Diseño de un sistema automatizado para el control del proceso de inscripción de la Escuela Técnic

    1. Planteamiento del problema.
    2. Objetivos de la investigación.
    3. Justificación.
    4. Antecedentes Históricos.
    5. Bases teóricas.
    6. Términos básicos de la investigación.
    7. Fundamentación Legal.
    8. Tipo y diseño de la investigación.
    9. Población y muestra.
    10. Técnicas e instrumentos de recolección de datos.
    11. Descripción del instrumento
    12. Procedimiento Seguido por los Investigadores para el Desarrollo del Trabajo.
    13. Análisis de resultados conclusiones y recomendaciones.
    14. Bibliografía.
    15. Anexos

    Diseño de un sistema automatizado para el control del proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial Robinsoniana Rómulo Gallegos

    Planteamiento del problema.

    Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza, las se sienten en la necesidad de adquirir tecnología para el mejoramiento de sus sistemas y a las vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y así obtener una adaptación paralela de condiciones con las líderes del mercado. Tomando en cuenta que en el mundo, en países industrializados y desarrollados existen sistemas automatizados mucho mas avanzados que le permiten un eficaz desenvolvimiento y desempeño de sus actividades rutinarias para facilitar a las mismas, es el caso de EEUU y de CHINA que están a la vanguardia de la tecnología con respecto a la automatización de la información (base de datos, registro, red mundial) ya que gracias a su desarrollo estos van al compás de la innovación de las tecnologías en la informática.

    Por lo anteriormente expresado el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informática, tal vez la palabra clave es la comunicación, pues el hombre ha sido capaz de comunicarse más fácilmente con un deseo interminable, que se puede decir, no se ha realizado del todo pero va encaminado hacia él, es un hecho que las computadoras liberan al hombre de las abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite emplear su inteligencia en tareas más estimulantes e interesantes. Por lo tanto las computadoras son más que un cerebro de alta velocidad, se ha convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas.

    En esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros. Debido a esto los procesos rutinarios en forma manual procesan información lenta, llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor trato de información.

    Según esto los avances tecnológicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de producción de bienes la potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiado profundamente tanto en su concepción como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la función de un computador se reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos. Como sucede en la mayoría de los campos técnicos, la tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir, y luego almacenar para procesar, la motivación para conseguirlo, disminuir costos y funciones especializadas y enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestión de la organización, ó sea transformado en un instrumento arma estratégica que tiene un carácter de cambio en forma sustancial que redefina la naturaleza del objetivo, creando uno nuevo donde antes no existía, o cambiar el objetivo de modo radical con ventajas competitivas.

    Así mismo la diseminación de la tecnología significa que las operaciones cotidianas de casi toda la organización se vuelven cada vez más diferentes del funcionamiento adecuado de está tecnología. El grado de esta dependencia es difícil de discerní en un principio, a medida que organizaciones y las personas van ajustándose a las nuevas tecnologías, los procedimientos y sistema manuales va dejando de manera sutil y paulatina de tener cualquier importancia práctica. Sin embargo en el caso de Venezuela la tecnología avanza lentamente pues no le puede llevar el ritmo a otros países ya industrializados que llevan un paso mas rápido, pero a pesar de eso Venezuela no se queda atrás en cuanto a tecnología ya que nuevas generaciones de venezolanos muestran interés que este país debe llevarle el mismo o mejor paso al de otros países para que instituciones publicas como privadas sean mas eficaces, eficientes, y a consecuencia contribuir a que el país se desarrolle.




    En tiempos pasados, se discutían las dificultades planteadas por los sistemas de información se refería a las personas, no a la tecnología de la información, luego se ha intentado despertar el interés ante las posibilidades que ella brinda también formular que se ha desmotado y que se puede resolver la mayoría de los problemas técnicos, pero para quienes comprenden que la innovación basada en la tecnología es al fin un proceso social, cuando, muchos años más tarde, se examinan las predicciones hechas con referencias al cambio tecnológico, resulta impresionante su penetración y la incorporación de la tecnología de la información a la vida cotidiana pues al fin, su influencia en el hombre no se ha hecho esperar y el ser humano a tomado amplia conciencia de la profunda alteración que la utilización no sólo de computador sino del conjunto de técnicas de tratamiento de la información derivada de su uso ha llevado a construir los retos del futuro.

    Sin embargo en el municipio Maracaibo la tecnología a permitido que instituciones como la UNEFA, LUZ, y otras universidades tengan un confiable sistema automatizado de PRE-inscripción e inscripción de estudiantes vía Internet y llevando un registro de cada uno de ellos gracias a una gran base de datos que hace mucho mas rápido y menos trabajoso para el personal de llevar todo manualmente y a consecuencia de retraso de las actividades normales de la institución o de perdida, duplicación de papeleo del estudiante al la hora de inscripción. En vista de esto sale a la luz la automatización del proceso de inscripción para evitar dichos problemas.

    Por otro lado en las instituciones publicas de educación media del municipio Maracaibo tras una breve investigación se encontró que todavía no existe un sistema de registro automatizado de proceso de inscripción es el caso del liceos como Octavio Hernández, U don Pérez, Alonso Pacheco y otras. La ausencia de tecnología informática no es solo a nivel municipal si no también a regional y nacional.

    Se observó actualmente la falta de tecnología en la E.T.C.R Rómulo Gallegos demuestra lo ineficaz del proceso de inscripción, funcionando en forma manual y originando alto grado de desorganización, lentitud en la realización de reportes, duplicación de inscripciones y demora en la entrega del carnet, en el proceso que a su vez ocasiona agotamiento del personal. En vista de que la escuela técnica actualmente cuenta con un número de matriculas de superior a las 1077 alumnos, debido a lo peculiar de su enseñanza técnica, influyendo de manera directa el provocar el insuficiente e incompetente desarrollo de las inscripciones, retomando el normal desempeño de las actividades de otros departamentos dependientes del proceso, hasta el punto de iniciarles en el transcurso del periodo escolar.

