antes de aprobar el proyecto de reglamento, el Departamento de Asesoría Externa indicado le dará audiencia al Comité Permanente de Trabajadores, proporcionándoles copia del proyecto de reglamento, para que se pronuncie sobre el mismo; de manera que los (as) trabajadores (as) puedan ejercer la defensa de sus derechos adquiridos, alegar posibles ilegalidades, supresión de beneficios, etc.

    Características de los Reglamentos:

    Deben contener la siguiente información:

    §         Nombre del centro de trabajo o razón social de la empresa en que se aplicará el Reglamento.

    §         Indicación precisa de la (s) actividad (es) a la (s) que se dedica la empresa.

    §         Lugar donde deben prestar sus servicios los (as) trabajadores (as).

    §         Jornadas de trabajo existentes en la empresa (diurna, mixta, nocturna); así como indicar si se trata de jornada acumulativa, fraccionada o continua.

    §         Horarios, con indicación clara de los días que se laboran, las horas de entrada y de salida de los trabajadores, el tiempo destinado para comidas, incluyendo los tiempos que se conceden dentro de la jornada para tomar refrigerios. Si existen diferentes horarios, deberá indicarse todos y cada uno por separado.

    §         La forma de pago del salario y el lugar, día y hora en que se paga.

    §         Incentivos salariales adicionales (en caso de que existan).

    §         Normas relativas a salud ocupacional.

    §         Normas sobre el trabajo de las mujeres y de los menores de edad.

    §         Indicación de las personas que ejercen autoridad en la empresa, su competencia y ante quiénes deben presentarse las sugerencias, solicitudes, quejas y reclamos de los trabajadores; así como el procedimiento para su presentación y respuesta.

    §         Las disposiciones disciplinarias y formas de aplicarlas. Se prohíbe descontar suma alguna del salario de los trabajadores a título de multa; y que la suspensión del trabajo, sin goce de sueldo, no podrá decretarse por más de ocho días, ni antes de haber oído al (a la) interesado (a) y a los (as) compañeros (as) que éste (a) indique.

    §         Procedimiento para conocer las denuncias sobre Acoso u Hostigamiento Sexual en la empresa.

    §         Las disposiciones sobre los siguientes temas, que son necesarios para una mejor administración del personal de cada empresa:

    *       Control de asistencia y puntualidad.

    *       Llegadas tardías.

    *       Abandono del trabajo.

    *       Vacaciones.

    *       Aguinaldo.

    *       Tipos de contratos de trabajo vigentes en la empresa.

    *       Feriados.

    *       Día de descanso semanal.

    Importancia de los Reglamentos:

    El Reglamento interno regula las relaciones de la empresa con sus trabajadores en aquellos puntos en los cuales se exige una definición más precisa entre lo que indica la ley (Código del trabajo y su reglamento) y las condiciones particulares de actividad laboral de cada empresa, con el objeto de que tanto patrono como trabajadores conozcan con claridad a que atenerse en caso de discrepancias.

    Como las normas exigen que toda empresa debe cumplir con las leyes locales e internacionales en todas las materias de su actividad y además que primero resuelva todos sus conflictos previos a una certificación si fuera el caso.

    También que las actividades ISO exigen una mayor colaboración y dedicación entre patronos y trabajadores. Hoy en día toma cada vez mayor trascendencia el uso del Reglamento interno como un documento de vital importancia para asegurar la tranquilidad de las actividades empresariales.

    Las que no tienen aún un reglamento interno deberían a corto plazo solicitar la asesoría legal correspondiente para que en corto tiempo puedan integrarse a los beneficios de su implementación, despejando el camino a su crecimiento en un clima de tranquilidad.

    Ejemplo de Reglamento:

    CAPITULO PRIMERO -

    I De los derechos de los propietarios

    Artículo 1º: Todo propietario tiene derecho a exigir el cumplimiento de las obligaciones emergentes del presente reglamento y/o del de copropiedad y administración.

    Artículo 2º: Así, podrá demandar de quien corresponda, la adecuada atención a sus solicitudes y el debido cuidado y mantenimiento, tanto del edificio como del correcto funcionamiento de todos los servicios de carácter común existentes o que llegaran a existir en la propiedad, con la sola limitación de ejercer sus derechos dentro de las normas que se fijan al efecto.

    II.- De las obligaciones de .los propietarios

    Artículo 3º: Todos los propietarios, inquilinos, ocupantes, visitas y personal de servicio están obligados a observar estrictamente el presente reglamento interno.

    1.-Les está prohibido :

    a) Guardar y/o depositar dentro de sus respectivas unidades y/o en los paliers, escaleras y otros lugares comunes del edificio, toda clase de materias explosivas, inflamables y/o asfixiantes que puedan significar un peligro o que produzcan emanaciones molestas;

    b) Depositar materias, mercaderías, muebles y/u objetos en cualquier lugar común del edificio que puedan comprometer la estética y buen gusto del mismo o significar daño o molestias o perjudicar la visual de los demás propietarios, u obstruir o entorpecer el uso de dichas partes;

    c) Colocar en los sectores de propiedad común o en los de propiedad exclusiva con vista al exterior, insignias, letreros, anuncios. banderas de propaganda, toldos, chapas, muebles, macetas o cualquier otro objeto susceptible de afectar la estética del edificio o la comodidad de los convecinos. Incumbe a la asamblea de propietarios considerar los pedidos que se formulen y resolverlos.

    d) Producir o permitir que se produzcan disturbios y/o ruidos que atenten contra la tranquilidad que debe reinar en el edificio. Al efecto, luego de las _ _ _ _ y _ _ _ _ hasta las _ _ _ _ del día subsiguiente, y de _ _ _ _ a _ _ _ _ horas, procurarán que el uso de aparatos de radiotelefonía, televisión, instrumentos musicales y de resonancia, se utilicen con suma moderación;

    e) La tenencia de , si causaren molestias a los propietarios o afectaren la tranquilidad o higiene del edificio;

    f) La realización de reuniones de personas a cualquier hora del día que puedan originar molestias a los vecinos. Exceptúase el caso de fiestas, siempre que se haga uso del derecho con la debida prudencia y sin abusar de una continuidad en Su realización atentatoria a las normas de una verdadera convivencia;

    g) Arrojar basuras, papeles, colillas de cigarrillos, etc., a los patios interiores, pasillos y partes comunes del edificio ylo calzada;

    h) Arrojar latas, botellas u otros recipientes por el conducto del incinerador de basuras, como asimismo arrojar los residuos en paquetes prensados y cualquier otro objeto que pueda dificultar el normal funcionamiento del incinerador;

    i) Arrojar desperdicios, algodones, líquidos o sustancias inflamables yen general toda clase de objetos que por su tamaño o características puedan afectar las cañerías o provocar obstrucciones en las mismas ;

    j) Sacudir alfombras, ropa u objetos similares en los balcones y/o ventanas del edificio;

    k) Colocar antenas o bajadas de las mismas, para radio y/o televisión, sin la expresa conformidad dada por escrito por el administrador;

    l) Proceder a la pintura de persianas, puertas, balcones, paredes, etc., que den al exterior y partes comunes, sin la previa conformidad del administrador dada por escrito;

    m) Introducir en el departamento o sacar de él, muebles y/o objetos de gran volumen fuera del período comprendido entre las _ _ _ _ y las _ _ _ _ horas;

    n) Emplear los ascensores principales del edificio para el transporte de muebles y/u objetos que puedan dañar los mismos. Para ello deberá usarse exclusivamente el ascensor de servicio y siempre que no pueda dañarlo, en cuyo caso deberá utilizarse cuerdas elevadoras. En todos los casos deberá darse aviso al encargado a fin de que tome debida nota de lo transportado por si ello diera origen a roturas y/o desperfectos, para así deslindar responsabilidades;

    o) Utilizar los servicios de los encargados, suplentes, ayudantes y en general de todo el personal dependiente del consorcio, para actividades, trabajos y/o servicios de carácter particular;

    p) Poner o fijar clavos, tornillos o soportes en los tabiques divisorios o paredes medianeras que puedan perjudicar los departamentos o casas vecinas;

    q) Realizar construcciones no autorizadas;

    r) Dar órdenes o instrucciones al personal dependiente del consorcio, las que se cursarán únicamente por intermedio del administrador.

