Marketing de una empresa importadora, exportadora y distribuidora de carne

    1. Análisis de la situación
    2. Aplicación
    3. Fijación de objetivos
    4. Evaluación de riesgos
    5. Respuesta de riesgos
    6. Actividades de control
    7. Información y comunicación
    8. Monitoreo
    9. Fallas de control interno

    El Área de Comercialización o . ha sido definida por la como: "Función empresaria que involucra la investigación de , desarrollados de productos, fijación de precios, comunicación, promoción, venta y distribución de productos y servicios".

    El Área de Comercialización esta conformado por la Gerencia de Comercialización la cual tiene a su cargo los departamentos de Ventas y Vara. La Gerencia de Comercialización esta bajo la supervisión directa del Gerente General. El principal responsable de esta área es el gerente de Comercialización quien coordina las actividades de los departamentos de Vara y Ventas.

    De acuerdo a los pedidos de los clientes se comercializa los productos en vara o envasados, abasteciendo así a las grandes cadenas de supermercados, alimentación y carnicerías, además de distribuir a restaurantes, pequeñas carnicerías y consumidores en general

    Para Mascarne es importantísimo captar un gran número de clientes potenciales para cumplir con sus objetivos establecidos. Por tanto, debe contar con la información necesaria y canales de comunicación adecuados y eficaces. La compañía capta la información del mercado en que se encuentra inmersa para llevar a cabo sus propósitos, como es la denominada "mantención de estado", la cual provee información del estado en que se encuentran los clientes, sus requerimientos, etc.

    Sin embargo, esto no es suficiente pues se han detectado ciertos problemas, los cuales se producen en la coordinación de las actividades por la no actualización de algunos datos importantes. Un buen ejemplo reside en aquellas ocasiones en que se vende un determinado producto a un cliente, y después se comprueba que no se puede usar dicho producto porque está en mal estado.

    En lo que respecta a la comunicación que utiliza la para entregar las políticas y códigos de éticas existentes son bastante eficaces, son comunicados a su personal oportunamente para que sean aplicados, y lograr los objetivos que se proponen cumplir. En cualquier caso, esto no está exento de que cierto número de empleados no estén al tanto de estas políticas y códigos de ética, o simplemente ignoren estas reglas intencionalmente.

    En el departamento de comercialización y ventas nos encontramos con los procesos de Marketing y análisis de mercado, que son los encargados de realizar acciones de divulgación y promoción de productos o servicios existentes, o de los productos nuevos que se quieren introducir. Asimismo se encargan de analizar el desempeño comercial de los productos y de las variables que lo afectan, para luego tomar medidas con el fin de optimizar las ventas.

    El proceso de venta y atención al cliente abarca todas las actividades encargadas de recibir y capturar los requerimientos de los clientes. Y, además, tiene la responsabilidad de responder adecuadamente ante sus requerimientos. Este proceso incluye actividades de varios tipos de venta, que van desde Internet hasta el usual método de cara a cara. Contiene cuenta de clientes, requerimientos y productos para realizar su trabajo

    También se considera la comunicación en ambas direcciones para tomar en cuenta las ideas que puedan aportar los empleados, además de informar si se están cumpliendo o si se están omitiendo las reglas que establece la para el correcto funcionamiento. Un problema grave es que los empleados no se atreven a denunciar a sus compañeros de trabajo que no cumplen con las reglas (o muchas veces están coludidos en estas situaciones), lo que impide combatir los mencionados con anterioridad eficazmente.

    Análisis de la situación

    En Mascarne, si tienen establecidas las políticas y procedimientos que ayudan de guía de acción para todo su personal tanto por área y a nivel general. Por lo cual se puede dar cuenta que existe un ambiente de control, además que los objetivos planteados a comienzo de año son informados y comunicados a todo su personal para que toda la siga el mismo camino y dirección.

    Por otro existen documentos con guías de acción claramente definidas, los que son usados en caso de problemas o poca claridad de los procedimientos a seguir y como actuar frente a una situación dada. Estos códigos de conductas están a disposición de todo el personal del área correspondiente.

    Por todo lo dicho anteriormente, se puede concluir que si existe dentro de la organización el tema del control interno. A pesar que ellos lo hacen por inercia, si se separar bien cada materia en su componente se aprecia el concepto del control interno estudiado.