    Las seccionales encargadas de coordinar gran parte de las inscripciones se le acumulan demasiado trabajo, para manipular los requisitos y llevar fichas que se pueden prestar a la pérdida y alteración, al igual que organizarlos en ficheros. En las seccionales se va a tomar la función de: Planificar y controlar la inscripción por y sección del plantel, pues es lento y desorganizado, requiere de varios días para realizarlo.

    El objetivo que persiguen las seccionales en cuanto a inscripción es: inscribir una gran cantidad de alumnos en poco tiempo con el sistema manual y tradicional que llevan, el proceso de inscripción se adapta a la necesidad del alumnado y va a depender de una serie de autorizaciones, no lo puede lograr porque tiene muy poco tiempo para la gran cantidad de alumnos con que cuenta el centro educativo ocasionando que el sistema sea lento, desorganizado y poco confiable ya que se presta a que algunas ocasiones se pierdan los datos arrojados y/o duplicarse, esto ocasiona mucho espacio dentro de los archivos.

    El proceso de inscripción se lleva de forma manual, donde se verifica la totalidad de los documentos, se recolectan los datos a través de una ficha denominada libro de vida con el fin de crear expedientes del alumno y se la anexan los documentos exigidos (partida de nacimiento, certificado de salud, certificado de notas, cédula de identidad, 4 fotografías).

    En conclusión al lograr implementar este sistema del proceso de inscripciones automatizado no solo la E.T.C.R Rómulo Gallegos será pioneros en tener tecnología de control del registro de alumnos de la institución si no también será mas eficaz, el proceso será mas rápido, seguro, amigable y por supuesto menos trabajo para el personal del plantel, ya que se ahorraran todos los problemas que da el antiguo sistema de inscripción.

    Entre las dificultades que presenta este proceso se pueden mencionar:

    Los alumnos no se ubican correctamente, el trabajo se torna demasiado pesado, se congestiona la institución durante el proceso, el carnet no es entregado al instante como prueba que ha sido inscrito, la manipulación del libro de vida es muy frágil, algunas de las actividades hechas por la institución se atrasan, la información se procesa muy lenta, todas estas dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la institución.

    Esto conlleva a que las áreas que se ven afectadas son: el Departamento de Evaluación, pues su trabajo durante estos días es acelerado y congestionado debido a que se hacen inmensas columnas para proceder a la inscripción, y esto ocasiona: Ineficiencia en el proceso, el personal trabaja demasiadas horas extras, las solvencias no tienen hora fija de entrega, aparte de eso tienen que realizar su trabajo habitual, congestiona rama técnica, porque los alumnos que van a (recuperar) reparar no tiene mención lo que ocasiona un descontrol, donde ubican a estos en las menciones con poco alumnado, este proceso de inscripción involucra a todo el centro educativo, pues con esta información permite trabajar a varios departamentos. Como se puede ver por estas diversas razones es necesario un cambio, a través de un sistema automatizado que evite y controle, la duplicación y pérdida de documentos y que agilice el proceso de inscripción de tal manera que sea confiable, seguro y amigable.

    Según lo expuesto trabajo se plantean la siguiente interrogante:

    ¿Cuáles serán las ventajas que traería la automatización del proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial Robinsoniana "Rómulo Gallegos" en el Periodo escolar 2008-2009?

    Objetivos de la investigación.

    A continuación se presentan los objetivos que se pretenden lograr con el siguiente estudio.

    Objetivo General.

    Establecer la automatización del proceso de inscripción que controle, registre de manera segura, precisa y eficiente la información del alumno inscrito en la Escuela Técnica Comercial Robinsoniana "Rómulo Gallegos".

    Objetivos Específicos.

    Describir el proceso de inscripción en la Escuela Técnica Comercial Robinsoniana "Rómulo Gallegos".

    Determinar las ventajas y desventajas automatización de los formatos manuales de inscripción que traería para la Escuela Técnica Comercial Robinsoniana "Rómulo Gallegos"

    Fijar las normativas y políticas de seguridad a utilizar, para el desarrollo del sistema automatizado en la Escuela Técnica Comercial Robinsoniana "Rómulo Gallegos".

    Justificación.

    Debido a la problemática que genera el uso de un sistema manual para el control de de inscripción como lo es la lentitud del proceso, la falta de seguridad en los datos y el descontrol, la implementación de un sistema de informático que controle el proceso de registro e inscripción en el departamento administrativo de la "E.T.C.R Rómulo Gallegos". El hecho de cambiar el sistema manual de inscripción , por un sistema automatizado, representa una evolución notable en el sistema, ya que serán sustituidos los archivadores y los procesos manuales de llenados de fichas y consulta por un sistema global encargado del almacenamiento y búsqueda de toda la información vinculada en el proceso de registro de alumnos, aminorando notablemente la carga que representa para personal administrativo .

    Por lo anteriormente expresado se ha conseguido un total apoyo a la idea de implantar un sistema automatizado de inscripción. Todo el personal se siente partidario por hacer realidad un proyecto que traería un soporte técnico confiable y acorde a los avances de la era tecnológica de la información. Las personas que laboran en la Escuela Técnica Comercial Robinsoniana "Rómulo Gallegos" en el departamento administrativo docente durante este complicado proceso, exige un cambio que englobe la exigencia de la nueva era, esto nos da mas fuerza para continuar y a fin conseguir su implantación. Por lo tanto este estudio es muy importante para esta Institución ya que seremos pioneros en implementar este tipo de sistema automatizado en educación básica así mismo buscar por ello el crecimiento, desarrollo tecnológico escolar que la unidad educativa demuestra a sus alumnos la calidad de su funcionamiento publico en la comunidad.

    Desde el punto de vista metodológico todas las técnicas de esta investigación le servirá a trabajos o tesis futuras la cual será uno de nuestros objetivos ya que como esta institución será pionera en implementar un sistema automatizado de información en la parte del proceso de inscripción, la idea es que otros sigan nuestros pasos para que este tipo de sistema se implemente en otros liceos, y como consecuencia el desarrollo notable de tecnologías en la educación básica y diversificada.