    2.-Se obligan a:

    s) En caso de ceder el uso de sus respectivas unidades a otras personas a cualquier título que fuere, a hacer conocer a las mismas el presente reglamento, exigiendo de ellas su estricto acatamiento y cumplimiento. Sin perjuicio de ello ya los efectos de las responsabilidades emergentes de la falta de cumplimiento de sus disposiciones el propietario permanecerá siendo el único responsable frente al consorcio;

    t) Comunicar inmediatamente al administrador todo caso de enfermedad infecto-contagiosa que padezca algún morador del edificio, a fin de que se adopten las medidas que el caso requiera para evitar su propagación;

    u) Conservar la unidad, las partes del edificio de uso común y las instalaciones, en perfecto estado de aseo, orden e higiene;

    v) Permitir el acceso del administrador y/o persona comisionada por él, a las unidades de propiedad exclusiva cada vez que ello resulte necesario para el cumplimiento de este reglamento y/o del de copropiedad y administración ;

    w) Designar en caso de ausencia del departamento, depositario de las llaves y poner en conocimiento del encargado el nombre y domicilio de aquél, a los efectos previstos en el inciso precedente;

    x) Dar aviso al encargado y dejar constancia del mismo en el libro que al efecto aquél deberá tener a disposición de los señores propietarios, de toda reclamación y/o queja atinente a las cosas y/o servicios de la propiedad.

    Los señores propietarios harán uso de los derechos emergentes del dominio y del condominio que tienen sobre las partes de propiedad exclusiva y comunes, respectivamente, conforme con las disposiciones, restricciones y limitaciones que al efecto imponga la autoridad pública competente, haciéndose personalmente responsables de las consecuencias que pudieran originarse por falta de cumplimiento de las mismas. Serán igualmente responsables de todo daño que se ocasione a las cosas y/o personas por la inobservancia de las obligaciones puestas a su cargo por el presente reglamento.

    Artículo 4º: Los señores propietarios harán uso de los derechos emergentes del dominio y del condominio que tienen sobre las partes de propiedad exclusiva y comunes, respectivamente, conforme con las disposiciones, restricciones y limitaciones que al efecto imponga la autoridad pública competente, haciéndose personalmente responsables de las consecuencias que pudieran originarse por falta de cumplimiento de las mismas. Serán igualmente responsables de todo daño que se ocasione a las cosas y/o personas por la inobservancia de las obligaciones puestas a su cargo por el presente reglamento.

    CAPITULO SEGUNDO

    III.- De las obligaciones del Administrador

    Artículo 5º: Sin perjuicio de lo establecido en el reglamento de copropiedad y administración acerca de las obligaciones del administrador, fíjanse las siguientes normas a las cuales éste deberá ajustar su cometido:

    a)       Atender con solicitud todo reclamo que formulen los señores propietarios sobre cuestiones atinentes a uso, destino y mantenimiento del edificio y sus servicios generales;

    b)Arbitrar los medios necesarios para exigir que el personal dependiente del consorcio cumpla fielmente con las obligaciones que tenga a su cargo;

    c) Velar y hacer velar por el fiel cumplimiento del reglamento de copropiedad y administración y del presente reglamento interno;

    d) Formular ante las autoridades públicas competentes toda reclamación relativa a cuestiones de interés del consorcio así como representar a éste ante aquéllas en los asuntos en que estén en juego los intereses del mismo.

    CAPITULO TERCERO

    IV .-De las obligaciones del encargado y suplente en su caso

    Artículo 6º: El encargado y /o suplente de la propiedad. recibirá las órdenes directa y exclusivamente del administrador. debiendo desempeñar su trabajo conforme a las siguientes prescripciones, sin perjuicio de las modificaciones que imponga el administrador en uso de las facultades que le son propias.

    El encargado y/o suplente deberán:

    a)       Habitar exclusivamente la unidad que en el edificio se ha destinado a ese fin, la que deberán mantener en perfecto estado de conservación, aseo o higiene;

    b)       Avisar de inmediato al administrador toda novedad que se produjera en el edificio;

    c)       Poner en conocimiento del administrador, inmediatamente de formulado. cualquier reclamo que efectúen los propietarios;

    d)       Acordar a todos y cada uno de los propietarios por igual el debido tratamiento a que tienen derecho en su condición de empleadores;

    e)       Mantener en perfecto estado de conservación. aseo e higiene todas las partes comunes del edificio;

    f)         Vigilar el buen funcionamiento de las maquinarias del edificio comunicando al administrador inmediatamente toda novedad y/o inconveniente que en ellas se produjera;

    g)       Entregar sin dilación alguna a cada propietario, la correspondencia, encomiendas, telegramas, etc., que vinieran dirigidos a ellos. debiendo firmar los correspondientes recibos;

    h)       Vigilar la entrada y salida de personas del edificio, impidiendo sin excepción la entrada a vendedores ambulantes. y el estacionamiento de personas en la puerta de acceso del edificio;

    i)         Impedir la entrada al edificio de proveedores fuera del horario que al efecto fije el administrador;

    j)         Abrir las puertas de acceso al inmueble a las 7 horas y cerrarlas a las 21 horas;

    k)       Poner en funcionamiento y asegurar la prestación de los servicios generales del edificio dentro del horario y en las oportunidades que fije el administrador;

    l)         Acatar en todas sus partes las órdenes que le imparta el administrador las que serán fijadas en un libro de órdenes rubricado por la autoridad competente, el que permanecerá en poder del encargado, debiendo exhibirlo a los señores propietarios cada vez que lo requieran. Sin perjuicio de ello deberá el encargado asimismo acatar las órdenes que se le impartan, aun cuando las mismas no figuraran en el indicado libro.

    Al encargado le está prohibido:

    m)     Utilizar la vivienda cuyo uso se le ha acordado, para otro fin que el de habitarla con Su familia, no pudiendo darle otro destino ni albergar en ella a personas extrañas ;

    n)       Prestar a los señores propietarios, servicios particulares de cualquier índole que fueran.

    NOTA: En los edificios con garaje, pileta de natación, jardín, depósito de baúles, etc., deberán adecuarse las disposiciones del reglamento interno a las especiales modalidades que surgen del funcionamiento de los ámbitos preindicados.