    Aplicación


    Para aplicar el Informe COSO en la empresa se consideró todos los componentes presentados por este y los cuales se describen a continuación:

    AMBIENTE INTERNO

    El Ambiente Interno es la base para todos los demás componentes del Control Interno, proporcionando disciplina y estructura. El Ambiente Interno se encarga de marcar las pautas de comportamiento en una organización y tiene una influencia directa con la concienciación del personal respecto al control.

    La Filosofía del Manejo de Riesgo

    Al tratarse de una empresa de alto prestigio y experiencia, la dirección del área de ventas no puede aventurarse en tomar decisiones apresuradas, por lo que apreciamos en nuestra visita, cada acontecimiento es bien analizado para que el riesgo que pueda provocar no conlleve a un impacto negativo.

    Mascarme posee sucursales a lo largo de todo el país, y el departamento de comercialización mantiene un contacto permanente con todas ellas, ya sea de forma personal o a través de la misma tecnología que ofrece la empresa. Esto permite que a pesar de la distancia entre sucursales, todas sepan las acciones y respuestas que tomarán cuando ocurran acontecimientos que afecten a la empresa y cuáles son los objetivos principales que se persiguen en el área como, por ejemplo, darle una atención primordial a todo tipo de clientes que requieran de los servicios de Mascarne.

    Aceptación del Riesgo

    Junta Directiva

    La dirección de Comercialización en Mascarme , es muy activa, ya que siempre estas renovando sus conocimientos para poder aplicarlos a la empresa, y con esto poder ser más eficiente en la gestión que ellos desempeñan, y resulta fundamental pues son quien alimenta el sistema empresa.

    4.1.4.- Integridad y Valores Éticos

    Este punto se refiere a las normas de comportamiento de una entidad, las cuales reflejan la integridad de la dirección y su compromiso con los valores éticos.

    Con respecto a lo anterior podemos mencionar que Mascarne posee un Código de ética en el se propone actuar con total apego a los principios y valores éticos en relación con sus clientes, proveedores, empleados, accionistas, el gobierno, sus órganos reguladores y la comunidad en general.

    Este Código debe ser aceptado y puesto en práctica por todos los empleados, tanto del departamento de comercialización como el resto de las áreas de Mascarne , y permanente ya que en el se hace alusión sobre el comportamiento que deben tener los empleados con todo tipo de clientes. Pero en muchas ocasiones se presentan conflictos a los cuales el personal no está acostumbrado y no sabe cómo actuar.

    El área de ventas indica mantener un trato igualitario y honesto con toda la clientela y organizaciones que requieran de sus productos y servicios.

    En el Departamento de Comercialización no se ejerce presión, en el sentido de alcanzar la mayor cantidad de ventas, puesto que privilegia la relación con su clientela, debido a que son la razón de su existencia, reforzando esto a sus empleados periódicamente con acciones y palabras.

    En caso de que los empleados violen el código de conducta, los Gerentes y ejecutivos respectivos, en coordinación con el Comité de Ética de la Corporación, aplicarán las sanciones correspondientes a los empleados que no observen éstas disposiciones o los procedimientos relacionados con las mismas.

    Compromiso de Competencia Profesional

    En el Departamento de Comercialización, existe la especificación de cada cargo y cuál es el grado al que pueden llegar con su propio juicio de valor. Esto se lleva a cabo gracias a que fueron bien definidas las competencias que debían tener las personas para realizar las tareas que se le asignan. Para mantener este nivel Mascarne se preocupa de realizar programas de capacitación y perfeccionamiento a sus empleados con el afán de que mantengan un nivel de competencia que refleje el conocimiento y las habilidades necesarias para que cada uno de sus trabajadores sepa que debe hacer en el puesto que le correspondió ejecutar. Mascarne , evalúa constantemente que el costo en el que se incurre para cumplir estas tareas es el necesario: es decir, se trata de pagar lo justo por todas las tareas que se asignan.

    La filosofía de la dirección y estilo de operaciones

    La manera en que la empresa es manejada, incluyendo los riesgos que son aceptados se rige por la documentación establecida en el perfil del cargo donde establece de manera clara los roles que cada persona debe desempeñar dentro de la organismo.

