Material de Estudio de Administración de Empresas

    1. Introducción al Material
    2. Introducción a la Administración
    3. Función Administrativa Liderazgo
    4. Función de Administración Control
    5. Cambio. Cambio Organizacional
    6. Sistemas de Información Administrativa. SIM
    7. Bibliografía

    Tarea Álvaro Reinoso

    Introducción al Material

    El presente material constituye un esfuerzo realizado con el objetivo de proporcionarles a los estudiantes que cursan estudios a través de la Tarea Álvaro Reinoso un material teórico complementario que les permita acceder a determinados contenidos que se abordan en los diferentes Temas que se exponen en la asignatura de Administración de Empresas con enfoques más modernos en los contenidos que se abarcan. Al mismo tiempo, el presente servirá de soporte para hospedar ejercicios de diferentes tipos, referidos a los contenidos abordados, dando respuesta a las orientaciones que la Guía de Estudio de los Estudiantes les oriente, en aras de resolver los ejercicios y actividades que en ella se proponen. De esta forma el alumno no solo acudirá al presente a leer y analizar contenidos, determinadas tablas o figuras, sino que se remitirá a determinados ejercicios que se han soportado aquí.

    El mismo no excluye la posibilidad de que los estudiantes abandonen la profundización y ampliación de su  estudio a partir de la Bibliografía clásica recomendada en las actividades, pues se ha considerado que ellos constituyen una riqueza indiscutible, como fuente de conocimiento, para el estudiante, a las cuales no debe nunca renunciarse, debido al enfoque metodológico y didáctico con que los mismos presentan los contenidos.

    Con el objetivo de filtrar y organizar los conocimientos, se ha utilizado el método de formular los elementos más importantes que se abordan en cada Tema, sobre la base de las investigaciones de nuestros propios trabajos y de la experiencia de muchos otros directivos que han estudiado y colaborado con nuestro centro de estudios.

    Los puntos que se abordan en el presente material quedan inicialmente, aclarado en el índice de ésta primera página, en el cual se ha tratado de que los mismos estén alineados con las temáticas abordadas en cada una de las lecciones de las repectivas unidades que conforman la asignatura de Administración de Empresas como tal.

    Se espera  entonces que este material ayude a salvar la entre ustedes y nosotros y tribute a mejorar su estudio independiente.

    Tema I:

    Introducción a la Administración

    No existe una actividad de los seres humanos que se considere más importante que la Administración. En este sentido todas las organizaciones necesitan ser administradas por alguien que cumpla con la tarea básica de diseñar y mantener un medio en el cual las personas que laboran de forma mancomunada puedan lograr fines y objetivos seleccionados.

    La Administración, por tanto ha sido y es esencial para asegurar y conseguir la coordinación de esfuerzos individuales. Desde que los individuos comenzaron a formar los grupos para alcanzar metas que no podían lograr por sí solos. La tarea de los administradores ha crecido en importancia.

    Diferentes análisis en el campo de los negocios han demostrado con mucho acierto, que gran parte de los fracasos  en este campo de las organizaciones se deben a una administración poco calificada o a la falta de experiencia en la Administración. Todo proceso grupal efectivo y diseñado para lograr metas en grupo al menor costo de tiempo, dinero, material, adopta el proceso, principios y técnicas básicas de la Administración.

    Toda organización necesita esencialmente de la Administración, así como también todos los niveles de ella, necesitan ser administrados. Esto explica que es una actividad no solo del presidente de un grupo empresarial, o de un gerente general de una gran , o del ministro de las fuerzas armadas, sino que es propia también de un jefe de piso de una gran tienda comercial, por solo nombrar algunos ejemplos.

    Por consiguiente, en el campo de la Administración el papel de la teoría es proporcionar un medio para clarificar  conocimientos administrativos importantes  y pertinentes como es el caso del diseño adecuado de una estructura organizacional, o la aplicación de determinados principios para delegar la autoridad, o simplemente la elaboración correcta y clara de las metas de la organización, así como la mejor forma para aplicar determinadas técnicas que posibilitan una mejor aplicación de la ciencia administrativa como tal. Por estas y muchas otras razones es posible afirmar que la Administración es considerada conocimiento, arte y profesión.

    La necesidad de la teoría de la dirección fue expresada por Henry Fayol, uno de los principales industriales franceses, hace aproximadamente 75 años, cuando dijo:"la verdadera razón de la ausencia de la enseñanza de la administración...es la ausencia de la teoría; sin la teoría no es posible ninguna enseñanza".

    Fayol indicó la necesidad de una teoría que incluyera un conjunto de reglas, principios, métodos




    y procedimientos que fueron tratados y comprobados por la experiencia general. Esta queja aún es expresada por muchos otros académicos y practicantes.

    Leonardo da Vinci dijo: "Los que están enamorados de la práctica sin ciencia son como un piloto que va en un barco sin timón y sin brújula, y nunca tiene la certeza de adónde se dirige. La práctica siempre debe estar basada en un sólido conocimiento de la teoría".Una teoría no puede desarrollarse en el vacío sino que debe basarse en la experiencia práctica y en las observaciones de los practicantes.

    No obstante, la Administración tiene un componente artístico que no depende de los conocimientos que se tengan, sino de la capacidad innata de lograr entender cada situación y darle una solución acertada, creativa con el sello propio que distingue a un dirigente exitoso de otro que no lo es. En este aspecto se relaciona la toma de decisiones que no es más que seleccionar entre diferentes alternativas.

    En conclusión, la  Administración, bien entendida, es la base para mejorar la acción directiva de todos los gerentes practicantes.

    La  Administración implica que a través de ella se logren  tres cuestiones importantes:

    a) Alcanzar los objetivos de la organización. Para lograr el alcance de las metas de cualquier organización se hace de vital importancia aunar esfuerzos para que un conjunto de individuos alcance las metas. Ello solo es posible a través de una Administración acertada

    b) Mantener el equilibrio entre los diferentes intereses. Los directivos necesitan mantener el equilibrio entre los objetivos, metas y actividades en conflicto de los miembros de una organización. Resulta por tanto, imprescindible el equilibrio entre los  conceptos de: ingresos y gastos, (tanto individuales e internos, entre los servicios que se ofrecen y entre las demandas de los diferentes grupos). De manera que  la Administración está orientada a equilibrar los intereses de muchos grupos diferentes. Desempeña la función de salvaguardar  los activos de la organización.

    Debe considerar los mejores intereses de los trabajadores, con salarios decorosos, condiciones de trabajo adecuadas, tratamiento justo y equitativo, la mayor seguridad posible en el puesto, y la satisfacción de sus necesidades de realización.

    La Administración o Dirección también debe trabajar para satisfacer las exigencias de los clientes, ya que sin ellos no tendría propósito la organización. Son la razón de la existencia de la gran mayoría de las organizaciones. Otros (como proveedores y asociaciones comerciales) también deben ser considerados.

    Por último, debe satisfacer las necesidades y demandas de las organizaciones gubernamentales. Si la dirección favorece a un grupo a expensas de otros, a la larga tenderá a crear un desequilibrio que actuará en detrimento de la organización.

    c) Lograr eficiencia y efectividad. En este aspecto El desempeño de la Administración en el mundo actual en una organización se puede medir de muchas maneras diferentes. Una forma común es en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.

    La Eficiencia:

    Es obtener los máximos resultados con el mínimo de gastos. Un administrador eficiente es aquél que logra mayor producción (resultados, productividad, desempeño) con relación a los insumos (trabajo, materiales, dinero, tiempo) necesarios para lograrla. Dicho de otra manera, los administradores deben influenciar para minimizar el costo de los recursos utilizados para lograr un producto dado, se consideran eficientes. O a la inversa, el administrador que puede elevar al máximo los resultados por una cantidad de insumos dada es considerado eficiente.

    La Efectividad:

    Es la habilidad para "hacer las cosas correctas" o hacer que las cosas se logren. Esto incluye la selección de los objetivos más apropiados y los métodos adecuados para alcanzar los objetivos. Los administradores efectivos seleccionan las cosas correctas que han de hacerse y el método correcto para lograr que se hagan.

    La Eficacia:

    Es el secreto del éxito para toda organización. Para los administradores, "Lo oportuno NO es cómo hacer las cosas correctas, SINO encontrar las cosas correctas que hacer, y concentrar en ellas los recursos y esfuerzos". De ahí, que el concepto de eficacia surge por la necesidad de que los administradores busquen las cosas en el entorno de la organización. Ejemplo seleccionar un mercado específico.

    1.1       Concepto de Administración. Naturaleza y niveles del Sistema Administrativo.

    En la literatura y la práctica social existen tres términos muy interrelacionados: dirección, administración y gerencia. En esta asignatura se  utiliza como sinónimos a los términos Administración y Dirección.

    En ocasiones al hablar de Administración nos referimos al desempeño de un cargo: El Administrador. El término de gerencia lo utilizaremos también como sinónimo pero siempre especificado a un cargo ejecutivo.

    Las definiciones en las ciencias sociales a partir de la teoría del conocimiento  definen a la Administración desde tres enfoques y las posibles combinaciones de estos. Desde el punto de vista funcional, estructural y singular.

    Desde el punto de vistas funcional se define como: "La actividad del sujeto de la Administración (directivo) sobre los subordinados para trazar y cumplir las metas u objetivos".

    Chiavenato (1998), plantea que la Administración es entendida como un conjunto de cargos y tareas, posteriormente, como un conjunto de órganos y funciones, desdobladas más tarde, en una compleja gama de variables que llega hasta la concepción de sistema, aspecto éste que se tratará más adelante en el presente material.

    En su estado actual, la Administración es el resultado histórico e integrado de contribuciones acumuladas provenientes de muy variados campos de la actividad científica, técnica y profesional, por lo que no es extraño que se utilicen frecuentemente, la utilización de principios y conceptos desarrollados por otras ramas del saber.

    Kliksberg (2000) plantea que partiendo del análisis histórico en materia administrativa, la Administración incluye las características siguientes, muy importantes a tener en cuenta en todo momento:

    1.- El ámbito de la conceotualización en que se inscribe la Administración, no está constituido por un solo tipo de . La Administración trata de cualquier tipo de organización, ya sean económicas, culturales, políticas o sociales.

    2.- El objetivo de los administradores es el mismo en cualquier tipo de organización y consiste en crear un ambiente adecuado para el alcance de los objetivos de manera eficiente.

    3.- La Administración, como se ha descrito, comprende el análisis teórico a nivel científico del comportamiento de las organizaciones.

    4.- La Administración comprende también una tecnología o conjunto de conocimientos en materia de procedimientos operativos aplicables a la obtención de mayor eficiencia en las distintas áreas de la organización.

    Stoner define a la Administración, como el arte de hacer las cosas a través de las personas. Tales definiciones cambian en la medida en que las circunstancias de las organizaciones. 

    Otros autores apuntan que la Administración en todas aquellas actividades que se llevan a cabo y mediante las que se desarrolla el  proceso de fijación y posterior logro de los objetivos organizacionales o de la egresa como tal.

    La necesidad de una teoría de la Administración o Dirección fue expresada por Henry Fayol, uno de los principales industriales franceses, hace aproximadamente 75 años, cuando dijo:"la verdadera razón de la ausencia de la enseñanza de la dirección...es la ausencia de la teoría; sin la teoría no es posible ninguna enseñanza".

    Fayol indicó la necesidad de una teoría que incluyera un conjunto de reglas, principios, métodos y procedimientos que fueron tratados y comprobados por la experiencia general. Esta queja aún es expresada por muchos otros académicos y practicantes.

    En el mismo sentido, Kast y Rosenzweig, (1999), se manifiestan cuando señalan que la Administración comprende la coordinación de hombres y  recursos  materiales para el logro de determinados objetivos.

    Si los directivos son capaces de entender el cuerpo de conocimientos que integra la asignatura de Administración y saben cómo aplicarla a situaciones dadas, deben ser capaces de desempeñar las funciones de dirección tanto con eficiencia como eficacia, relacionando la teoría y la práctica. ya que una teoría no es más que la generalización de una serie de regularidades bajo unas mismas condiciones que se manifiestan en la práctica, prácticamente de la misma forma.

    1.2.-     Proceso Administrativo.

    Actualmente predomina en la literatura administrativa la concepción de la Administración como proceso, es decir como un camino sistemático y organizado para hacer las cosas, que comprende una serie de acciones, actividades u operaciones que conducen a un cierto fin.

    Bajo este enfoque la Administración es descrita y analizada a través de las actividades que la componen y consiste en la coordinación de todos los recursos a través de los procesos de planificación, organización, liderazgo o mando, y control, en orden a conseguir los objetivos establecidos.

    Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas: La Administración entonces, es un proceso porque todos los administradores, sin importar sus aptitudes particulares  o su capacidad, intervienen en las actividades  relacionadas, para obtener los objetivos.

    La administración es el proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos  de los miembros de la organización, y el empleo de todos los demás recursos para lograr objetivos organizacionales establecidos.

    Fig. 1.2.1.- Ciclo Administrativo.

    El ejercicio de la Administración conlleva a la aplicación de funciones, que expresan en si mismas y en su interrelación la esencia de este proceso, que se manifiesta como se expresó anteriormente en cualquier actividad humana que involucre a más de una persona.

    1.2.1.-Funciones Básicas o Generales del Ciclo Administrativo.

    La naturaleza universal de la Administración resulta de este hecho: las funciones generales de la Administración o Dirección son las mismas en todos lados, en todas las organizaciones y en cualquier época.

    Como se muestra en la figura anterior: la planificación, organización, el liderazgo y el control son las llamadas funciones generales o básicas del Ciclo Administrativo

    Las funciones administrativas son las mismas tanto para los negocios pequeños como para los grandes; para las organizaciones públicas  y para las privadas, para las manufactureras, para las organizaciones de servicio, para las minoristas, y para las nacionales, extranjeras y multinacionales, así como para las organizaciones sociales, fraternales, políticas o religiosas, en fin son universales.

    Las funciones de la Dirección son básicamente las mismas para cualquier clase de organización. Aun cuando pueden aplicarse en forma diferente por los distintos dirigentes. Debido a que todos los gerentes operan alcanzando objetivos mediante los esfuerzos coordinados de otras personas, el tipo de organización en la cual se encuentren hace relativamente muy poca diferencia.

    Si los administradores desempeñan con eficacia estas funciones en una situación dada, es probable que hagan lo mismo en otras situaciones. Lo anterior denota no solo el carácter universal de la Administración, sino también el mismo carácter de sus funciones generales.

    De la misma manera que en las organizaciones, y en particular en las , existen una serie de trabajadores que realizan las tareas y actividades principales para fabricar los productos, para prestar los servicios y para cumplir las metas de las mismas. Así, el profesor enseña en la universidad, el sacerdote ejerce su labor de guía en la iglesia, el bombero apagará fuego, el cocinero elaborará un plato, el camarero lo servirá y el piloto hará volar el avión. Todas estas son las tareas operativas de las organizaciones. Llamamos operarios aquellas personas de la organización que se encargan de la ejecución material de las tareas operativas de la . Esa es su única función dentro de la , la realización de las tareas propias de su actividad y no dirigen el trabajo de otras personas. Los directivos son las personas, que dentro del Proceso de Administración, planifican, organizan, dirigen y controlan el trabajo de otras personas, y en concreto, de las personas que ejecutan materialmente las tareas típicas de la organización. El jefe de redacción dirige a los redactores y controla que estos que estos realicen sus artículos según esta previsto. Por tanto, los directivos se encargan de administrar, es decir, de que otras personas realicen las tareas organizativas de manera eficaz y eficiente. A estos directivos se les llama administradores.

    La mayor parte de los directivos no realizan solo tareas directivas, sino que también realizan tareas operativas es decir el jefe de redacción, a pesar de disponer de un grupo amplio de redactores y periodistas a su cargo, puede elaborar él mismo algunas crónicas o intervenir en la redacción de muchos artículos. El grado en que un directivo se dedica más a tareas administrativas que a tareas operativas depende, de su posición de la jerarquía dentro de la empresa.

    Las se  suelen representar en forma de pirámide. En su base se sitúan a los operarios, es decir aquellos trabajadores que ejecutan materialmente las tareas operativas y que no dirigen y controlan el trabajo de nadie. Son, por tanto, el escalón más bajo de la jerarquía de la empresa.

    Los directivos o administradores que se dedican a dirigir y a controlar directamente el trabajo de los operarios son los que se llaman supervisores o directivos del primer nivel o de primera línea que pueden ser un coordinador de asignatura, un cabo en el ejército, un entrenador en un equipo deportivo, un jefe de recepción, un comandante de vuelo, etc. Su característica esencial es que dirige el trabajo de un grupo operario y no de ningún otro directivo

    En lo más alto de la pirámide se encuentra la alta dirección, los administradores de mayor nivel jerárquico, llegando en su punta a los máximos responsable de la organización, cuyo trabajo no es supervisado por otros trabajadores.

    Entre los administradores de la alta dirección y de los primer nivel, se encuentran los directivos y administradores intermedios o de nivel medio. Tienen como característica común que supervisan y dirigen el trabajo de otros directivos.

    Como se apunta anteriormente, los administradores realizan tareas administrativas y operativas en diferentes proporciones dependiendo de su nivel jerárquico. La norma general establece que, cuanto mayor sea el nivel jerárquico de un directivo, más centrado estará en las tareas de planificación, organización, liderazgo y control y menos en la ejecución material de las tareas operativas. En sentido inverso, cuando más se desciende en la pirámide, más ocupado estarán dichos administradores en las tareas operativas, aunque sin descuidar las administrativas.

    Como se ha señalado desde el principio, una empresa busca alcanzar una serie de metas; por tanto lo primero que tiene que hacer el administrador de una organización es establecer los objetivos de la misma y las formas de alcanzarlo: a esto se le llama Planificación. De otra parte, también se ha visto que el trabajo del directivo no es ejecutar directamente las tareas para conseguir los objetivos, por lo que tiene que plantearse que esas personas tiene que realizar cada una un grupo de tareas especializadas y que tienen que coordinar su trabajo; esto se realiza en la segunda fase, que se denomina Organización. Una vez establecidas las relaciones jerárquicas y funcionales entre los miembros de la empresa mediante la fase de organización, hay que buscar a las mejores personas para ocupar los puestos, hay que formarlas, hay que integrarlas, hay que motivarlas, hay que remunerarlas, hay que liderarlas y hay que hacer que existan flujos de comunicación entre ellas; de ello se ocupa la fase de Liderazgo o Mando (hay personas que la nombran, sencillamente, Dirección) Una vez que la empresa ha entrado en funcionamiento se van a obtener ciertos resultados y los administradores o directivos querrán saber si con ello se han conseguido los objetivos previstos, sino es así, deberán producirse ajustes y cambiar los objetivos o las acciones para alcanzarlos en el siguiente período de Planificación; ésta es la función de la fase de Control. Así la administración de la empresa es un proceso secuencial que consta de las fases ya descritas anteriormente (Planificación, Organización, Liderazgo, Mando o Dirección y Control). A estas actividades también se le llaman, funciones o tareas del sujeto de la Administración.

    Al hablar del proceso administrativo, se han visto las cosas que deben hacer los directivos cuando realizan tareas administrativas. Pero, ¿Es eso lo que realmente hacen? Mintzberg realizó un amplio estudio entre los administradores y directivos y estableció que muchas de estas funciones ocupan un lugar marginal en el trabajo cotidiano de los administradores. Define en cambio un conjunto de roles o papeles que realizan habitualmente los directivos. Los agrupo en 3 tipos diferentes:

    1. Roles interpersonales: Se refieren al gran volumen de actividad que desarrollan los directivos en contactos con otras personas, tanto dentro como fuera de la organización. Son roles de cabeza visible, líder y enlace.

    El primer término se refiere al directivo que representa la empresa en el exterior. Es la imagen de la empresa. Cuando surge un problema con la empresa, los clientes, los proveedores y terceros interesados acuden a él. También actúa en actos protocolarios y profesionales en representación de la empresa, como convenciones, conferencias y charlas, recepciones oficiales, etc.

    Como líder, estimula y motiva a los trabajadores que están a su cargo. Es responsable de su reclutamiento y selección, así como de recompensarlo adecuadamente. Interactúa con ellos para que se realizan convenientemente las actividades de la empresa.

    Como enlace mantiene relaciones sociales y profesionales, está encargado de establecer una red amplia de contactos y de fuentes de información, internas y externas. Le corresponde establecer los canales de comunicación e información que puedan ser utilizados en el futuro.

    1. Roles informativos: Se refieren a todo el trabajo directivo relacionado con la recogida y transmisión de información y de datos. Si cuando realizan el papel de enlace, el directivo a establecido los canales y vías de comunicación, estos roles suponen ponen poner en uso esos canales para hacer circular la información.

    Monitor: Los directivos realizan una importante labor de recogida de información, normalmente la buscan activamente. Está información la reciben tanto del interior de la empresa como del exterior. Buscan información fiable, disponible en el momento adecuado, organizado y pertinente.

    Difusor: El directivo es el encargado de transmitir información dentro de la organización, ocupándose de que está circule convenientemente y de que llegue a las unidades y personas que la necesitan.

    Portavoz: Trasmite una serie de información al exterior de la empresa sobre los planes y programas que está va a realizar. Es el interlocutor y experto en las relaciones dentro del sector.

    1. Roles decisionales: Son el de emprendedor, el de gestor de anomalías, el de asignador de recursos y del negociador. Todos ellos suponen en distinto grado un proceso de toma de decisiones para la empresa.

    Emprendedor: El directivo realiza este papel cuando toma iniciativa y busca oportunidades para la empresa. Intenta adelantarse a los acontecimientos, busca nuevos mercados, nuevos productos, nuevos procesos y nuevas formas de gestión.

    Gestor de anomalías: Como se ha dicho anteriormente unas de las funciones continuas del directivo es el análisis y solución de problemas. Es un solucionador de problemas en la empresa. Sino puede darle una solución por si mismo, reenvía en problema a la parte de la empresa que lo puede resolver.

    Asignador de Recursos: Decide dentro de su campo de competencia la asignación de los recursos disponibles a distintas actividades, unidades  o puestos. Evalúa la importancia de cada cosa y establece prioridades. Hay que pensar que uno de los recursos de la organización más valiosos, y que también asigna libremente, es su propio tiempo.

    Negociador: Los directivos se encargan también de preparar y supervisar los procesos de negociación que se llevan a cabo en la empresa y con agentes del entorno, fija los límites de la negociación y establece las estrategias negociadoras. Normalmente el directivo que negocia es el que tiene capacidad para llegar a compromisos en nombre de la empresa.

    1.3.-     Importancia de la Administración de Empresa

    La importancia de la Administración como función principal de los administradores radica principalmente en la orientación que da ésta, a cada uno de los elementos que componen la organización, realizando planes, asignando recursos, motivando, guiando y controlando las actividades, permitiendo así el logro de las metas esperadas por la organización, haciendo estas más eficientes y eficaces.

    • Permite escuchar a nuestros superiores.
    • Permite dar opiniones y criterios propios.
    • Propicia la necesidad de trasladar ideas, dar soluciones y criterios.
    • Dirigir pequeños grupos de subordinados.
    • Discutir con otros profesionales
    • Participar en diferentes eventos.
    • Necesidad de competir.

    La necesidad de una teoría de la dirección fue expresada por Henry Fayol, uno de los principales industriales franceses, hace aproximadamente 75 años, cuando dijo:"la verdadera razón de la ausencia de la enseñanza de la dirección...es la ausencia de la teoría; sin la teoría no es posible ninguna enseñanza".

    Fayol indicó la necesidad de una teoría que incluyera un conjunto de reglas, principios, métodos y procedimientos que fueron tratados y comprobados por la experiencia general. Esta queja aún es expresada por muchos otros académicos y practicantes.

    Leonardo da Vinci dijo: "Los que están enamorados de la práctica sin ciencia son como un piloto que va en un barco sin timón y sin brújula, y nunca tiene la certeza de adónde se dirige. La práctica siempre debe estar basada en un sólido conocimiento de la teoría".

    Una teoría no puede desarrollarse en el vacío sino que debe basarse en la experiencia práctica y en las observaciones de los practicantes.

    No obstante, la dirección tiene un componente artístico que no depende de los conocimientos que se tengan, sino de la capacidad innata de lograr entender cada situación y darle una solución acertada, creativa con el sello propio que distingue a un dirigente exitoso de otro que no lo es. En este aspecto se relaciona la toma de decisiones que no es más que seleccionar entre diferentes alternativas.

    En conclusión, la teoría de la Administración, bien entendida, es la base para mejorar la acción directiva de todos los gerentes practicantes.

    1.4.-     Evolución de la Teoría Administrativa

    La Administración es una disciplina a la que atañan resultados prácticos , sin embargo es necesario estudiar las diferentes teorías administrativas al menos por cuatro razones :

    • Las teorías  guían las decisiones administrativas.
    • Las teorías conforman nuestro concepto de administración .
    • Las teorías ayudan a comprender el ámbito de los negocios.
    • Las teorías son fuentes de nuevas ideas.

    La Escuela Clásica. La Escuela de las Relaciones Humanas. La  Escuela de las Ciencias Administrativas.

    TABLA 1.4.1. ESCUELAS FUNDAMENTALES SOBRE ADMINISTRACIÓN

    ESCUELA

    CONTENIDO

    APORTES

    LIMITACIONES

    TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA

    Es un enfoque administrativo, formulado por F.Taylor y otros entre 1890 y1930, que pretende determinar en forma científicas mejores métodos para realizar cualquier tarea y seleccionar, capacitar y motivar a los trabajadores.

    ·       Desarrolló un método racional para resolver los problemas de la organización

    ·       Preparó el terreno para la profesionalización de la disciplina de organización

    ·       Su limitada comprensión sobre los seres humanos,  sus motivaciones, etc.

    ·       Su énfasis en la productividad y la rentabilidad condujo a explotara trabajadores y clientes.

    TEORÍA CLÁSICA DE LA ORGANIZACIÓN

    Un esfuerzo anticipado, cuyo pionero fue Henry Fayol, por i- dentificar los prin- cipios y conocimien-  tos que subyacen en la administración efectiva

    ·       El concepto de que los conocimientos de administración se aplican a todo tipo de actividad de grupos.

    ·       La idea relativa a que ciertos principios intangibles afectan la conducta administrativa efectiva que los principiosadministrativos pueden enseñarse.

    ·       Los principios clá-sicos se ajustan a organizaciones en

        ambientes esta-

        bles y predecibles

    ·       Los principios clá-sicos son criticados por considerarse muy generales.

    ESTAS DOS TEORÍAS ANTERIORES SE INSCRIBEN DENTRO DE LA ESCUELA CLASICA DE LA ADMINISTRACIÓN

    CONTINUACIÓN DE LAS ESCUELAS

    ESCUELA

    CONTENIDO

    APORTES

    LIMITACIONES

     ESCUELAS DE LAS CIENCIAS DEL  COMPORTAMIEN

    TO.

    Un grupo de academi

    cos en administra-

    ción y con capacita-

    ción en sociología,

    psicología, y áreas

    relacionadas, que

    utilizaban sus diver

    sos conocimientos

    para comprender y

    administrar con ma

    yor eficacia a la

    gente que forma

    las organizaciones.

    ·       Conocimientos sobre la motivación individual, el comportamiento de grupo, las relaciones interpersonales en el trabajo y la importancia que tiene el trabajo para el ser humano

    ·       La complejidad del comportamiento humano, provoca opiniones contrapuestas de los especialistas, lo cual hace difícil a los administradores decidir cual recomendación seguir.

    ·       El uso y abuso del lenguaje técnico en vez del lenguaje cotidiano

        en la comunica-

        ción de sus hallaz

       gos contribuye a

       dificultar la acep-

       tación de sus ideas

    LA ESCUELA CUANTITATIVA

    (INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES

    O CIENCIA ADMINISTRATIVA)

    Técnicas matemáticas para modelar, analizar y solucionar problemas de administración.

    ·       A las actividades de planeación y control , incluyendo el desarrollo de estrategias de producto. Programas de desarrollo de , etc.

    ·       algunos administradores piensan que la base matemática es demasiado complicada para comprenderla y utilizarla con rapidez

    ·       La ciencia administrativa no es adecuada para manejar los componentes psicológicos y conductuales de la actividad en un centro de trabajo

    EVOLUCION DE LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION

    En el cuadro anterior se describen brevemente las tres escuelas fundamentales del pensamiento administrativo, las cuales en la actualidad siguen conservando su importancia.

    1.4.1.- MENCIÓN DE OTROS TEÓRICOS PIONEROS DE LA DIRECCIÓN O ADMINISTRACIÓN.

    Otros muchos hombres hicieron aportes a la ciencia de la administración, además de los

    mencionados anteriormente:

    Frederick W Taylor, el cual puso atención a las tareas, considerándose el padre de la administración, el cual observaba a los trabajadores en el desempeño de diversas tareas y anotaba el tiempo para proporcionar una base científica para el diseño y desempeño de las tareas. En lugar de cada trabajador efectuara su tarea su forma. Taylor buscó la mejor manera para todos los trabajadores. La siguiente etapa era buscar personas físicas y mentalmente apropiadas para el trabajo. El resultado consistía en buscar la mayor productividad. El propósito de la recolección y medición de hechos que efectuaba Taylor era proporcionar una base científica u objetiva para el desempeño de tareas.

    Elton Mayo: Puso especial atención a las personas, planteaba que los administradores no solo necesitaban planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo, como Taylor insistía, sino que necesitaban integrar en forma constante una organización social humana. La Administración, tal y como formulaba Mayo y sus seguidores, debía proporcionar condiciones que permitieran la espontánea colaboración de los grupos para el logro de los objetivos.

    Douglas MacGregor: resumió el contraste más claro de las suposiciones de la Administración científica y de las relaciones humanas sobre la naturaleza humana, denominando Teoría X a las suposiciones tradicionales y a las contrastantes Teoría Y.

    Teoría X: Plantea que la motivación del hombre es el salario, que las emociones humanas son irracionales, que el hombre es esencialmente perezoso, etc. Dentro de esta concepción la labor de la administración se limita al empleo y control de la energía humana en la dirección de los objetivos organizacionales.

    Teoría Y: Se basa en un enfoque más positivo de la naturaleza humana y admite que el hombre no es pasivo, ni contravienen los objetivos organizacionales y que posee motivación, patrones de comportamiento adecuado y está capacitado para asumir responsabilidades. Dentro de esta concepción administra un proceso de crear oportunidades, liberar potencialidades retirar obstáculos, ayudar al crecimiento y proporcionar orientación.

    La Teoría Z de William Ouchi fue más actual y plantea que la productividad es más una cuestión de dirección de personas quede tecnología, mucho más de gestión humana y cultura organizacional adecuada que de enfoques tradicionales basados en la organización.

    A su vez, la Teoría de la Administración actual continúa generando conceptos interesantes. En este momento es posible identificar tres perspectivas adicionales de la teoría de la administración: el enfoque de sistemas, el de contingencia y un nuevo enfoque de las relaciones humanas.

    ENFOQUE DE CONTINGENCIAS: El concepto de la técnica de administración que más contribuye al logro de objetivos organizacionales puede variar en diferentes situaciones o circunstancias.

    NUEVO ENFOQUE DE LAS RELACIONES HUMANAS: Un enfoque integral hacia la teoría de la administración, que combina un concepto positivo de la naturaleza humana con el estudio científico de las organizaciones para prescribir como deben actuar los administradores efectivos en gran parte de las circunstancias.

    1.5.-     El Enfoque de Sistema en el entorno actual.

    Un Sistema es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia.

    Un ejemplo de Sistema, por tanto es: Un grupo de estudiantes de informática, Un Jardín de flores, la sala de la casa

    Es por tanto, cualquier conjunto de partes unidas entre sí puede ser considerado como un

    Sistema, siempre que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sea el centro de atención.

    Esto quiere decir que debe tener un fin u objetivo identificar un sistema

    Un sistema está compuesto por dos aspectos críticos:

    1. Los elementos

    2. Las relaciones entre los elementos

    Si nos hiciéramos las preguntas siguientes:

    ¿Cuál de los dos caracteriza a un sistema?

    ¿Qué es lo que caracteriza al sistema de dirección de la Universidad, los departamentos o las relaciones entre estos?

    Las respuestas estarán encaminadas a responder que: aunque los elementos sean importantes, lo que caracteriza a un sistema son las relaciones entre ellos.

    Con relación al segundo cuestionamiento; un departamento  puede fragmentarse o integrarse y si las relaciones se mantienen no pasa nada , ahora si para cualquiera de las dos situaciones anteriores se cambian las relaciones, el sistema se altera.

    Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.

    La definición de un sistema depende de la comodidad o del interés de la persona que pretende analizarlo. Es una cuestión de enfoque.

    El sistema total es el representado por todos los objetos, atributos y relaciones necesarios para la realización del objetivo. El objetivo del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados todos los objetos, atributos y relaciones del sistema, mientras que las restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operación, que definen la frontera del sistema y hacen posible explicar las condiciones bajo las cuales debe operar. No hay sistemas fuera de un medio específico (ambiente o entorno): los sistemas existen en un medio y están condicionados por él.

    Medio (ambiente) es el conjunto de todos los objetos que dentro de un límite específico, pueden tener alguna influencia sobre la operación del sistema. La frontera es, pues, la condición ambiental dentro de la cual el sistema debe operar.

    Puede resumirse entonces que en lo relativo a los conceptos fundamentales que se refieren al Enfoque de Sistema, se encuentran los siguientes:

    Sistema: Conjunto de elementos, propiedades, atributos o relaciones que perteneciendo a la realidad objetiva,  representa para el investigador su objeto de trabajo.

    Elementos: Partes que componen el sistema. Son ilimitados en variedad.

    Relaciones: Vínculos que se establecen entre los elementos, estos elementos deben mantenerse unidos para formar parte del sistema.

    Atributos: Son las propiedades de los elementos y  las relaciones que permiten definir a estos en función del objetivo perseguido por el estudio.

    Sinergia: Situación en la que el todo es mayor que sus partes. En términos organizacionales, sinergia significa que los departamentos que actúan cooperativamente son más productivos que si actuaran de forma independiente.

    Efecto Sinergético: Propiedades que alcanza el sistema como producto de la unión de todos sus elementos, la integración e interacción de todos ellos.

    Medio Ambiente: Todo lo que se relaciona con el sistema.

    Subsistema: Cualquier sistema conviene estudiarlo a los efectos  prácticos como parte de uno mayor.

    Fronteras del sistema: Límites del sistema.

    Sistema total: Todo lo anterior que al unirse forman el sistema total.

    Sistema Autorregulado: Es todo aquel sistema que tiene un mecanismo regulador.

    Entropía: Grado de desorden que tiene  un sistema.

    Homeostasia: Sistema en equilibrio.

    La clasificación de los sistemas sigue diferentes criterios, como es el caso de los siguientes:

    -       Por su relación con el

    1-     Cerrado

    2-     Abierto

    -       De acuerdo a su estructura

    1-     Simple

    2-     Compuesta

    -       Por su diversidad

    1-     Estático

    2-     Dinámico

    -       Por su capacidad de regulación

    1-     Regulados

    2-     Autoregulados

    Un  sistema se estudia a partir del seguimiento de los  pasos relacionados a continuación:

    1-     Definir los objetivos del sistema.

    2-     Determinar los límites del sistema.

    3-     Descomposición de las partes que integran un sistema.

    4-     Determinar los componentes fundamentales.

    5-     Definir la organización y estructura en tiempo y espacio.

    6-     Determinar el y su influencia sobre el sistema.

    7-     Definir la red de comunicación.

    8-     Otros aspectos que se consideren importantes.

    El enfoque en sistema plantea que: "En una organización son independiente las personas, las tareas y la dirección. Un cambio en una de las partes afecta las otras de manera invariable. La organización, por tanto es un todo, dinámico y orgánico, formado por muchos subsistemas, esto implica que no se resuelvan problemas de forma parcial, sin la afectación de la organización en su conjunto".

    1.5.1.-Características de los Sistemas

    Propósito: todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos. Los elementos y sus relaciones definen un arreglo con miras a un objetivo que debe ser logrado.

    Globalismo o totalidad: cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará a todas las demás unidades debido a la relación existente entre ellas. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. Hay una relación causa-efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo.

    Entropía: es la tendencia que tienen los sistemas al desgaste, a la desintegración, al relajamiento de los patrones y a un aumento de la aleatoriedad. Hay criterios según los cuales a medida que aumenta la información disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De ahí, surge el concepto de negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

    Homeostacia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse a fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del .

    1.5.1.1.- Sistema abierto y sistema cerrado:

    Sistema abierto (SA): Conjunto de partes en constante interacción (lo que resalta la característica de interdependencia de las partes), orientado a determinados propósitos y constituyendo un todo sinérgico (mayor que la suma de las partes) y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo (doble capacidad de influir sobre el medio externo y a la vez recibir la influencia del mismo).Una empresa.

    1. El SA está en constante interacción con el medio. Esta interacción es dual en el sentido de que lo influencia y es influenciado por él. El SC no interactúa con el ambiente.

    2. El SA tiene capacidad de cambio y adaptación al medio ambiente, está dotado de reversibilidad: su estado actual o futuro no está condicionado por su estado original. En el SC ocurre lo contrario.

    3. Es contingencia del SA competir con otros sistemas, lo que no ocurre con el SC.

    I. Parámetros de los sistemas

    Cualquier cosa que esté en movimiento o que cambie de estado, es un proceso, este es una de las modalidades del enfoque de sistema, por tanto puede ser considerado un sistema.

    1) Las relaciones (estructura y procesos)

    a. Todos los elementos de un sistema

    b. Entre sistema y subsistemas

    c. Entre dos o más sistemas

    Las relaciones son los aspectos más importantes de un sistema.

    2) Parámetros: Son constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema.

    a. Entrada, impulso o insumo (input): es la fuerza de arranque o partida de sistema, que  suministra energía para la operación del sistema.

    b. Salida, producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se alinearon los objetos y relaciones del sistema. Estas salidas deben ser congruentes y coherentes con los objetivos del sistema.

    Las salidas pueden ser causal y mutuamente dependientes (complementarias) para suministrar una entrada conveniente a un subsistema de orden más elevado, como aparece en la Figura I.1.

    3) Proceso, procesador, transformador (throughput)

    Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. El proceso caracteriza la acción de los sistemas y se define por la totalidad de los elementos (tanto objetos como relaciones) empeñados en la producción de un resultado.

    4) Retroalimentación, retroinformación (feedback)

    Es la función del subsistema que tiene como mira comparar la salida con un criterio o patrón previamente establecido. La retroalimentación tiene como objetivo el control, o sea, el estado de un sistema sujeto a un monitor. Monitor es un término que comprende una función de guía y de dirección.

    II.- Análisis de sistemas

    Pasos para el reconocimiento de un sistema:

    1) Localización de las partes componentes (elementos) que están relacionados entre sí.

    2) Identificación del patrón que rige las relaciones encontradas (red de comunicaciones).

    3) Percepción de una finalidad (objetivo) en el arreglo visto como un todo.

    4) Definición del donde actúan las partes componentes

    5) Establecimiento del ciclo de eventos que identifican el proceso del sistema (ciclo de procesamiento).

    III.-  Métodos para el análisis de sistemas. Análisis de sistemas:

    Análisis destinado a sugerir un de acción mediante el examen sistemático del costo, la eficiencia y de los de políticas y estrategias alternativas (incluso la formulación de otra más, en caso de que las examinadas sean poco satisfactorias). Al igual que la investigación operacional, el análisis de sistemas auxilia al tomar una decisión o resolver un problema, a encontrar una solución inteligente o un de acción preferible entre varias posibles alternativas.

    IV.-  Ingeniería de sistemas

    Es la planeación y la formulación de nuevos sistemas para el mejor desempeño de operaciones en o para implementación de operaciones, funciones o servicios hasta entonces nunca ejecutados. Existen varias etapas del proceso operacional (sin orden cronológico):

    a. Definir y aislar el problema científico, cuantificar y relacionar el conjunto de factores que definirán el sistema y su ambiente.

    b. Seleccionar un objetivo es el fin lógico de la definición del problema. El objetivo escogido orienta la búsqueda de alternativas, sugiere el tipo de análisis a que se deben someter las alternativas y proporciona los criterios para escoger el sistema óptimo.

    c. La síntesis de sistemas trae consigo la compilación o invención de sistemas alternativos capaces de atender a los objetivos.

    d. El análisis de sistemas significa deducir las consecuencias lógicas de la totalidad de los sistemas hipotéticos.

    e. La elección del mejor sistema comprende la evaluación del análisis y la comparación de esa evaluación con los objetivos, a fin de seleccionar el mejor subconjunto posible de sistemas alternativos que merezcan un estudio más detallado.

    f. La comunicación de los resultados constituye la última función de esta etapa.

    V. Procedimiento para analizar un sistema

    a. Análisis del proceso (o procesamiento): cuando el sistema es estudiado como el conjunto de subsistemas íntimamente enlazados. Permite definir salidas intermedias y estudiar los medios por las cuales estas salidas pueden introducirse en procesos unidos en serie para el subsecuente procesamiento o incluso mejorar su desempeño.

    b. Análisis del resultado final: cuando el sistema es tratado como un todo. El analista se vuelve más hacia los resultados finales que hacia los resultados intermedios de los subsistemas, despreciando las salidas intermedias.

    Definido esto, se sigue el siguiente procedimiento:

    1. Definir una necesidad real que debe ser satisfecha

    2. Determinar los objetivos que contribuirán a satisfacer la necesidad real

    3. Verificar las condiciones de restricciones dentro de las cuales el sistema deberá limitarse

    4. Generar muchos sistemas alternativos diferentes, que puedan satisfacer la necesidad real

    5. Seleccionar las mejores alternativas

    6. Implementar las alternativas seleccionadas para ser debidamente experimentadas

    7. Efectuar una evaluación completa del sistema experimentado

    8. Desarrollar modificaciones con la retroalimentación para continuar el ciclo hasta que los objetivos se hayan alcanzado.

    1.5.2.- SISTEMA DE DIRECCION O ADMINISTRACIÓN. ANATOMIA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y SU RELACIÓN CON LA CULTURA

    Enfoque del Sistema de Administración desde el punto de vista de las decisiones y la Cultura.

    En la figura representada posteriormente,  se simboliza a la empresa con un enfoque de sistema, El corazón de cualquier organización está en el sistema de decisiones, un dirigente se distingue de otro, no por las decisiones que toma ,sino cómo las toma. Ellas son las que enmarcan el rumbo futuro de la organización, su eficiencia, eficacia y en síntesis por la competitividad, en estas se expresan los valores, la ideología , se nutren del sistema de información, por tanto El Sistema de Decisiones depende en primer lugar de la cultura de la organización, donde los valores son su expresión más profunda. Todo lo que acontece en una organización para bien o para mal depende de la cultura organizacional, es decir de los hábitos, valores, tradiciones, historia. Etc. (ver figura 1.6.2.1.)

    El aspecto anterior está muy ligado al de la ideología y a la política vigente, pero esta viene de un sistema mayor al de la empresa y a su vez la empresa traza sus políticas.

    - Las características y cualidades de los recursos humanos. De la empresa, tanto en el orden técnico, conocimientos, habilidades, y sobre todo su disposición al cambio.

    - El nivel de la técnica y tecnología para la toma de decisiones, tanto desde el punto de vista del conocimiento y habilidades, estilos, organización y nivel tecnológico (TIC), en las relaciones de captación, procesamientos, análisis, toma de decisiones, implementación y control.

    - La organización del subsistema informativo vinculada con el proceso de dirección y con el proceso de creación de valores.

    Fig. 1.5.2.1. Enfoque de Sistema de la Gestión de la empresa desde el punto de vista de las decisiones.

    La Figura significa  un enfoque en sistema y como tal, las RELACIONES ENTRE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA ES LO MAS IMPORTANTE, al mismo tiempo por ser un sistema dinámico y complejo el sistema de decisiones es el rector, el cual estará condicionado por las relaciones entre los otros sub sistemas.

    La cultura es un elemento muy complejo, que comienza a formar a partir de que una empresa comienza actuar, creando hábitos y costumbres de hacer las cosas, comunicarse, de acumular anécdota, comportamiento, etc. hay muchas formas de clasificación, entre ellas tenemos la cultura orientada al control (a la producción, a los procedimientos, todo lo que se hace es para adentro) y la orientada al cliente todas la decisiones que se toman y todo lo que se hace es para satisfacer el cliente. En la mayoría de nuestras empresas prima la primera, a pesar del eslogan colocado a las puertas de la empresa donde dice: El cliente primero. O estamos aquí para satisfacer sus necesidades. El enfoque al cliente es un cambio de cultura y no es fácil de lograr

    Fig. 1.5.2. 2. Elementos de la Cultura Empresarial.

    La Fig. 1.6.2.2. representa los elementos que constituyen la Cultura de una organización, tanto aquellos que son básicos y aquellos que se son implícitos y explícitos.

    Cambiar la cultura empresarial implica la modificación parcial o total de hábitos profundamente arraigados en las personas que integran la organización. No hace falta insistir en las dificultades que conlleva esta actuación.

    Las acciones a emprender consisten en:

    • Identificación de los valores culturales deseables.
    • Diagnóstico de los valores culturales actuales
    • Identificación de desviaciones.
    • Transmisión de los nuevos valores

    Conversión de los nuevos valores en un objetivo común, interiorizado y compartido por todos, a través de una estrategia que no ha de traducirse en un proceso conflictivo ni manipulador

    La realización de estas acciones pretende la consecución de una cultura innovadora y global porque:

    • Las nuevas tecnologías afectan a todos y cada uno de los componentes de la organización
    • La innovación ha de ser concebida como una política integrada en la estrategia global de la empresa
    • Es necesaria la mejora constante en el puesto de trabajo y la asunción de nuevas funciones y responsabilidades como proceso dinámico y continuo.

    1.6.- RESUMEN DEL TEMA I.

    1.     Hoy en día, más que nunca, los gerentes enfrentan el desafío de la competencia extranjera y en muchas ocasiones, la nacional, lo que los impulsa a lanzarse a constantes cambios en busca de mejoras continuas de la productividad de sus organizaciones y una toma de decisiones más lógica, para servir a la sociedad, lo que determina que los directivos tengan una visión a largo plazo de su organización y del lugar que ocupan en el mundo.

    2.     Al tomar decisiones, los directivos necesitan tener conocimientos de la Dirección que lo apertrecharán de valores, talento y una interpretación o de la cultura de los diferentes grupos presentes en su  organización.

    3.     El proceso de administración o dirección incluye actividades relacionadas con las funciones generales de: Planeación, Organización, el Liderazgo o Mando o  Dirección y el Control.