    Delimitación.

    La presente investigación se realizo en un lapso de 5 meses desde octubre del 2008 hasta marzo del 2009. Este proyecto beneficia a la comunidad del la parroquia Olegario Villalobos del municipio Maracaibo 2 específicamente en la E.T.C.R Rómulo Gallegos la cual posee una población que representa todo el personal administrativo de la institución que consta de unos 20 coordinadores y directivos.

    Línea de la investigación.

    El presente trabajo o investigación esta dentro del estudio de la informática, es decir, la automatización de la información.

    Marco teórico.

    Son difíciles algunos segmentos de las sociedades que no hayan visto afectado, de alguna forma, por el manejo de la información. De hecho, durante la historia se ha tenido la necesidad de usar distintos sistemas de información para ejecutar las labores.

    Antecedentes Históricos.

    Para Naranjo (1998), en su trabajo de grado titulado Diseño de un Sistema de Información Gerencial que sirva de apoyo en la Toma de Decisiones de la Alta Gerencia del Grupo Químico, planteó como objetivo general proponer un sistema automatizado que permitiera el manejo de la información en forma gráfica y resumida para dar apoyo a la toma de decisiones por parte de la alta gerencia del grupo químico para mejorar el manejo del negocio, el cual para lograr su objetivo estudió el funcionamiento del sistema actual que poseían (sus debilidades y fortalezas, los requerimientos de la información por parte de la gerencia, las áreas que formarían parte del sistema de apoyo gerencial, donde recomendó al finalizar el diseño del sistema de información gerencial, su implantación con la finalidad de que la alta gerencia cuenta con una herramienta poderosa en el manejo de la información, sugerencia que se relaciona con el desarrollo de la investigación planteada, ya que con la implantación de una proceso automatizado, los investigadores pretenden mejorar, el mecanismo del control de la información, a objeto de obtener una verificación rápida de la data, sobre determinadas operaciones que le permitan aplicar oportunamente de controles administrativos en pro de la organización y el servicio al cliente.

    Ahora bien, Quintero (2006), realizó una investigación titulada "Implantación de un Nuevo Sistema de Control de Inventarios e Investigación Acerca de los Resultados de su Aplicación", planteándose como objetivo general, estudiar y realizar el Sistema de Control de Investigación de la y aplicar ajuste, correcciones y adaptaciones que sean necesarias para garantizar el acuerdo abastecimiento, logran llegar a la siguiente conclusión:

    Un sistema de control de inventarios diseñados especialmente paras las necesidades de la constituye un factor esencial en las políticas de producción y venta así como en las proyecciones funcionales, puesto que permite garantizar el adecuado, suficiente y oportuno suministro de materia prima para la producción con el mínimo posible de inversión estática en los inventarios que lo supone y significa ahorro de dinero y racionalidad de la producción.

    El software de monitoreo fue desarrollado en el lenguaje Visual Basic 5.0 para realizar una interfaces basadas en Windows 95. la filosofía del proyecto es que el sistema pueda ser utilizado por cualquier persona, tanto en su parte de configuración como en su parte de monitoreo, para no tener necesidad de contratar personas especializadas en los equipos del sistema para su configuración y establecimiento en el nodo; se utilizó una librería llamada Powertcp para el manejo del protocolo SNMP bajo TCP/IP y el Sistema esta en la capacidad de agregar, remover y configurar cada nodo. Ahora bien Quintero habla de software de desarrollo como es el visual Basic bueno este se relaciona directamente con el proyecto planteado ya que este se trata de el diseño de un sistema automatizado el cual va a ser creado en un software de diseño o de desarrollo en el ambiente Windows.

    De igual manera, Bauza (2004), realizó una investigación titulada Sistema IABN (Instituto Autónomo Biblioteca Nacional), ella fue de tipo estructural o de sistema, en donde se propuso el desarrollo de un modelo operativo factible, además, esto permitió elaborar un instrumento para un sistema operativo viable, con el objetivo de solucionar problemas de procedimientos y normas, así como de tipo practico por medio de la cual se garantizaba un servicio que prestamos con la calidad que (IABN) brinda a toda la nación. Los datos fueron obtenidos a través del cuestionario diagnosticado, estos fueron basados en una matriz de doble entrada y expresados en términos porcentuales por medio de procedimientos estadísticos. Este trabajo proponía una base de datos que fuera dirigida a facilitar el servicio de préstamos centralizados de libros y otros documentos.

    También se tiene en la tesis de grado realizado por Ercolino en el año 2005, que llevó por título el diseño y manejo de un sistema de monitoreo y control remoto para los nodos de telecomunicaciones que conforman la red de servicios de Impsat S.A. de la Universidad Metropolitana tiene como objetivo principal, establecer un sistema que sea capaz de monitorear los equipos de potencia del nodo y además algunas variables externas necesarias, para el buen funcionamiento de este. Además se propuso un esquema de potencia robusto a las fallas así como también el diseño del sistema de monitoreo necesario para llevar un control sobre los nodos, tanto en la parte de tipos de potencia tanto en la parte de variables físicas necesarias. Según lo expuesto es fácil percibir la relación de estos antecedentes de esta investigación ya que nos hablan de sistemas automatizados que llevan un control de un proceso específico de un sistema que se realiza manualmente que es lo que pasa en la E.T.C.R. Rómulo Gallegos con el proceso de inscripción.

    Bases teóricas.