    Estructura Organizativa

    La estructura organizativa del departamento de comercialización no tiene mayores problemas debido a que no es tan extensa (no existen muchos niveles entre el cargo más alto y el más bajo), lo que debería traducirse en un óptimo flujo de información vertical y horizontal. No obstante, han ocurrido casos en que las líneas de comunicación horizontales no son lo suficientemente efectivas como deberían ya que, por ejemplo, un vendedor informa sobre un hecho importante a su supervisor y éste lo comunica a sus superiores hasta llegar a la Gerencia. Esto demuestra que la comunicación vertical funciona, pero el resto de los supervisores no fueron informados por su par, lo que indica una pequeña deficiencia en la comunicación horizontal.

    Asignación de Autoridad y Responsabilidad

    La asignación de autoridad en el departamento es informada oportunamente para que cada empleado lleve a cabo sus responsabilidades y así se puede realizar una efectiva toma de decisiones para las actividades que realiza.

    La información sobre el cargo, y lo que se debe efectuar en él, se le entrega al empleado en el proceso de inducción, es decir todo sale especificado en su contrato.

    Si las disposiciones que se presentan en el contrato llegaran a sufrir algún cambio, se les informa a los empleados, de manera oportuna, a través de comunicados, escritos, acciones o palabras.

    Políticas y Prácticas en Materia de Recursos Humanos

    Mascarne posee en su código de conducta políticas para el personal. En este se refiere que no existirá ningún grado de desigualdad y discriminación hacia y entre los empleados de toda la organización, además de indicar que se respetara el derecho de los trabajadores de construir Sindicatos y afiliarse a ellos.

    Este código también indica lo que la empresa espera de cada uno de sus trabajadores en el desempeño profesional, sabiendo asimismo poner el éxito de la empresa por encima de los intereses personales y que asuman las consecuencias de sus decisiones y actos. Sin embargo, también espera que sean dueños de un comportamiento ético intachable, tanto en cuestiones de la empresa como en su vida privada.

    Dentro de las políticas de personal que presenta el código, existe una deficiencia con respecto a las sanciones que recibirán los trabajadores al no cumplir los requisitos que la empresa exige, ya que no se específica claramente en que consiste cada una de ellas.

    Fijación de objetivos

    Mascarne , al momento de plantear las estrategias de toma en cuenta la competencia emergente, la legislación vigente en el entorno comercial, así como también manejar en forma adecuada la información financiera de la entidad para utilizarla como una herramienta al momento de establecer las estrategias de comercialización y ventas, a su vez debe tener en cuenta como pueden influir en las actividades de de la entidad los cambios potenciales en los factores anteriormente nombrados.

    Los Objetivos planteado por la empresa son los siguientes:

    Objetivos Estratégicos

    • Conocer el mercado con respecto a los canales de distribución de este negocio son de carácter directo porque es indispensable lograr el contacto con el cliente para llegar de esta manera a un acuerdo en el precio, forma de pago y punto de entrega. 

    • Satisfacer la creciente demanda del Mercado.

    Objetivos Relacionados

    Objetivos Relacionados con las operaciones

    • Mantener y asegurar la entrega de un servicio eficiente, oportuno y rápido, con el menor costo de distribución posible.

    • Asegurar las salidas de todos los volúmenes de pedidos de productos sin demoras en su entrega.

    • Atender las consultas de información de los clientes de forma expedita, rápida y eficaz.

    • Atender de manera eficiente la creciente demanda, disponiendo de la cantidad de personal adecuado.

    • Establecer un servicio al cliente eficaz considerando las normas de garantías establecidas.

    • Captar una mayor atención de parte de los clientes mejorando la sin aumentar los costos.

    Objetivos relacionados con la información

    • Manejar de manera efectiva la información financiera de manera tal que se transforme esta en una herramienta clave en el establecimiento de las estrategias de comercialización y ventas.

    Objetivos de Cumplimientos

    • Considerar y cumplir a cabalidad la legislación para el procesamiento de los :

    • Reglamento Sanitario de los Alimentos.

    • Normas Chilenas vigentes

    • Reglamentación del SAG (Ley de la Carne 19.162).

    • Considerar y cumplir las normas ISO, para entregar estándares de calidad.