    4.     Las tres escuelas del pensamiento administrativo, han contribuido a mejorar el conocimiento de las organizaciones, por parte de sus directivos.

    5.     Un sistema es básicamente un conjunto de cosas interrelacionadas que forman un todo complejo, aunque se limitan para ser analizados.

    1.7.- SECCIÓN DE EJERCICIOS  DEL TEMA I

    Ejercicio 1.

    A continuación se te presentan diferentes ideas que corresponden a un mismo significado, debes identificar cuando es el término EFICIENCIA y cuando es el término EFICACIA:

    Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado

    Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

    "Hacer bien las cosas"

    "Lo pertinente no es cómo hacer las cosas correctas, sino encontrar las cosas correctas que hacer, y concentrar en ellas los recursos y esfuerzos"

    Habilidad para disminuir el uso de recursos para alcanzar las metas

    Habilidad para determinar los objetivos adecuados

    Respuestas.

    EFICIENCIA

    Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado

    "Hacer bien las cosas"

    Habilidad para disminuir el uso de recursos para alcanzar las metas

    EFICACIA

    Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

    "Lo pertinente no es cómo hacer las cosas correctas, sino encontrar las cosas correctas que hacer, y concentrar en ellas los recursos y esfuerzos"

    Habilidad para determinar los objetivos adecuados

    EJERCICIO 2

    Complete los espacios vacíos seleccionando la palabra que corresponda de acuerdo a la idea que se refiere del listado que se le ofrece:

    PROCESO ADMINISTRATIVO - LIDEREAR -  PLANIFICACION - CONTROL - ORGANIZACIÓN

    La función  de ___________________ se traduce en un Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado

    Establecer algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados son acciones de la  función  de ___________________

    Dentro de la  función  de ___________________ se efectúan acciones de  motivación, comunicación, trabajo en grupo y negociación

    A través de la función  de ___________________  se comprueba, inspecciona, se regula el funcionamiento y se acciona ante las desviaciones

    En la práctica, el ______________________ es aquel  mediante el cual se interrelacionan todas las funciones

    Respuestas

    La función  de PLANIFICACION se traduce en un Plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado

    Establecer algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados son acciones de la  función  de ORGANIZACION

    Dentro de la  función  de LIDERAR se efectúan acciones de  motivación, comunicación, trabajo en grupo y negociación

    A través de la función  de CONTROL se comprueba, inspecciona, se regula el funcionamiento y se acciona ante las desviaciones

    En la práctica, el PROCESO ADMINISTRATIVO es aquel  mediante el cual se interrelacionan todas las funciones

    EJERCICIO 3

    Ubique las ideas según corresponda con el Enfoques de Sistema

    Acrecienta el de sistemas enfocándose con detalle a las relaciones entre las partes de los sistemas y aclarando las interacciones funcionales entre los factores relacionados.

    Es el concepto de la administración como un sistema unificado y dirigido por partes relacionadas entre si.

    Es el concepto de la técnica de la administración que más constituye al logro de objetivos organizacionales puede variar en diferentes situaciones o circunstancias.

    La teoría de sistemas nos dice que la actividad de cualquier parte de una organización afecta a la de todas las demás

    No incorpora todos los aspectos de la teoría del sistema y su desarrollo todavía no llega al punto de ser considerado una verdadera teoría.

    Proporciona un marco de referencia dentro del cual se pueden planear acciones y anticipar las consecuencias inmediatas y de largo alcance

    Respuestas

    ENFOQUE DE SISTEMAS

    Es el concepto de la administración como un sistema unificado y dirigido por partes relacionadas entre si.

    La teoría de sistemas nos dice que la actividad de cualquier parte de una organización afecta a la de todas las demás

    Proporciona un marco de referencia dentro del cual se pueden planear acciones y anticipar las consecuencias inmediatas y de largo alcance

    EJERCICIO 4

    A continuación se te presentan los conceptos de diferentes términos relacionados con la TEORIA DE SISTEMAS, debes identificar el término con su definición:

    Sistema - Elementos -  Relaciones -  Atributos

    Efecto Sinergético -  Medio Ambiente - Subsistema

    Fronteras del sistema - Sistema Autorregulado -  Entropía - Homeostasis

    Son las propiedades de los elementos y  las relaciones que permiten definir a estos en función del objetivo perseguido por el estudio.

    Permanencia; rendimiento; calidad; estabilidad; puntualidad

    Sistema en equilibrio.

    Partes que componen el sistema. Son ilimitados en variedad.

    Hombre; maquinas; herramientas; efectivo o dinero

    Todo lo que se relaciona con el sistema.

    Vínculos que se establecen entre los elementos, estos elementos deben mantenerse unidos para formar parte del sistema.

    Jerarquía; subordinación; cooperación; coordinación

    Propiedades que alcanza el sistema como producto de la unión de todos sus elementos, la integración e interacción de todos ellos,.

    Cualquier sistema conviene estudiarlo a los efectos  prácticos como parte de uno mayor.

    Es todo aquel sistema que tiene un mecanismo regulador.

    Límites del sistema.

    Conjunto de elementos, propiedades, atributos o relaciones que perteneciendo a la realidad objetiva,  representa para el investigador su objeto de trabajo

    Grado de desorden que tiene  un sistema.

    Respuestas

    Sistema

    Conjunto de elementos, propiedades, atributos o relaciones que perteneciendo a la realidad objetiva,  representa para el investigador su objeto de trabajo

    Elementos

    Partes que componen el sistema. Son ilimitados en variedad.

    Hombre; maquinas; herramientas; efectivo o dinero

    Relaciones

    Vínculos que se establecen entre los elementos, estos elementos deben mantenerse unidos para formar parte del sistema.

    Jerarquía; subordinación; cooperación; coordinación

    Atributos

    Son las propiedades de los elementos y  las relaciones que permiten definir a estos en función del objetivo perseguido por el estudio.

    Permanencia; rendimiento; calidad; estabilidad; puntualidad

    Efecto Sinergético

    Propiedades que alcanza el sistema como producto de la unión de todos sus elementos, la integración e interacción de todos ellos,.

    Medio Ambiente

    Todo lo que se relaciona con el sistema.

    Subsistema

    Cualquier sistema conviene estudiarlo a los efectos  prácticos como parte de uno mayor.

    Fronteras del sistema

    Límites del sistema.

    Sistema Autorregulado

    Es todo aquel sistema que tiene un mecanismo regulador.

    Entropía

    Grado de desorden que tiene  un sistema.

    Homeostasis

    Sistema en equilibrio.

    EJERCICIO 5.

    Rellena los espacios vacíos con lo términos que consideres de acuerdo a tus conocimientos:

    Existen diversas formas de clasificar un sistema.

    Por su relación con el puede ser: _____________  o _____________ ;

    de acuerdo a su estructura en _____________  o _____________ ;

    por su diversidad en _____________  o _____________ 

    y por su capacidad de regulación en _____________  o _____________ .

    Respuestas

    -       Por su relación con el medio ambiente ---- Cerrado / Abierto

    -       De acuerdo a su estructura ---- Simple / Compuesta

    -       Por su diversidad  ---- Estático / Dinámico

    -       Por su capacidad de regulación --- Regulados / Autorregulados

    EJERCICIO 6

    Organiza en orden lógico los pasos para identificar a un sistema

     

    Definir la organización y estructura en tiempo y espacio.

     

    Determinar los componentes fundamentales.

     

    Determinar el medio ambiente y su influencia sobre el sistema.

     

    Definir su medio ambiente y como actúan sus partes.

     

    Definir los objetivos del sistema.

     

    Definir el objetivo del sistema

     

    Definir la red de comunicación.

     

    Descomposición de las partes que integran un sistema.

     

    Otras aspectos que se consideren importantes.

     

    Identificar el proceso o los procesos del sistema.

     

    Determinar los límites del sistema.

     

    Identificar la red de comunicación que rige las relaciones entre los elementos, flujo informático y flujo de materiales.

     

    Identificar sus partes y que estén relacionadas entre sí.

    Respuestas

    Identificación de un sistema

     

    1.     Identificar sus partes y que estén relacionadas entre sí.

     

    2.     Identificar la red de comunicación que rige las relaciones entre los elementos, flujo informático y flujo de materiales.

     

    3.     Definir el objetivo del sistema

     

    4.     Definir su medio ambiente y como actúan sus partes.

     

    5.     Identificar el proceso o los procesos del sistema.

    EJERCICIO 7 (Caso)

    Partiendo del Ciclo Administrativo encuentra la frase correcta:

    Horizontales

    Verticales

    1.     Sinónimo de Equilibrio Interno

    1.     El ser humano se comporta como un…

    2.     Equivalente a relaciones de interconexiones

    2.     Carácter del Ciclo Administrativo

    3.     Combinación de recursos a través de relaciones para alcanzar una meta

    3.     Sinónimo de proyectar, escrito en forma de función

    4.     Apellido de un Precursor de la Teoría de la Administración Científica

    4.     Vocablo que expresa que un peso es igual a otro y lo contrarresta

    5.     Vocablo que se refiere a las propiedades de los elementos como la calidad, rendimiento

    5.     Grado de desorden que tiene  un sistema

    6.     Vocablo que se refiere a vínculos de jerarquía, subordinación y coordinación

    6.     Función de dirigir, motivar e intercambiar, así como de tomar decisiones

    7.     Comprobación, inspección, intervención acciones de la función de …

    Respuestas:

    EJERCICIO 8- Caso

    CASO "PROYECTO INFORMATICO"

    Se te designa como Jefe del grupo de especialistas que habrás de coordinar con la Empresa X con la finalidad de mejorar el sistema de información y aplicar nuevos programas que posibiliten elevar la eficiencia empresarial. La empresa posee tres computadoras que son utilizadas en menos del 15% de su potencialidad.  Cuentas con un grupo de tres especialistas en Informática, un Economista muy capacitado en el funcionamiento de la empresa y conocedor del sistema de indicadores técnico-económicos y productivos de la misma y además con un matemático especialista en simulación.

    En la primera entrevista, el Director de la empresa te manifestó que aunque son muchas las posibilidades de trabajar en múltiples áreas, él prefiere dar prioridad a las siguientes:

    Sistema de corte de materiales

    Control de costos e inventarios

    Planificación operativa del taller de pailería de acero inoxidable

    En la empresa existe un equipo de tres especialistas en el Dpto. de Organización y Sistemas. Todos ellos poseen una adecuada formación y están motivados por las tareas que se avecinan. Solo que el trabajo operativo les consume la mayor parte de su tiempo. Este equipo puede aportar mucho a las tareas que se presentan.

    El Director ha señalado que el plazo máximo para culminar las tareas que se acometan no debe exceder el plazo de 18 meses. Con la información anterior Ud deberá plantear, de manera resumida, las principales cuestiones conforme al ciclo administrativo.

    El resultado final de tu trabajo con el ciclo deberá de dar respuesta adecuada al catalogo de preguntas siguientes:

    1)     ¿Fue planeado todo el trabajo adecuadamente?

    2)     ¿Se contemplaron las premisas necesarias?

    3)     ¿Se formularon, al menos, las dos alternativas requeridas?

    4)     ¿Por qué la alternativa seleccionada se considera la mejor?

    5)     ¿Se previeron las coordinaciones requeridas con la empresa antes de iniciar el trabajo, durante el mismo y en la fase de seguimiento?

    6)     ¿Se asignaron adecuadamente las actividades y tareas a cada miembro del equipo?

    7)     ¿Se determinaron adecuadamente los recursos a utilizar?

    8)     ¿Se establecieron adecuadamente las relaciones de subordinación y colaboración?

    9)     ¿Se establecieron los procedimientos y mecanismos requeridos para el cumplimiento de las tareas asignadas al grupo?

    10)  ¿Se han dado las instrucciones requeridas y la capacitación necesaria a cada cual para que desarrollen las actividades correctamente? ¿Se han definido bien la autoridad y responsabilidad de todos?

    11)  ¿Se ha motivado adecuadamente la actividad? ¿Cómo? ¿Por cuáles vías?

    12)  ¿Se previó la neutralización de aquellos factores que podrían dificultar la actividad?

    13)  ¿Se definieron conscientemente los puntos clave de control de las tareas y el momento más oportuno para su realización?

    14)  ¿Se establecieron mecanismo adecuados para medir el trabajo de cada cuál y del grupo y sus tareas?

    ·         SI LO DESEAS, PUEDES INCORPORAR OTRAS PREGUNTAS AL CATALOGO ANTERIOR

    ·         PUEDES HACER CUANTAS RESPUESTAS ESTIMES NECESRIAS A PARTIR DE LA INFORMACION DADAS.

    Ejercicio -Caso 9

    Analiza el Caso que se presenta a continuación:

    Un muy experimentado profesor de Administración de la Universidad de Central de México, fue invitado por la CUJAE, para impartir una Conferencia Magistral para un número selecto de Administradores de la propia institución y de un grupo considerable de organizaciones nacionales de Investigación y Desarrollo. Se encontraban además, otro grupo reducido de Asistentes Administrativos del más alto nivel de dirección, éstos últimos pertenecían a tres organizaciones de las más importantes empresas de Ciudad de La Habana, por ser ellas objetivos de interés económico para el gobierno provincial. Las organizaciones representadas, gastaban aproximadamente $ 110 millones anuales del presupuesto estatal cubano.

    Antes de iniciarse la conferencia, se hicieron las presentaciones de los invitados y del prominente catedrático que la auspiciaría, así como la importancia de la actividad. Cuando el profesor comenzó a adentrarse en la materia, explicando las teorías y técnicas de la Administración, fue interrumpido por un joven ejecutivo (que resultó ser un Jefe del Departamento de Informática, de una empresa de uno de los ministerios presentes-__muy reconocido por su alto desempeño y sus trabajos relevantes__ se levantó de su asiento y afirmó:

    " Profesor, estamos muy interesados en lo que puede decir; y puede inclusive, que en su exposición, enriquezca nuestra cultura de forma general, pero somos de la opinión, mi director y yo, que aunque sus fundamentos se apliquen a organizaciones, tales como Cubalse, Intermar, ETECSA, Aéreo Caribean y otras más presentes aquí; nosotros somos Informáticos  pertenecientes a una Empresa de Software y no necesitamos, ni deseamos la Administración ".

    Instantes después abandonaron el recinto donde se desarrollaba la Conferencia Magistral.

    El profesor quedó anonadado de tal actitud y tales pronunciamientos, pero sin mayores comentarios reanudó su brillante disertación.

    1.     ¿Qué opinas de tal actitud?

    2.     Imagínate que tú hubieses sido el profesor que conducía la Conferencia. ¿Qué hubieras dicho y hecho en tales circunstancias?

    3.     ¿Crees  el Administrador o Director que lo acompañaba compartía esta declaración?  Fundamenta tu respuesta.

    Tema II: "Las Funciones Generales de Administración: Planificación y Organización".

    La Planificación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un requisito para la supervivencia de la empresa. Si una empresa se rige mediante una administración basada en intuiciones o expectativas de dudosa fiabilidad, será normal encontrarse con frecuente rectificaciones del rumbo empresarial. Este tipo de administración podemos denominarla como reactiva, la cual conduce a la empresa a la deriva, pudiendo comprometer seriamente el futuro de la misma. Puede decirse que el administrador de  esta administración reactiva, conduce a la empresa a través de la espera en al futuro: es decir, a medida que el futuro va a haciéndose presente, irá marcando las pautas de actuación de la misma.

    En contraste a lo anterior, las empresas hoy deben regirse por una administración anticipativa, para ello se debe realizar y utilizar una planificación sistemática, que sirva para definir sus objetivos y elaborar los cursos de acción con que alcanzarlo.

    La tipología de la planificación puede establecer con arreglo a dos criterios fundamentales:

    - Planificación general

    -Planificación funcional

    Lo anterior se refiere al conjunto de la actividad empresarial o a cada una de sus áreas de actividad específicas, y , por otra parte, puede establecer una distinción temporal en los planes, según se planifique a corto, medio, largo o muy largo plazo.

    La planificación, al establecer un marco para el desarrollo de las actuaciones empresariales, permite el adecuado desenvolvimiento de las demás funciones administrativas, como la organización, el liderazgo, y sobre todo el control, no pueden detectarse desviaciones, ni mucho menos corregirlas sino se han establecido previamente patrones de referencias sobre lo que es deseable. El control, pues,  se ejerce con relación a los planes.




    La planificación no es un fin en sí misma, sino un medio, una herramienta al servicio de la administración de la empresa y para el mejor cumplimiento de los propósitos de la misma.

    2.1.- Función General Planificación.  Elementos de la Planificación.

    La planificación implica la capacidad de crear algo nuevo, por lo que constituye un proceso innovador y renovador.

    La función planificación crea un puente entre la situación real actual y una situación futura deseada para lo cual es necesario seleccionar, de entre diversos cursos futuros de acción posible, aquellos más convenientes para la empresa como un todo y para cada unidad de la misma. Es en concreto, la selección de los objetivos empresariales y las metas departamentales, y la determinación de las formas para alcanzarlas.

    La planificación queda sintetizada  en función de dar respuesta a las siguientes preguntas:

    1. ¿Qué queremos conseguir?
    2. ¿Cómo podemos conseguir nuestro propósito?
    3. ¿Cuándo ejecutaremos cada acción?
    4. ¿Qué personas la realizaran?
    5. ¿Con que medios técnicos, financieros, humanos, etc., se alcanzaran?
    6. ¿Qué resultados se esperan obtener?
    7. ¿Cómo se evaluaran dichos resultados?

    En el proceso de planificación intervienen una serie de elementos y variables según Koontz, O^Donnell y Weihrich 1998 pueden enumerarse las siguientes:

    Misión: Cualquier tipo de actividades dentro de un grupo organizado, si quiere ser significativa tiene o debe tener un fin. Constituye la respuesta de la primera pregunta: ¿En que consiste nuestro negocio y cual debería ser? o, ¿Para que estamos trabajando? Esto explica la finalidad socioeconómica básica de una actividad ya sea empresarial o de otro tipo.

    Objetivos o metas: Son fines concretos generalmente cuantificable y con un horizonte temporal determinado, hacia los cuales se rige la actividad de una organización. Constituye la brújula de la actividad empresarial, aquello a lo cual se orienta las funciones administrativas.

    Estrategia: El concepto procede de la terminología militar, con la significación de un gran plan hecho a la luz de lo que se creía que un adversario podría ser, teniendo, por tanto, un significado competitivo. Actualmente, y en campo empresarial el término refleja  unos conceptos globales orientadores del funcionamiento de la empresa, que desea alcanzar una posición futura determina en un entrono competitivo. La estrategia es un proyecto unitario, general integrado, que conecta la empresa con su entrono y con el futuro, y que tiene la finalidad de garantizar los objetivos de la empresa. Por tanto ella denota un programa general de acción y un despliegue implícito de empeño y recurso para alcanzar metas amplias. Ellas involucran propósitos, objetivos, y planes de amplia envergadura y a largo plazo.

    Políticas: Son las pautas para la toma de decisiones, constituyendo unos principios generales para la actuación de los administradores. Se definen como declaraciones explicitas o implícitas que guían y orientan el pensamiento y la acción en la toma de decisiones señalando campo para el juicio discrecional del directivo. En cierto sentido las políticas expresan el sistema de valores, la filosofía directiva y la cultura de la organización asegurando la consistencia de los comportamientos directivos, su cohesión y una mínima uniformidad dentro del sistema organizativo unitario.

    Procedimiento: Es una secuencia cronológica de acciones requeridas para operar sobre problemas estructurales. Establecen un método formalizado y habitual para manejar actividades futuras, representando vías de acción más que de pensamiento, que detallan la forma precisa bajo la cual deben cumplirse ciertas actividades.

    Reglas: Son instrumentos que ordenan que se siga o no un determinado curso de acción o una acción específica. No admiten, pues, desviaciones ni permiten la menor discrecionalidad. Reflejan una decisión administrativa tendente a uniformizar comportamientos de los miembros de la organización. A diferencia de los procedimientos  no establecen una secuencia temporal.

    Programas: Es un plan específico en el que se concretan metas, políticas, procedimientos y reglas, así como todo aquel conjunto de elementos que son necesarios para seguir un curso de acción determinado tendente a lograr unos objetivos específicos. Es, por tanto, un tipo de plan concreto, fechado generalmente a corto o mediano plazo y que se refiere a una actividad o conjunto de actividades específicas, con entidad propia, que se realizan por una unidad administrativa de la organización o por un grupo especialmente creado para su cumplimiento. Por consiguiente, un programa es un plan especialmente diseñado para alcanzar una meta predeterminada, que goza de una cierta autonomía e independencia.

    2.1.1.-Importancia de la Planificación.

    La Planificación permite que se resuelvan cuatro metas importantes: reducir la incertidumbre y el cambio, concentrar la atención en los objetivos, posibilitar la operación económica y ayudar a los administradores a controlar.

    La incertidumbre y el cambio convierten a la planeación en una necesidad. De la misma forma que un timonel de un barco no puede fijar un rumbo a tomar y olvidarse de este aspecto, un directivo o administrador no puede trazar un plan y olvidarse de su cumplimiento, o simplemente, dejarlo al azar en lo que respecta a su cumplimiento, pues rara vez el futuro es seguro y preciso; y mientras más lejano sea éste, a efecto de modificar una decisión, mayor es la incertidumbre  Aún cuando el futuro es cierto en gran medida, por lo general siempre es necesario una determinada cantidad de planeación.

    Por otra parte, debido a que toda la planeación está encaminada al cumplimiento de los objetivos de la organización, el acto de planeamiento concentra su atención en estos objetivos, ya que los planes generales que tienen una consideración amplia unifican los planes ínter departamentales : Los administradores inmersos en muchos problemas, además, se ven obligados a considerar el futuro e inclusive reconocer la necesidad de una revisión sistemática y periódica de dichos planes con el fin de alcanzar los objetivos.

    De igual forma la planeación minimiza los costos debido a la importancia que otorga la operación eficiente y a la coherencia, implantando un esfuerzo conjunto y dirigido en donde había actividades simples y sin coordinación; un flujo uniforme de trabajo por un flujo de trabajo irregular y decisiones deliberadas por juicios momentáneos.

    Aditivo a lo planteado anteriormente, los administradores o directivos  no pueden verificar los logros de sus subordinados si no tienen metas planificadas con las cuales puedan efectuar mediciones de desempeño.

    2.2.- El Proceso de Planificación.

    La planificación tiene cuatro metas importantes: reducir la incertidumbre y el cambio, concentrar la atención en los objetivos, posibilitar la operación económica y ayudar a los administradores a controlar.

    Los administradores, con independencia de su nivel, así como con respecto a a programas importantes, como es el caso de la adquisición de una planta, o una carga de camiones, así como el desarrollo de un producto cualquiera siguen esencialmente, las mismas etapas del Proceso de planificación.

    En el Proceso de Planificación influyen notablemente toda una serie de acontecimientos dados por una serie de elementos que se denotan a continuación:

    • Aceleración del cambio tecnológico.

    A partir de la revolución tecnológica, surgieron nuevos elementos que han transformado los procesos productivos: control automatizado, sistemas de

    Comunicación más eficientes y seguros, etc.

    • Creciente complejidad del ambiente externo.

    Los factores políticos y económicos tienen gran influencia en la actividad empresarial.

    Los poderes públicos intervienen en numerosos aspectos de la gestión de la empresa, como la fijación de normas que limitan la competencia, fijación de precios y relaciones laborales.

    • Complejidad de las decisiones gerenciales.

    Muchas decisiones gerenciales buscan su utilidad a corto plazo, sin prever las perspectivas de ventas durante períodos largos. Las consecuencias de planificar exclusivamente a corto plazo son muy graves.

    El Proceso de Planeación o Planificación, como también se suele decirse, consta de diferentes etapas a desarrollar. Existen diferentes modelos de planificación que abordan diferentes etapas, según diferentes autores.

    El Modelo planteado por Stoner, para representar el Proceso de Planificación consta  de nueve pasos o etapas:

    1. El establecimiento de objetivos.

    2. Identificación de los Objetivos y Estrategias actuales.

    3. Análisis Ambiental

    4. Análisis de los recursos

    5.-Identificación de oportunidades estratégicas y los riesgos

    6.-Determinación del grado de cambio estratégico requerido

    7.- Toma de decisiones estratégicas

    8.- Puesta en marcha de las estrategias

    9.- Medición y control de los avances

    El Modelo formulado por Stoner incluye aspectos principales de la planificación estratégica, no obstante, puede realizarse lógicamente, el análisis del entorno externo e interno para la formulación de metas y objetivos, de tal forma que los objetivos sean sobre la base de dos análisis, de esa forma se proporciona la información suficiente para establecer metas y objetivos acordes para que  reflejen el rumbo estratégico que debe seguir la empresa. Salvo este detalle, el modelo planteado por Stoner es muy coherente y completo.

    Otra forma más general de representación del Proceso de Planificación es la representación del

    Modelo general:

    Fig No 2.2.1 Modelo General de representación del Proceso de  Planificación

    1.     Determinación de los objetivos

    Al planificar un programa importante, se deben establecer los objetivos para la empresa en su totalidad y después para cada unidad de trabajo. Los objetivos especifican los resultados esperados e indican los puntos finales de lo que debe hacerse, en dónde se debe realizar el esfuerzo principal y que es lo que debe lograrse a través de la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.   

    Los objetivos deben cumplir determinadas condiciones deben ser:

    ―      Verificables

    ―      Alcanzables

    ―      Realizables

    2.     Determinación de las premisas existentes

    Una de las etapas en la planeación es desarrollar, divulgar y obtener acuerdos para utilizar premisas críticas de planeación.

    Estas son: pronósticos, políticas aplicables básicas y planes existentes en la compañía.

    Uno de los principios más importantes de la planeación es: en la medida en que las personas encargadas de la planeación comprendan y acepten utilizar premisas coherentes de planeación, más importante será la planeación de la empresa.

    Premisas Críticas: Son aquellas que pongan en peligro el cumplimiento de los objetivos.

    3. Planear las alternativas:

    ―      Se usa el método de la tormenta de ideas

    ―      Principio de la flexibilidad

    ―      Entrevistas

    ―      Información

    ―      Principio de compromiso

    3.     Selección de la alternativa

    Al elegir entre las posibilidades disponibles, los administradores deberán seleccionar las que mejor respondan a las capacidades de su organización. Los buenos planes estratégicos  se basan en las fortalezas actuales de la organización. Las nuevas capacidades pueden conseguirse solo a través de invertir en recursos humanos, en equipos, o en ambas cosas y, además, no pueden obtenerse rápidamente. Por tanto, rara vez conviene emprender un plan estratégico que requiera recursos o capacidades que se sean débiles o que no existan. Por el contrario deberían explotarse al máximo las fortalezas reconocidas de la empresa.

    Métodos:

    ―      Matriz de valoración de criterios

    ―      Valoración ponderada

    ―      Técnicas Costo Beneficio

    ―      Modelos de simulación

    4.     Formulación del acuerdo de dirección

    Una vez formulado el acuerdo de dirección se debe informar a los restantes trabajadores.

    Dentro de estas etapas se encuentran vinculados diferentes principios, entre los que pudieran mencionarse flexibilidad, compromiso y cambio de rumbo.

    Cuánto más a futuro se comprometan las decisiones de planeación en una compañía, más importante es que los administradores verifiquen periódicamente los hechos y las expectativas y que rediseñen los planes a medida que sea necesario para mantener el curso hacia la meta deseada. A diferencia del principio de la flexibilidad, que se aplica a la adaptabilidad introducida en los planes mismos, el principio del cambio de rumbo, se aplica al proceso de planeación. La flexibilidad introducida no corrige en forma automática los planes; el administrador, al igual que un navegante, debe verificar en forma continua el curso y debe rediseñar los planes para llegar a las metas deseadas.

    Los administradores antes consideraban que un plan los comprometía a un curso de acción invariable; ahora comprenden que ellos administran el plan, que no son administrados por él.

    Un tercer Modelo para representar el Proceso de Planificación es el Conocido como el modelo Estratégico, el cual puede resumirse a partir de los elementos propios de la Planificación ordenados de la siguiente forma:

    Fig. No 2.2.2 Representación del Modelo Estratégico del Proceso de  Planificación

    2.3.- Los Objetivos Organizacionales.

    El establecimiento de los objetivos convierte a la misión y a la dirección en resultados de conducta planeados.

    Los objetivos definen cuánto, de qué tipo de conducta y cuándo se quiere alcanzar algún tipo de propósito en particular. Ellos enfocan la atención y la energía hacia lo que se quiere lograr.

    A menos que la misión y la dirección de una organización se traduzcan en objetivos de resultados mensurables y se presionen a los directivos para que muestren un avance hacia el cumplimiento de estos objetivos, la declaración de misión de una organización es un simple adorno.

    Requerimientos o Cualidades de los objetivos.

    En la formulación de los objetivos deben estar presentes las siguientes cualidades.

    1.- Tienen que ser medibles y verificables en el tiempo, por lo que tienen que ser expresados de manera cuantitativa (o al menos si es cualitativa debe ser con aspectos tales como:

    Ejemplo: Los pacientes del hospital tendrán que esperar para ser atendidos no más de 10 minutos.

    2.- Todo objetivo debe tener una determinada prioridad

    En este sentido la correlación entre lo que es importante para el jefe y para el subordinado no pasa del 50%. Aunque trabajan juntos no tienen que estar de acuerdo con las prioridades de los objetivos, y asignarles una cualidad para que sea priorizable.

    3.- Se deben categorizar los objetivos.

    Hay que desdoblarlos y analizarlos de determinada manera.

    Objetivos de carácter sistemático.

    Objetivos para solucionar problemas, (atacan las debilidades de la organización).

    Objetivos de innovación, de perfeccionamiento y cambio. Agregan nuevas capacidades y potencialidades.

    Objetivos referidos al desarrollo personal (profesional).

    4.- Deben ser coordinados tanto vertical como horizontalmente. En la empresa la gente coordina en la fase de ejecución en la parte horizontal, pero no sucede así en la fase de planeación (en el aspecto vertical).

     5.- Debe existir una vinculación necesaria entre los planes a corto y a largo plazo. El objetivo a largo plazo sirve de base a los objetivos a corto plazo. Un plan mensual sirva de base a un plan semestral.

    6.-  Los objetivos deben ser tensos pero alcanzables.

    En este particular, ellos deben servir de presión razonable para que los objetos sean alcanzables.

    Deben existir en una dimensión temporal, (declarar fecha de cumplimiento).

    7.-Tipos de objetivos que deben establecerse.

    Se necesitan objetivos para todos los resultados clave que los gerentes consideran importantes para el éxito. Hay dos tipos de áreas clave de resultados que se destacan:

    Resultados financieros.

    Resultados estratégicos.

    Ambas son importantes, ya que es esencial lograr un resultado financiero aceptable, para que la supervivencia misma de la organización no se vea amenazada, por otro lado, es esencial lograr resultados estratégicos aceptables para conservar y mejorar la posición en el mercado a largo plazo de la organización.

    TIPOS ESPECIFICOS DE OBJETIVOS FINANCIEROS Y ESTRATEGICOS. OBJETIVOS FINANCIEROS

    Crecimiento de ingresos más rápidos.

    Crecimiento de beneficios más rápidos.

    Dividendos más altos.

    Mayores márgenes de beneficio.

    Mayor rentabilidad en capital invertido.

    Mayores flujos de efectivo.

    OBJETIVOS ESTRATéGICOS

    Mayor participación en el mercado.

    Una posición más alta y segura de la industria.

    Mayor calidad de los parámetros.

    Mayor calidad de los productos.

    Costos más bajos con relación a los competidores clave.

    Mejor reputación con los clientes.

    Se escogen estos dos grupos de objetivos para analizar dos elementos que generan un dilema para el gerente. Con frecuencia los directivos que cuentan con un fuerte instinto financiero se centran en el resultado financiero corto plazo en detrimento de las acciones a plazos más largos con un resultado competitivo y en un mercado hasta cierto punto incierto.

    Esto es especialmente verdadero cuando el rendimiento financiero de una organización es deficiente. Cuando los resultados financieros se han saneado los suficientes como para evitar la crisis, el objetivo de construir una posición competitiva mas fuerte a largo plazo sobrepasa el de los resultados financieros a corto plazo.

    Una empresa que regularmente deja pasar las oportunidades de fortalecer su posición competitiva a largo plazo (y en lugar de ello elige tener mejoras inmediatas en su resultado financiero), corre el riesgo de diluir su competitividad, de perder ímpetu en sus mercados y de debilitar su capacidad de superar los riesgos en el mercado ocasionado por rivales ambiciosos.

    Los competidores que acepten precios y márgenes de beneficio mas bajos durante largos periodos a cambio de ganancias anuales en participación en el mercado, pueden construir con el tiempo una posición líder en el mercado a expensas de las empresas que se preocupan por su rentabilidad a corto plazo. Los único que se tiene que hacer es ver los esfuerzos estratégicos a largo plazo de compañías japonesas para ganar en el mercado posiciones mejores que las de los rivales europeos y americanos, centrados en las ganancias, para darse cuenta del peligro de dejar que los objetivos financieros a corto plazo dominen al objetivos estratégico de construir una fuerte posición competitiva.

     El propósito estratégico.

    Los objetivos estratégicos de una organización son importantes por otra razón: delinean

    el propósito estratégico para delimitar una posición empresarial particular. Empresa grande Ejercer un liderazgo Industrial a nivel nacional o global.

    Propósito Estratégico

    Empresa pequeña Dominar un nicho de mercado como una empresa nueva y pujante.

    Las empresas que obtienen importancia en sus mercados casi siempre empiezan con propósitos estratégicos que rebasan su capacidad y sus posiciones en el mercado inmediatas. Sin embargo, se fijan ambiciosos objetivos estratégicos a largo plazo y después luchan sin descanso por cumplirlos, a veces incluso de manera obsesiva, en un periodo de 10 a 20 años.

    Por ejemplo: En la década de los 60 Komatsu, la principal compañía japonesa en equipo para excavaciones tenía un tamaño que era menos de la tercera parte del tamaño de Caterpillar, tenía poca presencia en los mercados fuera del Japón y sus ingresos dependían de sus pequeños tractores niveladores. El propósito estratégico de Komatsu fue "envolver a Caterpillar" con una línea de productos más amplia y competir globalmente contra Caterpillar. A finales de los 80 Komatsu era la empresa que ocupaba el segundo lugar en la industria, con una fuerte presencia en las ventas en América del Norte, Europa y Asia, más de una línea de productos que incluía robots industriales, semiconductores y una gran variedad de equipos para excavaciones.

    Con frecuencia, el propósito estratégico de una empresa requiere un carácter heroico, que sirva como llamada de atención para que tanto los directivos como los empleados hagan un mejor esfuerzo.

    Por ejemplo:

    El propósito estratégico de Canon en equipos para copias era "derrotar a Xerox".

    El propósito estratégico del programa espacial Apollo de EE.UU. era colocar a una persona en la Luna antes que la URSS.

    El propósito estratégico de Wal-Mast ha sido "vencer a Sears" y convertirse en el mayor minorista de los Estados Unidos.

    En todos estos casos el propósito estratégico indica un decidido compromiso de ganar, se trata de desbancar al líder de la industria, de convertirse en líder de ella (y adquirir más dominio en el proceso) o de lograr, contra todas las apuestas, una posición empresarial más fuerte. Una empresa dirigida con capacidad cuyos objetivos estratégicos rebasen su alcance y sus recursos actuales, es potencialmente un competidor más formidable que una compañía con un propósito estratégico modesto.

    Los objetivos a corto y a largo plazo.

    Una organización necesita tener objetivos a corto y a largo plazo. Los objetivos a largo plazo tienen dos propósitos:

    Establecer metas de resultados para cinco años o más. Presenta el problema de saber qué acciones emprender ahora para lograr después el resultado planeado a largo plazo.

    Por ejemplo: Una empresa no puede esperar hasta el final del año 4 de su planes estratégico a 5 años para empezar a construir la posición competitiva en el mercado que quiere tener en el año 5.

    Tener los objetivos explícitos a largo plazo, impulsa a los directivos a ponderar el impacto que tendrán las acciones de hoy en la rentabilidad a largo plazo.

    Por ejemplo: Sin la presión de tener que avanzar en el cumplimiento de las metas de rentabilidad a largo plazo, la misma naturaleza humana propiciará que la gente tomen decisiones para los que es más urgente y se preocupe después por el futuro. Las decisiones sin previsión arriesgan la posición empresarial a largo plazo.

    Los objetivos a corto plazo...

    Definir los resultados que se lograrán inmediatamente y a corto plazo Indican la velocidad con la cual la dirección quiere que avance la organización y también el nivel de resultado que se quiere lograr en los próximos de dos 3 periodos.

    Los objetivos a corto plazo pueden ser idénticos a los de largo plazo cuando una organización ya se encuentra en el nivel proyectado a largo plazo.

    Por ejemplo: Si una empresa tiene un objetivo continuo de lograr un crecimiento de 15% anual en las ganancias y ya esta lográndolo, los objetivos de la ganancia a corto y largo plazo coincidirán.

    La situación más importante donde los objetivos a corto plazo difiere de los de largo  plazo se presenta cuando los directivos tratan de elevar el rendimiento de la organización y no pueden alcanzar la meta continua a largo plazo en solo un año. Entonces los objetivos a corto plazo sirven como escalones para alcanzar el objetivo final.

    Los objetivos en todos los niveles de la organización. Para que el pensamiento estratégico y la toma de decisiones orientada hacia la estrategia penetren en la jerarquía de la organización, se deben establecer objetivos de resultados no solo para la organización como un todo, sino también para cada uno de los distintos negocios y líneas de productos de la organización, con el fin de que lleguen a cada área funcional y departamentos dentro de la estructura de unidades de negocio y líneas de productos. Solo cuando los directivos de arriba a abajo sean responsables de lograr resultados específicos en sus unidades, se podrá considerar que el proceso de establecer objetivos esta suficientemente terminado para asegurar que toda la organización se dirija por el camino elegido y que cada parte de la organización sepa que necesita lograr.

    El proceso de establecer objetivos consiste más en un proceso de arriba hacia abajo que a la inversa.

    Por ejemplo: Los objetivos estratégicos en un nivel directivo tienden a influir en los objetivos y las estrategias del nivel inmediato inferior.

    Supongamos que la alta dirección de una empresa diversificada establece un objetivo de utilidad corporativa de 5 millones de pesos para el año siguiente. Supongamos además que, después de las conversaciones entre la dirección corporativa y los directores generales de los 5 diferentes negocios de la corporación, a cada negocio se le encomienda el desafiante pero factible objetivo de obtener un beneficio de $1 millón para finales de año (es decir las cinco grandes divisiones empresariales contribuyen con $1 millón de utilidad cada una, la corporación puede alcanzar su objetivo de beneficio de $5 millones). Por lo tanto, se ha llegado a un acuerdo concreto y este se ha traducido en compromisos mensurables de acción en dos niveles de la jerarquía directiva. A continuación supongamos que el director general de la unidad de negocio X, después de hacer análisis y tener conversaciones con los directivos de las áreas funcionales, llega a la conclusión de que para obtener un beneficio de $1 millón tendrán que vender 100,000 unidades a un costo unitario de $40. El director general y el de mercadotecnia pueden estar de acuerdo en un objetivo de ventas de 100,000 unidades y un precio objetivo de venta de $50. A su vez, el director de mercadotecnia puede desglosar el objetivo de ventas de 100,000 unidades en objetivos de ventas por unidad en cada territorio de ventas, cada artículo de la línea de productos y cada vendedor.

    2.3.1.- La Administración por Objetivos.

    La Administración por Objetivos (APO), o Dirección por Objetivos- como muchos lo llaman también (DPO), surgió a partir de la década de los del 50, en función de las exigencias ambientales e internas que las organizaciones comenzaron a tener en ese entonces. En nuestro país muchas de nuestras empresas aplican este enfoque deadministración.

    La APO es una técnica de dirección  que se aplica a través del planeamiento y control administrativo fundamentados en principios tales como, de que para alcanzar los resultados, la organización necesita antes definir en qué negocio está actuando y adónde pretende llegar, en un proceso participativo y compartido.

    En Cuba la aplicación de APO tiene particularidades muy cubanas, entre ellas se destacan: Su grado de generalización, pues abarca prácticamente toda la actividad estatal del país (empresas y unidades presupuestadas) Tiene un sentido obligado sólo en lo referido a que la máxima autoridad gubernamental evalúa el resultado del trabajo de los Organismos de la Administración Central del Estado (OACE) a través del cumplimiento de los objetivos que fueron negociados para el período.

    El proceso de la APO se inicia en la cumbre de la organización, tiene apoyo enérgico y activo de la dirección general y dicho proceso fija metas verificables, ello no es determinante que la fijación de objetivos comience en la cúspide de la organización. Puede comenzar por en el nivel gerencial de un gerente cualquiera de la organización, o aún, en el nivel inferior de la organización, con una red interconectada de metas, bajo el liderazgo y tutela personal del gerente general de la división o el gerente funcional, según el caso.

    La Administración por Objetivos (APO) es un enfoque de arriba hacia abajo para establecer objetivos de resultados. Es una manera lógica de dividir las metas de toda la organización en metas parciales que sean responsabilidad de unidades y directivos de niveles inferiores. Dicho enfoque también proporciona un valioso grado de unidad y cohesión al establecimiento de objetivos y la estrategia a nivel de toda la organización para que estos puedan guiar y la formulación de la estrategia hacia niveles inferiores. El establecimiento de objetivos y la formulación de las estrategias que van a surgir después de recibir ciertas claves que les envía la empresa total. Cuando estas actividades empiezan en los niveles inferiores de una organización y los objetivos y estrategias de toda la organización se envían de abajo hacia arriba, el plan estratégico de acción no será consistente, coherente coordinado. Establecer objetivos de abajo hacia arriba, sin orientaciones de los niveles superiores, casi siempre muestra que existe una falta de liderazgo estratégico por parte de los altos ejecutivo.

    . Algo más sobre los Objetivos.

    Los objetivos no deben representar los niveles de factibilidad que la gerencia considera

    "agradables". Los deseos no tienen cabida en le establecimiento de objetivos.

    Para que estos sirvan como herramientas para ayudar a que una organización alcance

    su potencia total, deben cumplir con el criterio de ser desafiantes pero factibles. Cumplir con este criterio implica establecer objetivos tomando en cuenta varios aspectos "internos/externos" importantes.

    ¿Qué niveles de resultado son los que las condiciones industriales y competitivas realmente permitirán?.

    ¿Qué resultados se necesitan para que la organización participe con éxito?

    ¿De qué resultado es capaz la organización cuando se le impulsa?

    Para establecer objetivos desafiantes pero factibles, los gerentes deben analizar cuál es el resultado posible frente a las condiciones externas y cuál es el resultado que puede alcanzar la organización. Con frecuencia, las tareas de establecer objetivos y crear estrategias, entrelazan con este punto.

    Por ejemplo: No se pueden hacer selecciones estratégicas en un vacío financiero, el dinero tiene que estar a la disposición para efectuar cualquier estrategia que se haya seleccionado. En consecuencia, son fortuitas las decisiones acerca de la estrategia para establecer objetivos de rendimiento financiero de la organización suficientemente altos para:

    • Ejecutar la estrategia seleccionada.
    • Proporcionar fondos para otras acciones necesarias y
    • Complacer a los inversionistas y a la comunidad financiera.

    Los objetivos y la estrategia también se entretejen cuando hay que hacer que los medios (estrategia) concuerden con los fines (objetivos). Si una empresa no puede lograr los objetivos establecidos con su estrategia presente (ya sea porque los objetivos o la estrategia son poco realistas), los objetivos y la estrategia necesitan un ajuste para producir una mejor concordancia.

    2.4- Función General  Organización. Elementos de la Organización.

    Antes de abordar el estudio de la Organización como función administrativa, es conveniente precisar los distintos significados del término de Organización.

    Las diversas acepciones están en correspondencia-según Lussato (2000)- con tres niveles de lenguaje:

    Sentido material del vocablo organización, como un conjunto de  elementos ordenados para la consecución de un fin.

    De la expresión "teoría de la organización "como conjunto de proposiciones teóricas cuya finalidad es determinar leyes y principios de validez suficiente para un momento histórico.

    Sentido inmaterial del vocablo organización, es decir, la acción y efecto de organizar, o conjunto de acciones que se desarrollan en el seno de una organización (material) para ordenar sus elementos estableciendo las relaciones, dependientes e interacciones adecuadas a las finalidades propuestas.

    Según lo anteriormente expuesto, es fácil comprender el sentido de la proposición siguiente: "La empresa es una organización, cuya organización se rige de acuerdo con los principios de organización, que una primera aproximación puede parecer paradójica, pero cuya comprensión es sencilla una vez delimitados los diferentes significados del término de organización, en relación a los niveles de abstracción del lenguaje".

    Muchos autores se han preocupado por definir las organizaciones: Para Robbins y Bernard (1999)  la organización es un sistema de de actividades o fuerzas conscientemente coordinadas de dos o más personas. Esta definición sitúa el énfasis en la coordinación de actividades, lo que implica el establecimiento de una estructura organizacional.

    Los elementos definitorios de cualquier tipo de organización serían los siguientes:

    • Un grupo humano.
    • Que tenga una relativa permanencia en el tiempo o de existencia de forma interrumpida.
    • Características comunes según el tipo de sociedad en que se encuentre.
    • Orientada a un fin común o metas compartidas.
    • Actividades y tareas diferenciadas entre sus miembros.
    • Existencia de jerarquía de autoridad y responsabilidad.
    • Coordinación racional e intencionada.
    • Interacción con el ambiente externo.

    Los tres primeros elementos indican que las personas se unen de forma voluntaria para formar grupos. Los siguientes cuatro elementos representan las características internas de las organizaciones, que las distinguen de otro tipo de grupos, como los temporales e instituciones como la familia. Muchos expertos en materia de Administración clasifican las organizaciones, por tanto, como Informales y Formales.

    Es evidente que una empresa, cualquiera que sea, representa un tipo particular de organización - FORMAL- ya que en ella están presentes las características enumeradas anteriormente, aunque matizadas con el carácter económico de la misma, que impregna sus fines, objetivos y funciones.

    En cualquier organización, el proceso de administración aparece como una actividad reguladora del funcionamiento de la entidad hacia el cumplimiento de sus fines. La función administrativa del sujeto de dirección- Organización-, es la parte de la administración que comprende el establecimiento de una estructura intencional de roles para las personas de una empresa, en el sentido de asegurar que se asignen todas las tareas necesarias para lograr los objetivos y que se eligen las personas adecuadas para que se cumplan.