    Los Manuales

    Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática  la información de una organización.

    La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa.

    Estructura de los Manuales:

    §         IDENTIFICACIÓN

    Este documento debe incorporar la siguiente información:

    *      Logotipo de la organización.

    *      Nombre oficial de la organización.

    *      Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.

    *      Lugar y fecha de elaboración.

    *      Número de revisión (en su caso).

    *      Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

    *      Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

    §         ÍNDICE O CONTENIDO

    Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

    §         PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN

    Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.

    §         OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

    Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

    Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.

    §         AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

    Esfera de acción que cubren los procedimientos.

    Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en: procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o sectoriales.

    §         RESPONSABLES

    Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

    §         POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN

    En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

    Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:

    • Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.
    • Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo.
    • Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a los niveles jerárquicos superiores.
    • CONCEPTO(S)
      Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
    • PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación.
    • FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
    • DIAGRAMAS DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
      GLOSARIO DE TéRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales administrativos
      DISEÑO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.

    Importancia de los Manuales:

    Los manuales son  documentos escritos importantes porque concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

    Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

    Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

    Ventajas de los Manuales:

    §        Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

    §        Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

    §        Logran y mantienen un sólido plan de organización.

    §        Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

    §        Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.

    Desventajas de los Manuales:

    §        Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

    §        Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

    §        Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

    Ejemplos de Manuales

    INTRODUCCION

    El presente trabajo consiste en la elaboración de un manual de procedimientos usando información suministrada por la empresa PLASKASA en las áreas de producción, mantenimiento y transporte. Posteriormente se realizará una descripción detallada del proceso de producción, al igual que de 4 diferentes procesos que toman lugar hoy día en dicha empresa, utilizando las diferentes herramientas de diagnóstico.

    La elaboración de un manual de procedimientos se logra mediante la recolección de datos relevantes en los diferentes departamentos, y siendo asesorados por recursos humanos quien nos proporciona de las técnicas necesarias para el logro. Esta investigación también nos ayuda a determinar las diferentes fallas existentes en dichos procesos para así poderlas remediar de una manera pronta y oportuna, antes de que se susciten problemas que puedan afectar la productividad de la empresa. 

    3. Objetivo del Manual.

    El propósito de dicho manual es suministrar información sobre 4 diferentes procesos desempeñados en PLASKASA. Dichos manuales fueron realizados por cada departamento, en conjunto con la unidad de , que es la que suministra los métodos para su desarrollo.

    4. Reseña Histórica.

    La empresa Plásticos Kadia, S.A. (PLASKASA), inicia sus operaciones el 31 de Mayo de 1.985, teniendo como ubicación la avenida 64 con esquina avenida 66, No. B6 y B7, Zona Industrial, en la ciudad de Maracaibo, Estado Zulia. Tal como lo establece el Registro de Comercio No. 19, Tomo 33a, inscrita en el Registro Mercantil Primero de la circunscripción judicial del Estado Zulia. Con un capital suscrito de Bs. 3.000.000,00 y pagado de Bs. 3.000.000,00. Los accionistas actuales son: Mou Fan Fung Ng quien suscribió y canceló 750 acciones por un valor de 1.000 Bolívares cada una, el socio Mou Pui Fung Ng suscribió y canceló 750 acciones de la empresa, el socio Mou Shing Fung Ng suscribió y canceló 750 acciones y el socio Yuk Kan Fung Sien suscribió y canceló 750 acciones de la empresa. Es importante resaltar que los tres primeros accionistas nombrados son venezolanos y el cuarto es extranjero pero debidamente autorizado por la Superintendencia de Inversiones Extranjeras según Permiso No. S-9879, expedientes No. 15.445 de fecha 03 de Julio de 1984.

    Esta organización cuenta con 110 empleados (actualmente), en donde gran parte del personal conforman la unidad de producción; y en una pequeña proporción en el área de gerencia administrativa.

    Plásticos Kadia S.A. tiene como objetivo social la fabricación de bolsas plásticas, así como también todas las actividades relacionadas con el plástico.

    PLASKASA, en su lucha por mantenerse como una de las principales , productora de bolsas está en la ruta hacia la excelencia en la fabricación de este producto; a través de la actualización de sus procesos gestión con la adquisición de nuevas tecnología que le permite estar a la vanguardia en el mercado satisfaciendo las necesidades de los consumidores, cuya exigencia fomenta que día a día el producto sea cada vez de mejor calidad.

    5. Misión 

    La fábrica de Plásticos Kadia, S.A. tiene como misión, satisfacer las necesidades de los consumidores a través de la fabricación de bolsas plástica de diferentes medidas.

    Utilizando para tal fin el polietileno de alta y baja densidad y los colorantes como materia prima fundamental para el proceso de transformación el cual se llevará a cabo a través de los departamentos de Extrusora y Sellado-Empaque; todo esto basándose en los más modernos enfoques de calidad, gerencia y tecnología.

    6. Visión

    Plásticos Kadia, S.A. (PLASKASA) es una fábrica que tiene como visión mantener su supremacía en el sector industrial a través de la captación e incremento de la cartera de clientes.

    Ser la empresa líder de su ramo en el Mercado Nacional participará en el Mercado Internacional satisfaciendo las necesidades y exigencias de sus clientes, con producto y servicios de la más alta calidad a precios competitivos, utilizando recursos humanos altamente calificados, los mejores insumos en tecnología de vanguardia, para lograr ser una empresa altamente rentable.

    Cultivar un ambiente donde todos sus trabajadores sean capacitados y motivados a desarrollar su más alto potencial de productividad y creatividad, para que, quienes laboren en ella mantengan compromiso, lealtad y orgullo, alcanzando así más alta satisfacción en el trabajo.

    Ser una empresa capaz de alcanzar retos con una estructura dinámica que promueva inversiones con potencial de desarrollo y rentabilidad.

    Administrar adecuadamente sus recursos, orientándolos hacia el respeto por el y al mejoramiento de la sociedad.

    Contribuir con el desarrollo del país mediante su permanencia en el marco económico nacional y su participación en el mercado internacional, actuando conforme a principios éticos y disposiciones legales".

    7. Descripción de la Empresa.

    Sólo una mirada atenta y creativa puede descubrir en lo obvio algo nuevo. La tecnología utilizada es la última disponible en el continente. Nuestros procesos son diseñados para un permanente perfeccionamiento, al igual que nuestros profesionales se empeñan en ser expertos inspirados y futuristas. 

    PLASKASA quiere fundar su filosofía en la riqueza de los seres humanos que dan vida al equipo. Creemos en la mayor riqueza que aporta el trabajar como comunidad, como un equipo, con el dinamismo que proporciona la variedad de enfoques, la pluralidad de ideas. Queremos que esto último sea una fuente principal de nuestro compromiso innovador. 

    Esta empresa se dedica a la transformación de politilenos para el uso diario y oportuno (Bolsas Plásticas) mediante la maximización de esfuerzos y el aprovechamiento de los recursos. Aspiramos a ser siempre expertos en el negocio de nuestro cliente. La estrategia de PLASKASA es prestar el mejor servicio desde cerca, porque sólo allí logramos comprender sus desafíos y ofrecer nuestra experiencia basada en la realidad. Fidelidad, compromiso y estrechos vínculos con nuestros clientes y sus problemas nos permiten conocer y proyectar junto a ellos. 

