Diseño de un Sistema de Control Contable dirigido al personal administrativo

  1. Problema
  2. Propuesta
  3. Análisis del sistema
  4. Descripción de las dependencias del Área de Administración
  5. Análisis de factibilidad
  6. Diseño conceptual del sistema
  7. Bibliografía

Problema

Los avances en materia de tecnología y sus efectos socioeconómicos agilizan la necesidad de estar creando cada día nuevas modalidades administrativas, a manera de hacer un uso racional de los recursos disponibles y procurar el seguimiento de los objetivos de toda institución. Allí radica lo trascendental tanto para la organización como para sus empleados.

De acuerdo a lo anterior, cabe resaltar que actualmente los esfuerzos de los ejecutivos en optimizar los procedimientos internos de las instituciones que dirigen, han revolucionado la forma de gerenciar, donde las estrategias más idóneas para promover la eficiencia organizacional es la aplicación de herramientas útiles para supervisar y evaluar adecuadamente el flujo de las actividades rutinarias y el desempeño del personal.

Al respecto, Gómez (2000), opina que los sistemas administrativos "son muy importantes para el correcto funcionamiento empresarial" (Pp. 134). En palabras del autor, estos traen beneficios para la organización pues facilitan los procesos internos e incrementan la eficacia del personal administrativo, mejorando eficiencia organizacional. Es pertinente recalcar, que las que desarrollan tales estrategias administrativas, consiguen la simplificación de los trabajos y mejoran su potencial de desempeño.

Basándose en los argumentos anteriores, se ha convenido diseñar un Sistema de Control Contable Dirigido al Personal Administrativo del Hospital Dr. Francisco Troconis de Zaraza, ubicado en el Estado Guárico, debido a que la institución no posee un método que organice y compile de forma eficaz la información requerida en las operaciones diarias, lo cual ha repercutido negativamente en desarrollo de las tareas rutinarias causando retrasos y demoras en el flujo de las actividades cotidianas.

Propuesta

Diseñar un Sistema de Información Contable dirigido al personal administrativo del Hospital Dr Francisco Troconis de Zaraza, que permita unificar la información requerida en el área de Administración, a fin de optimizar las actividades que esta tiene a su cargo.

ESPECFICACIONES DE LA PROPUESTA

El sistema de información contable esta orientado a solucionar los problemas que actualmente se presentan en el área administrativa del Hospital Dr Francisco Troconis de Zaraza, su diseño se basa en los siguientes aspectos:

a). Recopilar, organizar y unificar la información en las áreas de personal, mantenimiento y almacén.

b). Proveer a la Administración información procesada de manera oportuna, económica y aceptable.

c). Brindar al Gerente de Administración una herramienta confiable en apoyo al proceso de toma de decisiones.

d). Optimizar los procesos administrativos de la institución, permitiendo la reducción de tiempo, costo y esfuerzo.

Análisis del sistema

El Hospital Dr. Francisco Troconis, es una institución dedicada al servicio de salud preventiva y curativa. Todos sus esfuerzos están orientados a la búsqueda de las soluciones necesarias para aminorar el cúmulo de dificultades que tiene la comunidad, garantizando así cumplir con el compromiso adquirido que es conservar la salud.

El desarrollo y cumplimiento de todas estas actividades implica la revisión permanente de los sistemas, estructuras, funciones y procedimientos por las unidades responsables de identificar problemas y dificultades administrativas que se presentan en la institución.

Actualmente la institución carece de un Sistema de Control Contable, por lo cual el personal administrativo no tiene un auxilio en el desarrollo de las actividades rutinarias; razón por la cual los trabajos se logran poca eficiencia, consumiendo mucho tiempo y esfuerzo.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Hospital Fco. Troconis

Monografias.com

Descripción de las dependencias del Área de Administración

PERSONAL

Objetivo General:

Modificar, coordinar y dirigir las actividades de la institución, referentes a las políticas y procedimientos de administración del personal.

CONTABILIDAD

Objetivo General:

Registrar y controlar las operaciones contables y financieras de la institución, dando cabal cumplimiento a los principios de generalmente aceptados.

MANTENIMIENTO

Objetivo General:

Planificar controlar y supervisar las actividades relativas al mantenimiento de las instalaciones y planta física de la institución.

ALMACÉN

Objetivo General:

Coordinar y dirigir las actividades referentes a la recepción, despacho y manejo interno de inventario y existencias de la institución.


Análisis de factibilidad

Los problemas organizativos que confrontan el hospital Dr. Francisco Troconis, influyen negativamente en el logro de los objetivos para los cuales fue creado, por ello se requiere que sus directivos realicen esfuerzos de manera organizada, las acciones pertinentes para superarlos y además elevar la calidad en la prestación de los servicios a sus usuarios y comunidad en general.

La importancia del presente Sistema de Control Contable, se justifica porque esta orientado a facilitar el cumplimiento de las funciones administrativas de la Institución, a través de esta herramienta, se pretende organizar la información resultante de las unidades administrativas y convertirla en información productiva de tal manera que permita optimizar los procesos internos.

De lo anterior se desprende que el sistema propuesto es factible no solo porque la relación costo/beneficio justifica los múltiples aportes para la organización, también porque la implementación del mismo, se hará en paralelo para reducir el impacto en la institución, garantizando así el flujo de las actividades.

Diseño conceptual del sistema

Explicación del Flujo de la Información

Personal: Emite Ordenes de Pago, envía Informes a Contabilidad y Administración.

Contabilidad: Realiza anotaciones diarias en los libros, manteniéndolos actualizados de acuerdo a la información que recibe de las demás dependencias y envía los informes de Resumen de Operaciones Contables a la Administración.

Mantenimiento: Elabora los Listados de Insumos necesarios para mantener las instalaciones. Envía Informes a Contabilidad y Administración.

Almacén: Lleva el Control de Inventario, contabilizando las entradas y salidas de los materiales, equipos y medicinas, de esta forma mantiene actualizadas las existencias de la organización. Envía Informes a Contabilidad y Administración.

FLUJOGRAMA

Sistema de Información Contable

Bibliografía

CHIAVENATO, I. (2000) Introducción a la Teoría General de Administración. 2da Edición. Editorial: Mac-Graw Hill. México.

GÓMEZ, C. (2000) Sistemas Administrativos. Análisis y Diseño. México.

MURDICK. R. (2002) Sistemas de Información Administrativa. México.

ROJAS, M. (2007) Propuesta de la Creación de un Manual de Procedimientos Administrativos. (Documento en Línea. Disponible en www.monografias.com Consulta 12/12/2009)

 

 

 

Autor:

Glamilis Toro

glamilistoro[arroba]hotmail.com

Zaraza, Marzo 2009


Artículo original: Monografías.com

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