    Los elementos, por tanto, de la función de Organización son:

    • Asignación de tareas en función de actividades a cumplir,
    • Prioridades de tareas,
    • Estructura organizacional,
    • Coordinación,
    • Autoridad y
    • Responsabilidad.

    2.4.1.-Importancia de la Organización.

    Constituye la organización como función general de la Administración una gran importancia, pues a partir de ella se determinan y se priorizan las actividades a cumplir. A partir de ella, además, se agrupan dichas actividades en función de unidades orgánicas, se confiere la autoridad idónea para llevarlas a cabo adecuadamente, y se diseñan y se procuran los mecanismos de coordinación, mando y comunicación en la estructura

    2.5.-Proceso de Organización.

    Cada organización en particular constituye un sistema donde se desarrollan un sin número de actividades específicas, que  para poder llevarlas  a cabo  se necesita organizar todo un proceso que consta de los siguientes pasos:

    1.         Relacionar todo el trabajo que se pretende desarrollar en la organización a partir de las diferentes actividades que se precisan en la organización en su conjunto.

    2.         Dividir todo el trabajo en actividades que puedan fluir y desempeñarse en forma cómoda y lógica.(División del trabajo).

    3.         Combinar las actividades de manera lógica y eficiente, a partir de la agrupación de empleados o grupos a fin. (Departamentalización).

    4.         Establecer mecanismos de Coordinación, lo cual facilita el cumplimiento de los objetivos.

    5.         Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las necesidades concretas.

    2.6.- Principales Enfoques de Diseños Organizativos.

    Hemos abordado en anteriores tópicos como la función general de Organización se identifica con el concepto Diseño Organizacional, es decir con todo el conjunto de actividades necesarias para configurar una estructura organizativa eficiente.

    El Diseño Organizacional puede ser definido como el proceso de disposición de las características estructurales de la organización para lograr los objetivos o mejorar su eficacia, eficiencia y adaptabilidad  - Valle (2001).

    La anterior definición evidencia como una estructura organizativa debe fundamentarse en dos de sus principios reguladores: que se garantice la eficiencia y se justifique la propia razón de ser de la organización como agrupación de individuos- trabajadores: Estos principios son: la unidad de objetivos y el de la eficiencia (Koontz, Stoner y Weihrich, (1995).

    El primero de estos principios sostiene que una estructura organizativa es efectiva si permite la contribución de cada trabajador al logro de los objetivos organizacionales, y el segundo de los principios, tiene como finalidad asegurar la eficacia de la organización, esto es, la capacidad de la misma para alcanzar los objetivos organizacionales de la mejor forma.

    El Diseño Organizacional, tiene así como propósito configurar el interior de la organización, obteniendo como resultado una estructura eficaz y eficiente.

    Según el autor J Stoner de tu bibliografía básica, los principales enfoques en el diseño de estructuras organizacionales son:

    • . Enfoque Clásico.
    • . Enfoque Neoclásico
    • Enfoque Ambiental
    • Enfoque Task-Technology

    Profundizando en algunos de los detalles de estos enfoques, planteados por este autor, se precisa:

    a) Enfoque Clásico

    El sociólogo Max Weber y los autores de la administración, Taylor y Fayol, fueron quienes realizaron las aportaciones más significativas al llamado enfoque clásico de diseño organizacional. Pensaba que las organizaciones más eficientes y eficaces tenían una estructura jerárquica basada en una autoridad formal legalizada. (burocracia). Los miembros de la organización se guiaban en sus acciones por un sentido de deber hacia ella y por un conjunto de normas y reglas racionales.

    La burocracia se caracteriza por una división vertical de las labores en la que los niveles administrativos superiores formulan planes y toman decisiones que se llevan a cabo por los integrantes de los niveles inferiores.

    El enfoque clásico fue altamente criticado por ser demasiado teórico. Las críticas sostenían que era imposible que la burocracia rindiera los resultados descritos por él. Además, la palabra burocracia se ha asociado con la ostentación y todos sus problemas -un personal crecido y costoso, una impersonalidad formal que pierde de vista objetivos más exigentes, reacciones lentas en ambientes cambiantes y luchas internas.

    b) Enfoque Neoclásico

    La Escuela de la Ciencia del Comportamiento trató de superar lo que para ellos era una deficiencia del modelo clásico: descuidar el elemento humano dentro de la organización. De esta forma señalaron dos objetivos de la organización industrial: eficacia económica y satisfacción del empleado.

    Los investigadores no constituyeron un modelo propio, sino que indicaron ciertas mejoras que se debía hacer al modelo clásico. En este sentido defendieron que la estructura burocrática debía ser menos formal y permitir mayor participación de los subordinados en la toma de decisiones. Los investigadores que se destacaron en ella fueron Douglas McGregor, Chris Argyris y Rensis Likert.

    Este enfoque, al igual que el clásico, ha sido criticado por suponer que existe la mejor forma de diseñar una organización, sin importar las consideraciones estratégicas o del ambiente, además, simplifican demasiado la motivación humana.

    c) Enfoque Ambiental

    El enfoque para diseñar las organizaciones considera el entorno en que se desenvuelve la organización. Se sugieren dos tipos de organizaciones:

    -          Mecanicista. Las actividades de la  organización se descomponen en tareas  especializadas con una departamentalización extensiva (organización burocrática)

    -          Orgánica. Estructura organizativa altamente adaptable y flexible, con poca especialización del trabajo, formalización mínima y poca supervisión directa de los empleados

    d) Enfoque Task-Technology

    La Tecnología de las Tareas se refiere a los diferentes tipos de tecnología de producción que implica la producción de diferentes tipos de productos. De aquí que existan evidencias importantes de relación entre la tecnología y la estructura organizacional.

    Producción unitaria. Elaboración de productos individuales fabricados según especificaciones del cliente

    Producción en lotes pequeños. Productos pequeños hechos en cantidades pequeñas en etapas distintas (piezas de máquinas que se ensamblan posteriormente)

    Producción en lotes grandes. Fabricación de grandes cantidades de productos, algunas veces en líneas de montajes (chips de computadores)

    Producción por Proceso. Fabricación de materiales que se venden por peso o volumen (productos químicos o medicamentos)

    Esta expresa que:

    Para cada tipo de tecnología, hay aspectos específicos de la estructura organizacional asociados con un desempeño más eficaz

    Las tecnologías complejas conducen a estructuras altas para las organizaciones y requieren más supervisión y coordinación

    2.7.- Coordinación  Mecanismos de Coordinación.

    Los gerentes dividen el trabajo en funciones especializadas, o en departamentos para mejorar la productividad y la eficiencia, y al hacer esto crean la necesidad de coordinar estas actividades divididas del trabajo. 

    La coordinación es el proceso de integrar los objetivos y actividades de departamentos o áreas de una organización a fin de conseguir sus metas.

    Sin la coordinación los individuos y departamentos perderían de vista sus funciones en el seno de la organización. Empezarían a buscar sus intereses particulares, a menudo a costa de las metas más generales.

    La necesidad de la coordinación depende de la naturaleza y exigencia de comunicación de las tareas realizadas, así como del grado de interdependencia de las unidades que las ejecutan. Un alto grado de coordinación tiende a ser útil para un trabajo no rutinario ni predecible, o sea, para aquel en el cual los factores ambientales están cambiando constantemente, o para aquel en el que es alta la interdependencia de tareas.

    La coordinación se lleva a cabo a través de un conjunto de mecanismos que serán expuestos en el  apartado siguiente.

    Cinco mecanismos coordinadores parecen explicar las maneras fundamentales en que las organizaciones coordinan su trabajo:

    1. Ajuste mutuo.

    2. Supervisión directa.

    3. Estandarización de procesos de trabajo.

    4. Estandarización de producciones de trabajo.

    5. Estandarización de destrezas de trabajadores.

     Estos mecanismos deben ser considerados el pegamento que mantiene unidas las organizaciones. A continuación serán expuestos cada uno de ellos brevemente.

    2.8.- Estructuras Organizacionales.

    La  estructura constituye el soporte donde descansan las Organizaciones, para cumplir las metas que se han establecidos, a partir de las estrategias que se han formulado en cada caso en cuestión.

    La Estructura Organizacional  es la forma en que las se dividen, organizan y coordinan las actividades de una determinada organización para cumplir los Objetivos que se proponen.

    Los organigramas nos representan la estructura organizacional formal y quién es el responsable en determinadas actividades, aunque presentan la limitante de ocultar muchas características relevantes de la organización, como es el caso de que todos los administradores del mismo nivel, poseen iguales autoridades y responsabilidades, así como otras cuestiones relativas al poder.

    Los tres factores fundamentales que deben encarar los administradores para seleccionar la estructura organizacional son: la estrategia, el entorno y la tecnología

    Los organigramas nos representan la estructura organizacional formal y quién es el responsable en determinadas actividades, aunque presentan la limitante de ocultar muchas características relevantes de la organización, como es el caso de que todos los administradores del mismo nivel, poseen iguales autoridades y responsabilidades, así como otras cuestiones relativas al poder.

    Las estructuras organizacionales de clasifican en:

                La organización funcional.          

                La organización producto/mercado.        

                La organización matricial.         

     Estructura funcional

    Divide las unidades de tal forma que cada una cuente con un conjunto determinado de responsabilidades y deberes.

    Ejemplos: Departamento de Venta,  Departamento de Producción, etc.

    Estructura producto- mercado.

    Divide las unidades a partir de los productos o líneas de productos, proyectos o programas. Se ha podido comprobar que estas estructuras son aconsejables, cuando las estrategias ponen de relieve los plazos, costos y otras consideraciones de negocio y cuando la innovación y cooperación entre los especialistas es decisiva.

    Estructura matricial.-

    Emplea un sistema múltiple de mando, el cual incluye mecanismos afines de apoyo y un patrón relacionado de cultura y comportamiento organizacional. Se apoya en una concepción menos rígida de las fronteras ínter departamentales, donde los empleados pasan de una tarea a otra y pueden tener varias obligaciones a la vez entre los administradores de varios proyectos

    La selección del diseño organizativo apropiado para una estrategia y un ambiente determinado, es un proceso progresivo que  no descarta errores y determinadas consideraciones relacionadas con el poder.

    Los administradores tienen en sus manos el problema de seleccionar y diseñar un modelo de estructura que aliente al personal a pensar y obrar de forma totalmente adecuada a sus tareas. 

    En la medida en que las organizaciones se han vuelto más complejas y cambiantes, los administradores deben ensayar nuevas formas de estructuras.

    Las empresas comienzan a comprender que la mejor manera de establecer sus estrategias es partiendo de un profundo conocimiento en un número no muy elevado de habilidades, también llamadas competencias clave, correspondientes al núcleo de su negocio, para posteriormente ceder a un tercero aquellas tareas fundamentales donde no se cultivan estas competencias claves.

    La evolución de las nuevas formas Organizativas ha llevado hacia una nueva concepción: Las  Empresas  organizadas en forma de Trébol, es decir, por un lado un grupo de profesionales, incluido la alta dirección, poseedores de conocimientos claves de la organización, con alta calificación y dedicación, con la responsabilidad de diseñar las estrategias en el seno de la empresa. Este grupo contrata a terceros, a trabajadores especializados en aquellas  habilidades  que no constituyen las principales fuentes del negocio.

    Por último existirá un tercer grupo: los contratados a tiempo parcial o para actividades que no requieran especialización,  que serán contratados en el momento que los profesionales de la empresa decidan, en función de sus necesidades y la carga de trabajo que ello implique.

    Existen varias señales que indican que el diseño organizacional no funciona en forma acertada. En estos casos los administradores fallan una y otra vez en prever los cambios o pueden no adaptarse a los cambios, o es posible que la información correcta no llegue a la persona indicada en el momento preciso. Cuando las organizaciones presentan estas anomalías, es el momento de de realizar un rediseño en la estructura organizacional.

    Elementos claves para el diseño de una organización:

    • Especialización del trabajo
    • Departamentalización
    • Cadena de mando
    • Tramo de control
    • Centralización y descentralización
    • Formalización

    PREGUNTAS A RESOLVER AL DISEÑAR UNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

     PREGUNTAS CLAVES           

    La respuesta la Proporciona     

    1.         ¿Hasta qué grado están las tareas subdivididas en puestos separados?           Especialización de trabajo

    2.         ¿Sobre qué base se agrupan los puestos?       Departamentalización    

    3.         ¿A Quiénes reportan los individuos y los grupos?         Cadena de mando         

    4.         ¿Cuántos individuos puede dirigir un administrador con eficiencia y eficacia?   Tramo de control           

    5.         Dónde está la autoridad para la toma de decisiones?    Centralización y descentralización        

    6.         ¿Hasta qué grado habrá reglas y reglamentos para dirigir a empleados y administradores?       Formalización

    Especialización del Trabajo:

    Definición: Grado en el que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados.

    Los individuos se especializan en realizar parte de una actividad, en lugar de realizar toda la actividad.

    La habilidad para desarrollar una tarea aumenta por medio de la repetición.

    La capacitación es más eficaz desde la perspectiva de la organización.

    Se aumenta la eficacia y la productividad al estimular el desarrollo de inventos y máquinas especiales.

    Se pueden presentar des economías humanas (aburrimiento, fatiga, tensión, etc.) contrarrestando las ventajas económicas.

    Se puede incrementar la productividad ampliando

    Departamentalización:

    Definición: Base de acuerdo con la cual se agrupan los puestos.

    a) Por funciones: De acuerdo a actividades comunes tratando de alcanzar economías de escala (Ej: contabilidad, producción, compras, etc.).

    b) Por tipo de producto: De acuerdo a los productos que produce la organización buscando mayor responsabilidad por el desempeño del producto (Ej: impresión, formas, muebles, empaques,etc.)

    c) Por geografía o territorio: Es útil cuando los clientes están dispersos en un área geográfica para un mejor servicio (Ej: zona sur, zona norte, etc.).

    d) Por proceso: Cuando cada departamento se especializa en una fase específica de la producción (Ej: corte, pegado, acabado, empaque, etc.)

    e) Por clientela: De acuerdo al tipo de cliente que atiende la organización teniendo en cuenta que los clientes de cada departamento tienen necesidades y problemas en común (Ej: clientes individuales, corporativos, etc.)

     Cadena de mando:

    Definición: Línea de autoridad continua que se extiende desde la parte superior de la organización hasta el nivel más bajo y que define quién reporta a quien.

    A cada puesto administrativo se le da un lugar en la cadena de mando, y a cada administrador se le concede cierto grado autoridad para que pueda cumplir con sus responsabilidades.

    Ayuda a preservar el concepto de una línea interrumpida de autoridad donde una persona debe tener sólo  un superior.

    Este concepto tiene menos relevancia hoy en día, a causa de los adelantos de la tecnología de la computación, y la tendencia hacia la cesión del poder de decidir y actuar de los empleados

    Tramo de control:

    Definición: Número de subordinados que un jefe puede dirigir eficaz y eficientemente.

    Determina en gran parte el número de niveles y administradores que tiene una organización.

    Mientras más amplio o grande sea una tamo de control, más eficaz es en términos de costos.

    Tramos de control muy amplios reducen la eficacia (poco tiempo para proporcionar el liderazgo y apoyo necesario).

    Desventajas de tramos de control pequeños:

    -          Aumentan los costos

    -          Hacen más compleja la comunicación vertical

    -          Estimulan una supervisión demasiado fuerte y desalientan la autonomía de los empleados.

    Centralización y Descentralización:

    Centralización: Grado en el que la toma de decisiones se concentra en un solo punto en

    la organización.

    Descentralización: La toma de decisiones se delega en un nivel más bajo.

    En una organización descentralizada se pueden tomar acciones con mayor rapidez.

    Más personas contribuyen con información a la toma de decisiones.

    Es menor probable que los empleados se sientan alejados de aquellos que toman decisiones.

    Recientemente la tendencia es hacia la descentralización para hacer que las organizaciones san más flexibles y responsables.

    Formalización:

    Definición: Grado en que los puestos de una organización se hallan estandarizados.

    Cuando un puesto está muy formalizado:

    -          Su ocupante tiene poca discrecionalidad sobre lo que se debe hacer, cuándo se debe hacer, y cómo se debe hacer.

    -          Se espera que los empleados manejen el mismo insumo exactamente en la misma forma, dando por resultado una producción consistente y uniforme.

    -          Menor aportación del empleado a la forma como debe ejercer el trabajo.

    Si la formalización es baja, el comportamiento en el puesto no esta programado relativamente y los empleados tienen mucha libertad para ejercer su discrecionalidad en el trabajo.

    El grado de formalización puede variar ampliamente entre las organizaciones y dentro de éstas.

    2.9.- Autoridad.

    El proceso en el cual, los administradores asignan tareas, autoridad y responsabilidad a sus subordinados se denomina Delegación de Autoridad.

    La Autoridad, según plantea Stoner, se clasifica en:

    • Formal.
    • Funcional.
    • Lineal
    • Staff.

    Al igual que la autoridad es el derecho de dar órdenes ..... la responsabilidad, por su parte, es responder por los resultados.  Las dos deben equilibrarse, sin imponerse ninguna de las dos.

    El grado de Autoridad que  se le otorga a las personas, al proporcionarle poder para tomar decisiones y para emitir instrucciones se define por  el concepto de  Descentralización. Por otra parte la Centralización es la tendencia contraria que puede existir en algunas organizaciones, como estilo de administración. El equilibrio entre ambas tendencias, es lo adecuado para alcanzar los resultados esperados.

    Factores que influyen en la Descentralización.

    La delegación se utiliza, de forma general, por parte de los administradores para para describir la asignación  personal de deberes por parte de un administrador a sus subordinados, con vistas a cumplir los objetivos organizacionales.

    El centro del Proceso de Delegación Autoridad  es la interacción entre el supervisor y el empleado al hacerse la asignación cuyo mecanismo posee un paso crítico que es la culminación del compromiso, por parte del trabajador (empleado), y la seguridad del supervisor de que se obtendrán los resultados deseados. La comunicación abierta es fundamental en el proceso.

    Pese a las ventajas, muchos gerentes rehúsan delegar la autoridad y muchos subordinados no la aceptan fácilmente. Estas dos barreras, que serán ampliadas en la bibliografía, pueden dificultar una delegación de autoridad eficaz.

    • Renunciar a delegar.
    • Falta de capacidad del propio gerente.
    • Falta de confianza en los subordinados.
    • Renuncia a aceptar la delegación.

    2.9.1.- Fuentes de Poder.

    El poder, la influencia  y la autoridad son elementos esenciales para que un  administrador desarrolle  la vida de la organización que dirige.

    El poder no se limita a los administradores. Los miembros de los niveles bajos pueden grandes cantidades de poder informal, ya sea por sus conocimientos, habilidades o recursos que controlan. Poner ejemplos.

    Por lo anterior el poder, debe reconocerse por parte de los administradores, no solo aceptarse y entenderse, también ellos deben aprender a utilizarlo, sin caer en el abuso.  Su utilización debe ser en función de alcanzar sus metas y las de la organización  en cuestión. Las cinco fuentes de poder son consideradas como:

    1. El poder para recompensar. Habilidad de recompensar a otra persona para llevar a cabo órdenes que pueden darse de manera explícita o implícita.
    2. El poder coercitivo: Lado negativo del poder de recompensa basado en la habilidad del influyente para castigar al influido
    3. El poder legítimo: Asignado o entregado por ley o por parte una autoridad superior que lo legaliza y lo apoya para tomar decisiones con plena responsabilidad al respecto.
    4. El poder de experto: Basado en la creencia o el entendimiento de que el influyente tiene conocimientos específicos o experiencia relevante que no tiene el influido
    5. El poder de referencia: Dado en el deseo del influido de parecerse o identificarse con el influyente

    2.10.- Proceso de Delegación de Autoridad.

    El proceso completo de la delegación de autoridad implica los siguientes pasos:

    1. Definir los objetivos y las tareas. A partir de tener los objetivos que se quieren alcanzar se deben definir las tareas que se van a delegar, tratando no sólo de delegar los asuntos rutinarios sino también las tareas que exigen reflexión e iniciativas, tareas importantes, atrayentes y agradables.

    2. Selección del  subordinado. Debe seleccionarse al subordinado que posea capacidades y cualidades para desarrollar la tarea, cuidando no delegar siempre en los más competentes.

    3. Asignación de la tarea y transmisión de la capacidad de mando. Debe transmitirse todo el poder necesario para la realización de la tarea, procurando ser claro, preciso y transmitiendo toda la información necesaria.

    4. Exigencia de la responsabilidad por el logro de la tarea. Debe establecerse un  sistema de control que garantice el cumplimiento de la tarea, lo que implica que debe delegarse pero no abdicar, es decir, no abandonar la tarea.

    El proceso de delegación es el mecanismo a través del cual se estructuran todas las organizaciones. A medida que las organizaciones van creciendo se necesitan más personas para que desempeñen un grupo mayor de funciones y éstas deben ir acompañadas de la autoridad necesaria para poderla desarrollar.

    Sin embargo a pesar de ser un concepto tan importante, encierra una gran paradoja, que quedará clara cuando veamos el concepto de responsabilidad.

    Responsabilidad: Es el deber que tiene toda persona de hacer un uso óptimo de los recursos sobre los que tiene autoridad ,de modo que se utilicen para cumplir los objetivos deseados.

    La paradoja consiste en que la autoridad es imprescindible que se delegue para que la organización pueda cumplir eficazmente sus objetivos, sin embargo la responsabilidad no se puede delegar. Esto significa que cuando se delega autoridad, se está dando la posibilidad a otra persona para que decida sobre algo, sin embargo la responsabilidad ante el jefe superior de que las cosas se hagan bien siguen siendo de la persona delegante, lo que lleva a muchos gerentes a que traten de delegar la menor cantidad de autoridad posible.

    Ejemplo:

    Supongamos que el Director General de una gran Agencia de Viajes delega al gerente de una División toda la autoridad para dirigir su división, excepto el plan de lo que debe vender cada año y el presupuesto con que lo debe hacer.

    El gerente de la división a su vez delega parte de la autoridad que se le ha concedido. Le da al director de personal la autoridad para que reclute y seleccione al personal que debe trabajar en la división para todos los cargos hasta los jefes de sección, que constituyen el 93% de la plantilla.

    El director de personal a su vez delega en el especialista en reclutamiento la autoridad para decidir, sobre la base de un test y una entrevista inicial las personas que cumplen los requisitos para pasar a la segunda etapa del proceso de selección de personal.

    En este ejemplo la autoridad se ha compartido, o sea se ha delegado, mientras que con la responsabilidad ocurre algo diferente.

    Aunque el gerente de la división delegue la contratación en el director de personal, el sigue siendo el responsable ante su jefe superior del buen funcionamiento de esta actividad.

    Digamos que la división no cumple sus objetivos ya que no se ha contratado al personal idóneo. Para el director general de la empresa ¿ de quién es la responsabilidad, del gerente de la división, o del director de personal de la división?

    La responsabilidad ante el Director General es del gerente de la división, ya que aunque la autoridad se delegue, la responsabilidad es indelegable.

    Otra cosa es que el director de personal asume una nueva responsabilidad ante el gerente de la división por la autoridad que le han delegado.

    Ventajas de una Delegación Efectiva.

    A).        La primera y más evidente consiste en que cuantas más tareas pueda delegar un gerente mayor oportunidad tendrá de buscar y aceptar más responsabilidades de los gerentes de nivel superior, permitiéndole dedicarse a tareas más importantes.

    B).        Otra ventaja se funda  en que da origen a mejores decisiones puesto que los colaboradores, por estar más cerca "de la línea de fuego", tienden a tener una idea más completa y clara de los hechos. Por ejemplo, el gerente de ventas de una agencia de viajes regional estará en mejores condiciones de tomar decisiones sobre ese área que su homólogo de la división general.

    C).        Adicionalmente puede señalarse que una delegación eficaz acelera la toma de decisiones pues se pierde menos tiempo en consultas a los superiores. Por otra parte, la delegación de autoridad proporciona a los gerentes normas para valorar el desempeño de sus subordinados.

    D).       La delegación de autoridad compromete a los miembros de la organización a ser más responsables con su trabajo, pues al tener que decidir sobre sus funciones, tiene que responder por sus resultados.

    E).        La delegación de autoridad presupone que las personas resuelvan gradualmente los problemas que se le van presentando, lo que significa un aprendizaje del más alto valor para él y para su organización.

    Hay una máxima empresarial que dice "si quieres que tus subordinados crezcan, no les robes sus problemas". Las mayores posibilidades que tienen los empleados de desarrollarse es que se enfrenten y resuelvan los problemas que se le van presentando en su trabajo. Si su jefe es quien se lo resuelve le está quitando una oportunidad para aprovecharla en su beneficio.

    F).        Otra de las ventajas innegables de la delegación de autoridad es que logra una alta motivación de los trabajadores , pues les permite desarrollar todas sus potencialidades.

    2.10.1.-  Barreras de una delegación efectiva.

    Pese a sus ventajas, muchos gerentes rehúsan delegar la autoridad y muchos subordinados no la aceptan fácilmente. Estas dos barreras, que serán ampliadas a continuación, pueden dificultar una delegación de autoridad eficaz.

    a)         Renuncia a delegar.

    Esta barrera está asociada a varios factores entre los que se encuentran:

    • El hecho de que los gerentes sean reacios a correr riesgos y a responder por tareas que realicen otros.

    • Otras veces temen perder poder ante los superiores si el subordinado cumple muy bien con su cometido.

    • Otra causa es la falta de capacidad del propio gerente pues algunos son demasiado desorganizados o inflexibles para planificar de antemano y decidir qué tareas deben ser delegadas y a quiénes se les encomendarán, o bien no establecen un sistema de control para vigilar las acciones de sus subordinados.

    • Una cuarta causa puede estar asociada a la falta de confianza en los subordinados, justificada en que los subordinados carecen de conocimientos o destrezas para cumplir con la tarea. A largo plazo no se justifica el hecho de no capacitarlos.

    b)         Renuncia a aceptar la delegación.

    . La inseguridad del subordinado puede ser una barrera para la aceptación de la delegación, bien porque quieren evitar la responsabilidad y los riesgos, bien porque temen la críticas  o ser despedidos por los errores.

    . Otra causa común de la renuncia es la falta de suficientes incentivos al asumir una responsabilidad adicional, pues la delegación significa, a menudo, que tendrá que trabajar más duro y con una mayor presión y sin una remuneración adecuada no estarán dispuestos a hacer esto.

    2.11.-RESUMEN DEL TEMA II.

    La función administrativa de Planificación constituye el proceso de determinar el curso de acción a seguir por parte de los administradores de la organización. La Planificación es elegir o fijar metas u objetivos para la organización, para ti, tu superior y  el personal.  Planificar es determinar la misión, políticas, programas, proyectos, procedimientos, reglas, estrategias, presupuestos,  etc. Los Planes deben estar  acoplados con los planes estratégicos, las políticas, los procedimientos y reglas de la empresa, la gerencia y el personal. La planificación es un proceso dinámico y proactivo que no se detiene

    El propósito de todo tipo de planes son los Objetivos. Establecer objetivos y metas de calidad ayudan a concentrar mejor los recursos y distribuirlos de forma adecuada. Las metas u objetivos deben ser consecuentes con los de la organización, éstos a su vez con los de la gerencia y éstos con los de los puestos de trabajo de cada trabajador.

    Los Objetivos deben ser convenientes, medibles, claros, factibles o reales, flexibles para poderlos cumplir, aceptables.-en función de adoptan el sistema de valores de la organización y de los propios trabajadores, Motivadores y comprensibles para todos. Ellos pueden clasificarse en función su nivel y el tiempo a alcanzar  Estratégicos, Tácticos y Operativos; Objetivos a largo plazo, Objetivos a alcanzar a mediano plazo y de corto plazo También pueden clasificar en función del criterio de precisión:: De trayectoria, de tareas o de tipo normativo.

    La Administración por Objetivos (APO) es un enfoque directivo que se apoya en el establecimiento de un conjunto de objetivos alineados todos desde la alta dirección, hasta el nivel más bajo de ella. Este enfoque de dirección es empleado en Cuba en el sistema empresarial, con la especial condición de que el mismo está centrado en valores compartidos por los miembros de la organización en cuestión.

    El propósito de la función administrativa de Organización es contribuir al alcance de los objetivos de la organización en función de los elementos de: estructurar, delegar, responsabilizar, coordinar, establecer la autoridad y organizar todos los recursos disponibles en la organización.

    La causa básica de una estructura organizacional es la limitación del alcance de la administración. Si no existiera esta limitación estaríamos en presencia de una empresa desorganizada. Existen tres tipo fundamentales de diseños organizacionales: La estructura funcional, la estructura producto mercado y la estructura matricial. De la misma manera se destacan varios enfoque para los diseños organizacionales como es el caso de: el enfoque de Medio Ambiente, el enfoque clásico y el neoclásico y por último el enfoque tecnológico.

    La autoridad constituye el cemento de la estructura organizativa, la cual permite colocar los diferentes grupos de actividades bajo el mando de los administradores, a los efectos de que se propicien las relaciones de coordinación y relación entre las diferentes unidades de la organización. En este sentido la Autoridad se clasifica en Formal y Real. Dicha autoridad puede ser ejercida en función de las conocidas cinco fuentes de Poder.

    2.12.- SECCIÓN DE EJERCICIOS DEL TEMA II.-

    EJERCICIO 10

    Seleccione de los siguientes conceptos, el que corresponde a la función de PLANIFICACION

    ___

    Es la medición y corrección del desempeño para lograr que los objetivos, metas de la empresa y los planes desarrollados para lograrlo están siendo llevados a cabo. Consiste en la observación y comprobación de cómo se corresponde la realización de la tarea con lo previsto en la tarea, cuantitativo, cualitativo, temporal y espacial.

    ___

    Garantizar la ejecución sincronizada e integral de tocos los elementos funcionales de la dirección y lograr que los objetivos de todos estos elementos estén orientados al cumplimiento de los objetivos de la organización. Es regular, tomar decisiones, ejecutar la toma de decisiones. Implica dirigir, influir, y motivar a los empleados para que realicen tareas fundamentales.

    ___

    Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización de una forma tal que puedan lograr los objetivos de la organización de manera eficiente.

    __

    Implica que los administradores prevean y se anticipen a las acciones, son las tareas que debemos realizar para cumplir los objetivos propuestos. Los planes permiten que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos, que sus miembros realicen actividades de acorde a los objetivos y que el progreso en la obtención de los mismos sea vigilado y medido.

    RESPUESTAS.

    ___

    Es la medición y corrección del desempeño para lograr que los objetivos, metas de la empresa y los planes desarrollados para lograrlo están siendo llevados a cabo. Consiste en la observación y comprobación de cómo se corresponde la realización de la tarea con lo previsto en la tarea, cuantitativo, cualitativo, temporal y espacial.

    ___

    Garantizar la ejecución sincronizada e integral de tocos los elementos funcionales de la dirección y lograr que los objetivos de todos estos elementos estén orientados al cumplimiento de los objetivos de la organización. Es regular, tomar decisiones, ejecutar la toma de decisiones. Implica dirigir, influir, y motivar a los empleados para que realicen tareas fundamentales.

    ___

    Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización de una forma tal que puedan lograr los objetivos de la organización de manera eficiente.

    _X_

    Implica que los administradores prevean y se anticipen a las acciones, son las tareas que debemos realizar para cumplir los objetivos propuestos. Los planes permiten que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos, que sus miembros realicen actividades de acorde a los objetivos y que el progreso en la obtención de los mismos sea vigilado y medido.

    EJERCICIO 11

    Seleccione y ordene de forma lógica las etapas de la Planificación

     

    Dirigir, tomar y ejecutar la toma de decisiones

     

    Plantear las alternativas.

     

    Definir quienes van a realizar cada tarea según el tipo de tarea

     

    Medición de los resultados obtenidos en cada punto de control

     

    Formulación del acuerdo de dirección.

     

    Definir los recursos técnicos-materiales que necesitamos y adquirirlos;

     

    Decisión final (llevar el sistema a lo planificado).

     

    Determinación de los objetivos

     

    Definición de los puntos de control y la determinación de las normas o indicadores que deben de satisfacerse en los mismos

     

    Intercambiar y comunicarse de forma diáfana

     

    Selección de la alternativa más conveniente

     

    Influir y motivar a los empleados para que realicen las tareas fundamentales

     

    Definir el proceso tecnológico

     

    Análisis de la ejecución (verificar lo real contra lo planificado)

     

    Determinación de las premisas existentes.

     

    Negociar y resolver los conflictos que puedan originarse

     

    RESPUESTAS.-

     

    Dirigir, tomar y ejecutar la toma de decisiones

    3

    Plantear las alternativas.

     

    Definir quienes van a realizar cada tarea según el tipo de tarea

     

    Medición de los resultados obtenidos en cada punto de control

    5

    Formulación del acuerdo de dirección.

     

    Definir los recursos técnicos-materiales que necesitamos y adquirirlos;

     

    Decisión final (llevar el sistema a lo planificado).

    1

    Determinación de los objetivos

     

    Definición de los puntos de control y la determinación de las normas o indicadores que deben de satisfacerse en los mismos

     

    Intercambiar y comunicarse de forma diáfana

    4

    Selección de la alternativa más conveniente

     

    Influir y motivar a los empleados para que realicen las tareas fundamentales

     

    Definir el proceso tecnológico

     

    Análisis de la ejecución (verificar lo real contra lo planificado)

    2

    Determinación de las premisas existentes.

     

    Negociar y resolver los conflictos que puedan originarse

    EJERCICIO 12

    A continuación se le presentan los conceptos de diferentes términos relacionados con la PLANIFICACION ESTRATEGICA, Ud debe identificar el término con su definición:

    Misión - Diagnóstico Estratégico - Jerarquía de Objetivos - Planificación estratégica Objetivo - Estrategia - Visión - Políticas

    Respuestas

    Estrategia

    Es un programa que se genera para definir y alcanzar los objetivos de la organización. La estrategia dirige el pensamiento de la alta dirección de la empresa. Son los programas generales de acción que constituyen el eje central en torno al cual giran otras actividades para el logro de objetivos amplios.

    Objetivo

    Es un enunciado escrito sobre resultados por alcanzar en un periodo determinado. Un objetivo debe ser cuantificable, complejo, relevante y compatible

    Jerarquía de Objetivos

    Los objetivos deben ser graduados según un orden de importancia, relevancia o prioridad, en función de su contribución relativa a la organización como una totalidad

    Planificación estratégica

    Proceso continuo de reflexión y búsqueda de opciones para el futuro, teniendo en cuenta el entorno. Proceso en el que se establecen las metas y las directrices apropiadas para el logro de las metas.

    Misión

    La razón de ser,  el "gran objetivo" de toda organización, sirve de base y guía del proceso estratégico. Representa el aporte más importante y significativo a la sociedad por lo que representa el propósito más importante por el que trabajan y se esfuerzan los miembros de la misma, de ahí que ayuda a movilizar y concentrar las energía y capacidades de la organización y tomar decisiones para cumplir con dicha finalidad.

    Visión

    Es un sueño plasmado en objetivos estratégicos, cómo debe ser la organización en un futuro determinado. Expresa orientación  concreta y exacta sobre lo que queremos alcanzar

    Diagnóstico Estratégico

    Estudio profundo de las situaciones cambiantes del entorno con el tiempo y de las posibilidades de la organización (capacidades), que puede dar como resultado varias posibilidades según los posibles escenarios de ese entorno.





    Políticas

    Guía de actuación, líneas maestras o criterios de decisión. Constituyen cursos de acción asociados a pautas, procedimientos y reglas que orientan el comportamiento de las organizaciones.

    EJERCICIO 13.

    Teniendo en cuenta las características y clasificación de los objetivos,  diga cuáles de los siguientes objetivos estratégicos se encuentran correctamente redactados:

     

     

     

    Cumplir el plan de venta anual con un ritmo de crecimiento no menor al 20%

     

    Crear las bases organizativas y estructurales para la aprobación del Sistema de Perfeccionamiento Empresarial

     

    Disminuir al 1% anual los costos por peso de venta

     

    Concretar nuevos negocios a corto y mediano plazo

     

    Implantación de un Sistema de Calidad basado en las Normas ISO 9002 en el 1er semestre

     

    Concertación de alianzas estratégicas con ISPJAE, CENSAI, SIME para la capacitación del personal en el 2do trimestre del año

     

    Lograr la evaluación del desempeño del 100% de los técnicos y profesionales

     

    Elevar la productividad media de los trabajadores

    RESPUESTAS.

     

     

    x

    Cumplir el plan de venta anual con un ritmo de crecimiento no menor al 20%

     

    Crear las bases organizativas y estructurales para la aprobación del Sistema de Perfeccionamiento Empresarial

    x

    Disminuir al 1% anual los costos por peso de venta

     

    Concretar nuevos negocios a corto y mediano plazo

    x

    Implantación de un Sistema de Calidad basado en las Normas ISO 9002 en el 1er semestre

    x

    Concertación de alianzas estratégicas con ISPJAE, CENSAI, SIME para la capacitación del personal en el 2do trimestre del año

    x

    Lograr la evaluación del desempeño del 100% de los técnicos y profesionales

     

    Elevar la productividad media de los trabajadores

    EJERCICIO 14

    A continuación se muestra un listado de ideas, Ud debe seleccionar los que a su parecer son errores a la hora de la aplicación de la Administración por Objetivos.

     

    Los objetivos se derivan hacia todos los miembros de la organización.

     

    Deficiente definición y precisión de los objetivos.   No responden a la pregunta ¿qué? o no se pueden medir.

     

    No se controla ni evalúa el grado de cumplimiento de los objetivos. Poco vínculo con el desempeño individual

     

    Los objetivos se sustentan en una visión a largo o mediano plazo, son retadores y halan a la organización

     

    Se dirige "con objetivos" pero no "por objetivos". Se sigue dirigiendo por tareas y midiendo por esfuerzos, haciendo énfasis en el "como" y no en el "que".

     

    Se fijan por la alta dirección con la participación de todos los implicados.

     

    El jefe encabeza la APO acompañado por un equipo asesor

     

    La alta dirección se resiste a delegar y "dejar las riendas".   Excesiva centralización y poco espacio para la creatividad.

           RESPUESTAS

     

    Los objetivos se derivan hacia todos los miembros de la organización.

    x

    Deficiente definición y precisión de los objetivos.   No responden a la pregunta ¿qué? o no se pueden medir.

    x

    No se controla ni evalúa el grado de cumplimiento de los objetivos. Poco vínculo con el desempeño individual

     

    Los objetivos se sustentan en una visión a largo o mediano plazo, son retadores y halan a la organización

    x

    Se dirige "con objetivos" pero no "por objetivos". Se sigue dirigiendo por tareas y midiendo por esfuerzos, haciendo énfasis en el "como" y no en el "que".

     

    Se fijan por la alta dirección con la participación de todos los implicados.

     

    El jefe encabeza la APO acompañado por un equipo asesor

    x

    La alta dirección se resiste a delegar y "dejar las riendas".   Excesiva centralización y poco espacio para la creatividad.

    EJERCICIO- CASO 15.

    CASO CICLEX

    Ud forma parte de la Directiva de CICLEX y se encuentran realizando la Planeación Estratégica  hasta el 2006. Partiendo de la información ofrecida en la Matriz DAFO, elabore las estrategias que considere necesarias para llevar adelante a la organización.

    ANALISIS INTERNO

    ANALISIS DEL ENTORNO

     

    OPORTUNIDADES

     

    AMENAZAS

    1.     Salarios en MN que hacen competitivos los costos d producción

    1.     Instalación de posibles competidores en zonas francas y otras áreas del país

    2.     Nuevas políticas salariales que favorecen el poder adquisitivo de la población

    2.     Presencia en el mercado de productos importados con posibilidades de pagos ventajosas

    3.     Fortalecimiento de las posibilidades de financiación por la Banca Nacional Extranjera

    3.     Capacidad limitada de mercado nacional lo que obliga a destinar parte de las producciones a la exportación

    4.     Incremento de las obras de inversión en el marco de la Batalla de Ideas

    5.     Posibilidades de vender a la población otras producciones

    FORTALEZAS

    1.     Presencia en el mercado nacional

    ESTRATEGIAS OFENSIVAS   

    (Maxi-Maxi)

     

    ESTRATEGIAS DEFENSIVAS     

    (Maxi-Mini)

     

    2.     Personal joven con nivel técnico profesional

    3.     Flexibilidad de las plantas para cambios de perfil con rapidez

    4.     Mercado en CUC creciente

    5.     Acceso a fuentes financieras que dan estabilidad a las importaciones

    6.     Creación de nuevas empresas de apoyo a la producción /servicio como resultado final

    DEBILIDADES

    1.     Equipamiento tecnológico atrasado

    ESTRATEGIAS ADAPTATIVAS    (Mini-Maxi)

     

    ESTRATEGIAS DE SUPERVIVENCIA    (Mini-Mini)

     

    2.     Falta de actualización con respecto a la media mundial de la mayoría de los productos finales

    3.     Ausencia de un sistema de Control de la Calidad Certificado

    4.     Envejecimiento del parque de Equipos de Transporte

    La respuesta a este ejercicio será a consulta con el Profesor:

    Vía E mail

    EJERCICIO 16.

    Seleccione y ordene de forma lógica las etapas de Organización 

     

    Dirigir, tomar y ejecutar la toma de decisiones

     

    Plantear las alternativas.

    3

    Definir quienes van a realizar cada tarea según el tipo de tarea

     

    Medición de los resultados obtenidos en cada punto de control

     

    Formulación del acuerdo de dirección.

    2

    Definir los recursos técnicos-materiales que necesitamos y adquirirlos;

     

    Decisión final (llevar el sistema a lo planificado).

     

    Determinación de los objetivos

     

    Definición de los puntos de control y la determinación de las normas o indicadores que deben de satisfacerse en los mismos

     

    Intercambiar y comunicarse de forma diáfana

     

    Selección de la alternativa más conveniente

     

    Influir y motivar a los empleados para que realicen las tareas fundamentales

    1

    Definir el proceso tecnológico

     

    Análisis de la ejecución (verificar lo real contra lo planificado)

     

    Determinación de las premisas existentes.

     

    Negociar y resolver los conflictos que puedan originarse

    EJERCICIO 17.

    Enlace el término con su concepto y con su organigrama

    Respuestas

    1-     bajo - b; 2 - alto - c; 3 - medio -a

    EJERCICIO 18.

    Reflexione acerca de las siguientes interpretaciones que sobre estructura organizativa de dirección realizan algunos autores y seguidamente elabore su propia definición de estructura

    1. "La estructura de la organización puede definirse simplemente como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la coordinación de las mismas". ----- Mintzberg H.  

    2. "La estructura organizacional se refiere a la forma en que las actividades de una organización se divide, organizan y coordinan". ----- James A. y Stoner F. 

    3. "…la estructura es o consiste en la red de relaciones existentes entre los componentes de una empresa". ----- M. Menguzato y J. Renau

    4. "…es el conjunto de funciones y relaciones que determinan formalmente las misiones que cada unidad de la organización debe cumplir y los modos de colaboración entre ellas". ----- Strategor

    EJERCICIO 19 (CASO)

    CASO TIENDAS CENTRO

    La cadena de tiendas "CENTRO" decidió abrir una red de tiendas en la Capital del País, para lo cual previamente realizó un estudio de mercado. El dictamen del equipo de marketing recomendó abrir tres tiendas dirigidas a la clientela en general y especializar áreas de ventas para los siguientes segmentos: adolescentes, bebitos y amas de casa. Cada edificio contaría con una planta baja y tres pisos.

    Cada piso contendría un área de ventas especializadas y los estantes para ventas generales, además de una pequeña cafetería.

    La planta baja tendría una cafetería principal y un área anexa de juegos con equipos mecánicos para niños hasta diez años, más áreas de ventas generales.

    El horario de 9:00 a.m. a 9:00 p.m. se cubriría un turnos alternos.

    La estructura organizativa propuesta cuenta con un Gerente General, al cual se le subordinan todos los departamentos de ventas generales (vestuario, lencería, equipos domésticos, accesorios, cosméticos y perfumería) y los departamentos especializados ya mencionados. Cada departamento posee un Grupo de personal que contrata y prepara al personal de venta (dependientes)

    El Gerente General cuenta con un Gerente Financiero que dirige las secciones de Contabilidad, Pagaduría y Cajas Registradoras, y un Gerente de Compras que asegura el almacenamiento y adquisición de las mercancías para la venta y los servicios de cantina y peluquería para los trabajadores.

    El Gerente de Recursos Humanos asegura que las políticas de selección, preparación y adoctrinamiento del personal se cumplan, así como lo relativo a estímulo y sanciones; se subordina al Gerente General.

    Cada turno cuenta con un Jefe de Piso para coordinar todo lo relativo a la organización y venta de los diferentes artículos, subordinado al Gerente General y responsabilizado con el funcionamiento de todo el piso durante cada turno. El Jefe de Piso se auxilia de un Comité de Calidad, con carácter permanente, al que pertenecen los Jefes de Estante de cada turno.

    Los Jefes de Estantes se subordinan a los Jefes de Departamentos de Ventas y responden por el correcto funcionamiento de las áreas de ventas y el desempeño de los dependientes.

    A partir de la información ofrecida:

    Elabore el organigrama de las nuevas "Tiendas Centro"

    Identifique las partes de la organización y que mecanismos de coordinación Ud. recomienda.

    ¿Que tipo de estructura es? .Clasifíquela

    EJERCICIO 2O.

    Responda Verdadero o Falso

     

    La estrategia no  dirige el pensamiento de la alta dirección de la empresa.

     

    La APO es un proceso por el cual una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación de la empresa.

     

    La misión, valores, visión, objetivos y estrategia son componentes claves de la planificación estratégica.

     

    La visión se puede definir como la razón de ser o el gran objetivo de toda organización.

     

    Mayor rendimiento de la organización y adecuada división y coordinación de las actividades entre grupos e individuos es un beneficio de la DPO

     

    Las Matrices DAFO, McKinsey y BCG son herramientas empleadas en la Planificación Estratégica

     

    La estructura organizacional es la forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de la organización.

     

    La centralización da mayor flexibilidad concentrando la autoridad en el nivel operativo de la organización.

    RESPUESTAS.

    F

    La estrategia no  dirige el pensamiento de la alta dirección de la empresa.

    V

    La APO es un proceso por el cual una organización identifican objetivos comunes, definen las áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guías para la operación de la empresa.

    V

    La misión, valores, visión, objetivos y estrategia son componentes claves de la planificación estratégica.

    F

    La visión se puede definir como la razón de ser o el gran objetivo de toda organización.