    Factores Externos

    Como todo sistema la empresa es afectada por factores externos que no puede manejar a su antojo. Mascarne debe ajustar sus actividades de acuerdo a la influencia de factores tales como:

    • Nivel de actividad económica del rubro: Los eventos ocurridos en otros emergentes, especialmente dentro de América Latina, podrían impactar de forma adversa a Mascarne . Eventos tales como las múltiples crisis de fiebre aftosa que han hecho peligrar el abastecimiento de productos cárneos o la disponibilidad o no de financiación y el valor de la divisa.

    • Regulación del sector: La empresa debe cumplir con las normas fijadas por organismos públicos de salud: La Inspección SAG y La Inspección Servicio de Salud (SESMA).

    • Competencia: Entre las entidades contra las cuales compite Mascarne. aparecen los grandes holding como Cencosud, D&S, carnicerías como Ganadera Río Bueno y pequeños frigoríficos que disponen de escasos activos fijos (mayoritariamente instalaciones arrendadas). Según el Gerente de Comercialización estos últimos, que solo ofrecen productos importados, compiten de manera desleal al no poseer grandes activos los costos son bastante menores.

    • Riesgo financiero: La empresa realiza un gran número de transacciones en moneda extranjera, por lo que, la Administración constantemente evalúa su política de gestión de cobertura de riesgo de cambio y de tasas de interés. Con el objeto de minimizar la exposición de los resultados financieros.

    • Suministros Básicos: La empresa se enfrenta a los riesgos inherente de los productos perecibles como la carne, por lo que, la carencia de los servicios básicos (electricidad o agua) representa un riesgo latente.

    Factores Internos:

    • Mantención de sistemas internos: Una inadecuada mantención origina grandes de problemas de refrigeración o de los procesos de producción o distribución.

    • Accidentes: Los procesos efectuados en la empresa la han obligado a tomar grandes resguardos en la seguridad de sus trabajadores, la mayor parte de los acontecimientos que pueden afectar el área de comercialización puede radicar en las visitas de los vendedores o superiores a las bodegas.

    Evaluación de riesgos

    La evaluación del riesgo supone considerar los acontecimientos potenciales que pueden alterar los resultados de la empresa en cuanto a consecución de objetivos. Riesgos en la empresa Mascarne son:

    Aumento de atrasos

    Los atrasos en el recibo de mercaderías por parte de los proveedores no están en manos de la empresa, pero sin duda provoca un impacto negativo en el desarrollo laboral: pedidos no satisfechos, mal estado de piezas cárnicas, etc.

    No cumplimiento de las tareas asignadas

    Un simple descuido o falta de profesionalidad puede provocar grandes desastres, como la no ejecución de un pedido urgente o asuntos similares.

    Tentación de otro trabajo

    La ambición de ciertos trabajadores por tratar de escalar más rápido en la estructura organizacional de Mascarne , afecta a la capacidad de solidaridad de éstos, junto con la negación de estos trabajadores en realizar labores en equipo. Atentan contra uno de los objetivos del departamento comercial, que es un ambiente grato y cordial.

    Problemas en canales de comunicación

    Los problemas son a causa del poco desarrollo tecnológico, lo que impide una buena cercanía con el personal, impidiendo que éstos se informen de manera adecuada sobre aumentos de salarios, reestructuraciones, etc. Así, se pueden dar situaciones parecidas a las que acarreaban el no cumplimiento de las tareas, ya explicado anteriormente.

    Respuesta de riesgos

    Una vez evaluado los de la empresa, se debe determinar cómo se debe responder a estos. Si bien muchos de los que están presentes en el área comercial no se pueden controlar completamente por Mascarne la empresa está constantemente intentando evitar los en este área estableciendo soluciones o ayudas a los empleados para que no interfieran en el desempeño de sus labores.

    Aumento de atrasos: si bien la empresa comprende en cierta medida estos atrasos, no puede permitir estos ya que afectan en el desarrollo normal de la empresa. Es por esto que acepta este riesgo, pero analizará cada caso en particular, para asegurarse de los motivos que poseen los proveedores y negociando la penalización/indemnización.

    No cumplimiento de las tareas asignadas: El departamento de comercialización debe evitar que estos sucesos ocurran, y tomar medidas para que los empleados desarrollen sus labores lo más eficientemente posible.