    García M. (2004) En su obra "introducción informática" la informática es la ciencia que estudia el tratamiento automático irracional de la información. Entre las principales funciones de la informática destacan las siguientes: a) el desarrollo de las maquinas b) el desarrollo d nuevos métodos de trabajo c) la construcción de aplicaciones informáticas d) mejorar los métodos y aplicaciones existentes. Pág. 1

    Fernández S. (2005) En su obra "introducción informática"; expresa que el termino software informático se utiliza para nombrar al conjunto de elementos necesarios para la relación de aplicaciones, y que la información es el elementos a tratar y se define como todo aquello que te permita adquirir cualquier tipo de conocimiento por tanto existirá información cuando se da a conocer algo que se conoce, los datos una vez procesados. Pág. 2

    Desde el punto de vista informático, el elemento físico utilizado para el tratamiento de los datos y obtención de la información en el proceso de inscripción de la escuela técnica comercial robinsoniana Rómulo Gallegos para un buen control en el sistema es necesario la Computadora (ordenador) que es la maquina compuesta de elementos físicos de tipo electrónico, capaz "realizar una variedad de trabajos a gran velocidad y con gran precisión siempre que se le den las instrucciones adecuadas.

    Términos básicos de la investigación.

    Sistema: Conjunto de dos o más elementos de cualquier clase interrelacionados entre sí, que puede dividirse en partes o subsistemas. Un sistema, debe considerarse como un todo puede dividirse en partes o subsistemas. Estos subsistemas son sistemas más pequeños que tienen las siguientes propiedades:

    Cada subsistema tiene un efecto sobre el sistema. Toda parte del sistema es afectada por lo menos alguna otra parte, por lo tanto, ninguna parte debe influir independientemente sobre es todo. Él todo no puede ser descompuesto en subconjuntos independientes. Un sistema de información proporciona información para la toma de decisiones en la resolución de problemas dentro de una organización. (Microsoft ® Encarta, 1998).

    Sistema de Información: Es un sistema que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones. El sistema de información dentro de una organización juega el papel análogo al del sistema nervioso de un animal. Incluido en el sistema están los componentes que ejecutan funciones tales como: la percepción, clasificación, transmisión, almacenamiento, recuperación, transformación. Su propósito primordial es proporcionar información para la toma de decisiones y la coordinación. En el sentido más amplio el sistema de información incluye todos los componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinación y advertencia tanto humanas como automáticas.

    Objetivo del sistema de información. Proporciona información para la toma de decisiones y solución de problemas, actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organización y que permite controlar y dirigir su existencia, operación y destino.

    Sistema de Información Administrativo. Un sistema de información es todo un proceso, por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones, que se informarán a la Gerencia y demás personas interesadas en la organización: con el deliberado propósito de orientar la toma de las decisiones. Funciones de un Sistema de Información. Los Sistemas de Información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivo del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización. A pesar de las diferencias que puedan existir entre distintos sistemas de información, en todos ellos se pueden encontrar un conjunto de funciones.

    Estos términos de sistemas tienen que ver directamente con la investigación planteada ya que esta habla acerca de estos como conceptos básicos para que podamos comprender como funciona el sistema

    (a) Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización, (b)Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados, por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuada (base de datos o archivos); un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso; y un dispositivo apropiado de almacenamiento (discos, cintas, disquetes, etc.), ( c) Mantenimiento de Archivos: Los archivos o base de datos del sistema deben mantenerse actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción. La modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento, (d) Generación de Reportes: La realización de estas funciones es esencial para el sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y transmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. (Monografías .com./sistema/32de/18información/).

    Análisis de los Sistemas : Tomando como base un lenguaje de programación orientados a eventos, que soporta conceptos del paradigma Orientado a objeto. Proporciona una excelente plataforma de desarrollo de aplicaciones rápidas, donde se puede crear aplicaciones bajo el ambiente Windows facilitando el desarrollo e implementación de programas bajo entorno gráfico, donde el usuario decide que hacer a través de eventos (Clic, Doble clic, Soltar o presionar una tecla, etc.), los cuales generan una comunicación por medio de menús, colores, sonido, animación, videos y otros y lo cual permite diseñar aplicaciones gráficas con sonido, animación, videos y otros elementos de multimedia. (www.monografías.com, Guerrero C. 2004)

    Lenguaje de Programación: Los lenguajes utilizados para escribir programas de computadoras que puedan ser entendidos por ellas se denominan lenguajes de programación. También se dice que un programa es un conjunto de órdenes o instrucciones que resuelven un problema específico basado en un lenguaje de programación. Los lenguajes de programación se clasifican según su base desarrollo y su uso en a) Lenguaje basado en cálculos numéricos en lo que se mencionan el Fortan, Maple, Matlab y Algol, b) Lenguajes para Negocios como Cobol, c) Lenguajes para la inteligencia Artificial como Prolog, Adal, Lisp y Logo y d) lenguajes para sistemas como C y el ensamblador. (Bonnet, 1992).

    También se pueden clasificar en tres grandes categorías: a) Máquinas, b) Bajo nivel y Alto nivel.

    a) Los Lenguajes Máquina: Son aquellos cuya instrucción son directamente entendibles por la computadora y no necesitan traducción posterior para que la UCP, pueda entender y ejecutar el programa. La programación en lenguaje máquina es difícil, por ello se necesitan lenguajes que permitan simplificar este proceso. Los lenguajes de bajo nivel han sido diseñados para ese fin.

    b) Los Lenguajes de Programación de Alto Nivel: Son los mas utilizados como lenguajes de Programación, en los que las instrucciones o sentencias a la computadora son escritas con palabras similares a los lenguajes humanos ejemplos de estos lenguajes de alto nivel son (C y Ada, BASIC, COBOL, SNOBOL, LISP Y PROLOG, APL Y FORTAN, PASCAL.) en general lenguaje inglés, como lo es el caso de Visual Basic, lo que facilita la escritura y la fácil compresión por el programador.

    En el sistema se utilizara el siguiente lenguaje, en sus seis versiones, Visual Basic ha pasado de ser el lenguaje de programación más simple de Microsoft Windows a un entorno de desarrollo sumamente complejo, capaz de proporcionar cualquier tipo de aplicación, desde las utilidades más sencillas a grandes aplicaciones cliente / servidor para "n" usuarios. (Bonnet, 1992).

    Seguridad de un sistema automatizado.