    V

    Mayor rendimiento de la organización y adecuada división y coordinación de las actividades entre grupos e individuos es un beneficio de la DPO

    V

    Las Matrices DAFO, McKinsey y BCG son herramientas empleadas en la Planificación Estratégica

    V

    La estructura organizacional es la forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de la organización.

    F

    La centralización da mayor flexibilidad concentrando la autoridad en el nivel operativo de la organización.

    Tema III.-

    Función Administrativa Liderazgo

    El recurso más importante de nuestras organizaciones son los hombres y mujeres que en ellas trabajan, de ahí que sea esencial para el logro de las metas  que los directivos estén persuadidos de que de que el mayor esfuerzo se debe dirigir a capacitar, dirigir, desarrollar, motivar, conocer y comunicarse  de forma efectiva con las personas que  dirigen, las cuales hacen posible las ejecución de las tareas en función de los objetivos a alcanzar.

    Otra de las razones de carácter práctico de la Administración, es la importancia de poseer las habilidades necesarias para una efectiva simplificación del trabajo directivo, en lo que se refiere al buen aprovechamiento y administración  de su tiempo. El directivo debe estar disponible para resolver un problema y tomar aquellas decisiones que por su carácter  e importancia debe ser él quién las tome, en determinados momentos, con lo cual se ve obligado a delegar, pero ¿en quién delegar si no conoce a las personas, si no es capaz de comunicarse de forma efectiva con las personas a quienes dirigen, si no logra motivar para que la tarea delegada se efectúe  con éxito?

    En la sociedad moderna, que puede describirse como deseosa de alguien que la conduzca, el líder de hoy, está obligado a ser un constante agente de cambio. Por su parte, las organizaciones demandan de una nueva generación de directivos, capaces de retar los procesos, inspirar una visión compartida, levantar los ánimos y canalizar positivamente la inconformidad, así como de capacitar a otros para la acción.

    3.1.- La función de Liderazgo, Dirección o Mando.

    Liderazgo:

    El proceso de dirigir e influir en las actividades con relación a las funciones de los miembros de un grupo.

    Tres elementos básicos se encuentran en el centro de las diferentes posiciones acerca del liderazgo, son ellas:

    1.- El liderazgo debe incluir a otras personas.

    2.- Representa una distribución desigual del poder entre líderes y seguidores.

    3.- La capacidad del líder para utilizar las diferentes fuentes de poder.

    Implicaciones importantes del Liderazgo:

    • Debe incluir a otras de personas
    • Distribución desigual de poder entre líderes y miembros del grupo
    • Capacidad para utilizar las diferentes formas de poder y para influir en la conducta de los seguidores en diferentes formas

    Aunque está muy relacionado y es importante para la administración, liderazgo y administración no son lo mismos conceptos. Una persona puede ser un administrador efectivo, un buen planeador y un administrador justo y organizado, pero carecer de las habilidades motivacionales de un líder. Otros por el contrario pueden ser administradores efectivos, hábiles para inspirar entusiasmo y dedicación, pero no tener las habilidades administrativas para canalizar la energía que despiertan en otros.

    El liderazgo en su definición sintética no es más que el proceso de dirigir e influir sobre los miembros de la organización o colectivo pero, recordemos lo ya indicado, acerca de que en la concepción moderna de la Ciencia de la Administración es cada vez más frecuente identificar con este nombre la función de mando o dirección sin que ello signifique que todo ejecutivo cuente con los atributos de líder. Para Warren Beernin y Joan Goldsmith, esta última consultora norteamericana ampliamente conocida en nuestro país, la diferencia entre un gerente y un líder estriba en que:

    • El gerente administra, el líder innova.
    • El gerente es una copia; el líder, un original.
    • El gerente mantiene, el líder desarrolla.
    • El gerente acepta la realidad, el líder la investiga.
    • El gerente se concentra en los sistemas y la estructura, el líder se concentra en la gente.
    • El gerente se apoya en el control; el líder inspira confianza.
    • El gerente tiene visión de corto alcance; el líder tiene una perspectiva de largo alcance.
    • El gerente pregunta cómo y cuándo; los líderes preguntan qué y por qué.
    • El gerente tiene puestos sus ojos siempre en la línea de base; el líder los tiene en el horizonte.
    • El gerente imita; el líder origina.
    • El gerente acepta el status quo; el líder lo desafía.
    • El gerente es el clásico buen soldado; el líder es su propia persona. (estampa)
    • El gerente hace las cosas bien; el líder hace lo correcto .

    Para Covey, "El verdadero liderazgo dimana de poseer un carácter honorable y del ejercicio de ciertas reglas y principios del poder. La mayoría de las cuestiones sobre el liderazgo se concentra, sin embargo, en las teorías genéticas del "gran hombre" de los "rasgos" de la personalidad o del "estilo" de comportamiento. Estas teorías tienen un sentido más explicativo que predictivo. Pueden explicar por qué surgió y sobrevivió determinado líder, pero no nos ayudan a prever futuros líderes ni a cultivar la capacidad de dirigir. Hay un enfoque más fructífero: observar a los partidarios de los líderes en lugar de estudiarlos a estos, y valorar por qué razón hay quienes les siguen

    3.1.1.-Elementos constituyentes y presentes en el  Liderazgo.

    Los elementos que caracterizan a la función Liderazgo son: influir, dirigir, motivar, comunicar, tomar decisiones importantes y estar preparados para el cambio.

    Todo dirigente o líder dispone de dos armas básicas y fundamentales para desarrollar el ejercicio de su liderazgo coma son: el poder y la autoridad.

    La sabia y correcta combinación de ambos instrumentos es lo que otorga a una persona la autentica capacidad del liderazgo.

    A) El Poder

    Empezaremos por explicar en que consiste el poder y seguidamente expondremos las diferentes clases de poderes existentes. Poder es la capacidad de influir sobre otras personas. Es el medio que disponemos para lograr que nuestros colaboradores "hagan algo" por las buenas o por las malas. Para ello, tenemos tres vías diferentes:

    1. El poder coercitivo

    Es aquel que esta basado en el miedo. Apoyado en la amenaza o el castigo, un directivo logra que sus colaboradores realicen algo deseado. Evidentemente el ejercicio del poder coercitivo lleva un compromiso superficial con sus seguidores y su energía puede transformarse rápidamente en sabotaje y destrucción cuando "nadie lo ve" o cuando la amenaza ha desaparecido. Es un poder para ser utilizado solamente en último extremo o en situaciones excepcionales.

    2. El poder utilitario

    Está basado en los beneficios que pueden obtenerse a través de ellos. Es la zanahoria que ofrecemos a nuestros colaboradores para que realicen una tares o logren un objetivo. Este poder tiene el gran riesgo de acostumbrar a los miembros de nuestro equipo a funcionar a base de "zanahorias". Si no hay "prima o beneficio" no hay esfuerzo ni actividad. En consecuencia, el poder utilitario conduce, a menudo, al individualismo oponiéndose al trabajo en equipo.

    3. El poder moral

    Está basado en el valor de la propia persona y en lo que ésta trata de llevar a cabo. Las actividades se realizan porque es lo más sensato y lo mejor para todos. Es el poder por excelencia. Los líderes siguen siéndolo mientras mantienen el respeto y la lealtad de sus seguidores.

    B) La Autoridad

    Si el poder" es una de !as arenas básicas de todo líder, la otra es la autoridad, que se sustenta en la creencia por parte de los seguidores de que lo establecido por el que responde de los resultados es lo más sensato, lo más seguro y lo menos arriesgado. En tal sentido, podemos señalar que:

    La autoridad es el poder que se da a una persona que le permite tomar las decisiones útiles y apropiadas para el logro de los objetivos establecidos, así como de exigir la realización de las acciones necesarias para dar cumplimiento a tales decisiones. 0 también, la autoridad es el poder que tiene una persona para tener la última palabra en la toma de decisiones que afectan a otros.

    Los seres humanos tendemos a obedecer siempre y cuando la orden que se nos de sea deseable, inteligible, posible y coherente. No es fácil lograr la obediencia de nuestros colaboradores. La autoridad es el resultado de la combinación de un prestigio personal, persuasión adecuada y percusión, en ocasiones, necesaria.

    Autoridad = Prestigio + Persuasión + Percusión

    Al igual que con el poder también se puede establecer diversas clases de autoridad:

    I. La autoridad jerárquica o formal

    Está basada en el rango estructural, en el poder concedido por la dirección para hacer y deshacer lo que sea necesario. Es el tipo de autoridad que dice a los colaboradores que las cosas hay que hacerlas porque lo manda el "Jefe".

    2. La autoridad técnica, experta o pericial

    Está basada en los conocimientos, experiencias o prestigio de quien da una orden u orientación a realizar. Es la autoridad propia del especialista o del asesor.

    3. La autoridad personal

    Es aquella que esta basada en el valor, carisma y capacidad de atracción de una persona respecto a sus seguidores. Es la autoridad labrada día a día y ganada en el transcurso del tiempo.

    La autoridad por excelencia, cobra decirlo, es la personal, es el tipo de autoridad a la que todos debemos aspirar, lograda muchas veces por acumulaci6n de aciertos y el prestigio que da la adecuada conducción de las personas. La autoridad personal se gana en el inicio a través de la autoridad técnica, pero una vez demostrada esta, se sustenta en la propia. La autoridad jerárquica es el último recurso utilizable únicamente cuando la importancia o la urgencia del asunto lo requiera.

    3.2.-Liderazgo. Características de los Líderes.

    Entre las características de los líderes se encuentran:

    Inteligencia, carisma, sencillez, valiente, comunicativo, aglutinadores, inspiran confianza.

    Según estas características el líder nace. Pero según estudios posteriores no se nace siendo líder, más que ser características de líder son consecuencias.

    Existen  diversas opiniones que plantean que los líderes nacen, pero sobre todo se hacen. Pues bien, si eso es así, ¿qué hay que hacer para ser un líder? La respuesta no es simple ni sencilla, pero analizando a los especialistas en esta disciplina se observa que existen una serie de coincidencias que  llevan a la conclusión que para ser líder es necesario.

    - Tener  objetivos claros y precisos a alcanzar.

    - Tener un proyecto en la cabeza que sea nuevo y diferente a lo existente,

    - Tener una "visión" del cambio.

    - Saber comunicar correctamente la nueva orientación.

    - Capacidad para convencer y dirigir. Dotes de comunicador.

    - Tener una estrategia.

    - Un sistema para lograr los objetivos en un plazo determinado.

    - Tener los conocimientos y habilidades necesarias para el logro de los objetivos.

    - Ser un experto en el área de su influencia al mismo tempo que ser percibido como la persona "mas adecuada" para dirigir al grupo.

    - Realismo y capacidad para simplificar y centrarse en lo principal.

    Aspecto básico y fundamental. A todo líder le caracteriza su capacidad para dirigirse hacia el objetivo, lo cual le lleva a dirigir todos sus esfuerzos en una misma dirección y centrarse en lo principal.

    - Capacidad de arrastre.

    Carisma. Habilidad para coordinar esfuerzos y liderar grupos, creando un buen clima de trabajo en equipo.

    - Tener un profundo deseo de alcanzar los objetivos.

    - Tenacidad para persistir en una tarea, a pesar de los obstáculos a los que debe enfrentarse.

    - Tener una cierta disposición para sacrificar deseos personales con el fin de lograr las metas propuestas.

    - Tener una actitud casi fanática de empeño en el contagio de su ideal.

    - Profundo empeño y constancia.

    - Estar próximo a los seguidores.

    La misión principal de todo liderazgo esta estrechamente relacionada con la ejecución del cambio, con la transformación de las situaciones que permitan "adaptarse" o "anticiparse" a los cambios que de forma vertiginosa vienen sucediéndose.

    La percepción del cambio puede ser del líder o de otra persona, ello no es lo fundamental, la  esencia del liderazgo esta en producir el cambio, en ser capaz de influir en personas y organizaciones para realizar el cambio.

    Esta es la razón por la que hoy, más que nunca, se precisa en nuestras empresas de líderes que sean capaces de llevar a cabo los cambios cada vez más complejos que las organizaciones requieren.

    El líder es el que marca el nuevo camino y hace frente a la incertidumbre facilitando la labor de sus seguidores.

    La misión del líder está centrada sobre todo en la eficiencia, más que en la eficacia, o sea, en tener los objetivos claros y tratar de hacer, lo principal, lo prioritario, que no es otra cosa que producir el cambio.

    En este proceso, el líder nunca debe olvidar que él es parte del grupo, para eso deberá tener en cuenta a sus seguidores, sus intereses y emociones, y ser consciente que el "poder" del liderazgo real se lo dan sus colaboradores.

    Las características que debe contemplar y desarrollar todo Líder son:

    PERCIBIR LA NECESIDAD DEL CAMBIO

    A los líderes les caracteriza un olfato especial par a percibir y promover los cambios que

    son necesarios producir y que sus seguidores demandan de forma abierta o encubierta. Se ponen en el lugar del giro y tienen gran capacidad de escucha y atención para captar las exigencias más importantes. Al líder siempre se le ocurre algo que está más alto de lo que ven los demás. Ensanchan y levantan el horizonte. Su visión es la anticipación de una realidad posible, que tal vez nadie ha podido captar todavía.

    CREAR UNA NLUEVA VISION

    Una vez que perciben el cambio son capaces de procesar información, conceptualizarla y formular un proyecto que responde a las demandas de sus seguidores. Una vez creada la visión establece el camino y la dirección a seguir.

    ESTABLECER LAS PRIORIDADES.

    El cambio nunca es fácil. Los frentes de lucha son amplios y con frecuencia intensos. Las tareas a desarrollar son numerosas y los riesgos de dispersión más que probables. Hace falta que alguien sepa centrarse en lo principal, en el grano del asunto, y, en consecuencia, que sepa amarrar con claridad los objetivos o tareas prioritarias a abordar.

    MOVILIZAR A LOS SEGUIDORES.

    Una vez definidos los objetivos a lograr es preciso "influir" sobre los seguidores para movilizarlos hacia el destino proyectado. Para eso, será necesario utilizar las mejores armas de "comunicación" y "motivación" que faciliten el camino.

    RESOLVER LAS TENSIONES Y CONFLICTOS

    La realización de todo cambio requiere superar y vencer resistencias, tanto abiertas como encubiertas, tanto con los líderes o jefes establecidos como de las personas que por razones muy diversas no admiten el nuevo proyecto. La resolución de tensiones y conflictos debe ser una "habilidad" básica que ha de ser dominada por todo líder.

    MANTENER Y FORTALECER LA COHESION DEL EQUIPO.

    Durante la ejecución del cambio es muy probable que el equipo se divida en grupos con intereses y visiones opuestas. Cada grupo tendrá su propio líder que tendrá que enfrentarse al cambio. La ruptura es la amenaza constante y se llevará a efecto salvo que exista un líder lo suficientemente fuerte que nombre a la organización y sea capaz de aunar intereses y esfuerzos en el logro de un objetivo común.

    CONSEGUIR LOS FINES PROPUESTOS.

    El logro de los objetivos propuestos es básico y esencial para el mantenimiento del líder como tal. Si no se obtienen los fines proyectados surgirá un nuevo Líder que captará el apoyo del grupo desplazando al viejo. Un líder solo se mantiene en la medida que es capaz de ir satisfaciendo las demandas más importantes de sus seguidores.

    Las Diferencias entre jefe y líder están bien establecidas

    Vistas la misión y funciones del líder es posible ¿qué más de uno se pregunte, qué diferencia hay entre líder y jefe? La respuesta es sencilla y clara.

    A pesar de ser términos usados como similares en el ámbito profesional, la diferencia entre ambos conceptos es significativa.

    Mientras que el líder es una persona cuya función es percibir y promover el cambio, el jefe es alguien que lleva adelante lo que el líder propugna, es mas un realizador que un promotor.

    En el mismo sentido, mientras el líder cree la visión, el jefe la ejecuta.

    El líder es quien marca el camino, el jefe quien planifica, organiza, decide, coordina y controla lo proyectado por el líder.

    Si bien el líder está centrado en la eficiencia, en hacer lo que hay que hacer, el jefe está centrado en la eficacia, es decir, en hacer bien las cosas.

    El jefe es mas bien un gestor de "problemas" mientras que el líder lo es de oportunidades.

    Así como el líder tiene que hacer frente al cambio, el jefe tiene que actuar frente a la Complejidad. También les diferencia la perspectiva del plazo en el que actúan ya que mientras el líder está centrado en el largo plazo, el jefe actúa en el corto.

    Finalmente, si bien al líder el poder le otorgan los colaboradores, al jefe lo hace la dirección.

    Ahora bien, aunque lideres y jefes Sean figuras "diferentes" ello no implica que no puedan ser complementarias, al contrario, el ideal de todo directivo estará en ser Líder y jefe de forma  simultánea. No es cuestión de ser una cosa o la otra, sino de ser ambas cosas: a la vez.

    3.2.1.- Estilos de Liderazgo.

    El estilo de liderazgo se refiere al patrón de conducta de un líder, según como lo perciben los demás. El estilo se desarrolla a partir de experiencias, educación y capacitación.

    Es importante que el líder descubra su estilo, lo conozca, lo depure y comprenda ya que afectará a los miembros del grupo o seguidores. Y será su estilo de liderazgo el estímulo que mueva a cada uno ante diferentes circunstancias.

    Cuando alguien adopta un papel de líder dentro de una organización, mucho de su estilo depende de como maneje sus habilidades, tanto técnicas, como humanas y conceptuales.

    Los factores que estipulan  los estilos de Liderazgo son cuatro:

    1. Su Personalidad , la cual está determinada por:
      • Su escala de valores
      • Su confianza en el grupo
      • Su inclinación al liderazgo
      • Su importancia y complejidad
      • Su urgencia
      • Personalidad de los miembros del grupo
    2. Naturaleza de la Tarea, determinada por:
      • Su deseo de asumir responsabilidades
      • Sus habilidades, etc.
    3. Su necesidad de independencia establecida por:
      • Estructura de la organización
      • Presiones externas: sociales, económicas y políticas
    4. Naturaleza del ambiente fijada por:

    Entre los Estilos de Liderazgo más importante se encuentra el Autoritario, el cual desarrolla las características siguientes:

    1. Por lo general son personas de personalidad fuerte, dominantes y, hasta cierto punto, agresivas.

    2. Necesitan ver las cosas hechas a su propio modo, que para ellos es el único modo.

    3. Consideran a sus subordinados más como empleados que como personas; a su modo de ver, los mejores subordinados son los que siguen las órdenes sin cuestionarlas nunca.

    Por lo general, no están preparados para prestar oídos a los puntos de vista y sugerencias de otras personas (aunque pueden fingir que oyen) si esas opiniones son diferentes a las suyas.

    5. No promueven las relaciones en pie de igualdad con los subordinados (es decir, de adulto a adulto). Como regla general, no permiten que los empleados se les acerquen demasiado. Tampoco les gusta que los subordinados tengan demasiada amistad entre ellos, porque, a su modo de ver, esa cercanía puede poner en peligro su autoridad.

    6. Toda su actitud está orientada al trabajo y a los negocios. Para ellos, el trabajo es siempre lo primero.

    7. Generalmente, atribuyen la culpa de los bajos resultados a que los demás no han sido capaces de cumplir correctamente las instrucciones recibidas

    Por otra parte,  el estilo Democrático o Participativo se caracteriza por:

    1. Por lo general, ponen tanto interés en alimentar la cohesión del grupo como en que se realicen las tareas que están en marcha.

    2. Animan a los miembros de sus grupos a expresar sus ideas y sentimientos, porque creen que un clima así conduce a una mayor creatividad y compromiso.

    3. Si encuentran resistencia o conflictos, permiten el análisis de los problemas y tratan de ayudar al grupo a remover las resistencias o a resolver los conflictos

    4. Incentivan el objetivo de tomar decisiones en común, así como que sea todo el grupo el que fije las metas.

    5. Rara vez establecen políticas internas sin explicar las razones y sin presentar esas políticas al grupo, cuando es posible, para recibir sugerencias y críticas.

    6. Creen que la responsabilidad sobre la realización de una tarea reposa tanto en el grupo como en ellos mismos. Y tratan de que todos los miembros del grupo tenga esa misma actitud.

    7. Posibilitan que los miembros del grupo tengan bastante libertad en su trabajo, cuando han demostrado su capacidad para hacerlo.

    8. Viven buscando formas de hacer las cosas, y siempre están abiertos a cambios y modificaciones, cuando ven que esos cambios son necesarios y pueden llevar a una mayor eficiencia.

    9. Creen en la eficacia del trabajo en grupo. También creen que los grupos de individuos comprometidos, trabajando en común, tienen mayor potencial que esas mismas personas actuando individualmente.

    Otro estilo de Liderazgo importante es el LAISSE-FAIRE (Deja hacer)

    1. Los miembros del grupo toman las decisiones libres sin participación del líder.

    2. El líder reúne las informaciones, las pone a disposición del grupo y no influye en las decisiones.

    3. El líder no influye en la formación del grupo y divide las tareas

    4. Cuando no se solicita, el líder no hace comentarios sobre los resultados

    Fig. 3.2.1.1. Estilos de Liderazgo.

    En las categorías anteriores de estilos de Liderazgos se han representados las tres categorías más generales, las cuales coinciden con las explicaciones señaladas en párrafos anteriores.

    3.2.2.- Principales teorías de Liderazgo.

    Constan diferentes estudios relacionados con el fenómeno del liderazgo como los que se han realizado en diferentes Universidades famosas tales como:

    I.- Estudios de la Universidad Estatal de Ohio y la Universidad de Michigan.

    Supuesto:

     Estilo de Liderazgo era como un juego "de suma cero".

    Investigación:

    Estudio de la eficacia de las conductas de liderazgo "estructura de iniciación" (orientada al trabajo) y "consideración" orientada a los empleados.

    Resultado:

    Las clasificaciones de eficacia de los líderes hechas por los subordinados no dependían de un estilo particular del líder sino de la situación en que se aplicaba el estilo.

    Revelaciones:

     Los grupos más productivos de trabajo tendían a tener líderes que estaban orientados a los empleados.

    Los líderes más eficaces eran los que tenían relaciones de apoyo con sus subordinados, tendían a utilizar la Toma de Decisiones en grupo más que las individuales y alentaban a los subordinados a fijar y obtener metas de alto desempeño.

    Conclusión:

    El estilo de liderazgo puede no ser unidimensional: la orientación al trabajador y la orientación al trabajo pueden ser cruciales para el desempeño superior.

    II.- GRID ADMINISTRATIVO. (Desarrollado por Robert Balke y Jane Mouton)

    Ayuda a medir una preocupación relativa del administrador por la gente y el trabajo, reflejando la naturaleza bidimensional del liderazgo.

    Identifica una gama de conductas administrativas basadas en las formas en que interactúan entre sí los estilos orientados al trabajador y los empleados.

    Fig. 3.2.2.1 GRID ADMINISTRATIVO.

    La figura representa un diagrama utilizado para medir el interés de los administradores en relación con las personas y el trabajo administrativo.

    III.- MODELOS DE CONTINGENCIA DE LIDERAZGO.

    1.-Teoría Situacional del Liderazgo. (Paul Hersey y Kenneth H. Blanchard)

    El estilo más eficaz de Liderazgo varía según la "madurez" de los subordinados.

    Teniendo en cuenta a la madurez no como la edad ni la estabilidad emocional, sino como el deseo de logro, la disposición a aceptar  responsabilidades, la habilidad y experiencia relacionadas con el trabajo.

    Las metas y conocimientos de los seguidores son variables importantes para determinar el estilo de Liderazgo eficaz.

    Modelo de Fiedler. (Fred E. Fiedler)

    Supuesto:

    Los administradores les resulta difícil modificar los estilos directivos que les han ayudado a lograr una carrera exitosa.

    Instrumento:

    Escala "grado en que un hombre describió en términos positivos o negativos a su compañero de trabajo menos preferido.

    Describe tres situaciones de Liderazgo

    • Relaciones entre el líder y los miembros*
    • Estructura de la actividad
    • Poder de la posición del líder

    Señalamiento:

    Una adecuación apropiada entre el estilo del líder y la situación favorece un buen desempeño administrativo.

    Se cuestiona su validez pero es una notable aportación de conocimiento de cómo podemos adecuar los líderes y las situaciones para lograr un desempeño eficaz.

    Modelo de la Trayectoria - Meta del Liderazgo.(Martin G. Evans y Robert J. House)

    El papel del líder para clarificar a los subordinados la manera en que pueden lograr un gran desempeño y sus recompensas asociadas.

    El enfoque se centra en el líder como fuente de recompensas.

    Trata de preveer cómo los diferentes tipos de de recompensa y de estilos de liderazgo afectan al desempeño, a la motivación y a la satisfacción de los subordinados.

    Modelo Trayectoria - Meta del Liderazgo.

    Determina la disponibilidad de las "metas" (recompensa) y aclaran los "caminos" que conducen a su obtención.

    ¿Qué determina  un estilo de Liderazgo eficaz?

    • Características personales de los subordinados
    • Presiones experimentadas y exigencias en el lugar de trabajo que han de enfrentar.
    • Capacidad de proporcionar recompensas
    • Influencia sobre los subordinados
    • Explicación de qué hacer para ganarlas

    Modelo Vroom-Yetton y Vroom-Jago. (Víctor Vroom y Arthur Jago)

    Parten de la crítica del Modelo Trayectoria-Meta puesto que no tiene en cuenta la situación dentro de la cual los administradores deciden involucrar a los subordinados.

    Solución a esto:

    Amplían el Modelo Clásico de Liderazgo de la situación Vroom-Yetton para incluir un interés por la cualidad y la aceptación de las decisiones.

    Se desarrolla para ayudar a los administradores a decidir cuando y en qué amplitud deberían involucrar a los subordinados en la resolución de un problema en particular.

    Dependiendo de la naturaleza del problema se tiene un "conjunto factible de alternativas"

    Cuando las decisiones se deben realizar con rapidez o se debe ahorrar tiempo se escogen los estilos de decisión autoritaria.

    Cuando los administradores desean desarrollar conocimientos y las habilidades de sus subordinados para la Toma de Decisiones se toma un estilo participativo.

    ENFOQUE DE CONTINGENCIA DE LIDERAZGO

    Analiza los rasgos y comportamientos se manifiestan en cada situación concreta.

    Planteando que este estilo depende de:

    • Personalidad del dirigente y su experiencia
    • Expectativas y comportamientos de los subordinados
    • Necesidad de trabajo
    • Expectativas de los colegas y sus conductas
    • Características de los subordinados
    • Políticas y cultura de la organización

    3.3.- Motivación.

    La palabra motivo proviene de la raíz latina motivus que a su vez se deriva de motus y ambas significan movimiento. Alguien la ha asociado con la forma en que un imán atrae un pedazo de hierro haciendo que se mueva, camine o desplace en determinado sentido.

    La motivación debe producir en el hombre, lo que la fuerza del imán en el hierro, pero no para que camine, eso un salario decoroso y unas condiciones de trabajo medias lo consiguen, debe crear en él - pienso yo - un deseo grato, infinito de correr y si es necesario de volar.

    Desde el punto de vista práctico, a un dirigente, es poco lo que le aportan las definiciones de motivación que aparecen en los textos: "... los factores que provocan, canalizan y sustentan un comportamiento individual, "...clase de impulso, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares." y es que según las recientes investigaciones, "motivo" ya no es sólo sinónimo de necesidad pues se asocia también con valores, metas, objetivos, expectativas. Además los "motivos" son difíciles de medir o cuantificar precisamente por no ser directamente observable: tienen lugar en el centro mismo del hombre, en su interior.

    Por último, hay una gran variedad en los motivos, tanto entre individuos distintos como dentro del propio individuo en ocasiones diferentes.

    En Cuba, dadas las condiciones en que se encuentran muchas de las empresas, algunas de las cuales, es ahora que empiezan a recobrar los ritmos de producción que le posibiliten alcanzar los niveles anteriores al período especial, y sometidas no sólo a la incertidumbre del mercado, algo que es característico de nuestra época en todas las latitudes, sino a la inseguridad de los aseguramientos y en medio de condiciones de trabajo difíciles, producto de la obsolescencia tecnológica y el deterioro de las instalaciones es evidente que la motivación tiene una importancia de primer orden y una complejidad adicional.

    La motivación es intrínseca al hombre. Al referirse en su lenguaje mordaz e irreverente a las transformaciones que deben operarse en el papel que tienen que asumir los ejecutivos de hoy Kriegel y Brand autores del libro De las Vacas Sagradas se Hacen las Mejores Hamburguesas dicen:

    "Hace apenas un decenio los gerentes se concentraban en procesos, productos, productividad y planificación, Eran los policías y los organizadores que asignaban labores y vigilaban que otros cumplieran las reglas. Su palabra era ley, y regían con mano de hierro. Cuando un gerente se presentaba en la oficina del empleado, era como si la patrulla de policía se detuviera al lado de nuestro auto. Pero ya no. Los policías se volvieron entrenadores.

    Los gerentes de hoy comprenden que independientemente de los productos y servicios que la empresa produzca, su negocio tiene que ver esencialmente con las personas. Como entrenadores, su nueva función es preparar personas y organizaciones dispuestas al cambio.

    Esto implica motivar a los empleados para que se entusiasmen con el cambio, vencer la resistencia al cambio entre los empleados y crear una cultura propia a la innovación.

    3.4.1.-Proceso de Motivación.

    La teoría de satisfacción de motivación se enfocan en las necesidades internas  que alientan el comportamiento. En un esfuerzo por reducir o satisfacer sus necesidades, las personas actuarán de determinas formas. Esta propuesta representada en la fig. 3.4.1.1. se conoce como Modelo o Proceso de Motivación y resulta de gran interés su conocimiento para los administradores.

    Teoría de la satisfacción de la motivación:

    Fig. 3.3.1.1. Proceso o Modelo de Motivación.

    3.3.2.-Teorías Motivacionales.

    En diferentes etapas del pensamiento administrativo los gerentes desarrollaron tres modelos de motivación: modelo tradicional, modelo de relaciones humanas y modelo de recursos humanos.

     Modelo Tradicional

    Se asocia a la escuela de la administración científica u afirmaba que el papel del gerente era asegurarse de que los trabajadores hicieran sus tareas más aburridas y repetitivas de la forma más eficiente, los gerentes trazaban una estrategia de trabajo, decían como y aplicaban un sistema de incentivos salariales para motivar a los trabajadores. Esta perspectiva supuso que los trabajadores eran flojos y que los gerentes sabían más del trabajo que ellos mismos. Tenías poco que aportar que no fuera el dinero.

    En muchos casos, este enfoque daba buenos resultados. Al ir mejorando la eficiencia eran menos los trabajadores que se necesitaban para esa tarea específica, se redujo el personal, se agudizó el desempleo y entonces los trabajadores comenzaron a buscar seguridad y estabilidad del trabajo más que los incrementos de salario.

     Modelo de Relaciones Humanas

    Elton Mayo y otros investigadores descubrieron que los contactos sociales que el personal tenía en el trabajo era importante y que lo repetitivo y aburrido disminuía la motivación. Mayo y otros pensaban también que los gerentes podían motivar a los empleados reconociendo sus necesidades y haciéndolos sentir útiles e importantes.

    En consecuencia a los trabajadores se les daba libertad para que tomaran sus propias decisiones en el trabajo. Se prestaba atención a los grupos informales, se suministraba más información a los trabajadores sobre las decisiones del equipo directivo, obtenían altos sueldos a cambio de acatar la autoridad del gerente quien en esencia no había cambiado sus intenciones: que los empleados aceptasen la situación de trabajo tal con la habían establecido sus supervisores.

     Modelo de Recursos Humanos

    Mc Gregor, Maslow y Argyris Likert, fueron sus principales impulsores. Se señala que los trabajadores son motivados por algo más que el dinero o la satisfacción, sino por la necesidad del logro y del trabajo significativo. No había que considerar el trabajo algo negativo pues intrínsecamente ya estaban motivados a hacer un buen trabajo. Se le puede dar mucha mayor responsabilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de la tarea.

    Se debe compartir la responsabilidad de lograr los objetivos organizacionales e individuales con cada persona, consiguiendo su aporte a partir de sus intereses y habilidades.

    Mc Gregor identificó dos teorías (teoría X y teoría Y) la primera con una tendencia hacia lo tradicional y la segunda hacia el planteamiento planteado (el trabajar es una actividad humana como el descanso y el sosiego.

    Teoría de contenido

    Subraya el conocimiento de las características del individuo que les hace obrar de cierta manera. Esta verdad dice que el individuo actuará de tal forma que lo lleve a la satisfacción de sus necesidades.

    Ejemplo: Si un obrero tiene una fuerte necesidad de logro puede ser motivado a que termine una tarea difícil trabajando horas extras.

    Ejemplo: El que siente gran necesidad de autoestima puede sentirse motivado para trabajar cuidadosamente y producir un trabajo de alta calidad.

    A simple vista parece que los gerentes con sólo ver las acciones de sus subordinados pueden saber que los motiva, esto no es tan simple porque las motivaciones cambian con el tiempo, las necesidades y los individuos.

    Ejemplo: Gerentes ambiciosos con una fuerte motivación por conseguir poder y estatus piensa que es difícil que todos tengan los mismos valores e impulsos y le parecerá prudente tratar de motivar a los subordinados.

    Las formas de traducir finalmente las necesidades a acciones varía mucho según las personas.

    Ejemplo: Si un individuo tiene una fuerte necesidad de seguridad no correrá riesgos y evitará aceptar responsabilidades en las que puedan fracasar y puedan ser despedidos.

    Las personas no siempre actúan de manera congruente en lo tocante a sus necesidades.

    Ejemplo: Un trabajador superará con creces las exigencias y al otro día realizará una tarea mediocre.

    Difieren las reacciones de las personas ante la satisfacción de las necesidades o ante la no satisfacción de ellas.

    Ejemplo: Un hombre porque no vendió la cantidad adecuada se puede sentir frustrado y desistirá de vender, sin embargo otro con el mismo problema se puede sentir motivado a redoblar sus esfuerzos.

    Teorías del proceso

    Se pone al relieve como se motiva al individuo y con cuales metas. Con esta perspectiva las necesidades no son más que un elemento del proceso en virtud del cual las personas deciden como portarse. La parte fundamental de las teorías del proceso es la noción de la expectativa es decir, lo que según las previsiones del sujeto, sucederá a consecuencia de su comportamiento.

    Ej: Si sabe que cumpliendo una tarea determinada recibirá un elogio se sentirá motivado, si no, no se sentirá motivado.

    Teorías del reforzamiento

    Se ocupan de como las consecuencias de una acción pasada influye en las acciones futuras en un proceso cíclico de aprendizaje. Según esta perspectiva, la gente actúa en cierta forma porque en el pasado aprendió que ciertas conductas se acompañan de resultados agradables y que otras se asocian a resultados desagradables. Ej: La gente evita violar la ley porque saben que otros lo han hecho y han ido a la cárcel. Esta teoría se analizará con más profundidad en la próxima conferencia.

    La jerarquía de las necesidades humanas

    Si hay tantos conceptos y teorías de la motivación ¿Cómo puede el gerente saber la adecuada? Debe verse que fuerzas actúan sobre el empleado si quiere entenderse su motivación y conducta.

    Como en sentido general, la motivación depende de las necesidades de las personas Maslow expuso que las necesidades humanas clasificadas de manera conciente, tiene consecuencias directas para la dirección del comportamiento humano en las organizaciones.

    Jerarquía de necesidades fundamentales o básicas:

    • Fisiológicas: Incluyen la necesidad de aire, agua y sexo.
    • Seguridad: necesidad de seguridad, orden y ausencia de miedos y amenazas.
    • Pertenencia y amor (o necesidades sociales): abarcan las necesidades de amor, afecto, sentimiento de pertenencia y contacto humano.
    • Estima: incluyen deseo de logro, status y reconocimiento social.
    • Autorrealización: Comprende la necesidad de crecer, de sentirse realizado, de realizar las propias capacidades.

    Según Maslow en un momento determinado, el individuo se encuentra en condiciones (concordancia) con la suficiente motivación para satisfacer las necesidades más fuertes.

    Comenzando con el nivel físico esta ha de ser satisfecho al menos parcialmente para que un individuo pueda pasar a un nivel superior.

    Las necesidades fisiológicas debe ser satisfechas con un sueldo mínimo que le permita cubrir sus necesidades de alimentación, vivienda y protección a su familia.

    En las sociedades actuales tanto las fisiológicas como las de seguridad suelen ser atendidas satisfactoriamente aunque frecuentemente no ocurre así en realidad.

    Las necesidades de pertenencia y de ser amado que se siente profundamente con la familia pueden ser satisfechas en contextos sociales a través de la amistad.

    Existen dos necesidades de estima:

         - El deseo de logro

         - El de estatus y reconocimiento

    La gente quiere ser competente en su trabajo. El gerente ofreciéndole trabajos interesantes y retroalimentación en su desempeño, reconocimiento del esfuerzo y estímulo personal; cubre ambas necesidades de estima, pues lo hace participar en las metas y las decisiones de la empresa.

    Una vez satisfecha todas las necesidades anteriores puede autorealizarce, buscará el sentido y el desarrollo personal en su trabajo, buscará nuevas responsabilidades.

     Enfoque de dos factores de la motivación

    Frederick Herberg formuló esta teoría, la cual se basa en un estudio realizado en la década del 50 de las actividades laborales de 200 ingenieros y contadores. A partir de la investigación se llegó a la conclusión que la satisfacción o insatisfacción dependen de los satisfactores (factor de motivación) e insatisfactores (factores e higiene)

    Satisfactores: logro, reconocimiento, responsabilidad y progreso. Los satisfactores están ligados a la naturaleza del trabajo (contenido de trabajo)

    Insatisfactores: salarios, condiciones de trabajo y las políticas de la compañía, esta última muy importante. La política de la compañía es la principal causa de ineficacia e ineficiencia de la compañía.

    Estudios posteriores revelan que la teoría de los 2 factores simplifica mucho las relaciones entre motivación y satisfacción porque lo que puede provocar satisfacción en un trabajador puede causar insatisfacción en otro.

    3.4.- Comunicación:

    La palabra comunicación proviene de la raíz latina communis que quiere decir poner en común algo con otro. Es a su vez la raíz de comunión, de comunidad; términos que nos expresan algo que se comparte, se tiene, o se vive en común. De manera que la comunicación representa siempre un fenómeno donde participa más de uno, es por ende un concepto de grupo, algo imprescindible de tomar en consideración como punto de partida para abordar dicho proceso.

    En una encuesta realizada a un grupo de 55 directivos se encontró  una valoración de los  encuestados que ofrece una visión de la importancia que tiene en Cuba actualmente, a criterio de los ejecutivos de más alto nivel empresarial, esta temática, al elegir las 10 habilidades más importantes en pleno Siglo XXI, el 82% de ellos escogió saber escuchar, el 78% seleccionó el trabajo en equipos y el 75% la comunicación. Todos podemos coincidir que la primera habilidad expuesta es un factor o técnica de la comunicación y que el trabajo en equipos presupone una intensa y adecuada comunicación, al menos entre los integrantes del mismo.

    Estos resultados son sólo se confirmó  en nuestro medio de un fenómeno mundial, la Ciencia de la Administración le brinda cada vez una mayor atención a la comunicación y no podía ser de otra forma ya que estudios internacionales demuestran que cerca del 80% del tiempo de los gerentes de alto nivel lo emplean comunicándose con las personas de los niveles inferiores, del mismo nivel o con otras de fuera de sus compañías: clientes, proveedores, representantes del gobierno y otras instituciones del entorno que influyen sobre las organizaciones.

    Los datos difieren según los diferentes estudios internacionales, pero todos coinciden en que entre el 50 y el 75 por ciento del tiempo de un ejecutivo es empleado en reuniones. Nuestro país no es una excepción, recordemos que el pasado año se hizo necesario alertar por el compañero Carlos Lage sobre la necesidad de reducir en lo posible las citaciones a los Directores de Empresas, regulando las autoridades facultadas para hacerlo.

    De manera que; si Usted desea ser un ejecutivo eficaz - no tiene alternativas -está obligado a dominar la comunicación, sus métodos y técnicas. Pero ello no es suficiente, tiene también que desarrollar las conductas y hábitos que exige el trabajo con las personas, y garantizar un desempeño sustentado en el respeto y consideración hacía los demás. Esto es esencial aunque no siempre se cumple por algunos dirigentes.

    En el análisis de la comunicación es importante establecer los tres elementos esenciales de la misma cuya comprensión posibilita entender los fenómenos intrínsecos tanto en los procesos interpersonales como organizacionales; estos son:

    La comunicación es un proceso entre personas que en diferentes formas y magnitudes establecen relaciones y por tanto es determinante el conocimiento mutuo para el éxito de la misma.

    Las actitudes de las personas, cultura, nivel educacional, profesión, experiencia, sexo y tipo de pauta del pensamiento predominante (lógico/creativo) influyen en la calidad de las comunicaciones

    La comunicación consiste en compartir significados, por ende es un proceso o carretera de doble sentido, que presupone el intercambio, el diálogo entre el emisor y el receptor, posición que varía y debe asumirse indistintamente en el proceso por sus participantes. En el caso contrario cuando la posición de emisor es asumida sólo por uno, estamos en presencia de un monólogo en el cual lo que se logra es la transmisión de información.

    3.4.1.- Importancia del Proceso de Comunicación.

    En toda organización se intercambian constantemente informaciones necesarias para su buen funcionamiento. Si las informaciones no se transmiten correctamente, ciertos miembros de la organización no cumplirán convenientemente su función, de ahí la importancia de la Comunicación  en sentido general.

    El párrafo anterior argumenta la importancia de la comunicación, pero también expresa la relación estrecha que posee ésta con la información.

    Las decisiones más importantes que afectan nuestra vida y nuestro bienestar suelen plantearse en forma de argumentaciones a través del Proceso de Comunicación.

    Para Hampton, Administración, (1990), el sistema de comunicación suministra información a todas las unidades (departa-mentos, secciones, etc.) y personas de la empresa. Sin oxígeno las células se deterioran y mueren. Sin la comunicación y la información necesarias, los individuos y unidades de una organización, no pueden "alimentarse", no pueden funcionar.

    Una comunicación deficiente es la causa más citada del conflicto interpersonal. Como pasamos casi el 70% de nuestras horas de vigilia comunicándonos (hablando, leyendo, escribiendo) es lógico afirmar que, una de las fuerzas que más inhiben un buen desempeño de un grupo, es la falta de una buena

    Los beneficios de una comunicación eficaz para la empresa son:

    • La vincula con los medios externos
    • Establece el diálogo de doble sentido
    • Difunde sus realizaciones
    • Proyecta su IMAGEN
    • Los beneficios de una comunicación eficaz para las personas de la empresa son:
    • Brinda confianza
    • Aumenta la información
    • Permite su participación
    • Ayuda a la integración
    • Evita rumores, confusiones.
    • Facilita su evaluación
    • Permite recoger inquietudes y pensamientos con relación al trabajo

    En el trabajo de dirección o administración los mensajes de la comunicación adquieren dos formas en la empresa: la oral y la escrita. En la oral es fundamental la capacidad para conformarlo y transmitirlo, mientras en la escrita, se impone la habilidad para su redacción y la elección del medio a través o con la ayuda de la cual nos vamos a comunicar.

    3.4.1.1.- Elementos esenciales del proceso comunicativo.

    J. Kotter ha definido el Proceso de Comunicación compuesto por tres elementos significativos:

    1. Emisor.
    2. Mensaje.
    3. Receptor.

    El receptor tiene que estar listo para recibir el mensaje de tal forma que pueda recodificarlo y convertirlo en pensamiento. Una persona que reflexiona en cuanto a un juego de pelota importante como es el caso del Equipo Industrial contra otro equipo nacional, puede prestar una atención insuficiente a lo que se dice acerca de un informe de inversión en un momento determinado, dentro de una reunión que transcurre en la empresa, y de esta manera aumenta la probabilidad de un fallo en la comunicación. La siguiente etapa del proceso es decodificar, en la cual el receptor convierte el mensaje en pensamientos. La comunicación precisa, por tanto, puede ocurrir solo cuando el emisor y el receptor adjudican un significado idéntico, o cuando menos similar, a los símbolos que componen el mensaje. Un mensaje codificado en inglés requiere un receptor que entienda el inglés. Por lo tanto la comunicación no es completa si no se comprende. Además la comprensión se refiere tanto a la mente del receptor, como a la del emisor.. las personas con mentes cerradas, o con bajo nivel cultural, normalmente, no comprenden el 100% de los mensajes, en particular si la información que incluye éste es contraria o diferente a su sistema de valores.

    La comunicación es simbólica: los sonidos, palabras, gestos, y números son una aproximación de lo que queremos comunicar, es decir sólo una representación aproximada de las cosas, fenómenos y relaciones a que nos referimos y ello introduce también deformaciones y complicaciones en el proceso.

    El conocido Modelo de John Kotler que aparece en la mayoría de los libros donde se representa el proceso de comunicación a pesar de incluir todos los elementos del mismo no nos sirve para comprender la complejidad de la comunicación entre personas, él representa gráficamente un proceso de transmisión de información a través de un medio. No olvidemos que el emisor y receptor tienen que intercambiar estos papeles, pero además cada persona es diferente en dependencia de lo indicado en el primer punto de allí que la percepción de cada cual influya de manera decisiva en el proceso..

    Tres elementos son fundamentales en la comunicación interpersonal, no los únicos, La percepción que determina la forma de ver el mundo que tiene cada persona, y consiste en un proceso mediante el cual  estas organizan e interpretan sus impresiones sensoriales con el fin de dar significado a su entorno. Ella es selectiva en correspondencia con los intereses, experiencias y motivaciones de cada cual. Por consiguiente, vemos mejor lo que queremos ver y vemos mal o no vemos en absoluto el hecho, fenómeno o dato que no se ajusta a nuestra forma de pensar

    Otro elemento a destacar en la comunicación interpersonal es la personalidad. La misma incluye factores de carácter hereditarios de cada individuo, al nacer todos somos eso: individuos de la especie humana, pero en nuestras relaciones sociales se va conformando la personalidad de cada cual, está combinación de los factores hereditarios con el ambiente social da como resultado patrones de comportamientos únicos para cada persona que están dados por la inteligencia, educación, experiencia, motivaciones, etc. y todo ello afecta la comunicación.