    Tentación de otro trabajo: Mascarne debe lograr que cada uno de los trabajadores esté conforme con el empleo que posee, lo cual evitaría la ocurrencia de esto.

    Problemas en canales de comunicación: Se debería motivar la comunicación entre empleados, así como más y nuevos medios que lo hagan posibles (colocación de tablones, buenas redes telefónicas, etc.).

    Actividades de control

    Las actividades de control abarcan las políticas y los procedimientos correspondientes que ayudan a asegurar que se siguen las directrices de la dirección. También ayudan a realizar las acciones necesarias para afrontar los y así conseguir con certeza los objetivos de la entidad.

    Dentro del departamento de Comercialización y Ventas, se lleva un control de las ventas que ocurren en la empresa, este también se encarga de que se cumplan las políticas y procedimientos del departamento y se preocupa de que se logren los objetivos establecidos anteriormente.

    A su vez, la empresa exige al personal de supervisión que asista a cursos de formación sobre legislación, normativas laborales y sobre las políticas de personal de la empresa, para que estos tengan en su conocimiento los tipos de control y su funcionamiento. Además las políticas y procedimientos internos son revisadas regularmente por el asesor jurídico de la empresa, para así dar cumplimiento a la legislación y normativa vigente.

    El departamento de Comercialización y Venta también posee la política de evaluar el rendimiento de los trabajadores de forma periódica y los asesora en el desarrollo profesional. Con relación a esto establece programas de retribuciones que reflejen el rendimiento, tomando en cuenta los volúmenes de venta de los vendedores, así como también, las campañas desarrolladas por los profesionales del área de que hayan sido efectivas.

    La gerencia también tiene que identificar y analizar los involucrados con el área de comercialización y ventas para saber qué tipo control debe ejercer con respecto a los distintos factores de riesgo anteriormente mencionados.

    Las actividades de control también nos permiten mantener un correcto control con respecto a:

    Control de gestión

    En Mascarne estas actividades se refieren a realizar periódicas revisiones con respecto a las estimaciones de ventas y las realmente efectuadas en un periodo, pues se debe tener un control para que al término de cada periodo se realice un análisis de costos y beneficios (para así identificar y evaluar cuán efectivo está siendo el proceso de Comercialización y Ventas) y así realizar las correspondientes correcciones.

    Procesamiento de información

    Las actividades nos permiten brindar un adecuado control de toda la información del flujo de venta, desde que se identifica la oportunidad de venta hasta que el cliente acepta realmente el producto o servicio. Toda esta información se analiza de forma estadística para poder tomar las decisiones adecuadas, de tal forma que lo que se persigue es el optimizar las operaciones.

    Estos mecanismos de control son complementados con un sistema de software que permite realizar un seguimiento a cada tarea (desde el momento en que el potencial cliente da a conocer sus necesidades hasta que la venta del producto o servicio se hace efectiva). Gracias a este elemento se puede llevar un control del avance de forma instantánea de todo el proceso de pre-venta, venta y post-venta de productos y servicios.

    Controles Físicos

    En Mascarne así como en la mayoría de las , el proceso de venta es básicamente una actividad administrativa, donde los principales recursos son las personas. Esto no quiere decir que no sean necesarias diversas instalaciones, pero en comparación, por ejemplo, con los procesos productivos estas son casi inexistentes. De todos modos, es necesario tener un control frente a las diversas herramientas de trabajo, como computadores, principalmente, y las respectivas redes de información presentes en la empresa. Para esto es necesario crear actividades que nos permitan controlar dicha información confidencial.

    Hoy en día, la información es más valiosa que los equipos por lo que un minucioso control de los diferentes software especializados y de todas las base de datos presentes en la empresa son de vital importancia para el funcionamiento de ésta.

    Segregación de Funciones

    Para el cumplimiento de los objetivos del departamento en estudio, la segregación de funciones ayuda a tener personal especializado en cada tarea, aumentando la productividad. En el proceso de Comercialización y Venta de Mascarne podemos distinguir esta segregación al existir dos departamentos de ventas orientados a distintos clientes.

    Desde el punto de vista del control, la empresa tiene una alta segregación de las tareas con el fin de delegar cada actividad dentro del área de Comercialización y Ventas, todo esto, con el propósito de evitar irregularidades y posibles actos de corrupción.