    Para lograr que entre cada cliente y nosotros surjan respuestas, soluciones frescas y originales, buscamos cultivar una complicidad fructífera con ellos. Un vínculo que permita nuevas perspectivas al momento de los retos y desafíos. 

    El punto donde buscamos producir la innovación es donde se cruza nuestra experiencia con la necesidad de soluciones de nuestros clientes. Allí es donde la visión que tenemos puede producir resultados duraderos.

    Proceso de elaboración de las bolsas con imágenes.

    Extrusión: Procesando la materia prima. Esta vendría a ser la primera etapa en cuanto a todo proceso que requiera mangas o láminas de polietileno de alta y baja densidad además del polipropileno monorientado, ya sea para impresión, laminado, refilado, sellado o despacho. Se cuenta con un gran número de extrusoras capaces de generar más de 200 toneladas mensuales, nuestro personal obrero esta capacitado para cubrir las exigencias del mercado tanto en polietileno de alta ( mangas o láminas de alta resistencia, medidas comerciales, bolsas t-shirt, etc.

    Diseño: Creatividad e imagen. En esta etapa, conjuntamente con las ideas y/o bocetos propuestos al cliente se elabora la imagen del producto; para ello contamos con modernos equipos de cómputo de última generación y con un equipo de diseñadores, que desarrollarán propuestas para satisfacer los gustos más exigentes. A su vez, elaborarán el plan de diseño, que consiste en la separación de colores a utilizarse y su distribución en un plano mecánico, así como la ganancia de puntos, el nivel de curvas, el porcentaje de colores en tricomías y cuatricomías.

    Filmación: Elaborando el mapa. El diseño ya terminado y separado por colores se filma en películas de aluro de plata, llamados negativos; es aquí donde se controla la densidad y el ángulo de las tramas, además de su respectiva emulsión.

    Pre - Prensa: Materializando las ideas. Llegada la película a esta área, el encargado de la Pre-Prensa revisa las imperfecciones que puedan tener el diseño o los negativos. Con_ juntamente para una verificación más exhaustiva se realiza un proceso adicional que se llama cromachek; que consiste en un filmado de las láminas de color a través de las cuales se verifica la superposición de los colores del elemento que se va a imprimir, fijando los dibujos de las películas mediante una exposición de ambas en luz ultravioleta.




     Una vez aprobado esto se procede con el quemado de las planchas, que es muy semejante al cromachek; sólo que en su lugar se utilizan polímeros fotosensibles (clisés). De esta manera se obtienen los diferentes grabados y tramas que se necesitan para el proceso final de Flexo-Impresión.

     Montaje: Exactitud y precisión. Los clisés o cireles adecuadamente acabados, son medidos en espesor para ver su uniformidad. Visto esto, se procede a la colocación de los mismos en los cilindros o camisas a usarse en las máquinas flexográficas. La precisión de éstos debe ser total, el mínimo error podría causarnos una mala sincronización de colores al momento de la impresión. Estamos seguros de la capacidad de nuestros montadores, pero somos conscientes que las necesidades de nuestros clientes son lo primero; por ello, hacemos uso de una montadora micropunto / sacaprueba.

    Matizado: Poniéndole color a la vida. El matizador es la persona encargada de proporcionar la tinta en los colores y tonalidades necesarios, mediante el uso de las pantoneras y colorímetros debidamente calibrados. A su vez, determina que tinta es la más apropiada para su utilización, con respecto a productos de impresión interna o externa.

    Flexo - Impresión: Tecnología y destreza. Esta es la última etapa en cuanto a impresión se refiere, para ello contamos con flexo-impresoras de cuatro, seis y hasta ocho colores; que complementadas con el personal calificado nos permiten entregarle un producto de la más alta calidad de imagen en el menor tiempo posible.

    Control de calidad: Exigencia al 100%. El minucioso control que es aplicado en los diferentes procesos de producción, hacen de Plaskasa una de las más competentes en la industria plástica. La experiencia obtenida a través de los años, es la base para garantizarle una óptima calidad en sus productos.

    Laminado: Uniendo nuestras fuerzas. Una vez que el producto impreso es destinado a esta área, se procede al laminado, que es la unión de dos o más láminas, por lo general una lámina impresa con otra(s) sin impresión mediante un adhesivo. Una vez pegados, el producto debe estar en reposo por un tiempo mínimo de tres días , para asegurar así la perfecta adhesión entre éstas láminas. Un envase laminado posee varias virtudes, como por ejemplo: mayor resistencia en el uso, prolongado tiempo de conservación del producto envasado, etc.

    Corte: Proporciones justas a su medida de trabajo. Los rollos de los productos en proceso salidos de extrusión, impresión y laminado, son llevados a esta área para darle la medida final en el ancho, sentido, tensión de corte y díametro exacto; además se corrigen otros defectos que pueda presentar el producto final, llámese mala tensión, encartuchamiento y telescopeo. Nuestras refiladoras pueden alcanzar una velocidad de corte de 400 metros por minuto.

    Sellado: El toque final. Este es el último proceso a darse en nuestra planta, la capacidad instalada para sellar diferentes tipos de materiales ( polietileno, polipropileno y bopp ), la variedad de selladoras para diferentes tipos de sellos ( fondo, lateral, parche con troquel, t-shirt, etc. ) y nuestros selladores debidamente capacitados, garantizan que su producto será entregado, según sus requerimientos, tanto en cantidad como en calidad.

    8. Objetivos de la Empresa.

    Investigar el mercado con respecto a los canales de distribución de este negocio son de carácter directo porque es indispensable lograr el contacto con el cliente para llegar de esta manera a un acuerdo en el precio, forma de pago y punto de entrega. 

    Desarrollar un plan estratégico para ampliar la producción y lograr satisfacer la demanda del Mercado internacional.

    Reclutar 80 vendedores mas, para asi lograr atender la creciente demanda.

    Desarrollar nuevos planes de adiestramiento, ya que existen nuevas normas de higiene y seguridad industrial, y así lograr reducir la cantidad de accidentes de trabajo. 

    9. Políticas de la Empresa.

    La forma de pago es por depósito a cuenta, o con cheque de gerencia únicamente.

    El envío se efectúa al momento de recibir el depósito, cuando se envía el pedido, se les manda una copia de la guía de embarque por e-mail, para que ustedes certifiquen que ya se efectuó dicho envío y puedan darle seguimiento al paquete con los de la mensajería. 

    La empresa suministrara a los empleados del adiestramiento necesario para el manejo de los equipos de extrusión y sellado.

    La empresa proporcionara a los empleados del material adecuado para la ejecución de sus actividades.

    12. Descripción General de los procesos.

    GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
    UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:

    Esta unidad tiene a su cargo la captación y desarrollo del personal de la organización con el fin de competir con éxito de forma sostenida en el tiempo, a través de planes, procesos y prácticas alineadas con la estrategia organizacional de creación de valores.

    Así mismo, apoyar a las unidades operativas en el proceso permanente de adaptación a los diferentes en la búsqueda de la máxima competitividad en cada uno de ellos.

    De igual forma garantizar que todas las personas de la organización puedan aplicar eficientemente todas sus capacidades individuales, obteniendo el máximo provecho de éstas, mediante un conjunto de políticas y esquemas de gestión que además contribuyen a que las personas se sientan más integrada, motivadas y comprometidas con los objetivos de la organización.