    Por último con el objetivo de lograr una comunicación eficiente es determinante saber escuchar, ello nos permite conocer como piensa nuestro interlocutor y nos brinda también la posibilidad de retroalimentarnos para comprobar que el mensaje se ha transmitido según nuestros objetivos. El diálogo es el medio principal para ello y sus técnicas deben ser dominadas. La habilidad para escuchar primero, requiere entrenamiento dado que se ha descubierto que la mente piensa cinco o seis veces más rápido de lo que se habla, - he podido en mis clases confirmarlo - pero además exige mesura, respeto y reverencia. Asimismo la habilidad para lograr ser comprendido demanda valentía y consideración.

    En la comunicación interpersonal directa (cara a cara) el dirigente en su labor utiliza tres canales o vías: la verbal, la  vocal y la visual.

    • Verbal: Se refiere a la palabra.
    • Vocal: Características de la voz. (cuerdas vocales)
    • Visual: Expresiones fáciles, gestos, movimientos. Etc.

    Investigaciones sobre la comunicación cara a cara indican que estas tres vías tienen un impacto diferente sobre el receptor. Así Albert Mehrabian plantea el efecto siguiente:

    • Verbal 70%
    • Vocal 38%
    • Visual 55%

                               Fig. 3.4.1.1.1. Elementos porcentuales de la Comunicación

    Según otra investigación de John W. Keltner el impacto de la comunicación verbal es de un 35% de efectividad, mientras que la desarrollada por otras vías no verbales es del 65%.

    Como se observa, en ambos estudios el resultado es similar las formas o vías no verbales tienen mayor impacto, sin embargo, muchos ejecutivos apenas las emplean, pues usan y abusan de la palabra sin ocuparse de perfeccionar su voz, manera de expresarse con gestos y el apoyo de medios audiovisuales.

    Hablar y sólo hablar, no significa comunicarnos, no asuma por tanto que todo lo que ha dicho ha sido comprendido por su auditorio, pues además, otro estudio indica que de lo que pensamos (100%), somos capaces de transmitir sólo el 80%, de este, el receptor percibe cuando más un 60% y de él; interpreta como norma un 50%. La presentación de estos resultados tiene la única finalidad de demostrarle la importancia de una comunicación efectiva y lo complejo que en la práctica es dicho proceso.

    3.4.2.-Barreras para el logro de una comunicación efectiva.

    A los condicionantes de la comunicación interpersonal se les denomina barreras y ruidos, que pueden ser externos o internos a los  interlocutores

    Las  principales fuentes de error y de ruido de las barreras se fundamentan tal y como se representa  en lo adelante, según la figura:

    Fig. No.3.4.2.1  Barreras y Ruidos de la Comunicación.

    Las barreras de la Comunicación pueden ser de diferentes tipos:

    a)     PERSONALES: EMOCIONES, CULTURA, VALORES, MALA ESCUCHA

    b)    FISICAS: RUIDO, DISTANCIA

    c)     SEMANTICAS: SIGNIFICADO ATRIBUIDO A LAS PALABRAS

    d)    CONTEXTO EN QUE SE UTILIZAN

    ·         Barreras personales.

    Las barreras personales de los interlocutores pueden ser debidas a los procesos de codificación [pensamiento] o percepción, de actitud [comportamiento], o a los sentimientos y emociones, hacia el contenido o hacia el medio de la comunicación

    La percepción y la codificación son los puntos claves para el estudio de las barreras de la comunicación.

    ·         Los Ruidos.

    Estos están dados por cualquier factor físico o no que entorpezca o dificulte la comunicación o la vía para llegue el mensaje claro, desde el emisor al receptor. La Figura representada en esta sección es muy elocuente de  estos aspectos. (Fig. No 3.3).

    Otro aspecto relacionado con este particular es la distancia en que se encuentra el emisor y el receptor o sencillamente el nivel de prioridad que se le asigna por parte de ambas figuras del proceso al mensaje que se comunica, lo cual puede determinar la efectividad del mismo.

    Otro aspecto relacionado con este menester es el malestar físico, el cansancio o la presencia de sonidos que entorpezcan el proceso de comunicación.

    ·         Barreras semánticas.

    Se originan en interpretaciones erróneas de las palabras o simbolos. El Emisor debe hacer cuanto pueda para dar a su mensaje un sentido único, en formas que sólo pueda interpretarse de una manera

     Son originadas también por Mensaje insuficiente como los siguientes casos:

             ***Complejidad o congestión de la información.

      Ejemplo:  "No tengo inconveniente en atenderlo", es más difícil de entender que

         "me gustaría atenderlo", pues las formas negativas son más complejas

             ***Diferencias de lenguaje.

    Este aspecto, tal y como se ha tratado en anteriores lecciones de esta Unidad está relacionado con por percepciones personales, dadas por los símbolos que se utilizan, donde los significados empleados en el uso de los términos deben ser idénticos para emisor y receptor. Lo mismo ocurre con el uso de la lengua materna entre ambos elementos del proceso.

             Complejidad o congestión de la información.

        "No tengo inconveniente en atenderlo", es más difícil de entender que

         "me gustaría atenderlo", pues las formas negativas son más complejas

    Otras interferencias manifestadas en los mensajes están dadas por:

    __ ALUSIONES PERSONALES  (provocan posturas defensivas)

    ___RETROALIMENTACION INSUFICIENTE (No permite saber el grado de recepción del mensaje)

    ___LOS ESTEREOTIPOS. Tendencia y predisposición [en emisor y en  receptor], a emitir o interpretar los mensajes de  acuerdo a patrones-tipo para todas las personas. "Nos hablan del mundo antes de que los hubiéramos visto"

    __EFECTO HALO.   Tendencia del interlocutor a juzgar y valorar a  otra persona a partir de su relación personal con  ella [parcialidad].

    ·         Los contextos utilizados.

    La forma en que se percibe una comunicación está influenciada también por el ambiente donde se realiza., pues los elementos que se consideran apropiados en una determinada circunstancia, no tienen que ser necesariamente idóneos en otra particular, lo cual puede en algunos casos propiciar la comunicación y en otros, se puede complicar o distorsionar el proceso de la comunicación.

    Esencialmente, puede resumirse, de todo lo planteado que  las barreras de la Comunicación son:

    • Problemas semánticos
    • Deficiencias en la retroalimentación
    • Marcos de referencia
    • Juicios de valor
    • Diferentes percepciones
    • Condiciones ambientales
    • Falta de confianza mutua
    • Diferencia de status
    • Sobrecarga de información
    • Rigidez  de las estructuras formales
    • Selección de los mensajes
    • Supuestos no clarificados
    • Inadecuada selección del canal
    • Desmotivación por la temática
    • Mensajes ambiguos
    • Escucha selectiva
    • Credibilidad de la fuente
    • Presiones de tiempo




    3.4.3.- La comunicación organizacional.

    La comunicación organizacional es la que se desarrolla dentro de la entidad y se considera que comunicar no es todo, pero en la empresa hay que comunicar con todos. De forma resumida, observemos algunos tipos de información o aspectos que requieren de la comunicación en la empresa, a saber:

    • Objetivos generales
    • Situación económica de la misma
    • Política de Recursos Humanos
    • Política y sistemas de producción
    • Situación financiera /inversiones
    • Política comercial
    • Formación
    • Promoción, información socio-laboral.

    La comunicación está presente en todas las funciones de dirección, sin ella no es posible dirigir la empresa; es el medio para garantizar la imagen corporativa y la cultura industrial que plantean las Bases Generales del Perfeccionamiento Empresarial como una de las principales funciones de la empresa.

    Se necesita entre otras cosas para:

    • La búsqueda o recepción de información
    • La elaboración de decisiones y su implementación.
    • La actividad de ventas y aprovisionamientos.
    • La motivación y estimulación de los trabajadores.
    • Relacionarse con los actores del entorno.

    No resulta exagerado afirmar, por tanto, que la Comunicación es el medio que unifica la actividad en las organizaciones. Ella condiciona los insumos sociales, entendidos éstos, como los miembros de la organización. Es el modo para modificar la conducta, para efectuar cambios, para hacer que la comunicación resulte productiva en función del logro de las metas de la organización.

    En el sentido más amplio, el propósito de la comunicación en la organización es lograr cambios, influir sobre las acciones para beneficio de la empresa. Los negocios por ejemplo: requieren información acerca de los precios, competencia, tecnología y finanzas, así como información relacionada con el campo de negocio y de las actividades gubernamentales. Estos elementos son la base para las elaboración de memorando, para usar el  teléfono como medio, el propósito de un telegrama o el uso de la TV como un medio intencionado. Esta última además, facilita la transmisión de de gestos y claves visuales. Puesto que hoy en día las tecnologías de la información y las comunicaciones han permitido la entrada de otros medios, cada uno con sus ventajas y limitaciones, la selección apropiada del canal es vital para el logro de una comunicación efectiva y eficiente.

    Cualquier administrador, por tanto, necesita la información oportuna y eficaz para llevar a cabo sus funciones administrativas  Aún así, una observación casual de los sistemas de comunicación muestran que es frecuente observar que muchos administradores adolecen de una información  que le es vital para la toma de decisiones puntuales, o poseen demasiada información y no pueden comunicarla claramente, todo lo cual afecta su desempeño efectivo

    3.4.4.- Tipos de Comunicación.

    Las Comunicaciones pueden ser Interpersonales y organizacionales, en función de su tipo, pueden seguir utilizándose diferentes clasificaciones al respecto, tal y como se sucede posteriormente.

    Las comunicaciones en el interior de la empresa son ascendentes, horizontales y descendentes, he preferido darles este orden con el propósito intencional de destacar la esencia y el espíritu que emana de Las Bases Generales del Perfeccionamiento Empresarial, en las que se indica la importancia tanto en el Diagnóstico como en los estudios para elaborar el Expediente de tener presentes los criterios de los trabajadores y ello obliga a invertir los flujos de comunicación tradicionales que las estructuras y estilos vigentes en la empresa cubana han instaurado hasta ahora. La empresa se comunica a su vez con el entorno.

    Atendiendo a los medios que se utilizan en la organización, la comunicación puede ser:

    1. Escrita.
    2. Oral
    3. No verbal.

    Las formas a y b. tienen características favorables y no favorables, en consecuencia es posible que se utilicen juntos para complementar las cualidades positivas de ambas. Además se pueden utilizar las llamadas ayudas como: trasparencias, películas, etc. Al seleccionar los medios se debe analizar el auditorio, al comunicador y el ambiente o situación.

    La Comunicación Escrita tiene la ventaja de facilitar registros, referencias, defensas legales, etc. . los cuales se pueden materializa a través de E. mail, Ella puede promover la unidad de políticas, procedimientos y en algunos casos reducir los costos. Las desventajas radican en que los mensajes esritos pueden generar montañas de papeles, ser mal explotados por redactores ineficientes y no proporcionar la debida retroalimentación inmediata. En consecuencia , a veces, es prolongado el tiempo para conocer si el mensaje fue recibido y si se comprendió adecuadamente.

    Una buena redacción puede ser más la excepción, que la regla, pues la educación y la inteligencia no garantizan una buena redacción. Se recomienda entonces seguir las siguientes:

    • Usar palabras cortas.
    • Usar palabras breves y familiares.
    • Utilizar pronombres personales (tales como: "usted" , cuando sea apropiado.
    • Proporcionar ilustraciones y ejemplos, diagramas, etc.
    • Elaborar oraciones y párrafos breves
    • Utilizar verbos activos
    • Economizar adjetivos.
    • Explicar comportamientos en forma lógica y directa
    • Evitar palabras innecesarias.

    Comunicación Oral.-

    En esta forma se comunica gran cantidad de información. Esta comunicación se materializa cara a cara entre 2 personas, o un administrador que se dirige a un auditorio, puede ser formal e informal, planificada o accidental.

    Su ventaja radica en que puede provocar la retroalimentación inmediata, pero no siempre esta comunicación se traduce en un ahorro de tiempo.

    Comunicación No Verbal.-

    Las personas se comunican en formas muy diferentes. Lo que se dice puede verse reforzado o contradicho, dadas por comunicaciones no verbales como los gestos corporales, las expresiones faciales. Siempre se espera que la comunicación no verbal apoye o complemente la no verbal, pero no en todos los casos sucede así.

     3.4.4.1. Diferentes formas de Comunicación Organizacional.

    Fig. 3.4.4.1.1. Formas de Comunicación Organizacional

    La Comunicación es la herramienta más importante en el trabajo de los administradores, pues le ayuda a desarrollar sus funciones y medir el clima y código de las relaciones humanas en la organización.

    Ella va acompañada de la Información, la que contiene todo lo que deben y quieren saber los trabajadores.

    La Comunicación es una de las formas que tienen las personas para comunicarse y relacionarse en el proceso de su actividad. Ella puede ser:

    Tabla 3.4.4.1.1 Criterio utilizado para la clasificación de la Comunicación Interpersonal

    Tipo de comunicación

    Ventajas

    Desventajas

    Oral y/o Verbal

    Ahorro de papeles

    Contacto personal

    Respuesta rápida

    Desarrolla el espíritu de trabajo y amistad

     

    Puede no ser una conversación efectiva.

     

     

     

    Difícil de comprobar.

    Puede haber malas interpretaciones.

     

    Escrita.

    fácil de comprobar

    Reduce al mínimo las interpretaciones.

    Se abrevia el contenido.

    Se puede ilustrar y dar detalles.

     

     

    Falta de diálogo

    Si la redacción es no clara, no se aceptan las ideas.

    No permite aclaraciones

    No hay retroalimentación de inmediato.

    Se aleja de las personas.

     

     

    Se clasifica de acuerdo a su tipología y de acuerdo a la relación con las personas en la organización en:

                    FORMAL _____________________ Fundamentada en el trabajo.

                INFORMAL _____________________Puede tener lugar en  la Organización o fuera de ella, no necesariamente, tiene matices laborales.

    3.4.4.2.- Comunicación Efectiva.

    Cuando se producen fallas en algunas de las etapas del proceso, que bien pueden estar asociados a  la codificación  del mensaje por parte  del emisor,  en la transmisión y en la decodificación y comprensión del mensaje  por parte del receptor, puede que se propicien que  la comunicación no sea efectiva, o sea que carezca de la calidad requerida. Ciertamente, el ruido puede interferir la comunicación eficiente. Estas cuestiones se explicaron en el punto anterior.

    Una comunicación eficiente exige que la codificación se haga con símbolos familiares, de esa forma el especialista en cuestión y el administrador deben evitar terminologías  técnicas que sean inteligibles solo para expertos en campos específicos.

    Otro aspecto importante para alcanzar una buena comunicación es el relativo a la audición a través del  logro de una empatía lógica y fluida entre los pares del proceso comunicacional. Los administradores apresurados que rara vez escuchan a sus subordinados, no obtienen un panorama objetivo de la realidad del funcionamiento de la organización. El tiempo, la empatía y la concentración  en el mensaje son prerrequisitos importantes en la comunicación organizacional. Así, el administrador en cuestión, debe evitar interrumpir a los subordinados y ponerlos a la defensiva. También es necesario solicitar retroalimentación, porque sin ella, no es segura la comprensión del mensaje. Para motivar una retroalimentación clara y honesta es necesario contar con un clima de confianza y un estilo de liderazgo de apoyo, reduciendo el uso de símbolos de posición (tales como guarecerse detrás de un escritorio grande y suntuoso, etc.)

    Se consideran determinadas  reglas para eliminar las barreras en la comunicación y propiciar una Comunicación efectiva. Algunas de ellas se mencionan a manera de ejemplos a continuación:

    ·         Eliminar los ruidos

    ·         Ser empático (ponerse en el lugar del otro)

    ·         Claridad, brevedad y oportunidad del mensaje

    ·         Congruencia entre lenguaje verbal y no verbal

    ·         Utilizar la redundancia

    ·         Utilizar canales múltiples como:  contactos personales, comunicación masiva, grupos informales.

    ·         Utilizar retroalimentación.

    Otras formas para salvar ciertas barreras  y son sinónimas de las planteadas anteriormente son:

    A.         Aclarar ideas antes de comunicarlas.

    B.         Precisar la finalidad del mensaje.

    C.         Emplear lenguaje sencillo y directo

    D.        Utilizar varios canales de Comunicación.

    E.         Seleccionar el momento oportuno para trasmitir el mensaje

    F.         Reforzar las palabras con hechos

    G.        Propiciar la retroalimentación

    H.         Dejar hablar  a los demás.

    3.5.- Grupos.

    Desde niños formamos parte de un grupo escolar, tenemos nuestro grupo de amistades, etc.

    Algunos estudiosos que han abordado el tema de los eventos que pueden originar grupos plantean que los mismos pueden formarse por diversas razones:

    1)  Un accidente ambiental (pensemos por ejemplo en una comunidad azotada por una tormenta tropical o un huracán, y aun cuando antes fueran muy malos vecinos, tendrán necesariamente que aunar esfuerzos para intentar sobrevivir a la catástrofe).

    2)  La decisión de alguien con suficientes atribuciones para reunir a un grupo de personas con algún fin (es este el caso, por ejemplo de un administrador de empresas que crea un grupo para acometer determinadas tareas de gran importancia para la organización).

    3). Un evento público o experiencia común que atraiga a cierto número de individuos (El caso de este grupo de clases es el mejor ejemplo para ilustrar este caso).

    Una definición muy común de los grupos es la que plantea que: Un Grupo es un conjunto de dos o más personas que interactúan con interdependencia entre sí con el propósito de alcanzar objetivos comunes y pueden formarse a partir de la estructura de la organización, para lograr un objetivo en particular o por deseos personales de satisfacer determinadas necesidades.

    Entre las características fundamentales que tienen los grupos se encuentran las siguientes:

    1.- Composición.- Los grupos pueden ser homogéneos o heterogéneos. Son grupos homogéneos cuando los miembros tienen necesidades, motivos, conocimientos y/o personalidades muy similares y heterogéneas cuando no ocurre esto. Cada organización necesita la existencia de ambos tipos de composición.

    2.- Normas.- Son las reglas de comportamiento que han sido establecidas por los miembros del grupo, las que proporcionan a cada individuo una base para predecir el comportamiento de los demás miembros y preparar una respuesta apropiada. Incluyen los procedimientos que sus miembros emplean para interactuar con los demás. La función de las normas de grupo es regular la situación de un grupo como unidad organizada, así como las funciones de los miembros individuales.

    3.- Papeles o roles.- Carácter con que se contribuye a las tareas y acciones que realizan los miembros  del grupo. Cada posición en la estructura del grupo lleva conocido los siguientes tipos de papeles: 

    Papel esperado: Conducta que se espera de quién ocupa esa  posición.

            Papel percibido: Comportamiento que la persona que ocupa la posición cree que debe tener.

    Papel actuado: Comportamiento real que  tiene la persona que ocupa esa posición. 

    Cada individuo puede desempeñar varios papeles y un mismo papel pueden desempeñarlo diferentes individuos.

    4.- Status.- Se refiere al nivel jerárquico que posee un individuo dentro del grupo o la organización. Los individuos  tratan de obtener y mantener cierto nivel de status. 

    5.- Cohesión.- Es la fuerza que integra al grupo y se expresa en la solidaridad y sentido de pertenencia al grupo. Cuanto más cohesión existe más probable es que el grupo tenga valores, actitudes y normas de comportamiento comunes.

    El esquema que se muestra a continuación resume los tipos de grupos que surgen en las organizaciones:

     

    Fig. No 3.5.1: Clasificación de los Grupos.

     

    GRUPOS FORMALES: Están definidos por la organización de acuerdo a su estructura. Estos Pueden ser:

     Grupo de mando: Subalternos que responden a un superior.

    Grupo de tareas: Agrupación para una tarea o proyecto en particular.

    Existe otro tipo de clasificación que diferencia los grupos formales en:

    Grupos estables:    Los que se mantienen funcionando por un largo período de tiempo.

    Grupos temporales: Los que se crean con un fin específico y desaparecen al ser cumplido.

    GRUPOS INFORMALES.  Son aquellos en que los  individuos se agrupan voluntariamente con independencia de la estructura organizacional.

    Ejemplos de grupos informales son:

    Grupo de interés: Aquellos que  buscan alcanzar un objetivo mutuo. 

    Grupo de amistad. Los que surgen para satisfacer necesidades personales (emotivas, de afinidad, etc.).

    El análisis de los grupos es objeto de estudio de la Sociología, ciencia de la cual la Administración en su desarrollo ha recibido significativos aportes, pues el dirigente trabaja con personas y debe conocer las particularidades y principios para tratarlas, pero en general todo ejecutivo esta obligado a relacionarse con grupos de personas, lo que impone al trabajo de dirección mayores complejidades, pues la sinergia que surge de las interrelaciones de un grupo no son la suma aritmética de las creencias, actitudes y comportamientos de sus integrantes.

    Un grupo de trabajo se forma a partir de más de una persona que interactúan para lograr un objetivo o meta y se caracteriza por tener cierta permanencia en el tiempo, una determinada preparación que les posibilita a sus miembros actuar dentro de los límites establecidos y esto conduce a que surjan costumbres y métodos propios para resolver los problemas que se les presentan.

    Esa interacción entre sus miembros con el tiempo conduce al surgimiento de un clima afectivo. Cuando esto no se produce el grupo comienza a experimentar dificultades, se hace ineficiente y puede llegar a desaparecer.

    Las características o propiedades de los grupos están dadas, además, por los siguientes elementos:

    Ø  Los objetivos, motivos y metas que determinan su identidad.

    Ø  Las normas que rigen el funcionamiento.

    Ø  El tipo y la forma de interacción prevaleciente entre sus integrantes.

    Ø  La estructura que impone los roles a desempeñar y el status de sus miembros.

    Ø  El grado de cohesión que une a sus componentes en función del logro de los objetivos.

    Ø  El clima resultante de los elementos antes indicados.

    3.5.1.- Resolución de problemas en grupo.

    Los problemas pueden resolverse individualmente y la clase de habilidad que necesitan desarrollar  los administradores para ser eficientes al solucionar problemas y tomar decisiones. No obstante, muchas decisiones se toman en grupo, ya sea porque los problemas son demasiados grandes para una decisión individual o porque concierne a muchos departamentos dentro de la empresa. Por tanto, se necesita revisar más de cerca las ventajas y desventajas particulares de resolver problemas en grupos al igual que muchos factores que pueden representar ventajas y desventajas al tomar decisiones en grupos, dependiendo de la habilidad de los miembros en grupos y de sus líderes.

    VENTAJAS:

    - Mayor información y enfoques diferentes

    - Intercambio de ideas

    - Generación de soluciones

    - Representación de grupos de interés y esferas

    - Coordinación de dptos. y esferas

    - Enriquecimiento y aprendizaje para sus miembros

    - Crear valores y disciplina

    - Pueden mejorar la calidad de las decisiones

    - Promover participación y motivación

    - Proporcionar satisfacción a sus miembros (sentido de pertenencia, autoestima, participación)

    - Mayor aceptación de las decisiones y de las probabilidades de ponerlas en práctica

    DESVENTAJAS:

    - Alto costo, en tiempo y dinero

    - Soluciones de "compromiso" (negociación)

    - Indecisión y dilación de las decisiones

    - Dilución de responsabilidades

    - Dominio individual (o de individuos)

    - "Pensamiento de Grupo"

     ¿Ventajas o Desventajas?

    - Desacuerdo

    - Conflictos

    - Correr Riesgos

    - Exigencias de Tiempo

    - Cambios de Opinión.

    Aspectos esenciales relacionados con el Proceso de Solución de Problemas (PSP).

     En tal sentido se propone brindar los elementos que facilitan la obtención de decisiones a través de la participación de los trabajadores,  proporcionando la posibilidad de influir cada vez más en su actividad a través del conocimiento y desarrollo de habilidades que le permitan afrontar con éxito los nuevos y cada vez más complejos problemas en su vida profesional

    En los últimos años, una de las vías principales para lograr ese objetivo ha sido la creación de equipos para la solución de problemas - tal y como se ha explicado anteriormente-: grupos de trabajadores que realizan encuentros de forma regular para identificar y resolver problemas relacionados con el trabajo.

    La solución de problemas en grupo ha tenido éxito gracias al proceso común de enseñanza que se ha seguido con todos los participantes en los grupos de trabajadores para la solución de problemas. El PSP, que fue implementado hace varios años, provee a los participantes de un mapa a seguir, de un lenguaje común para la solución de problemas y de un conjunto de instrumentos y técnicas.

    Emplear un método sistemático para la solución de problemas puede ayudar a los grupos (y también a individuos) a no cometer errores que conllevan a la solución ineficaz de problemas tales como:

    Saltar a una conclusión antes de analizar con eficacia todos los aspectos del problema.

    No recoger los datos fundamentales, ya sean acerca del problema o de las soluciones propuestas.

    Atacar problemas que están más allá del control o la influencia de los miembros del grupo.

    Trabajar en problemas que son demasiado generales, demasiado grandes o no bien definidos.

    Desarrollo deficiente de la exposición de la base racional para la solución de un problema.

    No lograr la participación especialmente de individuos que no pertenecen al grupo cuando se buscan soluciones.

    Incapacidad de establecer un plan adecuado para poner en práctica y evaluar la solución recomendada.

    Pero ¿Qué es un Proceso de Solución de Problemas?

    En términos generales pudiéramos decir que es un camino a seguir para lograr cambios de situaciones alrededor de un problema.

    Y ¿Cómo definimos un problema? ¿Qué es un problema?

    Es toda situación con la que no estamos conformes y que deseamos y podemos cambiar.

    Es la brecha que separa el estado actual de la condición deseada.

    El PSP puede desarrollarse tanto individualmente como en grupo, ya que de cualquier forma se puede transitar por los mismos pasos o fases que, como en todo proceso, pueden separarse en más o menos pasos, por lo que su división aquí es solo metodológica.

    Una de las vías a utilizar puede ser transitando por los siguientes pasos:

    Ø  Identificación del Problema.

    Ø  Análisis del Problema.

    Ø  Generación de Soluciones Potenciales.

    Ø  Toma de decisiones y Planes de Acción.

    Ø  Implementación de la Solución.

    Ø  Evaluación de la Solución.

    Los grupos, en el PSP, aprenden a aplicar diferentes técnicas, herramientas e instrumentos que facilitan el trabajo en cada uno de los pasos  tales como:

    Ø  para generar ideas y recopilar información.

    Ø  para acercarse al consenso.

    Ø  para analizar y presentar datos.

    Ø  para planear las acciones.

    El PSP  debe partir de implicar a todo el que tenga relación con el problema que queremos abordar y pueden identificarse en cuatro grupos de implicados claves:

    1. Los que toman las decisiones.
    2. Los que, por la posición que ocupan, pueden frenar o apoyar la posible decisión.
    3. Los expertos (aquellas personas con experiencia en el tema que se va a tratar).
    4. Los que ejecutarán las acciones para la solución del problema.

    El PSP se desarrolla por iteraciones sucesivas y en cada uno de los pasos está presente la toma de decisiones ya que nos encontramos ante situaciones de elección y/o problemáticas, por lo que el tema de las decisiones será abordado a continuación

    3.6.- Toma de Decisiones.

    Las decisiones constituyen un suceso reiterado en nuestra vida cotidiana. Cualquier acción que se desarrolle en una organización, grupos de personas e incluso individualmente, requiere de una decisión previa con independencia del grado de conciencia que se tenga de esto. La toma de decisiones es un proceso inherente a cualquier ser racional que se produce necesariamente en situaciones problemáticas y/o de elección.

    A priori puede plantearse que decidir es seleccionar qué hacer, contando con una serie de opciones y teniendo en cuenta determinados factores, como por ejemplo: importancia, factibilidad, etc.

    Las decisiones revisten gran importancia, tanto en nuestra vida personal como profesional, pues cada individuo no puede verse como algo totalmente independiente a los demás, ni en el marco de la familia, círculo de amistades y, menos, dentro de las organizaciones que cada día se tornan más interdependientes y complejas.

    Asimismo, cuando se desarrolla la evaluación de opciones o soluciones potenciales, deberán valorarse cuidadosamente los parámetros, criterios, etc. que han de tenerse en cuenta para la elección de la posible solución. No debemos pasar por alto los requisitos mínimos que pudieran constituir premisas indispensables para una buena decisión. Por ejemplo:

    Contar con la información necesaria, tanto en las estadísticas como en hechos que puedan constituirse en pruebas de apoyo.

    Experiencia y conocimiento sobre el problema de las personas involucradas en su solución.

    Necesidad y deseo de cambiar, etc.

    3.6.1.- Proceso de Toma de Decisiones.

    PROCESO RACIONAL DE TOMA DE DECISIONES

    De los procesos existentes para la toma de decisiones, este es catalogado como "el proceso ideal".

    En su desarrollo, el administrador debe:

    1.- Determinar la necesidad de una decisión.

    El proceso de toma de decisiones comienza con el reconocimiento de que se necesita tomar una decisión. Ese reconocimiento lo genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento.

    2.- Identificar los criterios de decisión.

    Una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Vamos a considerar un ejemplo:

    " Una persona piensa adquirir un automóvil. Los criterios de decisión de un comprador típico serán: precio, modelo, dos o más puertas, tamaño, nacional o importado, equipo opcional, color, etc. Estos criterios reflejan lo que el comprador piensa que es relevante. Existen personas para quienes es irrelevante que sea nuevo o usado; lo importante es que cumpla sus expectativas de marca, tamaño, imagen, etc., y que se encuentre dentro del presupuesto del que disponen. Para el otro comprador lo realmente importante es que sea nuevo, despreciando el tamaño, marca, prestigio, etc."

    3.- Asignar peso a los criterios.

    Los criterios enumerados en el paso previo no tiene igual importancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la decisión.

    Cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar los criterios, da prioridad a los que por su importancia condicionan completamente la decisión: precio y tamaño. Si el vehículo elegido tiene los demás criterios (color, puertas, equipo opcional, etc.), pero sobrepasa el importe de lo que dispone para su adquisición, o es de menor tamaño al que precisa, entonces nos encontramos con que los demás criterios son secundarios en base a otros de importancia trascendental.

    4.- Desarrollar todas las alternativas.

    Desplegar las alternativas. La persona que debe tomar una decisión tiene que elaborar una lista de todas las alternativas disponibles para la solución de un determinado problema.

    5.- Evaluar las alternativas.

    La evaluación de cada alternativa se hace analizándola con respecto al criterio ponderado.

    Una vez identificadas las alternativas, el tomador de decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas.

    6.- Seleccionar la mejor alternativa.

    Una vez seleccionada la mejor alternativa se llegó al final del proceso de toma de decisiones. En el proceso racional, esta selección es bastante simple. El tomador de decisiones sólo tiene que escoger la alternativa que tuvo la calificación más alta en el paso número cinco.

    El paso seis tiene varios supuestos, es importante entenderlos para poder determinar la exactitud con que este proceso describe el proceso real de toma de decisiones administrativas en las organizaciones.

    El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lógico a la hora de tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan de manera consistente a la selección de aquella alternativa que maximizará la meta. Vamos a analizar las tomas de decisiones de una forma totalmente racional:

    * Orientada a un objetivo.- Cuando se deben tomar decisiones, no deben existir conflictos acerca del objetivo final. El lograr los fines es lo que motiva que tengamos que decidir la solución que más se ajusta a las necesidades concretas.

    * Todas las opciones son conocidas.- El tomador de decisiones tiene que conocer las posibles consecuencias de su determinación. Así mismo tiene claros todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles.

    * Las preferencias son claras.- Se supone que se pueden asignar valores numéricos y establecer un orden de preferencia para todos los criterios y alternativas posibles.

    Etapas De La Toma De Decisión

    Ø  Identificación y diagnostico del problema

    Ø  Generación de soluciones alternativas

    Ø  Selección de la mejor alternativa

    Ø  Evaluación de alternativas

    Ø  Evaluación de la decisión

    Ø  Implantación de la decisión

    Ø  Identificación y diagnóstico del problema:

    Reconocemos en la fase inicial el problema que deseamos solucionar, teniendo en cuenta el estado actual con respecto al estado deseado. Una vez que el problema es identificado se debe realizar el diagnóstico y luego de esto podremos desarrollar las medidas correctivas.

    Ø  Generación de soluciones alternativas:

    La solución de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hipótesis ya que con la alternativa hay incertidumbres.

    Ø  Evaluación de alternativas:

    La tercera etapa implica la determinación del valor o la adecuación de las alternativas que se generaron. ¿Cuál solución será la mejor?

    Los gerentes deben considerar distintos tipos de consecuencia. Por supuesto que deben intentar predecir los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas de desarrollo. Pero también existen otras consecuencias menos definidas que hay que atender. Las decisiones establecen un precedente y hay que determinar si este será una ayuda o un obstáculo en el futuro.

    Por supuesto, no es posible predecir los resultados con toda precisión. Entonces pueden generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de acción que se pueden implantar con base en el desarrollo de los acontecimientos.

    Ø  Selección de la mejor alternativa:

    Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres términos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar.

    Maximizar: es tomar la mejor decisión posible.

    Satisfacer: es la elección de la primera opción que sea mínimamente aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado.

    Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

    Ø  Implementación de la decisión:

    El proceso no finaliza cuando la decisión se toma; esta debe ser implementada. Bien puede ser que quienes participen en la elección de una decisión sean quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas. Debe existir la comprensión total sobre la elección de la toma de decisión en sí, las razones que la motivan y sobre todo debe existir el compromiso de su implementación exitosa. Para tal fin, las personas que participan en esta fase del proceso, deberían estar involucradas desde las primeras etapas que anteriormente se han mencionado.

    A continuación se citan los pasos que los administradores deben considerar durante la planeación de su ejecución:

    1. Determinar cómo se verán las cosas una vez que la decisión esté funcionando completamente.
    2. Orden cronológico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos para lograr una decisión totalmente operativa.
    3. Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada paso en práctica.
    4. Considerar el tiempo que tomará cada una de las etapas.
    5. Asignación de responsabilidades a personas específicas para cada etapa.

    Podemos estar seguros de que cuando SE  toma de decisión es tomada, ésta probablemente generará ciertos problemas durante su ejecución, por lo tanto los administradores deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los inconvenientes que se pueden presentar así como también ver la oportunidad potencial que estos pueden representar. De esta manera, podríamos decir que es fundamental que los gerentes se pregunten:

    ·         ¿Qué problemas podría causar esta acción, y qué podríamos hacer para impedirlo?

    ·         ¿Qué beneficios u oportunidades no intencionales podrían surgir?

    ·         ¿Cómo podremos asegurarnos de que sucedan?

    ·         ¿Cómo podemos estar preparados para actuar cuando se presenten las oportunidades?

    Ø  Evaluación de la decisión:

    "Evaluar la decisión", forma parte de la etapa final de este proceso. Se recopila toda la información que nos indique la forma como funciona una decisión, es decir, es un proceso de retroalimentación que podría ser positiva o negativa. Si la retroalimentación es positiva, pues entonces nos indica que podemos continuar sin problemas y que incluso se podría aplicar la misma decisión a otras áreas de la organización. Si por el contrario, la retroalimentación es negativa, podría ser que: 1) tal vez la implementación requiera de más tiempo, recursos, esfuerzos o pensamiento o 2) nos puede indicar que la decisión fue equivocada, para lo cual debemos volver al principio del proceso (re)definición del problema. Si esto ocurriera, sin duda tendríamos más información y probablemente sugerencias que nos ayudarían a evitar los errores cometidos en el primer intento.

    3.7.2.-.Decisiones programadas y no programadas.

    Como se plantea anteriormente diferentes problemas precisan diferentes tipos de decisiones. Puesto que la mayoría de las decisiones implica sucesos futuros, los administradores deben aprender a analizar la certeza, el riesgo y la incertidumbre asociada a las diversas acciones que se puedan emprender.

    Conviene entonces, distinguir entre situaciones que exigen decisiones programadas y las que requieren decisiones no programadas.

    Según  STONER, 1998 son:

     Decisiones programadas: Aquellas tomadas de acuerdo con alguna política, reglas o procedimientos. Toda organización tiene políticas escritas o no escritas que simplifican la toma de decisiones  en situaciones recurrentes al limitar o excluir opciones. Ejemplo: La decisión del salario a pagar a un trabajador contratado (está decisión está condicionada por una escala de sueldos para todos los puestos de trabajo). Hay procedimientos sistemáticos para resolver problemas comunes como estos.

    Las decisiones programas se aplican cuando se tratan de decisiones complejas y no complejas pero generalmente se aplican  para solucionar problemas de rutinas determinadas por reglas, procedimientos o hábitos.

     Decisiones no programadas: Son aquellas que se ocupan de problemas no habituales o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con suficiente frecuencia, para ser incluido en una política o están importantes que merece tratamiento especial, habrá que manejarlo con una decisión no programada.

    Ejemplo: Reelaborar una línea fallida de producto, para mejorar la relación con los clientes en cuanto a la mejora de la calidad de los mismos.

    3.8.- RESUMEN DEL TEMA III.

    La talla de los líderes organizacionales se mide por:

    Ø  El alcance de la metas propuestas por su gente.

    Ø  Como aplican sus conocimientos para dirigir a los subordinados,

    Ø  La solución de conflictos o situaciones problemáticas que se les presentan,

    Ø  La flexibilidad para adaptarse  a las nuevas situaciones o ambientes.

    Ø  El control de sus recursos.

    El liderazgo es un tema importante para los administradores. Ha sido reconocido como una de las técnicas más importantes a dominar y a aplicar de forma correcta y conveniente en el proceso de administración, debido al papel decisivo de los directivos en la conducción de los grupos y de la organización. Constituye, el liderazgo, el proceso de influir y dirigir las actividades de los trabajadores de una organización o un grupo. De forma general se han identificado tres formas o estilos de liderazgo: Liderazgo Democrático o Participativo, Liderazgo Autocrático y el Liderazgo  Laissez Faire. Se han definido además diferentes enfoques de liderazgo.

    Ninguna organización puede tener éxito sin un cierto nivel de compromiso y esfuerzo por parte de sus miembros. Esta es la razón que justifica  que los administradores necesitan comprender los elementos fundamentales que  inciden en la Motivación, así como los factores que encausan y apoyan la conducta de sus trabajadores. Por ello es importante que los directivos estudien las diferentes características de individuales y del trabajo, así como los de la situación laboral para hacer un uso racional de las diferentes teorías motivacionales que existen.

    La Comunicación se conceptualiza como el proceso por el cual la gente puede compartir significados mediante mensajes simbólicos. Este proceso es de vital importancia para los administradores, directivos o gerentes porque a través de él se cumplen y fluyen las funciones administrativas. Los elementos del Modelo propuesto de la Comunicación son: el emisor, la codificación, el mensaje, el receptor y la decodificación, además de los ruidos que pueden ocasionar dificultades para entender la comunicación. La comunicación puede llevarse a efecto en uno o dos sentidos. La comunicación llevada a efectos en dos sentidos propicia y conlleva a la retroalimentación.

     Las barreras de la comunicación efectiva son,  en esencia: diferencias en las percepciones, diferencias en el lenguaje, el ruido presente, la emotividad, la forma no adecuada en que se realiza comunicación verbal o la comunicación no verbal, las cuales pueden generar desconfianza e inconsistencia si no se usan  correctamente.

    Muchas de estas barreras pueden superarse utilizando un lenguaje directo y simple, buscando la empatía entre emisor y receptor. La eficacia de la comunicación organizacional esta determinada y/o influenciada por los canales de comunicaciones, la estructura de la autoridad de la propia organización, la especialización del trabajo y la propiedad de la información. La comunicación organizacional puede ser identificada como la ascendente, descendente y la comunicación lateral. Las dos primeras formas son denominadas también verticales. La comunicación horizontal o lateral mejora la coordinación y la solución de problemas. Entre las habilidades de los administradores entran en juego la comunicación, la cual se materializa fuertemente en los procesos de negociación de diferentes índoles, los cuales requieren de de cierta cuota de confianza y amplios de seos de comunicarse.

    Las organizaciones cuentan con grupos formales e informales: Los primeros se crean deliberadamente por los administradores y se encargan de realizar actividades específicas. Los informales se crean cuando la gente tiene un contacto regular, con,  o sin apoyo de la administración. Los grupos suelen ser mejores para la resolución de problemas que los individuos, porque sugieren un conjunto de alternativas para resolver los problemas, de los que pueden aportar los individuos por sí solos. La habilidad de los administradores estriba en: no dominar los grupos en el desarrollo pleno de sus actividades, sino  en guiarlos y orientarlos adecuadamente para alcanzar las metas. Se plantea, por parte de muchos expertos que, si bien a veces los conflictos desintegran los grupos; tales conflictos son normales y naturales y pueden constituir fuentes creadoras de conocimiento para resolver problemas complejos.

    La toma de decisiones es el proceso de identificación y selección de las acciones para el tratamiento del problema o para aprovechar una oportunidad. Es una parte importante de un administrador. Un problema surge cuando el estado real de los asuntos es desigual al resultado esperado. Ningún administrador, por muy capaz que sea, puede resolver todos los problemas, por lo que debe de aprender a establecer prioridades para decidir acertadamente y manejar cuáles asuntos debe delegar. Las decisiones, por tanto, pueden ser programadas o no programadas. Las primeras incluyen asuntos rutinarios, mientras que las no programadas se refieren a cuestiones excepcionales y no comunes.

    El Proceso o Modelo de Toma de Decisiones Racionales incluye cuatro fases o pasos y supone que las decisiones más importantes que toman los administradores son consecuentes con cada uno de los pasos que se describen en la lección que se expone en la presente Unidad. La toma de decisiones se mejora cuando la gente aprende a reorganizarse y superar la barrera de la negligencia, el cambio relajado y la evasión defensiva y el pánico: para ello es conveniente familiarizarse con el proceso racional en la solución de problemas.

    3.9.- SECCIÓN DE EJERCICIOS DEL TEMA III

    EJERCICIO 20.

    Seleccione de los siguientes conceptos, el que corresponde a la función de LIDERAR

    ___

    Es la medición y corrección del desempeño para lograr que los objetivos, metas de la empresa y los planes desarrollados para lograrlo están siendo llevados a cabo. Consiste en la observación y comprobación de cómo se corresponde la realización de la tarea con lo previsto en la tarea, cuantitativo, cualitativo, temporal y espacial.

    __

    Garantizar la ejecución sincronizada e integral de tocos los elementos funcionales de la dirección y lograr que los objetivos de todos estos elementos estén orientados al cumplimiento de los objetivos de la organización. Es regular, tomar decisiones, ejecutar la toma de decisiones. Implica dirigir, influir, y motivar a los empleados para que realicen tareas fundamentales.

    ___

    Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización de una forma tal que puedan lograr los objetivos de la organización de manera eficiente.

    __

    Implica que los administradores prevean y se anticipen a las acciones, son las tareas que debemos realizar para cumplir los objetivos propuestos. Los planes permiten que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos, que sus miembros realicen actividades de acorde a los objetivos y que el progreso en la obtención de los mismos sea vigilado y medido.

    RESPUESTAS

    ___

    Es la medición y corrección del desempeño para lograr que los objetivos, metas de la empresa y los planes desarrollados para lograrlo están siendo llevados a cabo. Consiste en la observación y comprobación de cómo se corresponde la realización de la tarea con lo previsto en la tarea, cuantitativo, cualitativo, temporal y espacial.

    _X_

    Garantizar la ejecución sincronizada e integral de tocos los elementos funcionales de la dirección y lograr que los objetivos de todos estos elementos estén orientados al cumplimiento de los objetivos de la organización. Es regular, tomar decisiones, ejecutar la toma de decisiones. Implica dirigir, influir, y motivar a los empleados para que realicen tareas fundamentales.

    ___

    Es el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización de una forma tal que puedan lograr los objetivos de la organización de manera eficiente.

    __

    Implica que los administradores prevean y se anticipen a las acciones, son las tareas que debemos realizar para cumplir los objetivos propuestos. Los planes permiten que la organización consiga y dedique los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos, que sus miembros realicen actividades de acorde a los objetivos y que el progreso en la obtención de los mismos sea vigilado y medido.

    EJERCICIO 21.

    Seleccione las acciones que se encuentran relacionadas con el acto de liderar

    X

    Dirigir, tomar y ejecutar la toma de decisiones

     

    Plantear las alternativas.

     

    Definir quienes van a realizar cada tarea según el tipo de tarea

     

    Medición de los resultados obtenidos en cada punto de control

     

    Formulación del acuerdo de dirección.

     

    Definir los recursos técnicos-materiales que necesitamos y adquirirlos;

     

    Decisión final (llevar el sistema a lo planificado).

     

    Determinación de los objetivos

     

    Definición de los puntos de control y la determinación de las normas o indicadores que deben de satisfacerse en los mismos

     

    Intercambiar y comunicarse de forma diáfana

     

    Selección de la alternativa más conveniente

     

    Influir y motivar a los empleados para que realicen las tareas fundamentales

     

    Definir el proceso tecnológico

     

    Análisis de la ejecución (verificar lo real contra lo planificado)

     

    Determinación de las premisas existentes.

     

    Negociar y resolver los conflictos que puedan originarse

    RESPUESTAS

    X

    Dirigir, tomar y ejecutar la toma de decisiones

     

    Plantear las alternativas.

     

    Definir quienes van a realizar cada tarea según el tipo de tarea

     

    Medición de los resultados obtenidos en cada punto de control

     

    Formulación del acuerdo de dirección.

     

    Definir los recursos técnicos-materiales que necesitamos y adquirirlos;

     

    Decisión final (llevar el sistema a lo planificado).

     

    Determinación de los objetivos

     

    Definición de los puntos de control y la determinación de las normas o indicadores que deben de satisfacerse en los mismos

    X

    Intercambiar y comunicarse de forma diáfana

     

    Selección de la alternativa más conveniente

    X

    Influir y motivar a los empleados para que realicen las tareas fundamentales

     

    Definir el proceso tecnológico

     

    Análisis de la ejecución (verificar lo real contra lo planificado)

     

    Determinación de las premisas existentes.

    X

    Negociar y resolver los conflictos que puedan originarse

    EJERCICIO  22 - CASO:.

    TEST  "A UD ¿Qué LO MOTIVA?"

    Lea cada una de las siguientes afirmaciones y ponga una cruz en la columna del número que se aproxime más a su manera de pensar. Analice sus respuestas en el contexto de su ambiente presente o de su experiencia pasada.

    TOTALMENTE EN DESACUERDO

    1

     

     

    2

     

     

    3

     

     

    4

    TOTALMENTE DE ACUERDO

    5

    1-  Pongo mucho empeño en mejorar mi rendimiento estudiantil

     

     

     

     

     

    2- Me gusta la competencia y ganar

     

     

     

     

     

    3- Con frecuencia, me encuentro hablando, con quienes me rodean, de situaciones no laborales.

     

     

     

     

     

    4- Me gustan los grandes retos.

     

     

     

     

     

    5- Me gusta tener el mando de las cosas.