    Los departamentos y áreas involucradas directa o indirectamente en el proceso de pre-venta, venta y post-venta de la empresa se encuentran organizados de manera tal que permiten al departamento de Comercialización y Ventas tener un mejor rendimiento y nivel de control a la vez.

    Información y comunicación

    Información

    Es necesario que para poder controlar una empresa y tomar las correctas decisiones respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos, ésta disponga de información adecuada y oportuna: esto es, la información pertinente debe ser identificada, capturada, procesada y comunicada al personal dentro del tiempo indicado, de forma que permita el cumplimiento de sus responsabilidades.

    El personal en su totalidad debe recibir un mensaje claro de la alta Gerencia de sus responsabilidades sobre el control así como la forma en que las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros.

    La calidad de la información es hasta tal punto trascendente que constituye un activo, un medio y hasta una ventaja competitiva en todas las organizaciones importantes, ya que se encuentra asociada a la capacidad gerencial de las empresas.

    La información, para actuar como un medio efectivo de control, requiere de una serie de características:

    • Relevancia del contenido

    • Oportunidad

    • Actualización

    • Exactitud

    • Accesibilidad

    En lo anterior se invierte una cantidad importante de recursos para ser logrado.

    Esto aplicado a Mascarne posee una importancia considerable, ya que se desempeña en un ambiente que está en constantes cambios y necesita de información que contenga las características anteriormente descritas. El departamento de comercialización capta específicamente la información necesaria con respecto a sus competidores, necesidades de sus clientes y el entorno, y la coloca a disposición de sus empleados para lograr sus objetivos. Es muy importante que esta información cuente con las características que fueron nombradas con anterioridad, para que el servicio entregado por la compañía sea del agrado de los clientes.

    Comunicación

    En este ámbito deben existir adecuados canales de comunicación para que el personal conozca las responsabilidades sobre el control de las actividades a realizar. Estos canales deben comunicar los aspectos relevantes del sistema de información y con claridad para que sean entendidos y aplicados eficazmente, como las políticas, los códigos de ética existentes, etc. El personal también necesita saber cómo sus actividades se relacionan con el trabajo de otros. Este conocimiento les ayudará a reconocer un problema o a determinar su causa y la acción correctiva, pues ellos necesitan saber lo que se juzga como una conducta aceptable e inaceptable.

    En relación con la comunicación al exterior, estos canales externos son el medio a través del cual se obtiene o proporciona información relativa a clientes, proveedores, contratistas, entre otros. Así mismo son necesarios para proporcionar la información a las entidades reguladoras, sobre las operaciones de la empresa, e incluso sobre su sistema de control.

    Monitoreo

    También considerado como supervisión, es el último componente del control interno. Es de incumbencia de la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Así, este componente provee efectividad en el funcionamiento del control y permiten identificar sus debilidades.

    El proceso de supervisión consiste en una evaluación del plan y del funcionamiento de los controles sobre una base oportuna, efectuada por personal adecuado. Éste se aplica a todas las actividades dentro de una organización y a veces alcanza a lo realizado por contratistas externos.

    La supervisión o monitoreo puede ser efectuada mediante actividades continuadas o por evaluaciones separadas. Las actividades continuadas se construyen con el proceso del negocio y pueden ser evaluadas en forma separada por la dirección, auditores internos o agentes externos.

    Existen también controles informales que, aunque no estén documentados, se aplican correctamente y son eficaces, si bien un nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la evaluación, y resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la documentación requieren mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros.

    En definitiva, las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes.

    La normativa de conducta de la empresa en pocas ocasiones requiere de una dotación de personal que inspeccione el cumplimiento de éste. Normalmente el funcionamiento de Mascarne en las evaluaciones se efectúa por trabajadores adentrados en la materia, los cuales manejan el conocimiento necesario para dicha labor.

    En cuanto a la capacidad de los auditores internos con los que se cuenta dentro de la empresa, se puede afirmar que éstos son capaces y experimentados, que sus actividades de auditoría dentro de la organización son adecuadas y que sus responsabilidades y planes son apropiados para las necesidades de la organización.

    Las desviaciones que se ponen en evidencia son dadas a conocer por personal propio del departamento, principalmente por el trabajador a cargo y de un superior, informándose periódicamente a la Dirección sobre las deficiencias más relevantes.