    UNIDAD DE COMPRA-VENTA:

    La unidad de compra y ventas desempeñan la actividad principal de toda organización, de ella depende que la cartera de clientes y proveedores sea cada vez mayor.

    Esta unidad elabora las políticas de ventas y compras, que ayudan a prever las condiciones de contratación de manera de favorecer la optimización de los planes de producción.

    Su objetivo es establecer y afianzar los contactos en primer término con los clientes, siendo el responsable de identificar cabalmente sus requerimientos y plasmarlo adecuadamente en la orden de producción y en un segundo término con los proveedores quienes suministran la materia prima adecuada que le ayudara a la fabricación de un producto de calidad.

    Por otra parte la unidad tiene la responsabilidad de vigilar el funcionamiento adecuado de la red de distribución de manera que los productos no se deterioren antes de ser adquiridos por el cliente.

    La unidad de ventas-compras se encarga además de la identificación precisa de la demanda, con el objeto de ayudar a la optimización de la planificación y programación de los procesos productivos.

    Cada una de estas actividades conllevan a que la unidad este en la capacidad de sistematizar la actuación de la competencia, a fin de retroalimentar las políticas de precios y financiamientos ofrecidas por la organización a los clientes.

    UNIDAD DE TRANSPORTE:

    La unidad de transporte tiene como función la administración de su personal, dentro del cual están los chóferes y mecánicos, así mismo la coordinación y elaboración de convenios con otras que facilitan los procesos de distribución a nivel nacional.

    Como estrategia fundamental la unidad coordina sus operaciones con el resto de las unidades departamentales lo que le garantiza el éxito de sus gestiones. 

    A su vez dicha unidad elabora los cronogramas de mantenimiento y reparación de las unidades móviles, que son utilizadas para cumplir con el objetivo del departamento, que no es más que la distribución eficiente y efectiva del producto que es elaborado por la empresa.

    UNIDAD DE CONTRALORÍA Y TESORERÍA:

    Esta unidad tiene a su cargo la responsabilidad de la medición, identificación, acumulación, análisis, preparación, interpretación, y comunicación de la información financiera que será utilizada por la administración para planear, evaluar y controlar dentro de una organización.

    Así mismo se encarga de preparar los informes financieros que serán utilizados por la gerencia para la toma de decisiones dentro de la organización.

    La unidad de contraloría y tesorería al igual que las demás unidades de la organización tienen sus funciones específicas, dentro de ella se manejan los registros contables que requieren realizarse para que la empresa pueda operar. Las operaciones más comunes realizadas en esta unidad son: el registro de nómina, registro de compra de materia prima y venta de productos, así como también cálculos de costos, gastos e impuestos y elaboración de estados financieros que serán utilizados por la gerencia.

    Por otra parte maneja las relaciones con los inversionistas, trámites bancarios, créditos y cobranza y administración de , las cuales son claves para una organización. Esta unidad es el centro de los asuntos financieros y operativos de PLASKASA, ya que maneja en lo ámbito contable, donde se da a conocer la situación económica de la empresa.

    GERENCIA DE OPERACIÓN.
    UNIDAD DE PRODUCCIÓN:

    La unidad de producción es una de las más complejas, ella involucra la esencia de la organización como es, la fabricación de un producto que satisfaga las necesidades de los consumidores.

    En efecto un producto necesita de un procedimiento específico, el cual debe tomar en cuenta la capacidad de producción de la organización, para ello la unidad maneja la preparación de planes donde se establecen los lineamientos relativos a la orientación de los procesos de cambio que se deben generar en las operaciones, así mismo, emplea los programas de producción los cuales constituyen un conjunto de objetivos y acciones orientadas a la ejecución de las normas contenidas en el plan.

    Es importante destacar que para llevar a cabo un proceso de producción, debe analizarse la combinación de las maquinarias ya que permite, disminuir los costos de producción, desperdicio de tiempo y materia prima, además ayuda a la entrega a tiempo del producto terminado.

    El diseño del producto también forma parte de las operaciones realizadas por esta unidad, donde se describe y especifica las características y exigencias del cliente, en el momento de confección del producto.

    La unidad de producción realiza los cronogramas de mantenimiento de las maquinarias lo que permite prever posibles anormalidades en el funcionamiento de los equipos. De igual forma tiene a su cargo el análisis de los inventarios físico, donde se verifican las existencias en almacén ya sea de la materia prima para determinar los pedidos (ordenes de compras) que deberán efectuarse para el abastecimiento de la misma, o bien de los productos terminados la cual define la capacidad para atender las necesidades del mercado.

    Otras de las actividades de esta unidad es la evaluación de existencias de repuestos y herramientas, lo cual respalda los cronogramas de producción para evitar la paralización del proceso productivo por escasez de piezas o utensilios.

    Así mismo se llevan a cabo registro de las operaciones diarias del departamento, utilizadas para descartar cualquier falla que impida el buen funcionamiento de las maquinarias.

    UNIDAD DE MANTENIMIENTO:

    El mantenimiento es una de las variables claves para garantizar que la empresa produzca de manera eficiente y efectiva, colabora a que el funcionamiento cotidiano se ejecute adecuadamente sin impedimento alguno, garantizando la disponibilidad de los equipos.

    Para cumplir con lo anterior la unidad realiza los distintos cronogramas que son elaborados por los departamentos lo cual, será esencial para la oportunidad de entrega de la materia prima y por ende del producto terminado.

    Un mantenimiento adecuado permite además, que las maquinarias estén calibradas y en buenas condiciones para producir, así mismo disminuye los costos y proporciona condiciones de seguridad laboral favorables, asegurando un trabajo de calidad.

    La unidad de mantenimiento para cumplir eficazmente con sus funciones realiza una revisión periódica a los libros de anormalidades de equipos, los cuales son llevados por la unidad de producción en donde se registran los posibles defectos que se detectan, esto coopera con un ritmo de trabajo fluido y sin sobresaltos.

    UNIDAD DE CONTROL DE CALIDAD:

    El objetivo central de esta unidad es garantizar que los procesos realizados por la organización conduzcan a la elaboración de un producto o prestación de servicios que satisfagan realmente las necesidades y expectativas de sus clientes internos y externos.

    Esto implica que todas las funciones y procesos de la organización operen en conjunto con el fin de lograr un mejoramiento continuo de los bienes y servicios que en ella se ofrecen. Al respecto la empresa debe demostrar su compromiso en todos los niveles jerárquicos, con el objeto de lograr las metas establecidas.

    La unidad de control de calidad se encarga de la supervisión de las actividades que se realizan en cada uno de las divisiones, esto ayuda a que la operatividad de la organización sea efectiva.

    Para ello es necesario que la unidad, elabore una planificación donde se establecen los requisitos o características a controlar en cada una de las unidades, estableciendo políticas y estrategias que luego a través de métodos de control son revisadas, identificado así cualquier falla que pudiera afectar el sistema.

    Otra de las funciones, es la verificación del proceso productivo la cual es llevada mediante la supervisión de todas y cada una de las etapas de procesamiento del producto, con el objeto de hacer los ajuste pertinente para evitar cualquier defecto; esto en función de que resultados obtenidos sean 100% confiables.