    La seguridad de un sistema tiene múltiples facetas, incluyendo desde aspectos tales como protección ante posibles daños físicos de los datos (fuegos, terremotos, etc.) hasta el acceso indebido a los mismos (intrusos, fallos de confidencialidad, etc.) los ataques contra la confidencialidad, la integridad o la disponibilidad de un sistema.

    En el caso de un sistema informático hay varios electos susceptibles de sufrir dichos ataques, no siendo suficiente proteger solo alguno de ellos o protegerlos parcialmente. El hardware, el software y los datos de un sistema informático pueden sufrir ataques internos o externos al sistema. Por lo tanto, la seguridad debe tener en cuenta eventos externos provenientes del entorno en que opera el sistema. De nada sirve tener mecanismos de protección interna muy buenos, si el sistema o si no existe una política de salvaguarda de datos ante la rotura de un disco. (Microsoft ® Encarta, 2004).

    Fundamentación Legal.

    Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.

    Articulo 108: Los medios de comunicación social, públicos y privados, deben contribuir a la formación ciudadana. El estado garantizará servicios públicos, de radio, Televisión, Redes de Bibliotecas y de informática, con el fin de permitir el acceso universal a la información, los centros educativos deben incorporar el conocimiento y aplicación de las nuevas tecnologías a su innovación, según los requisitos que establezca la ley.

    Articulo 110: El estado reconocerá el interés publico de la ciencia, la tecnología, el conocimiento, la innovación y sus aplicaciones, los servicios de información necesaria por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo económico, social y político del país, así como para la seguridad y soberanía nacional, para el fomento y desarrollo de esas actividades, el estado destinara recursos suficientes y creará el sistema nacional de los principios éticos y legales que deben mejorar las actividades de investigación científica, humanística y tecnológica.

    Estos artículos hablan de que el estado debe reconocer el interés social de la tecnología y la innovación, y sobre los medios de comunicación que tienen que ver mucho con la presente investigación ya que interviene la tecnología y comunicación y esta el control automatizado de la información.

    Ley orgánica de ciencias y tecnología.

    Articulo 03: Forma parte del sistema nacional de ciencias y tecnología e innovación, las instituciones publicas o privadas que generen o desarrollen conocimientos científicos y tecnológicos, como procesos de innovación y las personas que se dediquen a la planificación, administración, ejecución y aplicación de actividades que posibiliten la vinculación efectiva entre la ciencia y tecnología y la sociedad.

    Este artículo respalda a la investigación ya que apoya el desarrollo de los conocimientos científicos y tecnológicos en la administración, aplicación de actividades en este caso el control del proceso de inscripción que tiene que ver con la tecnología de la informática y la comunidad.

    Marco Metodológico.

    La finalidad de este capítulo es establecer el nivel de profundidad que se busca mediante el conocimiento propuesto, así como la forma de acceder a la información referente al estudio. Para cumplir con tal fin, el primer aspecto a definir debe ser el tipo y diseño de la investigación, se escoge la población y muestra, se relacionan las técnicas e instrumentos, seguidamente se describe el procedimiento seguido por los investigadores para la realización del trabajo con el respectivo cronograma de actividades.

    Tipo y diseño de la investigación.

    Son diversos los tipos de investigación existentes, especialmente por que los estudios de la materia suelen presentar propuestas diferentes al respecto. Sin embargo, existen algunas concepciones generalmente aceptadas por la mayoría de los investigadores metodológicos. Dentro de esa categoría se ubica el proyecto factible, el cual consiste en investigar, elaborar y desarrollar "(...) una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos". (USM, 2001, Pág.45).

    Este trabajo está orientado hacia una investigación de campo. Según Sabino (1.992); una investigación de campo es aquella que se refiere a los modelos a emplear cuando los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad, durante el trabajo concreto del investigador y sus equipos. Estos datos obtenidos directamente de la experiencia empírica, denominación que alude el hecho que son datos de primera, originales, productos de una investigación en , sin la intermediación de ninguna naturaleza. De igual manera Balestrini (1.997), también señala que la utilización de este tipo de investigación de campo permite recoger datos de interés de forma directa de la existencia mediante un tangible, a partir de la experiencia práctica adquirida, producto del aporte personal de la investigación en . (Belestrini, 1997, Pág.137).

    A partir de la investigación de campo se originó un proyecto factible, ya que este está dirigido a la automatización del proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial Robinsoniana "Rómulo Gallegos". A objeto de mejorar la eficiencia de los procesos realizados en el departamento docente administrativo, y optimizar la calidad de servicio al cliente. También consiste en la elaboración que consiste en la elaboración de la propuesta de un modelo operativo variable o una solución factible a un problema de tipo práctico para satisfacer las necesidades de una institución o grupo social, puede referirse la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto factible comprende: procedimiento metodológico, actividades y recursos necesarios para su ejecución, análisis y conclusiones sobre la vida y realización del Proyecto, y en el caso de su desarrollo, la ejecución de la propuesta y la evaluación tanto del proceso como de resultados".

    El diseño de investigación se cataloga por no experimental ya que no hay manipulación de variables, la acción de las variables se toman de la realidad y el investigador no interviene en ello, este diseño se observa desde el punto de vista transaccional, ya que permite el nivel de profundizar las variables en un único momento en el tiempo del tema investigado; así como a partir de datos que pueden ser obtenidos de otras fuentes disponibles. (Balestrini, 1997).

    Población y muestra.

    Una población está determinada por sus características definitorias. Por lo tanto, el conjunto de elementos que posea esta característica se denomina población o universo. Población es la totalidad del fenómeno a estudiar, donde las unidades poseen una característica común, que se estudia y da origen a los datos de la investigación, es decir, una población es un conjunto de todas las cosas que concuerden con una serie determinada de especificaciones. Un censo, por ejemplo, es el recuento de todos los elementos de una población. (USM, 2001, Pág.45).

    Desde el punto de vista estadístico, una población o universo de estudio puede estar referido a cualquier conjunto de sus elementos de los cuales se pretende indagar y conocer sus características, o una de ellas, y para el cual serán validas las conclusiones obtenidas en la investigación (Belestrini, 1997, Pág.137).