     

     

     

     

     

    6- Me gusta agradarle a los demás

     

     

     

     

     

       7- Me gusta saber cuánto he avanzado cuando termino mis actividades

     

     

     

     

     

    8- Me enfrento a las personas que hacen cosas con las que no estoy de acuerdo.

     

     

     

     

     

    9- Tiendo a establecer relaciones estrechas con mis compañeros de estudio

     

     

     

     

     

    10- Me gusta establecer metas realistas y alcanzarlas.

     

     

     

     

     

    11- Me gusta influir en los demás, para salirme con la mía.

     

     

     

     

     

    12- Me gusta formar parte de grupos y organizaciones.

     

     

     

     

     

    13- Me agrada la satisfacción de terminar una actividad difícil.

     

     

     

     

     

    14-  Con frecuencia, me esfuerzo por tener más control de las circunstancias que me rodean.

     

     

     

     

     

    15- Disfruto trabajar con otros, más que trabajar sólo.

     

     

     

     

     

    Para determinar sus necesidades dominantes (qué lo motiva a UD) incluya los números del 1 al 5 que representen su calificación para cada afirmación. Sume el total de cada columna. La suma de las cantidades de cada columna será entre 5 y 25puntos.

     

    REALIZACION

    (LOGROS)

    PODER

    AFILIACIÓN

      1-

      2-

      3-

      4-

      5-

      6-

      7-

      8-

      9-

    10-

    11-

    12-

    13-

    14-

    15-

    Total de Puntos

     

     

     

    EJERCICIO 23.

    A continuación se muestran diferentes forma de conceptualizar la MOTIVACIÓN, seleccione la que UD considere más complete y diga por qué.

    ü  "Es la fuerza interna que mueve a las personas a actuar, surge de la acción recíproca entre el individuo y los factores del entorno".

    ü  "Es lo que impulsa a una persona a actuar de determinada manera o, por lo menos, que origina una propensión hacia un comportamiento específico. Ese impulso puede ser provocado por un estímulo externo al individuo, o puede ser generado internamente..."

    ü  "Aquello que impulsa a la persona a actuar a través  de  un comportamiento".

    ü  "Es el estado interno de un individuo que lo hace comportarse en una forma que asegure el logro de alguna meta. En otras palabras, explica por qué las personas se comportan en la forma que lo hacen".

    ü  "Son los factores que provocan, canalizan y sustentan un comportamiento individual".

    ü  "Voluntad de ejercer altos niveles de esfuerzo para alcanzar las metas, los objetivos; que está determinada o condicionada por la capacidad que tiene ese esfuerzo para satisfacer algunas necesidades"

    ü  "Es el resultado de la interacción de los hombres con el entorno y que tienen como base las necesidades"

    ü  "Refleja el deseo de una persona de llenar ciertas necesidades. Puesto que la naturaleza y fuerza de las necesidades específicas es una cuestión muy individual, es obvio que no vamos a encontrar ninguna guía ni métodos universales para motivar a la gente"

    RESPUESTA:

    ü  "Refleja el deseo de una persona de llenar ciertas necesidades. Puesto que la naturaleza y fuerza de las necesidades específicas es una cuestión muy individual, es obvio que no vamos a encontrar ninguna guía ni métodos universales para motivar a la gente"

    EJERCICIO -24. (CASO)

    CASO ¿QUé HACER?

    En la empresa ensambladora de televisores se viene presentando un problema: la falta de interés de los trabajadores por su trabajo en las líneas de ensamblaje final de los televisores ya que el departamento de inspección de la calidad no podía garantizar su control. La respuesta a este problema fue, ubicar en un taller al final de la línea a un grupo de operadores y mecánicos altamente capacitados. Esto era evidente que no resolvería el problema pues, además de ser costoso evidenciaba que los errores eran de la falta de cuidado en las partes ensambladas y en el televisor mismo.

    El director de la empresa convocó a una reunión a los miembros del consejo de dirección para buscar la manera de resolver este problema.

    El subdirector de producción planteó que a su juicio los problemas eran técnicos ya que si la gente de tecnología diseñara los componentes y el televisor de forma cuidadosa desaparecerían muchos problemas en la calidad. También opinó que la gente de personal especialmente señaló que había más de un 5 % rotación mensual entre los trabajadores de las líneas de ensamble  y que con frecuencia el ausentismo los lunes llegaba a un 20 %. Su opinión era que ningún departamento de producción podría funcionar bien con esta clase de fuerza de trabajo.

    El ingeniero principal afirmó que los componentes y televisores eran diseñados con suficientes calidad y que se hicieran más estrictas las tolerancias de ingeniería, si no el ajuste de parte sería tan difícil y emplearía tanto tiempo que sería más costoso fabricar los televisores.

    La jefa de personal se defendió con diferentes argumentos; señaló que el departamento no tenía ninguna posibilidad de selección de las personas que solicitan empleo ya que la fluctuación era tan alta que a lo que se tendría era ocupar las plazas vacantes y nada más. Además el trabajo de ensamble es bastante tedioso y por tanto nadie podía aspirar a que las personas tuvieran especial interés en su trabajador encima de sus sueldos.

    No obstante ella planteó que está convencida de que se podía lograr mayor interés en los trabajadores y en consecuencia lograr producir trabajo de mayor calidad y menor ausentismo y rotación si se ampliaran los puestos de ensamble.

    Cuando se preguntó que solución proponía recomendó dos opciones: Una, que los trabajadores manejaran diversas operaciones de la línea de ensamble y que trabajaran por equipo en lugar de efectuar una sola tarea simple; La segunda era rotar a los trabajadores cada semana de un lugar de la línea a otro completamente diferente para proporcionarles un trabajo nuevo y más interesante.

    Se adoptaron las sugerencias y se pusieron en práctica. Para sorpresa de todos, los trabajadores expresaron gran insatisfacción con el nuevo programa y expresaban que eso sólo era un plan de la administración para hacerlos trabajar más que antes y capacitarlos para reemplazar a otros trabajadores sin ningún aumento de salarios.

    Todos en el consejo de dirección quedaron sorprendidos e incluso la jefa de personal expreso "no entiendo, ! hacemos su trabajo más interesante y no se sienten satisfecho.

    A su juicio:

    1- ¿Qué es lo que usted considera que funcionó mal en el programa?

    2- ¿Qué hubiera hecho usted ante el problema que ocurría en las líneas de ensamble?

    EJERCICIO 25.

    Durante un estudio, se pidió a los trabajadores que seleccionaran, de una lista de frases que utilizan mucho los supervisores, las que tienden a generar sentimientos de defensa; más de la mitad de los trabajadores estuvieron de acuerdo en frases que perjudicarían su autoestima y con ello causaría una reacción defensiva. Estas frases se incluyen en el siguiente ejercicio.

    Marca cada frase que consideres que seleccionaron los trabajadores.

     

    1. No creo que estés preparado para este trabajo, pero inténtalo.

     

    2. Me parece que no entiendes.

     

    3. Debes saber algo mejor que eso.

     

    4. ¿Cuáles son tus ideas para evitar que esto ocurra de nuevo?

     

    5. Estás 10% arriba del presupuesto.

     

    6. Creí que tendrías más orgullo por tu trabajo.

     

    7. Entregaste tu informe con cinco días de retraso.

     

    8. Si escucharas, entenderías.

     

    9. No puedes estar hablando en serio.

     

    10. El presupuesto no da margen para contratar a más gente.

     

    11. ¿No crees que haya una forma mejor de hacerlo?

     

    12. De esta manera es más seguro.

     

    13. Espero que seas lo suficientemente inteligente como para saberlo.

     

    14. Me sorprende oír eso de alguien con tu experiencia.

     

    15. ¿Qué te hizo llegar a esa conclusión?

     

    16. Cuando tengas la experiencia que tengo yo entenderás.

     

    17. Resolviste mal el problema

     

    18. Realmente pensé que sabias más.

     

    19. Tu mala calificación indica que necesitas más práctica.

     

    20. No me explico cómo puedes decir eso.

    RESPUESTAS

    x

    1. No creo que estés preparado para este trabajo, pero inténtalo.

     

    2. Me parece que no entiendes.

    x

    3. Debes saber algo mejor que eso.

     

    4. ¿Cuáles son tus ideas para evitar que esto ocurra de nuevo?

     

    5. Estás 10% arriba del presupuesto.

    x

    6. Creí que tendrías más orgullo por tu trabajo.

     

    7. Entregaste tu informe con cinco días de retraso.

    x

    8. Si escucharas, entenderías.

     

    9. No puedes estar hablando en serio.

     

    10. El presupuesto no da margen para contratar a más gente.

     

    11. ¿No crees que haya una forma mejor de hacerlo?

     

    12. De esta manera es más seguro.

    x

    13. Espero que seas lo suficientemente inteligente como para saberlo.

    x

    14. Me sorprende oír eso de alguien con tu experiencia.

     

    15. ¿Qué te hizo llegar a esa conclusión?

    x

    16. Cuando tengas la experiencia que tengo yo entenderás.

     

    17. Resolviste mal el problema

    x

    18. Realmente pensé que sabias más.

    x

    19. Tu mala calificación indica que necesitas más práctica.

     

    20. No me explico cómo puedes decir eso.

    EJERCICIO 26.

    A continuación aparecen las características principales de la motivación y su definición, te corresponde enlazar cada una con su concepto.

    1.     Necesidades

     

    a)    orientadas hacia la meta, en términos de dirección, intensidad y perseverancia

    2.     Impulsos

     

    b)    energía interna que lleva al individuo a realizar determinadas actividades para lograr satisfacer las necesidades.

    3.     Conductas

     

    c)    las motivaciones son cambiantes para un mismo individuo en el tiempo, según las contingencias y también varían de un individuo a otro

    4.     Metas

     

    d)    las motivaciones difieren en su grado de importancia

    5.     Movilidad

     

    e)    "objeto", hacia el que van encaminadas las conductas con la finalidad de satisfacer las necesidades

    6.     Jerarquía

     

    f)     estado de carencia que experimenta el individuo y que tiende a desequilibrar y tensionar el estado físico o moral del individuo.

    RESPUESTA

    1- F ; 2 - B ; 3 - A ; 4 - E ; 5 - C ; 6 - D

    EJERCICIO 27.

    Se te muestran las fases del proceso de MOTIVACION, a ti te corresponde ordenarlas a forma de esquema empleando flechas para conectarlas

    RESPUESTAS

    EJERCICIO -28. CASO.

    Analice las siguientes fábulas y diga qué fallo en el proceso de motivación

    Fábula 1

    Había una vez un burro que se la pasaba en un campo sembrado de zanahorias comiendo plácidamente. Un astuto granjero quería que el animal llevara hasta otro campo una carreta cargada de mercancías, pero no conseguía que el burro se aproximara a la carreta. El ingenioso granjero se paró al lado de la carreta con un atado de zanahorias, de tal manera que el burro las viera, pero este siguió comiendo plácidamente, sin prestarle la menor atención.

    Fábula 2

    érase que se era, seis burros enganchados a una carreta de la que tenían que tirar, con todo y su pesada carga, cuesta arriba, por una colina húmeda y llena de lodo. Dos de ellos no tenían ningún interés por el logro, por lo que decidieron que los otros tiraran y simplemente seguirlos. Otros dos eran muy jóvenes e inexpertos y difícilmente podrían aportar la parte del impulso que les correspondía. Uno del par restante padecía de una enfermedad por haber ingerido la noche anterior cebada fermentada. Así que el sexto burro debía hacer la mayor parte del trabajo. Cuando la carreta llegó a la cima de la colina, el carretero se apeó, le dió un golpecito a cada uno de los burros y seis zanahorias. Poco antes de llegar a la siguiente colina, el sexto burro huyó.

    Fábula 3

    Había una vez un granjero que tenía seis burros y un granero lleno de zanahorias, las que tenía guardadas bajo llave. Después de haber tirado durante un día de la carreta, el granjero trató de evaluar el desempeño de cada asno durante ese día.

    Le dijo a una de las bestias: "Tú hiciste un trabajo sobresaliente, aquí tienes seis zanahorias". A otros cuatro les dijo: "Su desempeño fue promedio, aquí tienen tres zanahorias".

    Y al último burro le dijo: "Tú no tiraste la parte que te correspondía de la carga; aquí tienes una zanahoria".

    Al otro día en que había que halar la carreta, el burro que había obtenido la recompensa más alta comenzó el día muy motivado. Los restantes sólo pensaban en la forma en que podían ganar más comida. El granjero tenía suficientes zanahorias, pero...había que ganárselas.

    EJERCICIO 29.

    Te corresponde asociar los PERSONAJES con sus TEORÍAS según corresponda

    RESPUESTAS

    1 - E ; 2 - C ; 3 - G ; 4 - D ; 5 - F ; 6 - H ; 7 - A; 8 - B

    EJERCICIO 30. (de Asociación).

    La clasificación de las Teorías de la MOTIVACIÓN son 2,  asocia los SUPUESTOS y CRÍTICAS a cada uno según corresponda





    1)     Teorías de Contenido, centradas en el estudio de las necesidades como factor fundamental en el proceso de la motivación. 

    2)     Teorías de Proceso, sin desconocer el papel de las necesidades, focalizan el estudio de la motivación enfatizando los factores desencadenadores de la dinámica de la conducta y sus límites.

    A

    B

    Para conocer a los subordinados se necesita tiempo y esfuerzo

    Injusticia en el pasado o sin satisfacer las necesidades de seguridad

    Recompensas justas para que motiven

    Sistema de salario en correspondencia con los resultados de trabajo

    Evaluar sistemáticamente la opinión de los trabajadores sobre la recompensa.

    Necesidades provocan conductas distintas en cada individuo

    Necesidades estables, conductas varían

    Necesidades consistentes, conducta no

    Varía la forma de reacción de las personas ante la necesidad de logro

    I

    II

    Jerarquía de las Necesidades de Maslow, Teoría de Dos Factores de Herzberg.

    Teoría de las Expectativas de, Teoría de la Equidad  y Teoría de las Metas.

    RESPUESTAS

    1) B - I ; 2) A - II

    EJERCICIO 31. (Ejercicio de Asociación)

    Analiza lo que se  muestra a continuación relacionado con lo que concibe cada modelo de MOTIVACIÓN, te corresponde asociar los SUPUESTOS, POLITICAS, EXPECTATIVAS y PERSONAJES a cada uno, según corresponda

    1.     Modelo tradicional: Los administradores determinan la manera más eficiente para realizar actividades repetitivas y motivar a los trabajadores con un sistema de incentivos en efectivo (mientras mas producen los trabajadores más dinero ganan).

    2.     Modelo de las Relaciones Humanas: Los administradores deben motivar a sus empleados mediante el reconocimiento de sus necesidades sociales y haciéndolos sentir útiles e importantes. Este modelo daba a los empleados alguna libertad para tomar decisiones con respecto a su trabajo, como también más información acerca de las intenciones y las metas organizativas de los administradores.

    3.     Modelo de los Recursos Humanos: Es más optimista, considera que el trabajo es tan natural como descansar o jugar. La gente tiene la capacidad de aceptar, de buscar la responsabilidad y aplicar la imaginación, ingenio y creatividad de los problemas organizacionales.

    I

    II

    III

    n  El trabajo no es desagradable por naturaleza. La gente quiere contribuir a la obtención de metas importantes que ha ayudado a establecer.

    n  La mayor parte de las personas que pueden ejercer mucha mas creatividad.

    n  Las personas quieren sentirse útiles e importantes.

    n  Las personas quieren pertenecer a algo y que se les reconozca como individuos.

    n  Estas necesidades son más importantes que el dinero para motivar a la gente a que trabaje.

    n  El trabajo es, por su naturaleza desagradable para el hombre.

    n  Lo que hacen los trabajadores es menos importante que lo que ganan por hacerlo.

    n  Pocos quieren o pueden realizar el trabajo que requiere creatividad.

    X

    XX

    XXX

    El gerente debe hacer que cada trabajador se siente útil e importante.

    El gerente debe mantener informados a los subalternos y escuchar sus objeciones o planes.

    El gerente debe permitir que los subalternos apliquen cierta autodirección y autocontrol en cuestiones rutinarias.

    El gerente debe aprovechar los recursos humanos subutilizados.

    El gerente debe crear un ambiente en el que todos los miembros puedan contribuir al máximo su capacidad.

    El gerente debe fomentar la participación plena en todas las cuestiones importantes, ampliando constantemente la autodirección y el autocontrol de los empleados.

    El gerente debe supervisar y controlar, estrechamente, a los subordinados.

    El Gerente debe descomponer las tareas en operaciones sencillas, repetitivas, fáciles de aprender.

    El gerente debe establecer rutinas y procedimientos laborales detallados y aplicarlos con justicia y decisión.

    M

    MM

    MMM

    Las personas pueden tolerar el trabajo si, el sueldo es decente y el jefe justo.

    Si las tareas son lo bastante simples y si las personas están sujetas a un control estrecho, producirán de acuerdo con las normas establecidas.

    La expansión de la influencia, la autodirección y el autocontrol de los subalternos desembocará en mejoras directas en la eficiencia de las operaciones.

    la satisfacción en el trabajo puede mejorar como "producto derivado" de que los subordinados usen plenamente sus recursos.

    Compartir información con los subalternos e involucrarlos en decisiones rutinarias que satisfacerá sus necesidades básicas de pertenencia y de sentirse importantes.

    La satisfacción de estas necesidades mejorará el estado de ánimo y disminuirá la oposición a la autoridad formal; los subordinados "cooperarán voluntariamente"

    A

    B

    C

    Douglas McGregor

    Frederick Taylor

    Elton Mayo

    RESPUESTA

    Modelo Tradicional: III - XXX - M - B

    Modelo de las Relaciones Humanas: I - X - MMM - C

    Modelo de los Recursos Humanos: II - XX - MM - A

    EJERCICIO 32.  

    Aun cuando Douglas McGregor en su libro, "El lado humano de las organizaciones", que se publica en 1960, su TEORÍA X y Y fue desarrollada desde mediados de los treinta, encontrando su punto cumbre en los cincuenta. De acuerdo a lo que se define del siguiente listado de diferencias seleccione X o Y según sea el caso

    TEORÍA X - Posición Tradicional. Concepción tradicional de administración, basada en convicciones erróneas e incorrectas sobre el comportamiento humano

    TEORÍA Y - Posición Optimista. En la concepción moderna de la administración, de acuerdo con la teoría del comportamiento. La teoría Y se basa en ideas y premisas actuales, sin preconceptos con respecto a la naturaleza humana

     

    Las personas son perezosas e indolentes

     

    Las personas se esfuerzan y les gusta estar ocupadas.

     

    Las personas pueden automotivarse y autodirigirse.

     

    Las personas buscan y aceptan responsabilidades y desafíos.

     

    El trabajo es una actividad tan natural como divertirse o descansar.

     

    Las personas rehúyen al trabajo.

     

    Las personas son creativas y competentes.

     

    Las personas necesitan ser controladas y dirigidas.

     

    Las personas son ingenuas y no poseen iniciativa.

     

    Las personas evaden la responsabilidad, para sentirse más seguras.

    RESPUESTAS

    Teoría X

    Teoría Y

    ·         Las personas son perezosas e indolentes

    ·         Las personas rehúyen al trabajo.

    ·         Las personas evaden la responsabilidad, para sentirse más seguras.

    ·         Las personas necesitan ser controladas y dirigidas.

    ·         Las personas son ingenuas y no poseen iniciativa.

    Las personas se esfuerzan y les gusta estar ocupadas.

    El trabajo es una actividad tan natural como divertirse o descansar.

    Las personas buscan y aceptan responsabilidades y desafíos.

    Las personas pueden automotivarse y autodirigirse.

    Las personas son creativas y competentes.

    EJERCICIO 33. (Completar) 

    De acuerdo al enfoque de sistema sobre la Motivación en las Organizaciones, complete los espacios en blanco con los vocablos que se correspondan:

    GRADO EN QUE REÚNA CARACTERÍSTICAS QUE SATISFAGA AL PERSONAL

    ACTITUDES

    GRADO DE RESPONSABILIDAD

    ATRIBUTOS

    SON FACTORES DEL AMBIENTE LABORAL

    ACCIONES

    DIVERSIDAD D ACTIVIDADES

    INTERESES

    POLÍTICAS

    NECESIDADES

    AMBIENTE INMEDIATO

    CULTURA

    Las características individuales son los _________  , _________  y _________ que una persona trae a la situación de trabajo.

    Las características del trabajo son los __________ de las actividades del empleado e incluye el ____________________, la _______________________ y el _________________________________________________.


    Las características de la situación de trabajo son _________________________________ del individuo. Se compone de dos categorías: las___________, ____________ y ____________ de la organización y el ____________________ de trabajo.

    RESPUESTAS

    Las características individuales son los intereses, actitudes y necesidades que una persona trae a la situación de trabajo.

    Las características del trabajo son los atributos de las actividades del empleado e incluye el grado de responsabilidad, la diversidad d actividades y el grado en que reúna características que satisfaga al personal.

    Las características de la situación de trabajo son factores del ambiente laboral del individuo. Se compone de dos categorías: las acciones, políticas y cultura de la organización y el ambiente inmediato de trabajo.

    EJERCICIO 34 (CASO).

    Del siguiente ARTÍCULO

    EL LIDERAZGO COMO VOCACIÓNNÁLISISANIZACIONAL

    PABLO GARCÍA RUIZ*

    Profesor de Sociología en la Universidad de Navarra.

    Revista Empresa y Humanismo, Vol. II, Nº 1/00, pp. 211-217

    A MI MODO DE VER, un líder es aquel que conduce a otros hacia algo que merece la pena.

    Aunque ésta sea una manera sencilla de hablar, me parece que recoge esencialmente las tres dimensiones principales del liderazgo. En primer lugar, ser líder es conducir a otros: es preciso saber hacerlo, ser competente en esa tarea. En segundo lugar, conducir no es imponer: los demás siguen al líder voluntariamente y no por la fuerza, por eso la figura del líder ha de ser atractiva. En tercer lugar, la meta hacia la que conduce el líder ha de ser valiosa, ha de merecer el esfuerzo que, sin duda, exigirá a los seguidores para alcanzarla.

    Estas tres dimensiones resumen toda una serie de virtudes propias del líder a la vez que permiten hacerse cargo de los problemas que aparecen en su camino. Intentaré comentar a continuación algunas de estas cualidades y dificultades que lleva consigo el liderazgo, con especial referencia a su ejercicio en el contexto de las organizaciones empresariales.

    El líder es un movilizador de energías ajenas. Toma iniciativas que mueven a otras personas a trabajar en esamisma dirección, porque les resulta interesante y positivo tomar parte en el proyecto que se les pone delante. El líder atrae a otros a colaborar voluntariamente con él, tanto por el contenido del trabajo que promueve como por su propia figura de protagonistadel proyecto. El liderazgo no se fundamenta en el poder formal.

    El poder que confiere el cargo se apoya en las normas que definen la relación laboral, y, en último término, en la amenaza de sanciones a los que no cumplen lo estipulado.

    Pero el liderazgo no es una cuestión de ejercicio del poder ni, mucho menos, de empleo de la coacción sobre los subordinados. Es cierto que el cargo directivo da visibilidad en la organización y protagonismo en la relación con los colaboradores: no se puede (ni se debe) evitar la relación formal. Sin embargo, hay elementos del liderazgo que no se pueden ordenar ni imponer. Por ejemplo, la ilusión. El líder resulta atractivo porque propone una meta que va más allá del rutinario cumplimiento de lo establecido y promete (implícita o explícitamente) una recompensa que va más allá de los resultados habituales de mi esfuerzo habitual.

    El líder introduce la novedad en la vida de los seguidores. Y una novedad que resulta atractiva, ilusionante para quienes están dispuestos a hacer el esfuerzo de seguirle: el líder es quien ve mejor y más lejos que los demás, y es capaz de abrirles los ojos para que también ellos sean capaces de admitir la novedad en sus vidas. Seguir al líder es una nueva forma de estar donde ya estás, una nueva forma que implica un plus de significado en la tarea que asumes y, con toda probabilidad, un plus de esfuerzo y de compromiso en tu participación personal.  El líder tiene algo de emprendedor, sin duda.

    El líder ha de ser un buen comunicador. La retórica es un arte imprescindible para quien ha de transmitir a otros su visión y el convencimiento acerca de los medios necesarios para alcanzar esa visión. Es preciso comunicar bien tanto el objetivo propuesto como el papel que ocupa el líder en esa tarea colectiva. El liderazgo no es una especie de trueque, que procura el compromiso a cambio de un beneficio tangible: es algo más.

    El líder, fundamentalmente, promete. Por eso, su promesa ha de llegar nítida a sus oyentes pero, además ha de ser creíble. La credibilidad del líder supone, al menos, dos cosas: por una parte, la transmisión de una imagen y, por otra, la generación de confianza en su figura.

    Maquiavelo lo destaca claramente en El Príncipe: para mover a otros hay que transmitirles una imagen determinada, adecuada a los propósitos que persigues. Sólo te seguirán aquellos que te vean como alguien adecuado para la tarea que encabezas. Confiarán en ti aquellos que te vean como digno de esa confianza de acuerdo con la imagen que se han formado de ti.

    Por eso, es vital para la relación jefe-subordinado, si el jefe quiere además ser líder, crear espacios de confianza. Transmitir ilusión, comunicar un objetivo atractivo y presentarse como alguien capaz de conducir a otros hacia allí es el comienzo del liderazgo. Pero sólo el comienzo de una relación con vocación de permanencia. Es el largo plazo lo que acrisola la retórica inicial del líder. Y en la distensión temporal de la relación es donde comparecen efectivamente (y no sólo como promesa) la capacidad del líder y la meta hacia la que se dirige y nos dirige.

    El líder ha de ser capaz, competente en la tarea que se ha impuesto. Conducir a otros implica tener cualidades directivas. Estas cualidades se definen a partir de los términos en que se basa toda tarea de dirección: conducir a otros es conseguir que otros realicen bien aquello que se supone hay que hacer. "Hacer hacer" es mucho más difícil que remangarse y arreglar uno mismo las cosas. Conseguir que otros sepan y quieran trabajar bien, esforzarse seriamente, requiere conocerles bien, en sus puntos fuertes y débiles, para fomentar aquellos y ayudarles a desarrollar estos. Requiere también tener conocimiento cumplido de la tarea y dirigir el esfuerzo de los colaboradores hacia ella.

    Un líder necesita ser un gran profesional para dar solidez a la imagen que su retórica ha construido. La eficacia es una virtud que genera adhesión en sus colaboradores. La ineficacia, en cambio, es una limitación: no gestionar bien las propias responsabilidades quita credibilidad a las buenas intenciones, por muy sinceras que sean. El líder necesita prestigio; y el prestigio -en el ámbito profesional- lo otorga la competencia en las propias responsabilidades.

    Un jefe ha de ser competente, sobre todo, en la tarea de organizar, coordinar, comunicar y motivar a aquellos que deben realizar la tarea. Y esto no es fácil porque, con el tiempo, la ilusión y el compromiso dejan paso al acostumbramiento, la inconstancia, el tedio. El líder no siempre puede resultar simpático a sus colaboradores, porque parte de su misión directiva es exigir el compromiso personal continuo.

    La tarea a largo plazo requiere sostener el esfuerzo y sacrificar, con frecuencia, la satisfacción inmediata de los objetivos a corto.

    El líder ha de ser fuerte para darse cuenta de que simpatía y atractivo no son lo mismo. Maquiavelo

    dice que a un príncipe no le debe preocupar la fama de cruel si con ello consigue la unidad y confianza de sus súbditos. Maquiavelo está pensando en términos de poder formal y, por eso, no es directamente aplicable al contexto del liderazgo. Pero sí se puede entrever una cualidad directiva importante también para el líder: la virtud de la fortaleza para saber corregir cuando es necesario y para saber sostener el esfuerzo a largo plazo de los demás, aún cuando exista el riesgo de resultar desagradable. Lo crucial es saber mostrar la conexión entre la reprensión y la meta propuesta. El líder, al reclamar el seguimiento, no elimina la libertad. En realidad, más bien, si es un verdadero líder, la desarrolla. Explica Leonardo Polo en su libro Quién es el hombre, cómo el ser libre es el que asume tareas. Forma parte de la libertad la recepción de un encargo cuyo cumplimiento exige superar obstáculos adversos y se realiza en beneficio de otro. El líder, lo hemos dicho ya, es quien propone tareas a otros y se propone a sí mismo como conductor, como quien encarga y, a la vez, ayuda a realizar una tarea. Desde la perspectiva que abre Polo, el líder es quien ayuda a otros a asumir y desarrollar su libertad, al tiempo que asume y desarrolla la suya propia. La tarea que asume y ofreceel líder la he descrito como "algo que merece la pena". Y es cierto, porque no cualquier tarea promovida por alguien le convierte inmediatamente en líder auténtico. La autenticidad del líder depende radicalmente de la autenticidad de su meta. Y esta reflexión nos introduce necesariamente en el ámbito de los valores. El líder no es sólo alguien que encandila con su retórica, que levanta entusiasmos, que moviliza los esfuerzos de los seguidores. Todo esto es necesario pero no suficiente. El problema es que muchas veces se toma por líder a quien muestra estas cualidades, sin saber exactamente si su retórica es verdadera, si las esperanzas son fundadas, ni hacia dónde se dirigen los esfuerzos. No basta la atractividad y la eficacia para construir un liderazgo.

    Es preciso, por parte del líder y también de los seguidores, una reflexión crítica sobre la tarea que asumen y promueven. El problema es serio, porque esta reflexión muchas veces se da por supuesta, cuando realmente nunca ha existido.

    Max Weber lo señaló al distinguir entre racionalidad formal y racionalidad sustantiva: la sociedad moderna se caracteriza por la creciente racionalización formal de sus relaciones y estructuras. Nuestra sociedad, con frecuencia, suprime la discusión sobre los valores deslumbrada por la eficacia de sus técnicas. Y al final, la eficacia se convierte en el único valor, nunca críticamente puesto en solfa.

    Para el líder, en una organización es imprescindible la reflexión sobre los valores, es decir, sobre la meta a la que quiere conducir a sus colaboradores.

    Hay metas que merecen la pena porque, tanto el camino hacia ellas como su logro, ayudan a su desarrollo como profesionales y como personas. Habrá metas que merezcan poco la pena, porque son poco valiosas desde el punto de vista de la empresa o de las personas que trabajan en ella. Otras, en cambio, lo serán más. Estas son las que dan al líder que sabe descubrirlas y mostrarlas a otros, su carácter como tal. En cambio, los objetivos que destruyen o los caminos tortuosos para conseguir ciertos logros no sólo no desarrollan realmente a las personas sino que más bien les hacen daño.

    Por eso, si el líder es quien fomenta la libertad de sus seguidores, la tarea que promueve no es indiferente desde el punto de vista de su contenido. Es absolutamente crucial, para él mismo y para los demás. En realidad, una tarea que ilusione, que se alcance con competencia pero que haga daño, en realidad no merece la pena porque, en vez de ayudar a desarrollarse como persona, destruye la libertad para llegar a serlo en plenitud.

    Un jefe mafioso no es un líder sino alguien que engaña: conduce a sus secuaces hacia una manera de ser violento, prepotente, inmisericorde y vengativo. Y ser así no merece la pena, por mucho dinero que se tenga.

    Digo que el que conduce hacia algo que no merece la pena es un mentiroso. Engaña porque los demás han confiado en él, que les ha mostrado un camino y una meta. Pero esa meta no es un bien: por eso Hitler no fue un líder; no solamente porque cometió crímenes contra otros pueblos sino también porque corrompió a los propios alemanes.

    Todo jefe tiene ante sí una cuestión difícil: ¿hacia dónde llevo a mis colaboradores? El jefe poco activo, menos creativo y apenas competente conducirá muy poco a pocos: su responsabilidad se cifra más en su omisión que en sus acciones.

    Quien sí tiene arrastre, porque es imaginativo, valiente, porque sabe comunicar y organizar, no puede olvidar las consecuencias de sus cualidades.

    La reflexión sobre las metas que alcanza es inexcusable: en sus consecuencias para la organización y en sus consecuencias para sí mismo y sus colaboradores. Dice Aristóteles en la Política que el gobierno de los hombres es la actividad más noble que alguien puede realizar. Es, sin duda, la de mayor responsabilidad: porque ayudas a otros a desarrollarse verdaderamente o les manipulas al hacerles correr tras una mentira.

    Evidentemente, todo esto tiene sus grados: la grandeza de un líder como la Madre Teresa viene de la grandeza de las metas que señala y del ejemplo que da al encarnarlas personalmente. El ejemplo es, quizá, uno de los argumentos más sólidos para arrastrar a otros hacia una meta. El sacrificio personal da autenticidad a los objetivos que se presentan a los demás para su seguimiento. Y sobre todo, da autenticidad a la imagen que el líder quiere transmitir.

    Aristóteles, en el capítulo segundo de la Retórica, lo dice así: "A los hombres buenos les creemos de modo más pleno y con menos vacilación; esto es por lo general cierto sea cual sea la cuestión, y absolutamente cierto allí donde la absoluta certeza es imposible y las opiniones están divididas… No es verdad, como suponen algunos escritores en sus tratados de retórica que la bondad personal de quien habla no contribuye en nada a su poder de persuasión; por el contrario, su carácter casi puede considerarse el medio de persuasión más efectivo que posee" (la cursiva es mía). Este antiguo texto me parece muy aplicable al mundo actual de las negocios, que convive permanentemente con el riesgo y la incertidumbre.

    El empresario, el directivo de una organización, debe también ser un líder en su propia escala, adecuada al carácter de los objetivos que tiene entre manos, que no se reducen a una cuenta de resultados, sin duda, pero que tampoco exigen transformar el carácter de sus subordinados (al menos, en su papel meramente profesional; otra cosa sería si además median relaciones de amistad).

    Hay una jerarquía en los valores, del mismo modo que hay una articulación de los bienes. Es importante saber en qué tipo de valores estás apoyando tu liderazgo para ser respetuoso con el orden de los bienes: ¿es un buen jefe el que no deja tiempo para la vida personal a sus colaboradores? Hablar sobre liderazgo nos lleva inexcusablemente a la reflexión sobre los valores que mueven nuestra conducta. La legitimidad de los valores depende de su coherencia con otros superiores; y, estos, con los valores últimos, es decir, los religiosos. La eficacia es necesaria, ya lo hemos comentado, pero la eficacia sola no se justifica autónomamente. La razón instrumental nunca puede descubrir el peso de los valores: la eficacia sólo sabe ser cada vez más eficaz, pero no sabe en qué dirección. Es también Polo quien afirma: "toda forma de ateísmo plantea el problema de quién ha depositado en mí su confianza". Si la libertad es tarea, el líder está en condiciones de llegar a ser más libre que nadie, pues tiene la tarea más valiosa por delante.

    Pero uno no es responsable sólo ante sus seguidores, ni ante su propia conciencia, porque la libertad no es trueque de intereses, ni auto invención de encargos. La libertad madura pasa por ser consciente del propio lugar en el mundo y ante los demás; y asumir responsablemente la tarea que constituye la propia vocación personal y social.

    Corresponde:

    a)     Realizar su lectura

    b)    Extraer las ideas fundamentales acerca del Líder

    c)     ¿A qué autores se hacen referencia?

    d)    ¿Qué ejemplos de líderes aparecen?

    EJERCICIO 35. (CASO).

    CASO EVALUACION DEL POTENCIAL DIRECTIVO

    Walt Jackson y Donna Lawrence subieron a bordo de sendos aviones con destino a Atlanta, en Georgia. Durante tres días y medio, a partir de aquel Tunes por la noche, estos mandos intermedios de American Telephone and Telegraph (AT & T) iban a participar en el primer Programa de Evaluación de la Capacidad de Alta Dirección (PECAD). Walt Jackson y Donna Lawrence, al igual que los demás participantes, habían sido nombrados por su empresa (una compañía telefónica) para participar, debido a la creencia de su supervisor, y Subdirector de Personal, de que tenían capacidad para ascender a niveles superiores en la empresa. El programa estaba diseñado para investigar el potencial individual para puestos de Alta Dirección. Antes de salir para Atlanta, Walt.y Donna fueron informados por el Subdirector de sus respectivas empresas acerca del propósito y proceso del PECAD. Sin embargo, cada uno de ellos se sentía algo inseguro acerca de qué supondría exactamente la técnica de evaluación. Ambos esperaban que la experiencia fuera positiva y estaban preocupados acerca de si actuarían adecuadamente, ya que los resultados de la evaluación seguramente tendrían una gran importancia para su futuro en el servicio telefónico (Sistema Bell).

    AT&T, Empresa matriz de 23 empresas telefónicas.  Cada Empresa tiene su propio consejo de Administración y funcionan con bastante autonomía. La estructura de AT&T sigue un esquema en forma de pirámide de 10 niveles y cada nivel representa un escalón a una mayor responsabilidad directiva.

    Walt fue recomendado para la evaluación por el Subdirector de Personal de su empresa porque es un director inteligente, articulado, que ha demostrado capacidad de aprender y actuar en distintas Áreas de la empresa»

    Donna fue recomendada para la evaluación por el Subdirector de Personal de su empresa porque tiene inteligencia, empuje y deseos de prosperar en la empresa. Aprende con rapidez y ha probado su capacidad para hacerse cargo de un puesto nuevo, aprender rápidamente y aportar su contribución supervisando eficazmente a sus subordinados».

    El programa se caracterizaba por dos elementos principales de diseño para este fin, incluyendo 1) prácticas extensas de la valoración real del comportamiento y 2) retroalimentación y crítica de consultores con mucha experiencia del equipo de Recursos Humanos de la Central de AT & T.

    Walt Jackson y Donna Lawrence empezaron su programa del PECAD asistiendo a una reunión orientativa conducida por el Director del Centro.

    Más adelante se describen todos los ejercicios, con parte de los informes de evaluación sobre Walt y Donna impresos en forma reducida.

    Discusión de Grupo (Riverview)

    Walt Jackson

    Donna Lawrence

    ·         Durante su presentación utilizó el mapa con buena eficacia, hablo despacio y co claridad y mantuvo la atención del grupo adecuadamente.

    ·         Planteó una propuesta interesante y convincente.

    ·         Fue bastante activo y asumió un rol directivo, clarificando temas,  haciendo preguntas, desafiando ideas y buscando un compromiso.

    ·         Fue claramente el moderador de su grupo.

    ·         Hizo una breve presentación, hablo con voz suave y serena y consultaba sus notas con frecuencia.

    ·         Ofreció datos númericos de forma verbal.

    ·         En la defensa oral parecia más segura de si y menos tensa. Fue la primera en hablar en las discusiones de grupo, y demostró como las peticiones realizadas estaban por encima de los fondos disponibles.

    ·         Hizo un resumen de cada candidato.

    ·         Fue una participante activa aunque no intento dirigir el grupo.

    Juego de simulación. Empresa Financiera

    Walt Jackson

    Donna Lawrence

    ·         Se incorporó pronto al ejercicio intentando asumir el rol de lider y fue muy expresivo en sus comunicaciones orales, delegando trabajo en los demás.

    ·            Persistente en sus opciones y en su enfoque.

    ·            Consiguió que sus recomendaciones fueran aceptadas, en parte por su persistencia, sentido de la oportunidad y su deseo de ganar.

    ·         No contribuyó demasiado al grupo, solo ofreció sugerencias de vez en cuando.

    ·         Se dedicó a tomar nota de las informaciones que se recibían y de las compras de valores.

    ·         En general fue un miembro tranquilo, callado, atento y observador.

    ·         "mi contribución hubiera sido mayor si hubiera tenido más tiempo para planificar y analizar"

    In basket

    Walt Jackson

    Donna Lawrence

    ·         Estudió la organización y se situó respecto a sus superiores, colegas del nivel y subordinados.

    ·            Examinó cada asunto atendiendo fechas críticas y personas claves, ordeno los temas.

    ·           Solo termino la mitad de los asuntos.

    ·           Su comprensión de todos los temas fue buena y se acordaba de datos de aquellos asuntos en los que no llego  a actuar.

    ·           Material bien organizado, por orden de prioridad con acciones y soluciones.

    ·             Se situó en la organización, sus funciones y campo de acción.

    ·            Busco los tema sque requerían atención especial y trabajó sobre ellos en el orden en que se encontraban.

    ·            No le dio tiempo leer todos los temas y la no organización de temas le imposibilito ver el impacto de la relación.

    ·            Se mostró tranquila y pudo responder todas las preguntas, se acordaba bien de los asuntos.

    Ejercicio de Resolución de Problemas

    Walt Jackson

    Donna Lawrence

    ·         Estuvo muy bien organizado, controló la entrevista

    ·            Mantuvo la calma. Siguió un plan general.

    ·            Consiguió toda la información importante.

    ·            Presentó sus recomendaciones de una manera clara y concisa.

    ·            Supo defender su postura.

    ·            Cumplió con el tiempo.

    ·         Planteó preguntas con claridad y fue capaz de generar muchas preguntas.

    ·            Consiguió información de los tres programas.

    ·            Presionó para obtener información.

    ·            Su presentación no estuvo organizada y fue monotona, parecia estar pidiendo perdón.

    ·            Daba la impresión de que no quería recomendar nada.

    Entrevista.

    Walt Jackson

    Donna Lawrence

    ·         es un individuo extremadamente agradable y seguro de sí mismo que conoce sus propios sentimientos y se encuentra a gusto consigo mismo. Parece tener confianza en sí mismo y ser feliz. Se expresa bastante bien

    ·         es un individuo ordenado y planificado. Esta contento con lo que ha conseguido, dedicado a la familia, bien adaptado y satisfecho consigo mismo

    ·         esta satisfecha con el desarrollo de su carrera profesional y ha ascendido más rápidamente que otros compañeros suyos, tanto hombres como mujeres. Piensa que su próximo ascenso ocurrirá dentro de los próximos dos años, pero si esto no ocurriera no se impacientara durante un tiempo.

    ·         tiene grandes deseos de trabajar con otras personas, pero es algo reservada y cree que es primordial mantener la intimidad personal. Normalmente trabaja durante la hora de la comida y no tiene ahora demasiadas amistades.

    ·         Es lógica, tenaz, trabajadora y tiene deseos de éxitos, pero no esta segura de poder transmitir, como mando, el sentimiento de éxito a sus subordinados.

    Test Proyectivos

    Walt Jackson

    Donna Lawrence

    ·         se trata de una persona abierta, realista y práctica.

    ·         Es importante para él hacer las cosas lo mejor que pueda y desarrollar su capacidad al máximo.

    ·         No le disgusta la competencia pero él mismo no es especialmente competitivo. Parece preferir la cooperación pero -puede ser competitivo en determinadas ocasiones.

    ·         Le gusta la gente y es comunicativo y optimista. Sabe aceptar bien a la gente, valorándola por sus cualidades personales pero es un «benefactor».

    ·         Tiene interés en conocerse a sí mismo mejor y en intentar mejorar. Considera el fracaso como una oportunidad de crecimiento.

    ·         Es optimista respecto a su futuro aunque en el pasado ha tenido problemas familiares y económicos. Actualmente el factor económico es importante para él. Siente haber empezado tan tarde su carrera profesional.

    ·         En general enfoca su vida, su trabajo y sus relaciones con los demás de una forma sensata y realista.

    ·         En el BSQT Walt recibió una calificación porcentual mucho más alta en expresión verbal (78) que en cuantitativa (10).

    ·         es una persona que piensa de forma independiente, es muy analítica en su enfoque de la resolución de problemas y organiza y planifica cuidadosamente su forma de actuar.

    ·         Tiende a ser una perfeccionista que valora la perfección tanto en sí misma como en los demás y, en consecuencia, raramente se siente satisfecha con el producto final.

    ·         valora el trabajo honrado y duro y las relaciones con la gente. Se relaciona eficazmente con la autoridad. Reaccionaba bien ante el stress y considera que rinde al máximo cuanto más agobiada este de trabajo urgente.

    ·         tiene un buen concepto de sí misma y posee un alto componente de autorrespeto. Se esfuerza mucho para llegar a ser más competente y mejorar sus oportunidades laborales.

    ·         Es relativamente abierta y tiene bastante sentido del humor. Su opinión sobre si misma parece bastante objetiva y relativamente exacta.

    ·          le gusta minimizar los roles de jefe/subordinado y prefiere una relación más de igual a igual. No esto a gusto en el papel de jefe. Al ser su peor crítico le molestan las críticas de los demás.

    ·         Piensa que está considerada coma una persona con iniciativa propia, activa, inteligente y competente.

    ·         En el BSQT Donna consiguió un porcentaje del 95 % en expresión verbal y un 97 % en cuantitativa, con un total de un 98 %.

    Walt y Donna se marcharon del PECAD con sentimientos contradictorios. En algunos aspectos estaban aliviados de que hubiera terminado. En otros; ilusionados por la experiencia. Ambos sentían curiosidad por conocer los resultados de su actuación, esperaban impacientemente la retroalimentación que iban a recibir y se preguntaban qué impacto tendría dicha retroalimentación en sus respectivas carreras profesionales.

    Imagínese que UD es uno de los consultores que se reunieron para evaluar a Walt y Donna

    ·         ¿Cuál de los 2 está en mejor forma para subir a un nivel superior? ¿Por qué?

    ·         ¿Qué debe mejorar cada uno?

    EJERCICIO 36- CASO -

    CASO RICHARD BRANSON DEL VIRGIN GROUP.

    Richard Branson es la respuesta de Gran Bretaña a Ted Turner: impetuoso, confiado en sí mismo, poco convencional, promotor de su imagen, audaz tomador de riesgos, hombre de grandes ideas. Ambos son multimillonarios que hicieron su fortuna en actividades empresariales. Ambos son deportistas. Turner construyó su reputación en el veleo. Branson lo hizo con los viajes en globo para cruzar el Pacífico.

    Branson nunca terminó la preparatoria. Pero comprendió el gusto de los consumidores de música. Fundó el Virgin Records y la convirtió en una megacorporación. De allí brincó a la producción de videos musicales, al manejo de un hotel isla y al establecimiento de una línea aérea. Cuando vendió Virgin Record por casi mil millones de dólares, tuvo los recursos necesarios para emprender su negocio actual: Virgin Atlantic Airlines.

    Virgin Atlantic tiene sólo ocho 747, pero ha redefinido el servicio trasatlántico. Eliminó la primera clase y la sustituyó con clase superior, que incluye un servicio gratuito de limosina. La línea de Branson ha perseguido y capturado una gran parte del mercado de los viajeros trasatlánticos de negocios. Lo ha conseguido al integrar tecnología y servicio. Por ejemplo, fue el primero en instalar un receptor de vídeo de seis canales en todos los asientos de sus aviones.