    13. Descripción del Procedimiento

    1.       Proceso de mantenimiento de estaciones de trabajo defectuosas.

    Paso 1: Se hace una requisición al departamento de soporte técnico.
    Paso 2: El Técnico (ingeniero en computación) examina los componentes del computador.
    Paso 3: Solicita al gerente de mantenimiento las piezas.
    Paso 4: El gerente de mantenimiento hace una revisión del inventario para ver si las piezas se encuentran en existencia.
    Paso 5: De no existir las piezas elabora una orden de compra para las piezas necesitadas.
    Paso 6: Se entrega orden de compra al motorizado para que proceda a ubicar las piezas.
    Paso 7: El motorizado entrega las piezas nuevas en el departamento de mantenimiento.
    Paso 8: El auxiliar contable registra la factura en la .
    Paso 9: El gerente de mantenimiento le hace saber al técnico que las piezas están en existencia.
    Paso 10: El técnico procede a cambiarlas.
    Paso 11: Se revisa que no falte nada y que todo este en orden.
    Paso 12: Fin del proceso.

    14. Descripción General del Proceso 2.

    Proceso de ensamblaje de una maquina de soldar.

    Paso 1: El técnico de mantenimiento ubica un lugar acorde con lo requerimientos donde instalar la maquina.
    Paso 2: Se le realiza un mantenimiento preventivo a la maquina.
    Paso 3: El electricista establece las conexiones eléctricas pertinentes.
    Paso 4: El técnico de mantenimiento hace una revisión de las piezas que conforman la maquina de soldar, si falta alguna se pide al almacén de mantenimiento.
    Paso 5: El técnico de mantenimiento ensambla la maquina de soldar.
    Paso 6: El electricista revisa que la instalación eléctrica este correcta, de no ser así realiza los ajustes pertinentes. 
    Paso 7: El técnico de mantenimiento revisa que la maquina este ensamblada e instalada correctamente, de no ser así se reinicia todo el proceso.
    Paso 8: Fin del proceso.

    15. Descripción General del Proceso 3.

    Proceso de solicitud de crédito a entidades bancarias.
    Paso 1: El cliente recolecta la información requerida y emite una solicitud de crédito.
    Paso 2: Los datos son recibidos, estudiados y verificados por la unidad de contraloría y tesorería.
    Paso 3: Contraloría elabora un informe de crédito en base a los datos verificados.
    Paso 4: El informe es enviado y recibido por la gerencia de administración y finanzas para tomar la decisión, la cual de ser negativa, los datos son revisados nuevamente.
    Paso 5: Al aprobarse la solicitud, la gerencia de administración y finanzas definen las políticas y normas a seguir por el cliente.
    Paso 6: La gerencia elabora el contrato y se le entrega al cliente.
    Paso 7: Fin del proceso.

    16. Descripción General del Proceso 4.

    Proceso de transporte.

    Paso 1: Se toma la orden de transporte.
    Paso 2: Los operarios del almacén ubican los productos terminados solicitados.
    Paso 3: Los operarios del almacén embalan la mercancía de una forma adecuada para que no se estropee en el camino al cliente final.
    Paso 4: Se determina la ruta a seguir por el transporte.
    Paso 5: El pedido se lleva al camión repartidor.
    Paso 6: Se firma la orden de salida.
    Paso 7: Fin del proceso.

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    CONCLUSIÓN

    Se puede concluir que los manuales de procedimiento son fundamentales para los procesos de una empresa, ya que sin ellos se pierde tiempo muy valioso, al igual que se desaprovechan muchos recursos, tanto financieros como humanos.

    El dominio de las herramientas de diagnóstico, como son los flujogramas, es muy importante que lo tengan claro los gerentes de procesos, ya que es la que mas usada para dicha tarea, al igual que los diagramas de procesos. 

    Esto desarrolla conciencia para la alta gerencia, para que implante programas de entrenamiento en los diferentes departamentos (especialmente en ) de capacitación en la elaboración de los manuales de procedimientos, para así poder tener una guía en caso de que falle algo en el proceso productivo, ya que ese es el propósito fundamental de su elaboración. Esperemos se den cuenta del tesoro tan invaluable que son para cualquier organización.  

    Los Boletines

    Los boletines, se definen como publicaciones periódicas sobre un determinado campo del saber.

    Ejemplos de Boletines

    Las Entrevistas

    La Entrevista es una conversación entre dos o más personas, en la cual uno es el que pregunta (entrevistador). Estas personas dialogan con arreglo a ciertos esquemas o pautas de un problema o cuestión determinada, teniendo un propósito profesional.

    Presupone la existencia de personas y la posibilidad de interacción verbal dentro de un proceso de acción recíproca. Como técnica de recolección va desde la interrogación estandarizada hasta la conversación libre, en ambos casos se recurre a una guía que puede ser un formulario o esquema de cuestiones que han de orientar la conversación.

    Otra definición sencilla sería:

    La Entrevista es la comunicación interpersonal establecida entre investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a los interrogantes planteados sobre el tema propuesto.

        EL ENTREVISTADO deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.

        EL ENTREVISTADOR es el que dirige la Entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la Entrevista.

    Estructura de las Entrevistas:     

    La entrevista de trabajo suele habitualmente estructurarse de la siguiente forma:

    Saludo / Bienvenida. Es habitualmente el primer contacto personal entre el candidato y el entrevistador.

    • Conversación inicial
    • Introducción
    • Preguntas del entrevistador / Respuestas del candidato
    • Cierre o Despedida

     Después de haber pasado sobre todos los puntos anteriores, solo nos queda mencionar qué hacer en el momento de la despedida de la entrevista.

     La entrevista estará a punto de finalizar, a punto de llegar a su fin cuando nos hagan preguntas sobre si deseamos formular alguna pregunta, si tenemos alguna duda que queramos resolver.

     Siempre que tengamos alguna duda sobre el proceso de selección, las funciones del puesto, el lugar de trabajo, etc.  este es el momento idóneo para la realización de esas preguntas. De esta forma, podemos demostrar el entusiasmo por el puesto de trabajo.

     Ventajas:

    ·         La Entrevista es una técnica eficaz para obtener datos relevantes y significativos desde el punto desde el punto de vista de las ciencias sociales, para averiguar

    ·         La información que el entrevistador obtiene a través de la Entrevista es muy superior que cuando se limita a la lectura de respuesta escrita

    ·         Su condición es oral y verbal.

    ·         A través de la Entrevista se pueden captar los gestos, los tonos de voz, los énfasis, etc., que aportan una importante información sobre el tema y las personas entrevistadas.

    La ventaja esencial de la Entrevista reside en que son los mismos actores sociales quienes nos proporcionan los datos relativos a sus conductas, opiniones, deseos, actitudes, expectativas, etc. Cosas que por su misma naturaleza es casi imposible observar desde fuera.

    Desventajas:

    ·         Limitaciones en la expresión oral por parte del entrevistador y entrevistado.

    ·         Se hace muy difícil nivelar y darle el mismo peso a todas las respuestas, sobre todo a aquellas que provienen de personas que poseen mejor elocuencia verbal, pero con escaso valor informativo o científico.

    ·         Es muy común encontrar personas que mientan, deforman o exageran las respuestas y muchas veces existe un divorcio parcial o total entre lo que se dice y se hace, entre la verdad y lo real.