    La población que será beneficiada por este trabajo ha sido el personal administrativo el plantel, que van desde secretarias, orientadoras, jefes de seccional, y directivos del ciclo profesional experimental que constan de un total de veinte (20) personas.

    Por otra parte, cuando se seleccionan algunos elementos con la intención de averiguar algo sobre una población determinada, este grupo de elementos es denominado muestra. Por supuesto, la intención de toda investigación es que lo que el resultado obtenido en la muestra sea cierto para la población en su conjunto. La exactitud de la información recolectada depende, en gran manera, de la forma en que fue seleccionada la muestra. Sin embargo, existen casos en lo que no es posible medir cada uno de los individuos de una población. En esta ocasión, se toma una muestra representativa de la misma.

    La muestra descansa en el principio de que las partes representan al todo y, por lo tanto, refleja las características que definen la población de la que fue extraída, lo cual es indicativo de su representatividad. Por lo tanto, la validez de la generalización depende de la validez y tamaño de la muestra (Balestrini, 1997). Para que la muestra seleccionada sea realmente representativa de la realidad que busca reflejar, los estratos en los cuales se divide la población a encuestar deben ser respetados. En el caso de la Escuela Técnica Comercial Robinsionana "Rómulo Gallegos" cuenta, como ya se indicó con veinte (20) integrantes, de los cuales veinte 20 se tomará como muestra. Esta se considera no probabilísticas ya que van a depender del investigador y realizar el estudio y los análisis de la información recolectada, el cual está representado de acuerdo a los parámetros establecidos en la investigación.

    La muestra final queda como se expone en el cuadro presentado a continuación: Cuadro Nº 1 y 2 Población Seleccionada y la muestra final de esta en la Escuela Técnica Comercial Robinsionana "Rómulo Gallegos".

    Cuadro Nº 1 Distribución de la población.

    ETCR Rómulo Gallegos

    Nº Coordinadores

    Personal Administrativo (dirección)

    4

    Secretarias

    6

    Orientadoras

    4

    Jefes de seccionales

    4

    Coordinadora de biblioteca

    2

    Total

    20

    (Según el departamento de Control de estudio de la ETCR Rómulo Gallegos, 2009)

    Cuadro Nº 2 Distribución de la Muestra.

    ETCR Rómulo Gallegos

    Nº Coordinadores

    Personal Administrativo (dirección)

    4

    Secretarias

    6

    Orientadoras

    4

    Jefes de seccionales

    4

    Coordinadora de biblioteca

    2

    Total

    20

    Técnicas e instrumentos de recolección de datos.

    Las técnicas de recolección de datos son aquellas que permiten obtener todos los datos necesarios para realizar la investigación del problema que está en estudio mediante la utilización de instrumentos que se diseñarán de acuerdo a la técnica a seguir. Según Tamayo (1998) las técnicas e instrumentos de recolección de datos:

    (...) son la expresión operativa del diseño de la investigación, la especificación concreta de cómo se hará la investigación. Se incluye aquí: (a) Si la investigación será con base en lecturas, encuestas, análisis de documentos u observaciones directas de los hechos; b) Los pasos que darán y, posiblemente; c) Las instrucciones para quién habrá de recoger los datos. (Pág.182). la recolección de los datos depende en gran parte del tipo de investigación y del problema planteado para la misma, y puede incluir elementos como las fichas bibliográfica, la observación, entrevistas, cuestionarios, paneles de información, listas de cotejos y otros.

    En su obra, Sabino (1986) afirma que los instrumentos de recolección de datos son recursos de los cuales se vale el investigador para conocer el fenómeno o problemática a estudiar y obtener la información necesaria de la misma. Aclara también que en cada instrumento puede observarse dos (2) aspectos diferentes:

    La forma del instrumento se refiere al tipo de aproximación establecemos con el empírico, a las técnicas que utilizamos para esta tarea (...) en cuanto al contenido este queda expresado en las especificación de los datos concretos que necesitamos conseguir; se realiza, por lo tanto en una series de ítems que no son otras cosa que los indicadores bajo la forma de preguntas, de elementos a observar, etc. De este modo, el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de investigación: resume los aportes del marco teórico al seleccionar datos que corresponde a los indicadores y por lo tanto, a las variables concepto utilizados; pero también expresa todo lo que tiene de específicamente de empírico nuestro objeto de estudio, pues sintetiza, a través de las técnica de recolección que emplea el diseño concreto escogido para el trabajo (Pág.129 y 130).

    Es de gran importancia utilizar los instrumentos correctos para asegurarse de obtener la información relevante a fin de solucionar correctamente el problema mediante el estudio de los datos verdaderamente relevantes. Considerando que esta investigación se encuentra centrada a la conformación de un sistema automatizado de inscripción para la Escuela Técnica Comercial Robinsionana "Rómulo Gallegos". Bajo un enfoque de calidad de servicio; se estima hacer la recolección de los datos a partir de la interpretación de procesos que se llevan a cabo en la Escuela Técnica Comercial Robinsionana "Rómulo Gallegos".

    Existen dos métodos principales de recolección de datos a continuación: el método directo el cual el investigador procede a recolectar los datos directamente de la fuente primaria de información y el medio indirecto, en el cual la información llega al investigador a través de personas o medios cercanos a la fuente primaria que le brinda los datos necesarios para realizar la investigación. Para la presente investigación a de utilizarse el método directo ya que al tratarse de un proyecto factible con diseño de campo resulta imprescindible la presencia de los investigadores en la fuente primaria a fin de garantizar la obtención de todos aquellos datos de importancia para la resolución efectiva del problema.

    Para la obtención de la información proviene directamente de la realidad estudiada, se utilizó la observación científica, mediante la utilización de una hoja de Registro, que permitió a los investigadores percibir la realidad actualmente existente en la Escuela Técnica Comercial Robinsionana "Rómulo Gallegos" en el departamento docente administrativo. En el caso tratado en este proyecto la valides de esta técnica viene dada además por su evidente ventaja al permitir comprender sin intermediaciones los aspectos relevantes de la problemática examinada, por el hecho de que la presencia de los investigadores no altera los procedimientos aplicados en este caso.