    Branson es un luchador. No se dejó intimidar por adversarios más grandes. Como ejemplo, demandó legalmente a British Airways (BA) acusándola de maniobras ilegales como vender boletos por debajo del costo y llamar a su casa a los clientes de Virgin. En Febrero de 1993 ganó la demanda, lo que le valió una compensación multimillonaria y la presentación de una excusa pública en British Airways.

    Branson tiene una filosofía exclusiva respecto de los negocios. En contra de las normas actuales, él no pone primero al cliente. "Casi 100% del manejo de un negocio es motivar al personal y a la gente alrededor de uno. Y si uno puede motivarlos, entonces se puede alcanzar todo lo que se desee. Y demasiadas compañías han puesto primero a los accionistas, después a los clientes y al personal bastante atrás. Si uno revierte esto y pone primero a l personal, se dará cuenta con mucha rapidez de que los clientes viene también primero y que los accionistas viene primero".

    Preguntas:

    1.     El estilo de liderazgo de Branson es poco usual. Describa los aspectos de su estilo que usted crea que logran que funcione su filosofía de administración.

    2.     ¿Llamaría usted a Branson un líder carismático?. ¿Por qué sí o por qué no?.

    3.     ¿Le gustaría trabajar con Richard Branson?.Explique. 

    EJERCICIO 37 (CASO).

    A continuación se muestra una imagen incompleta que debes rellenar con la información que se te brinda

    Su necesidad de independencia

    Su escala de valores

    Su confianza en el grupo

    Estructura de la organización

    Su importancia y complejidad

    Su inclinación al liderazgo

    Su deseo de asumir responsabilidades

    Sus habilidades, etc.

    Su urgencia

    Presiones externas: sociales, económicas y políticas

     

    RESPUESTA

    EJERCICIO 38 (CASO).

    De las siguientes ideas acerca del Líder y Liderazgo, confecciona tu propia conceptualización para cada uno de estos términos

    ü  Líder es la persona capaz de ejercer una influencia dominante sobre un grupo.

    ü  Líder es la persona con capacidad de dar satisfacción a las demandas y deseos de sus seguidores.

    ü  Líder es la persona que se encuentra en el sitio adecuado, en el momento preciso y con las cualidades necesarias para satisfacer las demandas del grupo.

    ü  Liderazgo = Inteligencia + Aprendizaje + Oportunidad.

    ü  Un líder es la cabeza visible de un grupo, equipo u organización.

    ü  Un líder es una persona carismática, capaz de tomar una decisión acertada y de inspirar a otros para alcanzar un objetivo común.

    ü  El liderazgo es la capacidad de comunicar de manera positiva y de inspirar a otros.

    ü  El liderazgo es la capacidad de influir sobre los demás

    ü  Es un proceso de influencia en las personas, ejercido a través de un proceso de comunicación, en una situación dada y en busca de metas específicas.

    EJERCICIO 39 (DE ASOCIACIÓN O RELACIONAR).

    A continuación se dan las teorías y escuelas con sus respectivos resultados de investigación en la temática del Liderazgo, te corresponde enlazar cada teoría con su resultado

    RESPUESTAS.

    EJERCICIO 40 (de ASOCIACIÓN).

    Existen diferentes enfoques y teorías de Liderazgo, ubica cada una dentro de clasificación y asocia aquellas que tengan una imagen de las que se muestran

    Teoría "X" y "Y"

    Liderazgo Contingencial - Friedler

    Teoría de la Atribución

    Teoría "Z"

    Liderazgo Transaccional vs. Liderazgo Transformacional

    Modelo "Normativo" Líder-Paticipación (Vroom-Yetton-Yago)

    Estructura de Iniciación y Consideración (Universidad de Ohio)

    Grid Administrativo (Gerencial)- (Blake y Mouton)

    Teoría Situacional (Hersey y Blanchard)

    Centrados en las Personas o en las Tareas (Universidad de Michigan)

    Teoría Trayectoria-Meta (House)

    Liderazgo Carismático

    RESPUESTAS.

     

    MODELO DE LIDERAZGO CONTINGENCIAL- (Fred Fiedler)

    GRID ADMINISTRATIVO

    E

    F

    TEORIA SITUACIONAL (Hersey y Blanchard)

    TEORIA TRAYECTORIA-META

    G

    H

    TEORIA DE LA ATRIBUCION

    TEORIA DEL LIDERAZGO CARISMATICO

    I

    J

    LIDERAZGO TRANSACCIONAL

    LIDERAZGO TRANSFORMACIONAL

    EJERCICIO 41 (CASO). (Nota: A este último caso se le pone la respuesta)

    TEST DE ESTILO DE LIDERAZGO

    Caso 1.

    Tomás se incorporó recientemente a su departamento, pero parece incómodo en su nuevo trabajo. Está predispuesto a asumir mucha responsabilidad debido a que no esta seguro de que sus conocimientos sean idóneos para el oficio. Usted, tiene confianza de que él no tendrá problemas, tan pronto como se familiarice con el  trabajo.

    Acciones.

    A.____ Pídale identificar os conocimientos que él tiene de la tarea y entonces dígale como utilizarlos de manera productiva.

    B.____ Explíquele en detalle su nuevo cargo y dígale lo que necesita para empezar.

    C.____ Vigílelo de lejos para determinar lo que puede resolver solo.

    D.____ Pídale identificar los conocimientos que él tiene de la tarea y ayúdele a determinar como implementarlos.

    Caso 2.

    Susana fue asignada a su departamento a la raíz de una situación difícil en otro lugar. Ella tiene mucho talento y mucha confianza en si misma, pero muestra mucha reticencia  a aprender los requisitos del  trabajo y quiere tramitar con los clientes  sólo a su manera.

    Acciones.

    A.____ Pregúntele acerca de su previo empleo y entonces dígale como aquí ella tiene que trabajar.

    B.____ Pregúntele acerca de su previo empleo y entonces ayúdele a elaborar un plan de cómo empezar aquí.

    C.____ Revise con ella el listado de clientes y dígale como hacer para empezar.

    D.____  Déle  una  oportunidad de trabajar sola, antes de decidir cualquier cosa.

    Caso3.

    José se ha integrado a su departamento con mucho entusiasmo y determinación. él ha tenido éxitos comprobados y está en sincronía con las metas de usted. Más que todo él necesita ubicarse en sus nuevas responsabilidades y en los detalles de cómo funciona esta empresa.

    Acciones.

    A.____ Ayúdelo a pensar bien su nuevo oficio y a desarrollar su propio plan de entrenamiento.

    B.____ Déjele saber que usted tiene confianza y que él puede aprender solo el trabajo.

    C.____ Explíquele los requisitos del trabajo y después explíquele lo que debe hacer y el por qué.

    D.____ Explíquele los requisitos del trabajo y después busque su participación, mientras usted prepara un plan de entrenamiento para él.

    Caso 4.

    Juana es magnífica vendedora, con regularidad hace lucir bien a usted y a la empresa. En general usted no interfiere, pero recientemente usted ha pensado que debería dejarle saber que usted  todavía el que manda.

    Acciones.

    A.____ Dígale que usted reconoce sus éxitos y déjele saber que usted está dispuesto a ayudarla en cualquier cosa si ella lo desea.

    B.____ Pídale que le ponga al día con respecto a sus actividades y entonces dígale cuáles usted piensa que ella debería perseguir.

    C.____ Pregúntele que es lo que resulta mejor para ella y escuche cuáles son sus planes para el futuro próximo.

    D.____ Revise el listado de clientes de ella y dígale lo que debería hacer con cada uno de ellos.

    Caso 5.

    Teodoro ha trabajado en su departamento durante los últimos cinco años. Técnicamente es muy apto pero no entiende el enfoque global. Con su entusiasmo agresivo a veces ha enojado a algunas personas. Su confianza en sí mismo ha sido dañada desde su más reciente evaluación laboral en la cual usted, le dio una sincera retroalimentación.

    Acciones.

    A.____ Suminístrele nuevas pautas de modo que él entienda precisamente lo que necesita hacer de manera distinta.

    B.____ Escuche sus preocupaciones y entonces ayúdelo a pensar bien las medidas que él quiere tomar.

    C.____ Tenga paciencia  y espere que él se conforme solo.

    D.____ Escuche sus preocupaciones y suminístrele nuevas pautas de modo que él entienda precisamente lo que necesita hacer.

    Caso 6.

    Usted ha asignado a Marta, una de sus mejores trabajadores, para que recoja datos sobre consumidores que se necesitaba para la próxima reunión  estratégica de su departamento. Ella ha trabajado de manera muy dedicada para terminar a tiempo. El jefe de usted acaba de pedirle entregar los datos una semana antes de lo previsto y usted sabe que ella estará bastante alterada.

    Acciones.

    A.____ Déjele saber que el jefe busca los datos.

    B.____ Déle una fecha tope y entréguele una reseña de los pasos que ella necesita tomar para cumplir con el cometido.

    C.____ Pregúntele lo que ya ha cumplido y entréguele una reseña de los pasos que ella necesita tomar para terminar.

    D.____ Pregúntele lo que ya ha cumplido y ayúdele a elaborar un plan para determinarlo.

    Caso 7.

    Barreiro ha estado en su distrito desde hace muchos años. Normalmente él inicia su propio trabajo y siempre ha sido confiable para acometer las más difíciles tareas. Se esta acercando la fecha de entrega de varios trabajos importantes.

    Acciones.

    A.____ Pregúntele acerca de sus cometidos y apóyelo.

    B.____ Prevea que él podrá necesitar apoyo pero espere que él se lo solicite. 

    C.____ Pregúntele acerca de sus tareas y entonces plantéele sus expectativas precisas para cada una de ellas.

    D.____ Plantéele expectativas precisas para cada una de sus tareas e indíquele explícitamente lo que debería hacer.

    Caso 8.

    Miriam tiene muchas frustraciones en su trabajo y con ansiedad está buscando otro empleo, ella entiende bien todos los requisitos de las tareas, pero tiende a ser descuidada aun en tiempos normales.

    Acciones.

    A.____ Esté atento a la situación y a que se mantengan en las normas.

    B.____ Pregúntele sobre sus preocupaciones y mientras tanto dele un plan para mantener las normas.

    C____ Pregúntele sobre sus preocupaciones  y ayúdele mientras tanto a elaborar su propio plan.

    D.____ Déjele saber que usted la necesita para manejar el trabajo.

    Caso 9.

    Su organización ha iniciado una campaña de calidad y le asignaron el manejo de un Equipo Continuo de Mejoramiento. Los miembros del equipo representan a todos los departamentos que tramitan directamente con usted. La primera reunión tiene lugar hoy.

    Acciones.

    A.____ Dirija la discusión del grupo para ayudar a  los miembros a definir las metas del equipo y sus roles.

    B.____ Deje que los miembros sugieran los mejoramientos que pretenden iniciar en sus propios departamentos.

    C____ Esclarezca la meta del equipo y explique a los miembros sus roles y responsabilidades.

    D.____ Incorpore las sugerencias de los miembros al mismo tiempo que usted elabora los principios y procedimientos operacionales.

    Caso 10.

    Usted  encabeza un equipo que ha funcionado bien en el pasado. Los miembros del equipo están experimentados y siempre ha manejado bien sus responsabilidades. Recientemente parecen agotados y usted teme que ellos vayan a perder todo interés.

    Acciones.

    A.____ Déjelos tranquilos por un rato antes de tomar cualquier acción formal.

    B.____ Defina nuevamente con claridad sus responsabilidades y trabaje con ellos de cerca hasta que el grupo funcione adecuadamente, de nuevo.

    C____ Pídale al grupo ideas con respecto a los cambios necesarios y utilice sus aportes para iniciar medidas.

    D.____ Maneje discusiones con respecto a la situación actual y ayude al grupo a determinar cuáles cambios son necesarios.

    Señala en la siguiente tabla el inciso que tú seleccionas para cada caso y haz la sumatoria final, de acuerdo con la puntuación final obtenida ubica tu estilo en la tabla posterior  y conoce mejor como es y que no debe hacerse

     

    S1

     

    S2

    S3

    S4

    Caso-1

     

    B  ------

    A  ------

    D  ------

    C  ------

    Caso-2

     

    C  ------

    A  ------

    B  ------

    D  ------

    Caso-3

     

    C  ------

    D  ------

    A  ------

    B  ------

    Caso-4

     

    D  ------

    B  ------

    C  ------

    A  ------

    Caso-5

     

    A  ------

    D  ------

    B  ------

    C  ------

    Caso-6

     

    B  ------

    C  ------

    D  ------

    A  ------

    Caso-7

     

    D  ------

    C  ------

    A  ------

    B  ------

    Caso-8

     

    A  ------

    B  ------

    C  ------

    D  ------

    Caso-9

     

    C  ------

    D  ------

    A  ------

    B  ------

    Caso-10

     

    B  ------

    C  ------

    D  ------

    A  ------

    Totales

     

     

     

     

     



     

    ESTILOS

                       

     

    CARACTERISTICAS GENERALES

    TOMANDO DECISIONES

    COMUNICANDO

    RECONOCIENDO

     

    APROPIADO          

     

    INAPROPIADO

     

     

     

     

    DIRECTIVO

    S1

    Dirigir es su fortaleza. Es decidido y no necesita mucha información para tomar decisiones. Es bueno dando directivas claras y explicaciones completas. Brinda seguimiento hasta asegurarse que el trabajo está bien hecho y valora a las personas que lo hacen exactamente como él desea. Su debilidad es que puede ser dominante cuando las personas saben lo que quieren hacer y desean más responsabilidad.

    Sus palabras preferidas son:

    Pasión, Dirección, Resultados.

    -      Toma sus propias decisiones sin tener en cuenta las de otros.

     

    -      Busca información para analizar y resolver    sus problemas.

     

    -      Brinda reconocimiento a las personas por sus contribuciones para resolver problemas.

    Cuando las personas son inexpertas tienen  responsabilidades nuevas.

    Cuando los miembros del equipo no están seguros de cómo empezar. Ayudan a evitar consecuencias negativas con frecuente retroalimentación.

    Estos líderes también dan explicaciones completas y honestas de las consecuencias, brindan la información que necesitan las personas para hacer sus trabajos y estructuran cuidadosamente las tareas cuando el equipo no está seguro de por dónde comenzar.

    Cuando los  miembros del equipo tienen más información que el líder y entienden claramente la situación.

    Saben qué necesitan y han tomado las acciones apropiadas.

    Se puede convertir en dominador, controlando innecesariamente, interrumpiendo los esfuerzos de otros y desautorizando sus iniciativas.

     

     

     

    SOLUCIONADOR

    DE PROBLEMAS

    S2

    Su fortaleza es involucrar a las personas en el proceso de solución de problemas. Es muy bueno escuchando los problemas de los miembros del equipo y tomando decisiones basadas en sus recomendaciones. También es muy efectivo dando participación a los otros en sus problemas. Su debilidad es que  puede involucrarse  o involucrar a otros en un proceso innecesariamente.

    Sus palabras preferidas son:

    Participación, Involucrar, Sinergia y Calidad

     

    -      Involucra a las personas en sus responsabilidades y toma decisiones basadas en los datos.

     

    -      Busca información para analizar y resolver sus problemas.

     

    -      Brinda reconocimiento a las personas por hacer contribuciones para resolver problemas.

    Cuando las personas necesitan ser involucradas y son afectadas por las consecuencias de la decisión. Ayudan al compromiso en la toma de decisiones. Al escuchar los criterios de los otros los hace sentirse importantes e identificadores de los problemas organizacionales y participantes necesarios en la búsqueda de soluciones. Este líder busca información de las personas que están afectadas por la decisión, reuniéndose solo con aquellos que necesitan ser involucrados, realizan reuniones efectivas cuando son necesarias. Enfocan correctamente los pasos de la toma de decisiones.

    Cuando los problemas importantes son ignorados, mientras se les presta atención a las formas o a viejos asuntos con nombres nuevos. Discuten resultados, pero no escuchan. Involucran a las personas, pero producen inacción y frustración por el tiempo perdido en reuniones. Se disminuye la sensibilidad organizacional ante los problemas y los resultados son discutidos en muchos niveles.



     

    ESTILOS

                       

     

    CARACTERISTICAS GENERALES

    TOMANDO DECISIONES

    COMUNICANDO

    RECONOCIENDO

     

    APROPIADO          

     

    INAPROPIADO

     

     

     

     

    FACILITADOR

    S3

    Desarrollar personas es su fuerte. Es muy bueno brindando a los seguidores retos que    le permiten crecer. Escucha bien y   ayuda a otros a pensar en sus problemas más allá del nivel de responsabilidad formal. Su debilidad es "sobreacomodar" escuchando demasiado a los seguidores, permitiendo que ellos tomen decisiones que le competen al líder.

    Sus palabras preferidas son:

    Escuchar, Entrenar, Desarrollar y Ayudar.

    -      Apoya a las personas en sus responsabilidades, ayudándoles a pensar sobre sus problemas.

     

    -      Pregunta  para ayudar a otros a analizar y solucionar problemas.

     

    -      Brinda reconocimiento a las personas por aceptar responsabilidades.

    Asistiendo a los miembros del equipo cuando ellos necesitan apoyo en la toma de decisiones. Hace preguntas que encauzan a los subordinados hacia la solución de problemas. El líder escucha las respuestas, parafrasea los puntos claves, presta atención a las pistas no verbales y resume las conclusiones. El líder puede  brindar informaciones u opiniones, pero el estrés de la responsabilidad por la toma de decisiones descansa en los miembros del equipo.  Impulsando a las personas  a discutir abiertamente los problemas, el líder los desarrolla para asumir responsabilidades.  Las personas sienten apoyo y ganan confianza en sus propias habilidades para resolver problemas. Las conversaciones se centran en los problemas organizacionales. Todo esto ocurre cuando las personas desean apoyo y necesitan ayuda manejando sus responsabilidades.

    Cuando se centran en las relaciones por su propio bien, tratan de agradar a todos y mantenerlos felices, pero pueden no ser respetados. Ellos escuchan pero no dejan saber a los demás si están en el camino correcto. Están de acuerdo con cualquier cosa. Brindan apoyo, aún cuando la solicitud sea inapropiada o las recomendaciones no tengan sentido.  Pueden ayudar a distraer a las personas que mejores trabajan para sí mismas.

     

     

     

     

    DELEGADOR

    S4

    Delegar es su fortaleza. Es muy efectivo dándole a sus seguidores responsabilidades significativas y después permitiendo que ellos traten los asuntos a su manera. En la medida que los miembros del equipo están preparados para esta autoridad, ellos  ven a ud. como a un líder retador y confiable. Cuando ellos se siente agobiados, lo aucsarán de abdicación.

    Sus palabras preferidas son:

    Facultar, Continuar, Delegar y Confiar.

    -      Brinda responsabilidades y deja a las personas tomar las decisiones por ellos mismos.

     

    -      Mantiene comunicación limitada a través de orientaciones y datos actualizados.

     

    -      Brinda reconocimiento por aceptación de responsabilidades.

    Cuando la delegación de responsabilidades y de autoridad impulsa a los miembros del equipo a tomar decisiones y acciones en áreas donde ellos son expertos y están motivados. La comunicación está limitada a recibir reportes periódicos de progreso y brindar renovada confianza en el trabajo. Los miembros del equipo se sienten seguros, creen que el éxito de la organización depende de ellos y creen que son responsables para sus áreas y para la coordinación con otras áreas. Estas personas responden entusiastamente a las oportunidades de usar sus habilidades y conocimientos, involucrándose en retos y logros de resultados. Estos motivadores intrínsecos los satisfacen y consecuentemente el único estímulo que ellos necesitan es reconocimiento del desempeño.

    Cuando al dar responsabilidad y autoridad el líder es percibido como perdiendo responsabilidad. Si el equipo pierde la habilidad de identificar problemas o la confianza en tomar las acciones necesarias, ellos sienten que están en el limbo. En situaciones de fracaso, el líder es percibido como culpable por abandonar sus responsabilidades. Las personas lo acusan de pérdida de apoyo, autoridad ambigüa y ausencia de dirección. En ocasiones este abdicador se convierte en el foco de atención distrayendo la atención de las personas de los problemas de la organización. Los miembros del equipo tratan de sustituir al líder frecuentemente formándose facciones o conflictos.


    EJERCICIO 42. (Caso).

    De acuerdo con  la siguiente imagen  relacione dónde se ubica cada estilo de dirección (Autocrático.- Democrático o Participativo - Lassiez-Faire) y menciona alguna de las características que presentan

    RESPUESTAS

    El autoritario o autocrático se caracteriza por:

    El líder determina todas las normas

    Las fases de actividades aisladas y las técnicas a utilizar

    El líder determina las tareas de los miembros aislados

    El líder está personalmente para la alabanza o la crítica del trabajo.

    El democrático que plantea:

    Todas las normas se discuten y se determinan en el grupo. El líder da las orientaciones y apoyo.

    En la primera discusión del grupo se define un ámbito general del complejo de actividad conjunta, se muestras los pasos más importantes. El líder propone variante de proceso y el grupo decide cual elegir.

    Los miembros de grupos se dividen espontáneamente en subgrupos y autodeterminan las tareas individuales para cada uno.

    El líder juzga objetivamente los trabajos individuales y trata de no realizar personalmente  demasiadas tareas.

    El Laisse-Faire (Dejar Hacer) se caracteriza por:

    Los miembros del grupo toman las decisiones libres sin la participación del líder.

    El líder reúne las informaciones, las pone a disposición del grupo y no influye en las decisiones.

    El líder no influye en la formación del grupo y divide la tarea.

    Cuando no se solicita, el líder no hace comentarios sobre los resultados.

    EJERCICIO 43. (DE RELACIONAR).

    Stephen Covey ha fundamentado toda una concepción acerca de cómo desarrollar la habilidad del Liderazgo, a través de siete hábitos. A tí te corresponde asociar el hábito con su definición u explicación

    1. Sea proactivo.

     

    a)     Indica la necesidad de priorizar las metas y objetivos de forma tal que las energías se concentren en cada instante en lo que es más importante.

    1. Establezca objetivos claros.

     

    b)    después ser comprendido. La empatía, saber ponernos en el lugar de los demás es una condición o prerequisito para que los demás nos entiendan y comprendan.

    1. Lo primero es lo primero.

     

    c)     (afilar la sierra, según su expresión) Expresa la necesidad de mantenernos en forma no sólo intelectualmente, sino físicamente. El hacer ejercicio y el cuidado en general de la salud del cuerpo es una premisa para la acción y efectividad del líder.





    1. Ganar - Ganar.

     

    d)    Defina la orientación del desarrollo y precise hasta donde aspira llegar.

    1. Primero comprender,

     

    e)     proporciona un resultado superior al de la suma de las partes, es una fuerza cualitativamente mayor. Ello es posible sólo sí enfrentamos y resolvemos los problemas desde la posición de ganar - ganar, donde las partes al negociar cualquier aspecto asumen una actitud cooperativa de beneficio para todos los participantes.

    1. Buscar la sinergia.

     

    f)     Esto como hemos dicho significa anticiparse a los problemas, desarrollar la previsión y la proyección estratégica.

    1. Perfecciónese constantemente

     

    g)    Decida utilizando el consenso, negocie con un espíritu colaborativo donde todos se sientan participes y ganadores y nadie resulta perdedor como sucede cuando se hace por mayoría.

    RESPUESTAS

    1.     Sea proactivo.

    F)    Esto como hemos dicho significa anticiparse a los problemas, desarrollar la previsión y la proyección estratégica.

    2.     Establezca objetivos claros.

    D)    Defina la orientación del desarrollo y precise hasta donde aspira llegar.

    3.     Lo primero es lo primero.

    A)    Indica la necesidad de priorizar las metas y objetivos de forma tal que las energías se concentren en cada instante en lo que es más importante.

    4.     Ganar - Ganar.

    G) Decida utilizando el consenso, negocie con un espíritu colaborativo donde todos se sientan participes y ganadores y nadie resulta perdedor como sucede cuando se hace por mayoría..

    5.     Primero comprender,

    B) después ser comprendido. La empatía, saber ponernos en el lugar de los demás es una condición o prerequisito para que los demás nos entiendan y comprendan.

    6.     Buscar la sinergia.

    E) proporciona un resultado superior al de la suma de las partes, es una fuerza cualitativamente mayor. Ello es posible sólo sí enfrentamos y resolvemos los problemas desde la posición de ganar - ganar, donde las partes al negociar cualquier aspecto asumen una actitud cooperativa de beneficio para todos los participantes.

    7.     Perfecciónese constantemente

    C) (afilar la sierra, según su expresión) Expresa la necesidad de mantenernos en forma no sólo intelectualmente, sino físicamente. El hacer ejercicio y el cuidado en general de la salud del cuerpo es una premisa para la acción y efectividad del líder.

    EJERCICIO 44 (CASO).

    A continuación se te muestra un recuadro para que ubiques las 24 competencias que debe desarrollar un Líder de Alto Nivel que se muestran como sigue

    Estrategia Empresarial

    Auto imagen. ética

    Toma de Decisiones

    Evaluación

    Negociación

    Dirección por Objetivos (Técnica)

    Estructura. Rediseño

    Información y control

    Eficacia personal

    RH y Entusiasmo

    Creatividad

    Stress y Control emocional

    Motivación y Comunicación

    Manejo de Conflictos

    Delegación

    Trabajo en equipo

    Formador

    Presentaciones

    Red comunicación

    Selección. Integración

    Gestión del cambio

    Creación de políticas

    Organización

    Mejora continua

    RESPUESTAS

    COMPETENCIAS DE UN LÍDER (ALTO NIVEL) 24 COMPETENCIAS

    SOFT

    HARD

    H) Líder Innovador

    22 Gestión del cambio

    23 Creatividad

    24 Mejora continua

    G) Líder Político

    19 Negociación

    20 Presentaciones

    21 Red comunicación

    A) Líder Ejecutivo

    1 Estrategia Empresarial

    2 Toma de Decisiones

    3 Creación de políticas

    B) Líder productivo

    4 Delegación

    5 Evaluación

    6 Dirección por Objetivos (Técnica)

    F) Líder Participativo

    16 Manejo de Conflictos

    17 Trabajo en equipo

    18 Formador

    E) Líder Humano

    13 Auto imagen. ética

    14 Motivación y Comunicación

    15 RH y Entusiasmo

    C) Líder Organizativo

    7 Estructura. Rediseño

    8 Selección. Integración

    9 Información y control

    D) Líder Eficaz

    10 Eficacia personal

    11 Organización

    12 Stress y Control emocional

    EJERCICIO 45 (CASO).

    EL X-Y-Z DE LA ACTITUD DEL ADMINISTRADOR

    Asigna un valor de 0 a 10 a cada enunciado. Cuanto más firme sea Tu creencia en un enunciado en comparación con el enunciado que lo acompaña, tanto mayor será la calificación. Los puntos asignados a cada par deben sumar 10 (6-4, 2-8, 5-5). Se honrado contigo mismo. Evalúa cada enunciado basándote en tu verdadera opinión y no en la que piensas que deberías tener. Las explicaciones de las suposiciones que sustentan las tres filosofías administrativas se presentan después de la clave para calificar.

    I. Al ser humano promedio, por instinto, le desagrada trabajar y evitará hacerlo si puede. (a)

    Invertir esfuerzo físico y mental para trabajar es algo tan natural como jugar o descansar. (b)

    2, Se puede motivar al trabajador haciendo que participe en el establecimiento de metas. (c)

    Si las personas no usan mucha imaginación e inventiva en su trabajo probablemente es porque no las tienen. (d)

    3. Merecer reconocimiento por sus logros es motivan para el trabajador. (e)

    Si se deja quedas personas establezcan sus metas y sus normas de desempeño, tienden a colocarlas en un punto más alto que el que fijaría su jefe. (f)

    4. El trabajador se siente motivado cuando se le delegan obligaciones adicionales. (g)

    Para que se hagan las cosas, el administrador tiene que tomar las decisiones. (h)

    5. La persona promedio prefiere que la dirijan y quiere evitar la responsabilidad. (i)

    El ser humano promedio, dadas las condiciones adecuadas, aprende no sólo a aceptar responsabilidad, sino también a requerirla.  (j)

    6. La mayoría de los trabajos no permiten que uno se realice. (k)

    El trabajo se puede diseñar de tal manera que los trabajadores gocen de más libertad y autonomía en su trabajo. (l) 

    7. La mayoría de las personas tienen imaginación y son creativas, pero tal vez no lo demuestren debido a las licitantes que les imponen los supervisores y el trabajo. (m)

    La confianza de que los trabajadores y la gerencia comparten las mismas metas les resulta motivante a los trabajadores.(n)

    8. Si los empleados reciben más información de la que necesitan para realizar sus tareas, la desaprovecharán. (o)

    Si los empleados tienen acceso a información interna, tienden a adoptar mejores actitudes y a comportarse en forma más responsable. (p)

    9. La toca de decisiones en grupo contribuye a determinar las cetas y aumenta la productividad de los trabajadores, aun sin supervisión. (q)

    Pedir a los empleados que presenten sus ideas hace que se desarrollen sugerencias útiles. (r)

    1 0. Ofrecer a los trabajadores la ocasión de que apliquen todas sus capacidades para cumplir con sus trabajos aumenta la productividad. (s)

    Se requieren reglas y procedimientos para que los trabajadores sean productivos. (t)

    1 1. Reducir al cínico los símbolos de posición de la gerencia aumenta el respeto de los trabajadores por el administrador. (u)

    Los administradores tienen derecho a los privilegios y canonizas de su puesto. (v)

    1 2. Los aumentos de sueldo son el mejor camino para tener motivados a los empleados. (w)

    La relación de confianza entre los miembros de una organización es una forma adecuada para tener motivados a los empleados. (x)

    En las columnas que se presentan a continuación, anote la calificación que adjudicó a casa enunciado a un laso se la letra correspondiente a ese enunciado. Después anote la suma se las calificaciones en la base se casa columna.

    LA CALIFICACIÓN

    DE LA TEORÍA X

    ES LA SUMA DE

    LA CALIFICACIÓN

    DE LA TEORÍA Y

    ES LA SUMA DE

    LA CALIFICACIÓN

    DE LA TEORÍA Z

    ES LA SUMA DE

    (a)

    (b)

    (f)

    (d)

    (c)

    (l)

    (h)

    (e)

    (n)

    (i)

    (j)

    (p)

    (k)

    (g)

    (q)

    (o)

    (m)

    (s)

    (t)

    (r)

    (u)

    (w)

    (v)

    (x)

    Total

    Total

    Total

    TEORÍA X

    TEORÍA Y

    TEORÍA Z

    1. Las personas tienen una aversión natural hacia el trabajo.

    2. Las personas tienen que ser objeto de coacción,

    control y amenazas de castigo para con ello conseguir

    que realicen el esfuerzo necesario para alcanzar las metas de la compañía.

    3. La persona promedio prefiere ser dirigida, quiere evitar la responsabilidad, no tiene grandes ambiciones y desea, más que nada, la seguridad.

     

    Ahora, los teóricos se preguntan qué parte del comportamiento antes descrito es inherente a la naturaleza humana y qué parte es conducta adquirida, es decir, aprendida de los jefes que administran basándose en esos supuestos.

    Si un gerente autoritario trata siempre a los trabajadores como si fueran vagos, éstos tienden a comportarse de esa manera.

    1. Invertir esfuerzo físico y mental en el trabajo es algo tan natural como jugar o descansar.

    2. El control externo y las amenazas de castigo no son el único medio para conseguir un esfuerzo para alcanzar las metas de la empresa.

    3. El compromiso con los objetivos guarda proporción con los premios asociados con su consecución.

    4. La persona promedio aprende, dadas las condiciones adecuadas, no sólo a aceptar responsabilidad, sino también a requerirla.

    5. La población tiene una capacidad considerable -no una escasa- para ejercer un grado relativamente alto de imaginación, inventiva y creatividad para resolver problemas laborales.

    6. En las condiciones de la vida industrial moderna, la persona promedio sólo usa una parte de su capacidad mental.

    1. Tanto administradores como empleados esperan tener empleo a largo plazo, incluso para toda la vida.

    2. Los empleados necesitan tener libertad y oportunidades para crecer.

    3. Las decisiones deben ser decisiones tomadas en grupo, por trabajadores y administradores.

    4. Los subalternos son personas íntegras que trabajan

    (y no se puede considerar que sean tejas o unidades de producción).

    5. La gerencia está muy interesada en el bienestar de los subalternos.

    6. La comunicación abierta -vertical y horizontalmente- es la norma.

    7. Existe total confianza entre los grupos y las personas, porque todos tienen las mismas metas: el bien de las organizaciones.

    8. La cooperación, y no la competencia, es la base de las relaciones existentes en la compañía.

    EJERCICIO 46 (CASO).

    ACTUACIÓN DE ROLES DE LÍDER

    DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA SITUACIÓN

    Es 1 de agosto y usted está a punto de tener una junta con las seis mujeres con las que está viviendo este verano, en una vieja casa victoriana, en la ciudad de Metropolis. Esta ciudad tiene enormes posibilidades culturales y educativas, una preciosa zona de playas muy cercana, un centro grande y deprimido y un ambiente político más bien conservador.

    Usted forma parte de un grupo de ciudadanas del país que han decidido pasar el verano ahí por diversos motivos:

    Lee West quiere descansar durante el verano, después de un año laboral agotador.

    Sandy Brown está organizando a las comunidades del centro

    Fran Miller es consejera en una clínica de enfermos mentales en el centro de la ciudad.

    Cam Jones es directora de estudios de verano en el Distrito Escolar III, en el centro de Metropolis.

    Fran Johnson está impartiendo cursos de verano en la escuela de medicina.

    Brooks Baines está estudiando filosofía en los cursos de verano impartidos por la universidad.

    Jam Smith es secretaria del Distrito Escolar III durante el verano.

    Todas ustedes tendrán que regresar a casa el 15 de agosto a más tardar. Sandy, Cam y Fran vivieron aquí el año pasado y lo seguirán haciendo el año entrante.

    Usted debe tomar una decisión importante en esta junta. Robert Stodge, el superintendente del Distrito Escolar III, le ha pedido a una amiga suya, Jane Goodenough, que siete personas le ayuden a realizar un censo el fin de semana del 12 y 13 de agosto. El señor Stodge es un hombre que cree en las organizaciones y pone mucho cuidado en hacer lo que el director estatal de educación le pide a sus superintendentes. A su ayudante, David Guitar, le encanta trabajar con la gente de este distrito que, en su opinión, está desarrollando lentamente un sentimiento comunitario; es el responsable de organizar el censo. Se rumora que varias escuelas del centro se podrían consolidar en un plazo de dos años y que la existencia del Distrito Escolar III podría estar en juego. Su amiga le ha pedido que decidan si aceptarán

    o no este trabajo de dos días, en grupo. Usted no sabe si los datos que se reunirán serán usados en forma responsable o si serán una pérdida de tiempo.

    Usted tiene que llamar a su amiga en media hora y comunicarle su decisión. Todas ustedes convinieron cuando establecieron la hora de la junta en que podrían tomar su decisión en media hora. (Si usted no llama a Jane en ese plazo, ella la llamará a usted.)

    Corresponde

    1. Decidir si hay censo o no

    2. Caracterice a cada uno de los participantes. ¿En qué se parecen? ¿En qué difieren?

    EJERCICIO 47.  (CASO).

    CASO DE TOMA DE DECISIONES

    En cada caso, aplique el modelo de Vroom y Yetton y señale el proceso más indicado para tomar decisiones. No olvide anotar sus respuestas para cada una de las preguntas de diagnóstico y el consecuente estilo para abordar problemas.

    CASO I

    Usted es presidente de un banco en el oeste medio, pequeño pero que está creciendo rápidamente, cuya oficina matriz está en la capital del estado y que tiene sucursales en varias poblaciones cercanas. La ubicación y el tipo de negocios son factores que influyen de manera importante en las prácticas bancarias, conservadoras y tradicionales, en todos los niveles.

    Cuando usted compró el banco, hace cinco años, éste se encontraba en muy mala situación financiera. Bajo su mando se ha logrado avanzar mucho. Este avance se ha dado al mismo tiempo que la economía ha caído en un recesión leve, por lo cual usted goza de magnífico prestigio personal entre los gerentes de su banco. Su éxito, que usted suele atribuir sobre todo a la buena suerte y a unas cuantas decisiones que tomó con oportunidad, ha producido una consecuencia, que en su opinión, es bastante desafortunada. Ha provocado que sus subalternos se dirijan a usted en busca de liderazgo y mando para tomar decisiones, más allá de lo que usted considera necesario. Usted no tiene duda alguna sobre las capacidades fundamentales de estos hombres, pero quisiera que no estuvieran tan dispuestos a acceder a sus deseos.

    En fecha reciente, usted ha conseguido fondos para abrir una sucursal nueva. Su problema es elegir una ubicación adecuada. Usted piensa que no existe una "fórmula mágica" que permita elegir una localización óptima. Lados de la junta. sencillos, de sentido común, y de lo que "parece adecuado". Le ha pedido a sus gerentes que mantengan los ojos bien abiertos por si encuentran terrenos comerciales que pudieran ser convenientes. El conocimiento que tienen éstos de las comunidades donde trabajan será de gran utilidad para tomar una decisión sabia. El apoyo de sus gerentes es importante porque el éxito' de la nueva sucursal dependerá mucho de que éstos estén, dispuestos a brindar apoyo técnico y con su personal en los primeros días. Su banco es lo bastante pequeño como para que todo el mundo se sienta parte del equipo y usted piensa que esto ha sido y será crítico para la prosperidad del banco.

    El éxito del proyecto beneficiará a todo el mundo. La gente se verá beneficiada en forma directa en razón del aumento de las actividades básicas y, en forma indirecta, porque cosecharán las ventajas mercantiles y personales de formar parte de un negocio con éxito y en expansión.

    Vroom plantea distintos tipos de estilos en la dirección o procesos que identifica con las letras

    - A ( autocratico ) - C ( consultivo ) - G ( grupal )

    AI

    Toma la decisión por su cuenta

    AII

    Obtiene información de los subordinados y decide después por su cuenta

    CI

     

    Comparte el problema con los subordinados en forma individual y después toma la decisión que puede reflejar o no la influencia de los subordinados

    CII

     

    Comparte el problema con los subordinados como grupo y después toma la decisión, que puede o no reflejar la influencia de los subordinados

    GII

     

    Comparte el problema con los subordinados como grupo y juntos evalúan alternativas y tratan de llegar a un acuerdo. No influye sobre el grupo para que se acepte su decisión y esta dispuesto a aceptar la solución que cuente con el apoyo de todos

    Atributos del Problema

    Preguntas de diagnóstico

    Importancia de la calidad en la decisión

    Existe una exigencia de calidad que haga que una solución sea más racional que otra?

    Grado de información o destreza que posee el líder

    para llegar a una solución por si solo

    Tengo suficiente información para tomar una decisión de calidad elevada?

    Grado de estructuración del problema

    Esta estructurado el problema?

    Grado en que la aceptación de los subordinados es critico para la puesta en marcha eficaz de la solución

    Es critico que los subordinados acepten la solución para ponerla en marcha?

    Probabilidad de aceptación por parte de los subordinados

     

    Es razonablemente seguro que los subordinados acepten la decisión si la tomo?

    Grado de motivación de los subordinados para

    alcanzar las metas como se plantean en los objetivos

    del problema

    Comparten los subordinados las metas de la empresa que se alcanzaran al solucionar este problema?

    Grado del conflicto potencial entre los subordinados

    respecto a las soluciones

    Es probable el conflicto entre los subordinados respecto a las soluciones recomendadas?

    El modelo se basa en varias reglas que permiten ir descartando procesos que no son recomendables para ciertos tipos deproblemas.

    1) Regla de la informacion: si no se cuenta con suficiente informacion para que el directivo tome la decision solo se elimina de las opciones de proceso la AI.

    2) Regla de la congruencia de la meta: si la calidad de la decision es importante y si los subordinados no comparten las metas, se elimina GII de la serie.

    3) Regla del problema no estructurado: si la calidad es importante, el lider no tiene suficiente informacion y el problema no es estructurado, se eliminan de la serie AI, AII y CI.

    4) Regla de la aceptacion: si la aceptacion es critica y no es seguro que vaya a ser aceptada, se eliminan AI y AII.

    5) Regla del conflicto: si la aceptacion es critica, no es segura su aceptacion y es probable el conflicto, se eliminan AI, AII y CI.

    6) Regla de la equidad: si la calidad no es importante, la aceptacion es critica y no es segura su aceptacion, se eliminan AI, AII, CI y CII.

    7) Regla de prioridad de aceptacion: si la aceptacion es critica , no es segura su aceptación autocratica y los empleados son de fiar, se eliminan AI, AII, CI y CII.

    EJERCICIO 48

    La Comunicación es una de las formas que tienen las personas para comunicarse y relacionarse en el proceso de su actividad. Ella puede clasificarse según se representa en el siguiente cuadro:

    Aplica los conocimientos que has aprendido durante el tema de estudio presente y completa las casillas de la tabla según corresponda

    Clasificación

    Ventajas

    Desventajas

    Oral o Verbal

    viñeta

    Ahorro de papeles

    viñeta

    Contacto personal

    viñeta

    Respuesta rápida

    viñeta

    Desarrolla el espíritu de trabajo y amistad

    viñeta

     

    viñeta

     

    viñeta

     

    Escrita

    viñeta

     

    viñeta

     

    viñeta

     

    viñeta

     

    viñeta

    Falta de diálogo

    viñeta

    Si la redacción es no clara, no se aceptan las ideas.

    viñeta

    No permite aclaraciones.

    viñeta

    No hay retroalimentación de inmediato.

    viñeta

    Se aleja de las personas

    EJERCICIO 49

    Clasifique las situaciones que se describen a continuación en programadas y no programas:

    Situación

    tipo de decisión.

    Asignación de 10. 000 USD para iniciar una campaña publicitaria de un producto nuevo de Suchel  Camacho S. A. que saldrá en el próximo semestre al mercado nacional.

     

    Prever la aceptación de devoluciones de productos defectuosos en un plazo de 15 días por parte de una empresa dedicada a la producción de calzado plástico de mujer.

     

    Cómo mejorar las relaciones de comunicación con la comunidad que rodea una fábrica productora del gas Amoníaco.

     

    Determinar qué hacer con una línea fallida de herrajes para planta exterior de telefonía.

     

    Las organizaciones que ponderan sus opciones y que calculan adecuadamente los niveles de riesgo utilizan el Modelo Racional de toma de decisiones, el cual consta de cuatro fases.

    Tomando en cuenta el esquema que representa el Proceso:

    A)    Complete las etapas No II y No IV del Proceso.

    B)    Describa cada una de las etapas o pasos que componen el Proceso Racional de Toma de Decisiones.

    EJERCICIO 50.

    Observa la representación gráfica de las cadenas de rumores:

    A)    ¿Qué teoría se relaciona con tales tipos de cadenas en las organizaciones, según estudios realizados por Keith Davis.

    B)    Identifica el nombre de cada una de las cadenas representadas .

    C)    ¿Cuáles de las cadenas representadas, crees que es el patrón más dominante en las organizaciones actuales? Fundamenta tu afirmación.

    D)    Identifica el tipo de Comunicación que se pone de manifiesto en las mismas.

    E)    Describe dos medidas que pueden tomar los administradores  para minimizar  el RUMOR en la organización.

    F)    Menciona dos BARRERAS para lograr una COMUNICACIÓN INTERPERSONAL EFECTIVA.

    G)    Representa un Modelo de Comunicación apropiado, utilizando los elementos que intervienen en tal Proceso.

    EJERCICIO 51. (Caso).

    Analice detalladamente el Caso de Estudio y trate de que su análisis le sirva para completar el cuadro que se formula posterior a la redacción del CASO.

    CASO DE ESTUDIO: DIALOGANDO CON LUIS MUÑOZ.

       Ud. es un trabajador del Dpto. de Contabilidad de una surcursal del Banco Popular de Ahorro de la capital, en donde lleva trabajando 12 años, cinco de ellos en la misma tarea. Ud. se siente complacido trabajando allí, debido al clima amistoso que existe y a la imagen prestigiosa que tiene el Banco. Es muy bueno ser conocido como trabajador de esta unidad. Sin embargo, últimamente Ud. está disgustado al ver que diferentes personas que entran a laborar en el Banco son promovidas por encima de Ud. Su propia Jefa, María Antonia, es 10 años más joven. Ud. no puede comprender por qué ha sido olvidado si es un trabajador eficiente en su trabajo, con una magnífica asistencia  y buenos resultados.

      Ud. se ha salido de sus obligaciones en muchas ocasiones, para ayudar en el entrenamiento y orientación de los jóvenes que ingresan en el Banco. Algunos de ellos han escrito cartas de reconocimiento donde dicen cuán importante ha sido su ayuda en lograr sus promociones, lo cual ha sido de mucha satisfacción para Ud.

      La única cosa que Ud. puede imaginar es que existe prejuicio contra Ud., porque no es graduado universitario. Por otra parte, otros han subido sin un Título. Ud. no ha aprovechado las oportunidades que ha dado el Banco para matricularse en la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad porque, después de un largo día de trabajo, no se siente inclinado a asistir a las clases por tres horas más. Además, Ud. sólo ve a su familia por las noches y no quiere alejarse de ella. De todas formas, no hace falta un grado universitario para hacer su trabajo.

      Su entrevista con su Jefa, María Antonia González, se aproxima y Ud. ha decidido que ha llegado el momento de obtener algunas respuestas. Algunas cosas necesitan explicación. No sólo no ha sido Ud. promovido, sino que no ha recibido ningún incremento en los méritos en los últimos cinco años. No está recibiendo ningún crédito por su contribución extra con los nuevos jóvenes, ni tampoco por su trabajo sistemático. ¿Podría alguien culparlo por estar un poco amargado?.

      Ejercicio: Conversando con Luis Muñoz.

    Guía del Observador

     

    A

     

    B

     

              E X P R E S I O N

    FACILITA /

    OBSTRUYE

     

           ¿ POR  QUE?

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Del Caso, responda:

          a- ¿Qué estilos (conductas) dominaron en la conversación?

          b- ¿Qué estilos de la Comunicación Positiva (Apoyo) resultaron más difíciles de ejercitar?

          c- ¿Qué efecto tuvieron en Luis los diferentes estilos utilizados por María Antonia?

         d- En su  vida laboral ¿Ud. ha tenido situaciones parecidas? ¿Cómo las ha manejado?

          e- ¿Qué hicieron bien? ¿Qué debemos mejorar?

    EJERCICIO 52.