    Como se podía identificar en el proceso de Marketing, a medida que aparecen los problemas de índole publicitario o de los movimientos de la competencia, se actúa tan rápido como es necesario.

    Para esto se investigan las causas fundamentales del sistema y luego de esto se realiza un seguimiento para asegurar que se toma la acción correctiva necesaria.

    Fallas de control interno

    A continuación se detallaran los principales problemas presentes en el proceso de comercialización de Mascarne el impacto que genera tal falla dentro del área y dentro de toda la entidad y, posteriormente, se da una posible sugerencia al problema para poder eliminarlo.

    Falla: No actualización de la base de datos de los precios de la mercadería.

    Impacto: Al no actualizar los datos puede que se entreguen productos con precios antiguos a los clientes, lo que traería muchos problemas, como perder buenos clientes en caso de cobrar precios antiguos muy altos, o, pérdidas en ventas al cobrar precios muy bajos.

    Sugerencias: Se sugiere tener personal encargado específicamente a la actualización de la base de datos mediante algún software especial, para así evitar toda clase de problemas posteriores.

    Falla: Se observaron del libro de reclamos muchos malos tratos de parte del personal de distribución

    Impacto: Esto juega muy en contra en la empresa, los clientes no querrán ser atendidos mediocremente, por lo que será molesto hacer pedidos a la empresa y tener la incertidumbre del trato que recibirán. Esto podría influir significativamente el las ventas.

    Sugerencias: Establecer un sistema de carta de amonestación para los empleados de la empresa, así se establece el riesgo de castigos o pérdida de empleo para los trabajadores que no cumplan buenos tratos a los clientes, también se pueden ofrecer clases de atención al cliente.

    Falla: Se observó una gran suma de dinero en la cuenta mermas de mercadería producto de devoluciones de carnes en mal estado, esto por roturas en los plásticos de conservación, panas de los camiones repartidores, etc.

    Falla: Existencia de manual de procedimientos muy general.

    Impacto: La no existencia de un manual de procedimientos específico, lleva a muchas fallas en el control interno y en los procesos normales de la empresa. Por ejemplo, si se presenta alguna dificultad, los empleados no sabrán como responder a esta y seguirán sus instintos, los cuales podrían ser errados.

    Sugerencias: Profundizar los manuales de procedimientos existentes mediante las evaluaciones constantes y esporádicas que se realizan (para establecer los posibles problemas y soluciones si es que en la evaluación se procedió correctamente), para así evitar graves problemas y para que el personal sepa que hacer en caso de alguno de ellos.

    Falla: Nos encontramos con el problema de que en ventas las líneas telefónicas estaban constantemente ocupadas.

    Impacto: Esto repercute en ventas, ya que se dejan pasar oportunidades de vender grandes cantidades de mercaderías o que esos posibles clientes prefieran comunicarse con otras empresas de la competencia, ya que son más ubicables y responsables.

    Sugerencias: Se sugiere contratar más de una línea telefónica para así evitar el colapso de estas y tener personal específico contestando estas llamadas, por ejemplo, secretarias, no solo los vendedores, ya que pueden estar ocupados desarrollando otras actividades. También se recomienda hacer alguna inspección a los vendedores porque pueden estar evadiendo el trabajar y pueden dejar las líneas descolgadas o simplemente no contestarlas, tomando las medidas necesarias para remediar la situación.

    Tiempo dentro de la empresa, con esto también se evitaría un sin fin de problemas, como atrasos, reclamos, etc.

    Falla: Subestimación o Sobreestimación de la demanda.

    Impacto: Esto repercute fuertemente en el departamento de producción de la empresa, ya que comercialización debe hacer estimaciones de la demanda esperada y en cuanto a eso, producción debe fabricar las unidades solicitadas, si esta se subestima, se podrían perder importantes ventas o hacer descuentos a los clientes por los retrasos lo que implicaría una menor entrada de caja, si se sobreestima, podría generarse mucho inventario, lo cual es caro de mantener.

    Sugerencias: El departamento de comercialización de Mascarne debería contratar profesionales para realizar un buen estudio de mercado y así acercar sus estimaciones a certeza y no tener problemas de inventario.

     

     

     

    José N. N.

    joki_a[arroba]hotmail.com



    Artículo original: Monografías.com

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