    ·         Muchas personas se inhiben ante un entrevistador y les cuesta mucho responder con seguridad y fluidez una serie de preguntas.

    ·         Existen muchos tema tabúes entre las personas, algunos de los cuales producen rechazo cuando se trata de responder preguntas concretas, como por ejemplo temas políticos sexuales, económicos, sociales, etc.

    Importancia

    La entrevista de selección sirve fundamentalmente para:

    ·         Determinar si es adecuado el candidato para el lugar de trabajo que se precisa cubrir. Complementar la información obtenida mediante el currículum y las pruebas psicotécnicas para proporcionar a la empresa información sobre la personalidad, actitudes y motivación del entrevistado. Hay que destacar la importancia de la motivación a la hora de encontrar un lugar de trabajo. Así pues es importantísimo: querer encontrar un  trabajo, la motivación que se demuestre y se tenga hacia el trabajo, la voluntad y el interés por aprender, etc.

    ·         Proporcionar información al solicitante sobre las características del lugar de trabajo, de la organización, de la remuneración, de las personas con las que tendrá que trabajar, etc.

    ·         Buscar los elementos importantes de la persona que estén relacionados con el lugar de trabajo y con la organización.

    ·         Con cada entrevista se busca obtener una información que permita establecer dos hipótesis generales.

    ·          Si el/la candidat@ será capaz de desarrollar la función en el lugar de trabajo

     Si encajará dentro de la organización.

    Ejemplo de Entrevista:

    En el colegio la supervivencia depende de la intuición

    A Sergio Vilelan (25) hay que seguirle la pista. Su primer libro El Cadete Vargas Llosa publicado por la editorial Planeta y prologado por Alberto Fuguet lo han convertido en uno de los escritores más interesantes de no ficción. Actualmente es sub-editor de la revista Etiqueta Negra. Lo que sigue es su testimonio sobre el primer día de clases. Una historia de adaptación y supervivencia.

    Por Daniel Flores Bueno

    ¿Cómo recuerdas tu primer día de clases en el colegio?

    No creo que haya existido en el mundo ningún niño más llorón que yo. Estuve tres años en el nido y todas las mañanas, cuando cruzaba la puerta, me ponía a chillar. Nunca terminé de entender el porqué de mi terror, aunque si recuerdo que hasta mis compañeros se acostumbraron a mi ritual diario. Y a veces algún solidario se sumaba. Cuando entré al colegio toda mi familia apostó que volvería locos a los profesores con mi costumbre. Pero me curé. Llegué a mi casa tras el primer día de clases y todos me preguntaron: «¿Lloraste?» Y yo les dije que ya era grande, que ya estaba en el colegio.

    ¿Crees que el colegio es el primer espacio en donde uno recibe un acelerado de adaptación y supervivencia?

    El colegio es la primera experiencia tribal. La primera vez en que uno se convierte en parte de un grupo y aparece la comparación como forma de mirar el mundo. Porque la adaptación y la supervivencia nacen de allí, de comparase con los demás y de entender qué lugar ocupa cada uno en la tribu. La supervivencia depende de la intuición que uno tenga para entender la dinámica del grupo, y con quién se hacen las alianzas.

    ¿Qué te dio el colegio y que no te dio?

    Estuve en dos colegios muy opuestos. Uno te exigía que vayas a misa los domingos y el otro te exigía pensar. En uno te llaman por tu apellido y en el otro por tu nombre. En uno la disciplina era el valor más importante y en el otro la creatividad. Pasé de ser un recluta a ser una persona. Y creo que ese equilibrio fue perfecto. Porque después de haber vivido dos vidas escolares tan diferentes podía valorar y entender que el mundo también tiene esos matices.

    ¿Qué habilidades tuviste que aprender fuera del colegio y que hoy utilizas para sobrevivir?

    El ejercicio más difícil de todos: el de la empatía. Practicar ese juego en el que hay que ponerse en los zapatos del otro para tratar de entenderlo y luchar contra la vocación tan humanamente egoísta siempre es difícil.

    Los Avisos

    Noticia dada a alguno.  Indicio, señal.  Consejo, advertencia, anuncio. 

    Ejemplos de Avisos:

    Los Recibos

    Es un documento firmado en el que se aclara haber recibido algo.

    Hay variedad de modelos.  Generalmente, en el comercio, se adquieren formatos de recibos impresos para facilitar la confección de los mismos, en los que solamente es necesario llenar los espacios que aparecen en blanco.

    Características:

    1.      Membrete o nombre de la Empresa.

    2.      Numero RUC.

    3.      De quien recibió dinero.

    4.      De cuanto fue la cantidad (en número y letra).

    5.      En concepto de que se recibió ese dinero.

    6.      Si el dinero se recibió en efectivo o en cheque.

    7.      El día, la fecha y el año.

    8.      Firma de quien entrego y quien recibió.

    Ejemplo de Recibo:

    INSTITUTO NICARAGUENSE DE REFORMA AGRARIA

    Teléfono: 2684194 - Fax: 2533944

    Managua, Nicaragua

    RUC.: 080590

    Recibí de: AZUCARERA LACAYO MONTEALEGRE HERMANOS, S.A.

    La cantidad de: C$1,830.00 (Un mil ochocientos treinta córdobas netos).

    En concepto de: Cancelación por Inspección de Finca Santa Martha, por un área de 366.58 manzanas.

    Efectivo:   X                                                              Cheque No.:___________________

    Managua                 13               de             Septiembre                 del                       2008.

    Las Facturas

    Existen muchas clases de formularios comerciales diseñados para facilitar las labores de la Secretaria.  Entre ellos, uno de los más comunes la FACTURA, que es una numeración de los cargos en un pedido.

    Cada Empresa tiene sus propios formularios, diseñados de acuerdo con la naturaleza de sus transacciones; por lo general, los formularios están diseñados para enumerar en forma de columnas los artículos, precios y cantidades.

    Características:

    Aunque las facturas pueden tener aspectos muy diferentes, todas han de contener una serie de datos mínimos para que el documento sea válido. Así, es imprescindible que aparezca el número de factura, que servirá para su identificación, y la fecha en la que se realiza, así como los datos básicos (nombre, domicilio y NIF) tanto de la persona que emite la factura como de aquélla a la que va dirigida.

    Igualmente, es necesario incluir una descripción de los servicios prestados por los que se emite la factura, así como el importe de los mismos. Por último, se ha de detallar el tipo de IVA y de IRPF que se aplica, el importe resultante y la forma de pago.

    Estructura:

    La estructura de la factura quedaría, pues, de la siguiente forma:

    1. Datos identificativos del profesional que presta los servicios: nombre completo, domicilio y NIF.

    2. Identificación del documento o número de factura: todas las facturas han de ir numeradas de forma correlativa, es decir, no se puede saltar del número 103 a la 106, por ejemplo.

    3. Fecha de la factura: también hay que tener en cuenta que las fechas de las facturas han de ir de acuerdo a su numeración, es decir, la factura 106 no puede tener una fecha anterior a la 105.

    4. Datos de la persona o empresa a la que va dirigida la factura: nombre completo, dirección o razón social y NIF.

    5. Concepto de la factura: breve descripción de los servicios prestados, por ejemplo elaboración de tal artículo o traducción al inglés del libro.