    Descripción del instrumento

    Sistema automatizado

    S

    CS

    N

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Control del proceso de inscripción

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Para los intereses del presente proyecto fue efectuada la encuesta tipo cuestionario, por ser el más que se ajusta a la técnica de entrevista formalizada y permitirá recabar la información relacionada con los factores que inciden en el Proceso de Inscripción de la Escuela Técnica Comercial Robinsionana "Rómulo Gallegos". El cuestionario consta de doce (12) preguntas cerradas, con alternativas de respuestas de "Siempre","Casi Siempre", "Nunca" para ser aplicada al personal Administrativo.

    Procedimiento Seguido por los Investigadores para el Desarrollo del Trabajo.

    Durante el desarrollo de la presenta investigación se utilizara una metodología estructurada en tres (3) etapas: a) En la primera etapa se procedió a la búsqueda de toda la información necesaria para realizar la investigación a plantear. Establecer los Objetivos Generales y específicos conforme al problema presentado, las variables fueron tomadas de acuerdo a la información manejada manualmente en el departamento Administrativo Docente y estas fueron definidas con las siguientes dimensiones: Tecnológicos, Descriptivo, Procesos y Económicos. b). En la segunda se realizó la recopilación de las bases teóricas, antecedentes, bases legales para la investigación; c) en la tercera etapa se procederá recolectar los datos pertinentes a la información se llevarán a cabo los siguientes procedimientos:

    1)Diseño y depuración del Instrumento de recolección de datos.2)Elaboración del Instrumento de recolección de datos.3)Validación del Instrumento de recolección de datos.4)Visitar la Escuela Técnica Comercial "Rómulo Gallegos" con la finalidad de entrevistar al personal directivo e informar sobre el objeto de estudio y solicitar formalmente su permiso y colaboración para la aplicación del instrumento de recolección de datos.5)Visitar la muestra seleccionada, explicar el porqué de la visita.6)Aplicar el instrumento de recolección de datos.7)recolección, organización y clasificación de los datos obtenidos.8)tabular los datos de los cuales se constituirá un registro detallado de cada uno de los instrumentos.

    Análisis de los Resultados obtenidos de la aplicación de los instrumentos suministrados, con la finalidad de detectar las fallas y necesidades presentes en el Sistema de Información para el control de los recaudos entre el departamento Administrativo Docente, mediante la utilización de la estadística inferencial la existencia de posibles relaciones entre las variables estudiadas.

    Análisis de resultados conclusiones y recomendaciones.

    El cuestionario elaborado por los autores estuvo conformado por 12 Ítems que buscarán establecer la conformidad del personal administrativo con respecto al sistema de información propuesto para el proceso de inscripción y en el desempeño de la misma en la funciones pertinentes a su desempeño laboral.

    Se presenta a continuación el análisis –por cada variable – de los datos obtenidos mediante la aplicación del cuestionario elaborado para tal fin. Para efectos de hacer más comprensible la categorización y explicación de las premisas analizadas mediante la utilización del cuestionario, en principio se presenta un cuadro con los resultados generales del cuestionario, divididos por preguntas y tomando en cuenta los distintos estratos empleados en la muestra poblacional.

    Variable/Alternativas

    Siempre

    Casi Siempre

    Nunca

    Sistema Automatizado

    62

    38

    22

    Control del proceso de inscripción

    65

    49

    8

    Resultados del instrumento (encuesta).

    Cuadro Nº 3 Frecuencia Absoluta.

    Cuadro Nº 4 Frecuencia Porcentual.

    Variable/Alternativa

    Siempre

    Casi Siempre

    Nunca

    Sistema Automatizado

    51%

    31%

    18%

    Control del proceso de inscripción

    53%

    40%

    7%

    Grafico Nº1

    Monografias.com

    De acuerdo con los datos que se obtuvieron con este instrumento se encontró que una mayoría del 51% siempre a utilizado un sistema automatizado, y cree que este, si se implanta, permitirá que el proceso de inscripción sea mas rápido y seguro, mientras que un 31% casi siempre a utilizado un sistema automatizado y un 22% nunca esta segura de que un sistema automatizado agilizara de manera eficiente y efectiva el proceso de inscripción de la institución. Claro esta que con estos resultados y el análisis de estos es de constar que el personal administrativo en su mayoría apoya la idea de implantar un sistema automatizado.

    Monografias.comGrafico Nº2

    En la segunda variable los ítems del cuestionario dieron resultados donde se encontró que un 65% de la muestra poblacional siempre esta de acuerdo completamente en que la institución debe estar a la vanguardia de la tecnología otro 40% casi siempre lo esta, mientras que solo un 7% nunca esta de acuerdo talvez porque no tiene alguna experiencia con sistemas informáticos en el área administrativa y no creen en estos sistemas pero están dispuesto a recibir asesoría para hacer el cambio necesario para que el proceso sea mucho mas rápido con un sistema automatizado, pero lo importante es que un mayoría estadística apoya este proyecto ya que saben que un sistema de este tipo revolucionara, agilizara el proceso que es muy importante en la institución y muy trabajoso para el personal administrativo.

    Conclusiones.

    El proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial Robinsoniana "Rómulo Gallegos" se lleva de forma manual esto conlleva a proponer un sistema automatizado de inscripción del alumnado. Bajo este enfoque el proceso que tiene lugar cuando un representante tramite una operación de inscripción del alumno, y así mismo toda la dinámica que conlleva el control de requisitos solicitados y recibidos de la respectiva solicitud. Y paralelamente, tomando como base su orientación a la mejora de la calidad del servicio, diseñar un Sistema automatizado de Inscripción, que contribuya a agilizar el flujo de la información involucrada a lo largo del proceso de inscripción, y por ende que permita un manejo más óptimo del tiempo destinado a las auditorias, búsqueda de información y documentos, todo ello en aras de adecuarse a las tendencias y exigencias que impone continuamente el mercado, garantizando así, su competitividad u supervivencia.