    6. Importe de la operación: se detalla la base imponible, es decir, la remuneración a percibir sin aplicar ningún tipo de impuestos.

    7. Retención del IRPF: cantidad resultante de aplicar al importe anterior una retención que, actualmente, es del 15% en la mayoría de los casos; no obstante, se aplicará un 7% durante los tres primeros años de inicio de la actividad, siempre y cuando no se haya ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior a la fecha de comienzo de las actividades actuales. Por otra parte, esta circunstancia se habrá de comunicar por escrito al destinatario de la factura, que tendrá que conservarla debidamente firmada.

    8. Importe del IVA: cantidad resultante de aplicar al importe inicial un 16%, aunque hay una serie de actividades que están exentas de IVA o tributan en diferente porcentaje.

    9. Cantidad total a percibir: la suma del importe inicial, menos la retención del IRPF, más el importe del IVA.

    10. Forma de pago: si es mediante domiciliación bancaria hay que incluir el número de cuenta al que queremos que se nos ingrese la cantidad solicitada.

    Por otra parte, hay que tener en cuenta que sólo puede expedirse un original de cada factura, aunque es posible realizar duplicados, ya sea porque en una misma operación hay diversos destinatarios o porque se ha perdido el original. Dichos duplicados, que a efectos legales tienen la misma validez que los originales, tendrán que contener la palabra, duplicado o copia y el motivo de su emisión.

    Por último, hay que recordar que es importante conservar todas las facturas emitidas durante el período que la Administración tiene para determinar la cantidad a tributar como resultas de las operaciones correspondientes, aunque podrán guardarse, además de en papel, en soporte digital o en microfilms.

    Ejemplo de Factura:

    RAUL LACAYO, S.A.

    (HACIENDA "LA CALERA")

    RUC.: 120449 - 3614

    Bolonia, Portón del Hospital El Retiro

    1 c. al lago y 1 ½ c. arriba, Managua.

    Teléfono: 266-5913

    Contado___________

    Credito________     

         

    Fecha:_________

     

    Cliente:

    Direccion:

    Telefono:

     

    Código

    Cantidad

    Unid. De Medida

    Descripcion

    Precio Unit.

    PRECIO TOTAL

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Efectivo:

     

     

     

    Suma C$

     

    Cheque No.:

     

    Banco

    Impuestos C$

     

     

     

     

     

    TOTAL C$

     

     

     

     

     

     

     

     

    Elaborado por:

     Cliente:

     

    CODIGO DE PROVEEDOR

     

     

    No. 01977

    (Lit. EL RENACIMIENTO - RUC 170757 - 3534 - 20 B. 50 J. (5). 0001-1,000 - OT. 2,008 - 11/07).

    Entregue Conforme                                                                                   Recibí Conforme

    Los Cheques

    Se definen como  una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.

    Otra definición es un documento que ha de librarse contra un banco o una entidad de crédito que tenga fondos a disposición del librador y de conformidad con un acuerdo expreso o tácito según el cual el librador tenga derecho a disponer por cheque de aquellos fondos.

    Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

    Los Pagarés

    Son activos de renta fija a corto plazo. Su vida, como máximo, es de dieciocho meses. Los pagarés cubren la financiación de corto plazo de las . Como las letras del Tesoro, los pagarés también se emiten al descuento.

    El Pagare es una promesa incondicional por escrito hecha por una persona a otra, firmada por quien la hace, comprometiéndose a pagar a la vista o en una fecha futura fija o determinable cierta suma de dinero, a la orden o al portador.

    El pagare como documento negociable es un título con valor determinado y cada vez que emiten un pagare lo único que creas es una nueva obligación con plazos prescriptivos específicos. Para efectos procesales un contrato (de línea) y un pagare son títulos ejecutivos perfectamente individualizados y cada una demuestra una obligación especifica. Así si tu tienes un pagare vencido con una suma cierta exigible, puedes hacerlo valer perfectamente en un Tribunal; igualmente si tienes un contrato de línea solo basta determinar la suma adeudada para que el documento tenga fuerza ejecutiva.

    Los pagarés siempre son nominales, no se admiten pagarés al portador. Por lo que no existe un modelo timbrado, ni precisa cumplir ningún modelo determinado. Sólo con indicar la obligatoriedad de pagar a una persona o entidad en una fecha una cantidad es suficiente para ser válido.

    Hay que recordar que una obligación para que sea exigible debe estar de plazo vencido si el vencimiento del pagare es a un año solo después de transcurrido el año será exigible, a menos que exista alguna cláusula que justifique el vencimiento anticipado de la obligación.

    Características de los Pagarés:

    Los pagares o vales entre comerciantes o por actos de comercio del parte del obligado, deben contener:

    §       Fecha.

    §       Cantidad en número y letras.

    §       La época de su pago.

    §       La persona a quien o cuya orden deberá pagarse.

    §       La expresión si son por un valor recibido.

    §       Valor de Cuenta.

    §       La falta de uno de estos requisitos da lugar para que el documento no sea considerado pagare, salvo:

    · El Pagare cuyo vencimiento no este indicado será considerado pagadero a la vista.

    · El pagare que no indique lugar de su emisión, se considerara firmado en el lugar que figure junto al nombre del firmante.

    Estructura de los Pagarés:

    Los requisitos mínimos que se aconsejan son los siguientes:

    §         Identificación del obligado.

    §         Declaración unilateral de pago (debo y pagare).

    §         Indicación de la persona o a cuya orden deba pagarse.

    §         Indicación de las expresiones "a la orden" (Que la letra puede negociarse) y "sin aviso y sin protesto" ( que el requerimiento del pago no esta sujeto al cumplimiento de tramite alguno) .

    §         Fecha de vencimiento.

    §         Cantidad del crédito expresada en letras y en número, si difieren, prevalecerá la cantidad expresada en letras.

    §         Señalamiento de la tasa de interés a cobrar.

    §         Lugar y fecha de emisión.

    §         Firma del obligado.

    §         Por lo común en el pagaré intervienen dos personas: El suscriptor que es la persona que firma el documento con la promesa de pagarlo y el beneficiario que es la persona a quien debe pagarse el documento.

    Ejemplo de Pagarés:

    PAGARé

     

    ESCUELA POLITECNICA DE COMERCIO                                                                                          Telefono 2401287 - Apdo. 3400                                                                                                                 Bo. Campo Bruce, Igl. San Nicolás de Tolentino 1 c. al sur                                                     Managua, Nicaragua

    P A G A R é

    POR: C$200.00

                PAGARE a la orden de la "ESCUELA POLITECNICA DE COMERCIO",  la cantidad de C$200.00 (DOSCIENTOS CORDOBAS NETOS), el día dos de octubre del dos mil ocho, por igual valor recibido a mi entera satisfacción.

                En caso de falta de pago me comprometo a pagar el uno por ciento (1%) de interés mensual desde la fecha de su vencimiento hasta su pago en efectivo.

                Managua, ocho de septiembre del dos mil ocho.

                                                                                                       

                                                               Rossana Ramírez  Díaz   

                                                                 Contadora      

     

     

     

     

    Autor:

    Nadiu

    nadiuze[arroba]hotmail.com



    Artículo original: Monografías.com

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