    Las ventajas que trae el sistema automatizado de inscripción, ofrece una gran velocidad en el procesamiento y manejo de datos trayendo consigo también la agilidad de generar reportes en muy poco tiempo y asimismo facilita las auditorias, evitando perdida de tiempo, datos, evitando la duplicación de inscripciones, ofreciendo seguridad de los datos, brindando una interfaz amigable entre el usuario y el sistema.

    Se determino que el personal administrativo no tiene el conocimiento teórico y practico de sistemas automatizados y tal vez existe un temor al cambio a raíz de eso, pero sin embargo están motivados ha que se les de un taller para que aprendan a desenvolverse con el programa ya que conocen las ventajas que un sistema automatizado trae.

    Entre las desventajas se encontró que este sistema podría ser atacado por virus informáticos, lo que genera la posible perdida de información valiosa, descontrol de la información, errores en el sistema y fallas en el funcionamiento del equipo.

    Recomendaciones.

    A través de la presente investigación los autores sienten la relevancia de automatizar el proceso de inscripción en la Escuela Técnica Comercial Robinsoniana "Rómulo Gallegos".

    Entre las principales recomendaciones derivadas de la investigación emprendida y la propuesta presentada, los autores establecieron las siguientes: a) Implantación de sistemas automatizados de inscripción que puedan agilizar los procesos manuales, b) Actualización de Sistemas Operativos en algunas máquinas que permitan el manejo del Sistema Automatizado de Inscripción, c) Es recomendable diseñar un plan de seguridad y respaldo, que permita rescatar los datos en caso de cualquier eventualidad, d) Asesoramiento a los usuarios en el manejo o requerimiento del Sistema Automatizado de Inscripción.

    Bibliografía.

    García M. Año 2004. "Introducción a la informática" Editorial Mc Graw Hill. Págs.2-5

    Fernández S. Año 2005. "introducción a la informática" Editorial Mc Graw Hill. Págs.2-5

    Korn, A. Año 1973. Metodología de la Investigación. Ediciones COBO. Págs. 22-25.

    Hernández, F. Y Baptista, J. Año 1996. Síntesis de la Investigación. Ediciones Eneva. Págs. 96-97.

    Diccionario de Informática. Año 2001,2003. Ediciones Larousse, S.A. Págs. 150.

    CUAM. Año 2005. Guía para la Elaboración y Presentación del Trabajo Especial de Grado.

    Bonnet, P. Año 1992. Programación Estructurada. Editorial Pretice may. Págs. 83-89.

    Balestrini, R. Año 1997. Técnica de la Investigación. Editorial Mc Graw Hill. Pág 45-67, 100-137.

    Tamayo, C. Año 1998. Estadística General. Editorial Mc Graw Hill. Pag. 182.

    SABINO, C El proceso de Investigación. Editorial Panapo. Caracas 1992, Págs. 8-98.

    http://www.monografías.com/trabajos13/adies/adies.shtml,2004/

    http://www.monografías.com/Guerrero C, 2003/

    gttp://www.monografías.com/computación/lenguajedeprogramación, 2003/

    ANEXOS

    PANTALLAS DEL SOFTWARE

    Monografias.com

    Monografias.com

    Monografias.com

    Monografias.com

    Instrumento dirigido al personal Administrativo

    ITEMS / ALTERNATIVAS

    Siempre

    Casi Siempre

    Nunca

    Sistema Automatizado

     

     

     

    1

    ¿Posee dominio sobre un sistema automatizado?

     

     

     

    2

    ¿Ejecuta programas informáticos con frecuencia?

     

     

     

    3

    ¿Presenta problemas al utilizar un sistema automatizado?

     

     

     

    4

    ¿Favorece a la institución el cambio del sistema manual de inscripción por uno automatizado?

     

     

     

    5

    ¿Acepta todas las ventajas que un sistema automatizado ofrece?

     

     

     

    6

    ¿Un sistema automatizado agilizará, controlará de manera eficaz, eficiente y segura el proceso de inscripción de la institución?

     

     

     

    /

    Control del proceso de Inscripción

     

     

     

    7

    ¿Admite que el proceso actual de inscripción es ineficaz, lento e inseguro?

     

     

     

    8

    ¿El proceso manual de inscripción actual acumula trabajo excesivo al personal administrativo?

     

     

     

    9

    ¿Confía en un sistema informático que controle el proceso de inscripción y matricula de los alumnos de la institución?

     

     

     

    10

    ¿Establece el criterio de que la que la institución debe estar a la vanguardia de la tecnología?

     

     

     

    11

    ¿Coordina directa o indirectamente el proceso de inscripción de la institución?

     

     

     

    12

    ¿Apoya la idea de sustituir el sistema de inscripción manual por uno automatizado?

     

     

     

    Agradecimientos

    Se le da un cordial agradecimiento al profesor Hosman Salamanca el tutor de contenido que ayudo mucho en la investigación ya que aclaro muchas dudas que el equipo de autores tenia.

    También se le agradece al profesor Dougles que a pesar de no ser el tutor oficial de contenido se mostro muy servicial al ayudar al equipo de investigadores con el trabajo de grado al igual que la profesora Daniela Osmay que aporto las normas APA para que la investigación se diera,

     

     

     

    Autor:

    Víctor Balza

    Víctor Corzo

    Andrés David Jiménez

    andresrambo16[arroba]hotmail.com

    Arianna Ortega

    Joel Reyes

    Tutor: Hosman Salamanca

    República Bolivariana de Venezuela.

    Ministerio del Poder Popular para la Educación.

    E.T.C.R. Rómulo Gallegos.

    Maracaibo, 27 de marzo del 2009



    Artículo original: Monografías.com

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    Diseño de un sistema automatizado para el control del proceso de inscripción de la Escuela Técnic

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