    Relacione la Columna A con la Columna B según corresponda:

      A                                                              B   

    1.- Problema.

    2.- Toma de Decisiones.

    3.- Decisión Programada.

    4.- Riesgo.

                    

    ___ Situación producida a través de circunstancias prevalecientes que posibilitan mejores condiciones en la organización para alcanzar las metas.

    ___ Proceso de identificación y selección de acciones adecuadas para solucionar problemas específicos.

    ___  Situación producida al no coincidir un estado de cosas real con el estado de cosas deseadas.

    ___ Condición propicia para la toma de decisiones en la que  los administradores conocen la probabilidad de que una alternativa específica que lleve al logro de una meta o  de un resultado deseado.

    ___ Solución a problema de rutina determinada por reglas, procedimientos o hábitos.

    Tema  IV.-

    Función de Administración Control

    El Control es la función fundamental de la ingeniería  cuyo mayor propósito es medir, evaluar y corregir las operaciones del proceso, máquina o sistema bajo condiciones dinámicas para lograr  los objetivos deseados dentro de las especificaciones de costo y seguridad. (Handbook of Industrial Engineering)

    El control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado en el mismo. La finalidad del proceso de control es hacer que el sistema se encamine completamente  hacia sus objetivos. El control no es un fin en sí mismo, es un medio para  alcanzar el fin, o sea mejorar la operación del sistema. 

    Control es una función de administración que se elabora para asegurar que los hechos concuerden con los planes. Para que sea eficaz, se debe enfocar al presente, se debe centrar en la corrección y no en el error, debe, asimismo, ser específico, de tal forma que se concentre en los factores claves que afecten los resultados. Es universal y abarca todas las fases de la empresa (Burfk Scanlan/1987).

    Puede resumirse que:

    §  La eficiencia del control está en asegurar la anticipación de los cambios del entorno y su impacto en la empresa.

    §  La mejor forma de control es aquella que promueve el autocontrol de las personas mientras actúan y toman decisiones, pues garantiza la motivación y la identificación con los objetivos de la empresa.

    §  Todo control debe ser complementado con un análisis formalizado que brinde la información necesaria para conocer los resultados de la gestión interna.

    §  El control debe ser realizado por la alta dirección y por todos y cada uno de los componentes de la organización, aunque a mayor responsabilidad mayor involucramiento debe existir.

    §  Ser adaptado a la cultura de la empresa y a las personas.

    §  Ser flexible para contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado más que a coaccionar hacia el mismo.

    §  No ser realizado a posteriori, sino ser un ejercicio permanente de adaptación de la organización al entorno.

    4.1.- Conceptualizaciones de la Función de Administración Control.

    Se ocupa del seguimiento de las actividades a fin de garantizar que éstas se cumplan de acuerdo a lo programado, y de rectificar cualquier desviación significativa.

    Los objetivos del control son:

    Brindar la información necesaria para conocer si la actividad realizada o en proceso de ejecución, se corresponde con lo establecido previamente y poder evitar o corregir desviaciones.

    Es la medición y corrección del desempeño con el fin de que se cumplan los objetivos de la organización y los planes elaborados para alcanzarlos.

    El control podemos enfocarlo desde diversos puntos de vista:

    v  Como función de dirección.

    v  Como mecanismo de retroalimentación.

    v  Es parte inseparable de la toma de decisiones.

    v  Como mecanismo de estímulo y renovación.

    Tareas del control:

    v  Determinar el estado real del objeto de dirección o de una parte de éste en un momento dado.

    v  Comparar el estado real con el estado deseado.

    v  Determinar a tiempo lugar y causas de las desviaciones.

    v  Pronosticar el estado y comportamiento futuro del objeto o de una parte del mismo.

    v  Garantizar la estabilidad en el funcionamiento del sistema.

    Requisitos del control:

    v  Económico.

    v  Oportuno.

    v  Racional.

    v  Objetivo.

    v  Comprensible.

    v  Consecuente. (ser ejemplo en el cumplimiento de la norma del control)

    v  Flexible.

    v  Público.

    v  Posibilitar el autocontrol.

    4.2.- Proceso de Control.

    El proceso de control consta de las etapas siguientes:

    1. Establecimiento de normas o estándares.
    2. Recopilación de datos sobre el estado real del objeto de dirección.
    3. Comparación y evaluación.
    4. Corrección de las desviaciones.

    1.-Determinación de normas o  estándares.

    Con anterioridad se ha planteado que para el establecimiento de los sistemas de control, los gerentes tienen como referencia o punto de partida, el trabajo realizado en la etapa de Planificación. Los objetivos, los planes, los programas, los presupuestos planteados, expresan el volumen del trabajo a realizar, y  nos indican lo que debe estar sucediendo en cada momento. Por tanto, cuando hablamos de normas, nos estamos refiriendo a criterios de desempeño, y sobre esa base, los administradores o gerentes pueden servirse de un conjunto de herramientas para supervisar y controlar el progreso del trabajo.

    Las normas o estándares pueden establecerse en términos físicos, como por ejemplo  cantidad de productos, cantidad de clientes, cantidad de contratos, unidades de servicio, horas de trabajo, volumen de rechazo, etc, o,  en términos monetarios; ingresos, ventas, costos, gastos y utilidades. También pueden expresarse en forma cualitativa como por ejemplo; incrementar el nivel de satisfacción, incremento de la calidad de los servicios, etc. o pueden expresarse en cualquier otra manera que permita medir el desempeño.

    Al establecer las normas o estándares se debe tener presente que:

    Ø  Deben ser específicas, claras, medibles.

    Ø  Deben incluir un margen de tolerancia que permita al administrador o gerente tener tiempo suficiente para intervenir y solucionar los imprevistos.

    Ø  Analizar el comportamiento histórico para tomar referencias.

    Ø  Analizar el comportamiento actual.

    Ø  Medir el desempeño.

    Las formas de medición varían en función del tipo de actividad, del nivel de dirección y de otros factores más.

    Esta es una etapa constante y repetitiva dependiendo de la frecuencia y tipo de actividad que se mida. Así los administradores o gerentes  eficaces evitan que pase mucho tiempo  entre una medición del rendimiento particular y otra que se sucede.

    Por ejemplo: Se puede medir, en un establecimiento de ventas de  pasajes de viajes de una terminal de Ómnibus, el tiempo de espera de un cliente para obtener su pasaje, o la revisión del alcance de los objetivos a largo plazo en una entidad X, por parte de la dirección General de la misma, cuestión ésta que suele revisarse una o dos veces al año por parte de dichos administradores.

    La interrelación de esta fase con la primera es evidente.

    ·         Las exigencias principales de esta etapa se indican a continuación:

    ·         Centrarse en puntos estratégicos de control.

    ·         Determinar la frecuencia y el tiempo de la medición, según la naturaleza de la tarea.

    ·         Objetiva, completa y oportuna.

    ·         Corresponderse con el flujo de trabajo de la organización.

    A efectos de la medición no se trata de si existe mayor o menor volumen de información, sino de la capacidad real y efectiva de las personas para obtenerla, procesarla, y analizarla en la toma de decisiones de calidad y oportunas.

    Ø  Compara el desempeño real con los estándares planificados 

    Para comparar los estándares o normas planificadas en el proceso  se debe realizar una comparación del estado real con el deseado.

    Es de gran importancia para el administrador  comparar el estado objetivo en que se encuentra la tarea y cómo son los resultados de éstas con relación a lo que se espera, según lo Planificado.

    Fig. 4.3.1. Comparación del estado real y estado deseado o planificado de la tarea.

    Lo primero que debe hacerse es conocer ¿qué es lo que está sucediendo? Para ello es preciso:

    • Determinar lo que es necesario conocer.
    • Recopilar la información necesaria

    Decidir lo qué  interesa conocer, significa determinar aquellas, fases, eventos o elementos, que  sirven de indicadores fundamentales para saber si las cosas marchan bien o no. Por ejemplo:

    1. Volúmenes de producción de uno o varios productos
    2. Nivel de rechazo para uno o varios productos.
    3. Costo de producción de un producto.
    4. Ventas de uno o varios productos.
    5. Clientes atendidos.
    6. Servicios prestados
    7. Calidad de los servicios

    Los administradores, directivos o Gerente, como se ha explicado en la fase anterior,  tienen diferentes formas de obtener información:

    • Observar lo que se hace y cómo se hace.
    • Preguntar a las personas sobre su trabajo
    • Escuchar las opiniones de la gente y sus ideas sobre cómo mejorar el trabajo.
    • Reuniones regulares del equipo.
    • Informes regulares sobre la marcha del proceso.
    • Establecer sistemas de información computarizado

    Con las premisas anteriores existen las condiciones de comparar lo que debe estar sucediendo con lo que sucede realmente. Cuando se trata de evaluar el cumplimiento de normas o desempeños tangibles y cuantificables, el proceso resulta fácil. No sucede así cuando se trata de desempeños intangibles; en este caso el gerente tiene que evaluar  apelando a otros factores.

    Ø  Tomar medidas correctivas.

    Emprender una acción correctiva implica:

    • Determinar las causas del problema.
    • Solucionar el problema con el mayor grado de eficiencia posible y teniendo en cuenta que solo quedará resuelto cuando se eliminen las causas que le dieron origen.
    • Hacer ajuste de las normas si es preciso.

    4.3.- Importancia del Control.

    El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

    De aquí puede deducirse, la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de está función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de que existan desviaciones, identificar los responsables y corregir los dichos errores.

    Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar  lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzado, de esta manera se pueden adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se comentan los errores del pasado.

    Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, está cierra el siglo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

    La importancia del control siempre ha sido comprendida.

    En la actualidad, ocupa un lugar más relevante por las razones siguientes:

    ·         Mayor crecimiento y mayor dinámica de los procesos de internacionalización y globalización de la economía.

    ·         Ritmos cada vez más rápidos de cambios tecnológicos.

    ·         Intensificación de la competencia a escala local y mundial.

    ·         Factores políticos, sociales y legales.

    Todos estos factores, y otros no indicados, provocan que el entorno se vuelva más complejo, dinámico, incierto y, a veces, muy hostil.

    En estas condiciones los procesos de administración y, dentro de éste el control, exigen de un mayor refinamiento.

    También influyen en la importancia y en la necesidad del control factores internos de la organización.

    Factores como:

    ·         La creciente complejidad de la empresa, en función de su tamaño y del mercado en el que opera.

    ·         Los fallos en la previsión por errores subjetivos o inevitables e impredecibles.

    ·         Los errores y las equivocaciones de las personas en la ejecución de sus actividades.

    ·         La necesidad de evitar fraudes y sustracciones.

    ·         La delegación de la autoridad y los procesos de descentralización.

    4.4.- Tipos de  Controles.

    Tipos de control

    Terry (1999) en su libro "Principios de administración" expone que existen 3 tipos de control que son: El control preliminar, el concurrente, y el de retroalimentación.

    Control preliminar: Este tipo de control, tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con prioridad. En vez de esperar los resultados y comprarlos con los objetivos es posible ejercer   una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

    Son deseables debido a que permite a la administración evitar problemas en vez de corregirlos después, pero desafortunadamente este tipo de control requiere tiempo e información oportuna y precisa que suele ser difícil de desarrollar.

    Por ejemplo, un gerente de venta de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto a los precios publicados, debe  ser autorizado por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor de campo se le permite que altere algún precio. Con esto se puede observa que el gerente de venta lleva un control en su departamento a través de las políticas existentes, cuyos empleados deben cumplir para un mayor funcionamiento del mismo.

    Control Concurrente: Este tipo de control tiene lugar durante la fase de  la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.

    La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa. Cuando un administrador supervisa las acciones de un empleado de manera directa, el administrador puede verificar de forma concurrente las actividades del empleado y corregir los problemas que puedan ser presentados.

    Por ejemplo, la mayor parte de las computadoras están programadas para ofrecer a los operadores respuestas inmediatas si se presenta algún error. Si se introduce un comando equivocado, los controles del programa rechazan el comando y todavía así puede indicarte por qué es el error.

    Control de retroalimentación: Indica que se han reunido algunos datos, se han analizado y se han regresados los resultados a alguien o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse correcciones.

    El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el administrador tiene la información el daño ya esta hecho, es decir, se lleva a cabo después de la acción.

    Por ejemplo, se tiene una empresa que tiene 3 sucursales distribuidas por todo el país: Sucursal A, Sucursal B, Sucursal C. El gerente general ha detectado que la Sucursal A tiene serios problemas financieros, mientras que las dos otras sucursales están funcionando correctamente. Es aquí cuando el gerente debe decidir si esta información es causa suficiente para cerrar dicha sucursal o deberá cambiar la estrategia que ha venido implementado.

    Según Joan M. Amat  existen tres tipos de Control: Estratégico, de Gestión y Operativo.

    Control Estratégico: Se basa en la planificación estratégica, por consiguiente es a largo plazo y se centra en los aspectos ligados a la adaptación al entorno, comercialización, mercados, recursos productivos, tecnología, recursos financieros, etc.

    Control de Gestión: Se basa en la realización de presupuestos, planificación presupuestaria a corto plazo (menos de un año), intenta asegurar que la empresa, así como cada departamento de forma individual logren sus objetivos.

    Control Operativo: Dirige su acción hacia la planificación operativa, es decir, que asegura que las tareas realizadas en cada puesto de trabajo día a día se realicen correctamente.

    Se consideran los siguientes tipos:

    v  Informativo general.

    v  Contable.

    v  Contabilidad de costos.

    v  Auditorias supervisión e inspección.

    Por otra parte, también es posible clasificar a los controles  Atendiendo al  Control por Área de Responsabilidad, coexisten diferentes grupos relativos a los tipos de Controles, los que se relacionan posteriormente. Están orientados a personificar los hechos y eventos por los que deben responder determinadas áreas y cargos:

    Controles de Cantidad: Sirven para controlar el cumplimiento de normas medibles y cuantificables (productos, pesos, unidades, metros cuadrados, volumen,  etc).

    Controles de Calidad: Con ellos se contribuye a asegurar que se cumplan las exigencias de la producción y los servicios sin afectar la calidad.

    Controles de Tiempo: Contribuyen al cumplimiento en el tiempo previsto de una producción, servicio, o un contrato, etc.

    Controles de Costo: Contribuyen a garantizar utilidades y la eficiencia económica

    Controles de desempeño: Además del control del desempeño pueden incluir, registros de entrenamientos, etc.

    Control Financiero: Este control está muy relacionado con el control de costos, pues coinciden casi siempre en la misma área (financiera). Cubre aspectos incluidos en la planificación, tales como:

    ·         La inversión en inventarios y activos fijos.

    ·         El seguimiento de los presupuestos.

    ·         Los proyectos de inversiones.

    ·         Los estados financieros (balance general de ganancia y de pérdidas). Los estados de los fondos.

    ·         Análisis del punto de equilibrio.

    4.5.- Técnicas de Control.

    Para ayudar a los gerentes a  controlar, existen diferentes técnicas o herramientas.  Entre las más importantes tenemos:

    El Presupuesto: Ampliamente utilizado. Se emplean como instrumentos de planificación y control. Pueden ser presupuestos financieros (ingresos, gastos, etc.) o no financieros (presupuestos de fuerza de trabajo, materiales, volumen de producción, etc). Expresan la interrelación directa entre los controles y la planificación y que la razón final de estos es el cumplimiento de los planes.

    La Auditoria: La más conocida es la financiera; pero existen auditorias especializadas, por ejemplo: dirigidas a la seguridad y salud en el trabajo, auditorias informáticas, etc.

    Control Selectivo: Significa controlar solo aquellas cosas que definen los resultados finales del proceso. Todo no puede ser controlado. Hay cosas que no podemos dejar de controlar y en este sentido esta categoría constituye una herramienta para el control.

    La idea central consiste en prestar mayor atención a aquellos factores cuyo efecto es significativo en los resultados y, por tanto, controlarlos con mayor frecuencia, intensidad y prioridad que los restantes.

    Control por Excepción: Consiste en prestar atención y dar prioridad a las desviaciones que ocasionan mayores problemas, o que tienen una significación más relevante en los resultados.

    Significa controlar solo lo que está mal. No desgastarse en esfuerzos de control en áreas que funcionan bien; delegar a otros esa tarea y centrarse donde hay problemas. Una vez resuelta la situación, no es necesario mantener el mecanismo de control.

    Una forma mucho más efectiva es la combinación del Control Selectivo con el Control por Excepción. Es decir, controlar solo aquellas cosas que definen los resultados finales del proceso y dentro de ellas centrarse donde hay problemas.

    Existen otras técnicas de Control muy eficaces y efectivas, solo se han mencionado algunas de ellas en la presente sección.

    La asignatura de Contabilidad profundiza en otras técnicas de Control, las cuales también son muy utilizadas en la Administración, como es el caso del Control de Inventarios, el Control de las Inversiones, etc.

    4.6.-RESUMEN DEL TEMA IV EL CONTROL.-

    La función de Control constituye el proceso que utilizan los administradores para asegurarse del cumplimiento de las actividades reales que corresponden a los planes previstos en la organización.

    El Control es usado para evaluar la eficacia de las funciones: planificación, organización y liderazgo.

    El proceso de control consiste en el establecimiento de estándares y métodos para medir el desempeño o rendimiento, medir dicho rendimiento, determinar el rendimiento que corresponde a los estándares, y en caso necesario, tomar medidas correctivas.

    El control resulta de gran importancia a los administradores porque asegura la corrección de los errores.

    Los controles se clasifican en sentido general en: Controles de Cantidad o Controles Contables, Controles Financieros, de  Calidad, Tiempo, Costo y de Desempeño.

    Pueden ser clasificados los controles, también, atendiendo al momento de su aplicación como los Previos a la acción, Permanentes o Durante la acción.

    Los Controles Directivos también constituyen un tipo de Control.

    Entre las técnicas o herramientas de control más conocidas tenemos: El Presupuesto, la Auditoria, el Control Selectivo, el Control por Excepción, entre otros.

    4.7.- SECCIÓN DE EJERCICIOS DEL TEMA IV: EL CONTROL.

    EJERCICIO 53

    Marca haciendo Con una cruz, aquellas áreas, procesos, o actividades en las cuales sería conveniente aplicar un método o herramienta para un  Control por Excepción, si estuvieses en el caso de un Administrador o Jefe de Producción de una empresa dedicada a la perfumería en sentido general.

    Incumplimientos en la producción de la línea de perfumes Habano (para Hombres)

     

    Puesta en funcionamiento de la máquina A-29 en la línea de producción No 1

     

    Nuevos contratos de trabajos

     

    Parada de la línea No3 dedicada a los mantenimientos

     

    Entrenamiento del personal en la línea No 2

     

    Completar el personal de mantenimiento

     

    RESPUESTAS:

    Incumplimientos en la producción de la línea de perfumes Habano (para Hombres)

    X

    Puesta en funcionamiento de la máquina A-29 en la línea de producción No 1

    X

    Nuevos contratos de trabajos

    __

    Parada de la línea No3 dedicada a  los mantenimientos

    X

    Entrenamiento del personal en la línea No 2

    __

    Completar el personal de mantenimiento

    X

    Los incumplimientos en la producción de perfumes Habanos y la puesta en funcionamiento de la máquina A-29 son dos problemas que se presentan en la línea No 1. El administrador controla  de forma selectiva esta línea, y dentro de ella centra su atención en esos dos problemas. A su vez debe establecer mecanismos de control operativos para la parada y puesta en marcha de la línea, asegurando que esta operación dure solamente el tiempo previsto.

    También de forma selectiva atiende a Mantenimiento donde por excepción controla el completamiento del personal.

    EJERCICIO 54

    Selecciona la respuesta correcta según la situación planteada a continuación:

    §  Estamos valorando los resultados productivos de la semana anterior en una Empresa.

    ¿Qué tipo de control se aplica?

    Previo

     

    Permanente

     

    Posterior(Retroalimentación)

     

                         Respuestas

    Previo

    X

    Permanente

    X

    Posterior(Retroalimentación)

    Correcto

    EJERCICIO 55

    §  Estamos verificando los niveles de inventarios de materias primas y su correspondencia con las especificaciones planteadas en la empresa. Selecciona el tipo de control a que se refiere la situación.

    Previo

     

    Permanente

     

    Posterior(Retroalimentación)

     

                         Respuestas

    Previo

    Xc

    Permanente

    --

    Posterior(Retroalimentación)

    -

    Cuando verificamos el nivel de inventario existente estamos garantizando que exista la materia prima necesaria para evitar que se pueda paralizar la producción, y por otra parte evitamos el exceso de inventarios y las afectaciones económicas que ello implica.

    EJERCICIO No 56.

    Marca con X tu respuesta, al identificar el Control que se utiliza  considerando la situación planteada  a continuación:

    §  El contenido de cada frasco de perfume llenado en el departamento de producción de una perfumería debe estar en el nivel señalado, ni por debajo ni por encima; la etiqueta en la posición prevista y el cierre completamente ajustado.

    Control Previo

     

    Control Permanente

     

    Control Posterior(Retroalimentación)

     

                         Respuestas.

    Control Previo

    __

    Control Permanente

    cX

    Control Posterior(Retroalimentación)

    -

    Es un control permanente; se aplica durante todo el proceso y permite detectar la producción defectuosa y evitar que esta  llegue al cliente.

    EJERCICIO 57.

    Selecciona el tipo de Control que se ponen de manifiesto  identificando la respuesta correcta., para la situación siguiente:  "Estamos verificando los niveles de inventarios de materias primas y su correspondencia con las especificaciones planteadas".

    Cantidad

     

    Calidad

     

    Tiempo

     

    Costo

     

    Desempeño

     

                         Respuestas

    Cantidad

    X

    Calidad

    OK

    Tiempo

    X

    Costo

    OK

    Desempeño

    X

    Correcto. La verificación de los niveles de inventarios es un control de costo, por cuanto se garantiza que solamente existan los necesarios.

    EJERCICIO 59

    Selecciona tu respuesta correcta, según el tipo de control aplicado y la situación planteada que se describe a continuación:

    " El contenido de cada frasco de perfume debe estar en el nivel señalado, ni por debajo ni por encima; la etiqueta en la posición prevista y el cierre completamente ajustado".

    Cantidad

     

    Calidad

     

    Tiempo

     

    Costo

     

    Desempeño

     

                         Respuestas.

    Cantidad

    X

    Calidad

    Selección





    Tiempo

    X

    Costo

    X

    Desempeño

    X

    Estamos de acuerdo contigo. El control de las exigencias que se detallan para  cada frasco de perfume, ciertamente obedece a un Control de calidad

    EJERCICIO 60.

    Selecciona la respuesta correcta, según corresponda al tipo de Control, sobre la base del criterio del área o persona a cargo del mismo.

    Se dispone de $800.00 para realizar un trabajo en una semana, en una empresa A, y con las exigencias que plantea el cliente. ¿Qué tipo de Control debemos aplicar para que funcione todo bien?

    Cantidad

     

    Calidad

     

    Tiempo

     

    Costo

     

    Desempeño

     

                       

                         Respuestas

    Cantidad

    X

    Calidad

    OK

    Tiempo

    OK

    Costo

    X

    Desempeño

    OK

    Estamos de acuerdo contigo en la respuesta. Esta situación evidencia la aplicación de controles de este tipo, pues al responder a las exigencias del cliente se cumple con la calidad, garantizándose  que el trabajo que ejecutan las personas implicadas, se desarrolle en un tiempo de una semana.

    EJERCICIO: 61

    Analiza el minicaso que se plantea:

    Arturo Reyes comunica a Carlos Morales que se ha visto obligado a parar la línea de producción de los perfumes "DIAMONT" para hombres, por la incidencia de la producción defectuosa que supera los niveles de tolerancia establecido.

    Carlos: - Arturo, explícame que sucede. Tiene que ser algo grave para decidir parar.

    Arturo:- De cada 20 unidades producidas tres salen defectuosas; en unos casos no completan el llenado y en otros sobrepasan el nivel establecido. Estamos tratando de averiguar que pasa; pero no podemos seguir produciendo con esos niveles de rechazo.

    Carlos:- Bien Arturo, ven a verme para valorar la situación y ver que hacemos.

    Qué harías para averiguar que está sucediendo? Indica tu acción con un clic.

    Celebrar una reunión con todos los implicados

     

    Realizar una inspección personalmente a la línea

     

    Pedir a control de calidad una respuesta al respecto.

     

    Solicitar a mantenimiento una evaluación del problema.

     

    Respuestas:

    Celebrar una reunión con todos los implicados

     X

    Realizar una inspección personalmente a la línea

     X

    Pedir a control de calidad una respuesta al respecto.

    Correcto

    Solicitar a mantenimiento una evaluación del problema.

    X

    Celebrar una reunión con todos los implicados: Las reuniones debemos realizarlas como un último recurso. Ellas implican sacar a gerentes y otro personal de sus labores y muchas veces en ellas no se obtienen todas las respuestas. Lo correcto es pedir a control de calidad una respuesta al respecto.

    Realizar una inspección personalmente a la línea: Esto pudiera ayudar, pero no en todos los casos pueden detectarse los problemas con una inspección visual, depende del tipo de producción de que se trate. Lo correcto es pedir a control de calidad una respuesta al respecto.

    Solicitar a mantenimiento una evaluación del problema: No podemos solicitar la evaluación de un problema que aún no hemos detectado. Lo correcto es pedir a control de calidad una respuesta al respecto.

    EJERCICIO No 62

    Selecciona cuál de las alternativas planteadas corresponde a una de las etapas del control e identifica su nombre

    Las auditorias internas efectuadas como proyectos independientes de los miembros del departamento financiero.

     

    Debe producirse la mayor cantidad posible de unidades diariamente

     

    Las cifras diarias sin rechazo no pueden ser inferiores a 3800 unidades

     

    Los planes de trabajo son cumplidos generalmente por cada uno de las unidades de la organización

     

    Medición del desempeño de los trabajadores que participan en la producción de software para el sector de la salud.

     

    RESPUESTAS

    Las auditorias internas efectuadas como proyectos independientes de los miembros del departamento financiero.

     

    Debe producirse la mayor cantidad posible de unidades diariamente

     

    Las cifras diarias sin rechazo no pueden ser inferiores a 3800 unidades

    OKc

    Los planes de trabajo son cumplidos generalmente por cada uno de las unidades de la organización

     

    Medición del desempeño de los trabajadores que participan en la producción de software para el sector de la salud.

    OKc

    EJERCICIO No 63.

    Analice las afirmaciones planteadas relacionadas con las etapas del Control y seleccione Verdadero (V) o Falso  (F) según corresponda:

     

    Los administradores pueden corregir desviaciones reelaborando los planes o modificando sus metas.

     

    La determinación de los planes de desempeño constituye una de las etapas del proceso de control.

     

     

    La medición del desempeño se ve reflejada en  las diversas posiciones de una estructura organizacional

     

    Cuando se determina la comparación entre el cumplimiento de rendimiento y su comparación con los estándares fijados, es tamos en presencia de la tercera etapa de control.

     

    Un Proceso de Control eficaz identifica las áreas claves funcionales de la organización.

     

    Los estados financieros son usados como sistemas de control que representan toda la información pertinente de la organización.

    RESPUESTAS.

    V

    Los administradores pueden corregir desviaciones reelaborando los planes o modificando sus metas.

    F

    La determinación de los planes de desempeño constituye una de las etapas del proceso de control.

     

    V

    La medición del desempeño se ve reflejada en  las diversas posiciones de una estructura organizacional

    V

    Cuando se determina la comparación entre el cumplimiento de rendimiento y su comparación con los estándares fijados, es tamos en presencia de la tercera etapa de control.

    V

    Un Proceso de Control eficaz identifica las áreas claves funcionales de la organización.

    F

    Los estados financieros son usados como sistemas de control que representan toda la información pertinente de la organización.

    Tema V:

    Cambio. Cambio Organizacional

    En los últimos tiempos ha ido ganando espacio en las tribunas a escala mundial el debate acerca del proceso de globalización, lo que se debe, en gran medida, a la preocupación universal acerca de la cada vez mayor interdependencia de los países. Es en este contexto que adquieren preferencia las relaciones y las estructuras económicas, las políticas culturales y educativas mundiales sobre las diferentes naciones. Aparecen nuevos desafíos empíricos, metodológicos y de todo tipo; se afirman tensiones permanentes entre fenómenos simultáneos: local vs. global; parte vs. todo; micro vs. macro; individualismo vs. holismo. Estos nuevos fenómenos han reforzado la necesidad de poner al hombre en el centro del trabajo de dirección, por un lado el aumento la complejidad del entorno que se describe y por el otro lo dinámico de sus cambios.

    Los criterios y opiniones con relación a las tendencias actuales de la dirección son tantos como autores abordan dicho problema y ello no es casual, se trata de uno de los aspectos más complejos de la Ciencia Administración, la cual además no se manifiesta de forma idéntica en todas partes, ni en todas las esferas y ramas de la vida económica y social. No obstante lo anterior, existe un punto de partida metodológico que identifica a la mayoría de los científicos: los cambios que se están produciendo en el entorno determinan dichas tendencias.

    En este Tema estudiarás lo que es el cambio Organizacional, así como el Proceso de Cambio Planeado que debe ejecutarse para concebir un proceso de Cambio bien estructurado y vencer las posibles fuentes de resistencias que se presentan, las cuales serán motivo de estudio en el tema. Posteriormente, se  ha ubicado como una de las primeras tendencias de Cambio en los enfoques de dirección, el Proceso de Perfeccionamiento Empresarial, como el Cambio a que aspira ejecutar una entidad empresarial cubana, cuando presenta las mejores prácticas en su desempeño organizacional, dadas las condiciones particulares de  Cuba.

    5.1.- Cambio.

    En el entorno en que vivimos, estamos sometidos a constantes cambios, que por su alcance y envergadura, transforman los procesos sociales, económicos y tecnológicos y se catalizan de tal manera, que  casi se hace imposible poderlos predecir. El estudio de esta unidad te ayudará a comprender los diferentes tipos de cambios que se producen en el contexto empresarial, como necesidad para enfrentar el entorno competitivo que  rodea alas organizaciones de hoy.

    Cambio: Es cualquier situación donde se dejan determinadas estructuras, procedimientos, comportamientos, etc, para adquirir otras que permitan la adaptación al contexto en el cual se estructura el sistema y así lograr una estabilidad que facilite la eficacia y efectividad en la ejecución de acciones. 

    Considerando la interdependencia que existe entre los elementos del sistema y entre éstos y los factores del entorno," un cambio en cualquier sector o área, no es un fenómeno aislado, lo que implica, que cuando se modifica algo en parte de un sistema, esta modificación afecta de manera múltiple otras áreas  u otros factores que forman parte del sistema en su conjunto.

     

    Fig.5.2.1.  Perspectivas de posibles cambios

    5.1.1.-Cambio Organizacional.

    La organización exitosa de los actuales tiempos están precisadas, a contar con una gerencia, cuya  capacidad debe estar alineada con  la imaginación de las personas, como responsables de crear los diferentes procesos capaces de añadir el valor de mercado en dichas Organizaciones.

    Las Organizaciones son las formas en que se agrupan los hombres para alcanzar determinados objetivos; de hecho son  escenarios de la conducta humana en todas sus variantes y escalas positivas y negativas. La efectividad de las Organizaciones  repercute en toda la sociedad.

    En muchas Organizaciones actuales  se aprecian los problemas siguientes:

    • Indefinición en el diseño organizacional   
    • Inadecuación del modelo estructural
    • La incompetencia de los directivos
    • Deficiente comunicación dentro de las organizaciones.
    • Resquebrajamiento de la integridad.

    Una condición básica para cambiar estas situaciones es el comportamiento decidido del directivo principal para efectuar un cambio.

    5.1.1.1.- Resistencia al Cambio.

    La resistencia al cambio puede ser fuente de conflictos funcionales, tal es el caso, por citar un ejemplo, la resistencia a un plan de reorganización o un cambio de una línea de productos, pueden estimular una sana discusión en torno a los méritos de una idea y dar como resultado una mejor decisión. Sin embargo, en su aspecto negativo, entorpece el progreso y la adaptación cuando la resistencia es fuerte y sobre todo si se maneja erróneamente.

                                                                 

    Las fuerzas favorables al Cambio, están dadas por aquellas personas que aceptan o enriquecen la nueva propuesta  con más ideas, personas a las que el cambio le resulta favorable y por tanto lo apoyan.

    Para entender lo anterior  tomaremos en consideración  el trabajo de Kurt  Lewin, conforme a la teoría del campo de fuerzas, la que plantea que todo comportamiento es el resultado del equilibrio entre las fuerzas de impulso y las fuerzas de restricción.

    Como ejemplos de manifestaciones de resistencia al cambio pueden citarse.

    *Cuestionamiento

    *  Burlas

    *  Críticas

    *  Demorarlo

    *  Posponerlo

    *  Reforzar el pasado

    *  Sobrestimar los riesgos

    *  Minimizar la necesidad

    *  Subvalorar los resultados.

    La resistencia al Cambio es un fenómeno psico - social y por tanto hay variables psicológicas que influyen en la conducta de los individuos frente al cambio. Entre las variables que influyen se encuentran:

    La Percepción, los hábitos, el miedo a lo desconocido, apego a lo conocido, tendencias a conservar la estabilidad, etc.

    El modelo de Lewin define como las principales fuentes de resistencia:

    A)    La Cultura Organizacional

    B)    Los intereses individuales.

    C)    Percepciones de metas organizacionales y estrategias.

    5.2.- Proceso de Cambio.-

    Muchas Organizaciones se aventuran a implementar lo que se conoce como Cambio Planeado, el cual consiste en un modelo del proceso de cambio y aquellos aspectos que pueden cambiarse en el seno de la Organización para lograr un mayor desempeño en la sociedad.

    Es por tanto, el Cambio Planeado, un diseño premeditado, un plan de acción, nuevas metas o sencillamente un cambio en la filosofía del hacer, con un nuevo estilo y clima en la Organización.

    El Proceso de Cambio está relacionado con el enfoque y la cultura de la Organización En una Organización con enfoque  reactivo, que reacciona con el entorno, se produce también un cambio reactivo, ya sea de tipo incremental o de tipo radical o dramático. En una Organización cuyo enfoque es proactivo, el Proceso de cambio será  generalmente planificado, organizado, trazándose acciones necesarias en el presente para lograr efectos deseados en el futuro

    Entre las ventajas de un Cambio Planificado pueden señalarse las siguientes:

    *  Los efectos del cambio perduran más.

    *  El cambio aplicado está acorde con las necesidades de la Organización

    *  Se aplican las herramientas adecuadas.

    *  Se establecen metas deseadas.

    *  Es fácil predecir los efectos del cambio.

    *  Se maneja adecuadamente la resistencia al cambio.

    *  se alcanza la situación deseada a través  de acciones prácticas y seguras.

    El Proceso de Cambio transita por tres etapas:

     

    Fig 5.2.1. Proceso de Cambio Planeado.

    Las etapas serían:

    1.- Descongelamiento.

    2. နCambio o Movimiento.

    3.- Congelamiento.

    Según Stoner (1995), el cambio planeado es definido como un proyecto implementado de forma deliberativa, visando una innovación estructural, una nueva política, un nuevo objetivo, una nueva filosofía, un nuevo clima y un nuevo estilo de operar. Envuelve "toda" la organización o una parte significativa de la misma, siendo una respuesta adaptativa al medio en que esta insertada.

    Para este autor hay tres tipos de cambios planeados:

    1.      Cambio de personas.

    2.      Cambio tecnológico

    3.      Cambio cultural

    A continuación se presenta un cuadro con diferentes métodos para lidiar con la resistencia, comentada anteriormente, originalmente en Harvard Bussiness Review y es encontrado en dos autores que hablan sobre el cambio organizacional: (HAMPTON, 1990:320) y (STONER, 1995:304)

    Cuadro 5.2.1. Métodos empleados para tratar la resistencia al Cambio Organizacional.

    METODO

    ENVUELVE

    COMUNMENTE USADO CUANDO...

    VENTAJAS

    DESVENTAJAS

    1. Educación

    Comunicación

    Explicar la necesidad y la lógica de cambios a los individuos, grupos y hasta las organizaciones 

    Hay falta de información o ha información y análisis herrados

    Una vez persuadidas, las personas frecuentemente ayudaran a implementar el cambio.

    Puede demorar mucho tiempo, si hay muchas personas envueltas

    2. Participación

    Envolvimiento

     Pedir que los miembros de la organización ayuden a planificar el cambio

    Los que inician el cambio no tienen las informaciones que necesitan para planearla, y otros tienen considerable poder de resistir.

    Las personas que participan van a comprometerse con la implementacióm del cambio, y cualquier información relevante que tengan sera integrada al plan de cambio

    Puede tardar mucho tiempo si los  participantes planean un cambio inadecuado

    3. Facilitar

    Apoyo

    Ofrecer programas de reciclaje, descansos, apoyo emocional y comprensión para las personas afectadas por el cambio

    Las personas están resistiendo debido a problemas de ajuste.

    Ningún otro abordaje funciona tan bien con los problemas de ajuste

    Puede demorar mucho tiempo, ser dispensiosa y aun fracasar

    4.Negociación

    acuerdo

    Negociar con los potencialmente refractarios, hasta pedir cartas de concordancia

    Alguna persona o grupo con considerable poder de resistir perderá claramente con el cambio

    Algunas veces es un medio relativamente fácil de evitar grandes resistencias

    Puede costar muy caro, caso alerte a otros a negociar para concordar

    5.Manipulación

    cooperación

    Dar a personas claves un papel deseable en el planeamiento o en la implementacion del proceso de cambio

    Otras tácticas no van a funcionar o son muy dispensiosas.

    Puede ser una solución relativamente rápida y barata para los problemas de resistencia

    Puede llevar a problemas futuros si las personas se sintieren manipuladas.

    6.Coerción

    explicita e implícita

    Amenazar con la perdida del trabajo transferencia, con no- compromiso, etc.

    La velocidad es esencial y el iniciador del cambio tiene poder considerable

    Es rápido y puede superar cualquier  tipo de resistencia

    Puede ser riesgoso si se deja  a las personas con rabia del inciador

    5.3.-.- Creatividad.

    La creatividad es la capacidad humana de modificar la visión que tiene de su entorno a partir de la conexión con su yo esencial.  

    Se define también como el Proceso o facultad que permite hallar relaciones o soluciones novedosas, a partir de informaciones ya conocidas.

    Esto le permite al hombre generar nuevas formas de relacionarse con ese entorno, crear nuevos objetos, generar nuevas propuestas de vida. Esta capacidad, si bien está fuertemente determinada por los genes y la historia personal, también puede ser estimulada y desarrollada.  

    Los nuevos conocimientos que la investigación biológica proporciona en cuanto al funcionamiento del cerebro, y del sistema nervioso en general, dicen que la arquitectura del mismo, o sea el conexionado de las neuronas, se modifica con la actividad que tenga. El estímulo creativo enriquece el cerebro.  

    La creatividad puede adquirirse. Es frecuente que las ideas creativas sean fruto de grandes esfuerzos, motivo por el cual existen varias técnicas para cultivarlas, especialmente en el proceso de toma de decisiones. Algunas de ellas se centran en las interacciones grupales, mientras que otras atañen a acciones individuales. En representación de las técnicas existentes nos referiremos a dos de las más comunes; la lluvia de ideas y la sinéctica.

    Lluvia de ideas: Una de las técnicas más conocidas para facilitar la creatividad fue elaborada por Alex F. Osborn, a quien se ha llamado "padre de la lluvia de ideas". El propósito de este método es favorecer la resolución de problemas mediante el hallazgo de nuevas e insólitas soluciones. Lo que se busca en una sesión de lluvia de ideas es justamente una multiplicación de ideas. Las reglas son las siguientes:

    1      No criticar ninguna idea

    2      Mientras más extremosas sean las ideas, mejor

    3      Alentar la cantidad de ideas producidas

    4      Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas

    La lluvia de ideas, la cual pone el acento en el pensamiento grupal, mereció amplia aceptación tras su aparición. Sin embargo, el entusiasmo inicial disminuyó cuando ciertas investigaciones demostraron que los individuos pueden desarrollar mejores ideas trabajando solos que en grupo. No obstante, nuevas investigaciones demostraron por su parte que el método grupal es eficaz en ciertas situaciones. Este puede ser el caso cuando la información debe distribuirse entre varias personas o cuando, aun siendo deficiente, es preferible una decisión grupal a una excelente decisión personal, a la que, por ejemplo, podrían oponerse los individuos encargados de instrumentarla. Asimismo, la aceptación de nuevas ideas suele ser mayor cuando una decisión es tomada por el grupo a cargo de su instrumentación.

    Sinéctica: Originalmente conocido como "técnica de Gordon" (dado que su creador fue William J. Gordon), este sistema se modificó después y se le llamó sinéctica. De acuerdo con él, se seleccionan cuidadosamente los miembros del equipo sinéctico según su aptitud para la resolución de un problema, el cual puede involucrar a toda la organización.

    El líder del grupo desempeña un importante papel en la aplicación de este método. De hecho, sólo él conoce la naturaleza específica del problema. Su función consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusión sin revelar el problema de que se trata. El principal motivo de ello es impedir que el grupo llegue a una solución prematura. Este sistema supone una compleja serie de interacciones para el surgimiento de una solución, frecuentemente la invención de un nuevo producto.

    5.3.1.- Proceso de creatividad e Innovación.

    La Creatividad y la innovación son dos procesos que muchas personas tienden a confundirlos, pero realmente entre ellos existen determinadas diferencias:

     

    Tabla 5.3.1.1. Proceso de Creatividad e Innovación.

    Creatividad

    Innovación

     

    Proceso de elaboración de algo nuevo.

     

    La idea creativa se convierte en algo concreto que puede ser un nuevo:

    -Producto

    -Servicio

    -Proceso

    -Negocio

    Materia prima para la innovación

     

    Sin ella es imposible que la empresa tenga éxito.

     

    Personas

    Gestión Integral de los RR HH.

    CUALIDADES DE LA PERSONA CREATIVA

    Se debe aclarar que no existe ningún estereotipo del individuo creador, si bien todos presentan ciertas similitudes. Algunas de esas similitudes se indican a continuación:

    1. Manifiestan una gran curiosidad intelectual.

    2. Disciernen y observan de manera diferenciada.

    3. Tienen en sus mentes amplia información que pueden combinar, elegir y extrapolar para resolver problemas.

    4. Demuestran empatía hacia la gente y hacia las ideas divergentes.

    5. La mayoría puede ser introvertidos.

    6. No están pendientes de lo que los otros piensan sobre ellos y se hallan bastante liberados de restricciones e inhibiciones convencionales.

    7. No son conformistas en sus ideas, pero tampoco anticonformistas. Son más bien, auténticamente independientes.

    8. Poseen capacidad de análisis y síntesis.

    9. Poseen capacidad de redefinición, es decir para reacomodar ideas, conceptos, gente y cosas, para trasponer las funciones de los objetos y utilizarlas de maneras nuevas.

    CONDICIONES PARA ESTIMULAR LA CREATIVIDAD INDIVIDUAL Y GRUPAL.

    1. Preparación - reflexión previa sobre la experiencia en torno al problema.

    2. Disposición de ánimo -la actitud mental y psíquica adecuada.

    3. Apertura -liberación de prejuicios o concepciones prefabricadas.

    4. Receptividad -cierto estado de conciencia, de perceptividad.

    5. Entusiasmo -el goce de la creación.

    6. Estimulación -excitación mental y emocional.

    7. Concentración -crear y aprender constituyen las dos tareas más duras de la existencia humana.

    8. Expresión -desarrollo de la habilidad y arte para una óptima expresión de los pensamientos.

    Proceso de Creatividad e Innovación.

    El proceso creativo no suele ser simple ni lineal. Por lo general se compone, en cambio, de cuatro fases sobrepuestas e ínter actuantes entre sí:

    1) exploración inconsciente

    2) intuición

    3) discernimiento

    4) formulación lógica.

    1      1era Fase Exploración inconsciente: Es difícil de explicar en razón de que ocurre fuera de los límites de la conciencia. Usualmente implica la abstracción de un problema, cuya determinación mental es probable que sea muy vaga. Sin embargo, los administradores que trabajan bajo intensas presiones de tiempo suelen tomar decisiones prematuras antes que ocuparse detenidamente de problemas ambiguos y escasamente definidos.

    2      2da Fase  Intuición: Sirve de enlace entre el inconsciente y la conciencia. Esta etapa puede implicar una combinación de factores aparentemente contradictorios a primera vista. En los años veinte, por ejemplo, Donaldson Brown y Alfred Sloan, de General Motors, concibieron la idea de una estructura divisional descentralizada con control centralizado, conceptos que parecerían oponerse entre sí. No obstante, esta idea cobra sentido si se toman en cuenta los principios subyacentes de:

     1) responsabilizar de las operaciones al gerente general de cada división y

     2) mantener en las oficinas generales de la compañía el control centralizado de ciertas funciones.

    Fue necesaria la intuición de dos grandes líderes empresariales para constatar la posibilidad de interacción entre estos dos principios en el proceso administrativo.

    La intuición precisa de tiempo para funcionar. Supone para los individuos la detección de nuevas combinaciones y la integración de conceptos e ideas diversos. Para ello es necesario profundizar en el análisis de un problema. El pensamiento intuitivo puede inducirse mediante técnicas como la lluvia de ideas y la sinéctica, que se expondrán más adelante.

    1      3era fase El discernimiento: Es resultado sobre todo del trabajo intenso. Para desarrollar un producto útil, un nuevo servicio o un nuevo proceso, por ejemplo, son necesarias muchas ideas. Lo interesante del asunto es que el discernimiento puede resultar de la concentración de ideas en cuestiones distintas al problema de que se trate. Además, la aparición de nuevos discernimientos puede ser momentánea, de manera que los administradores efectivos acostumbran tener siempre a la mano lápiz y papel para tomar nota de sus ideas creativas.

    2      4ta Fase Formulación o verificación lógica: El discernimiento debe someterse a la prueba de la lógica o de la experimentación. Esto se logra mediante la persistente reflexión en una idea o pidiendo críticas a los demás. La idea de la descentralización de Brown y Sloan, por ejemplo, tuvo que probarse en la realidad organizacional.

    5.4.- Tendencias en el Perfeccionamiento de los Procesos de Administración en Cuba y en el extranjero.

    En los últimos años de la década de los  90, la economía cubana comenzó  a salir de la crisis originada por el doble bloqueo, poniéndose en práctica un conjunto de transformaciones en la política económica interna que permitieron detener el proceso de contracción e iniciar el proceso de recuperación., estos cambios trajeron la necesidad de cambios en la gestión empresarial . Entre los cambios fundamentales que se originaron a nivel de la economía en su conjunto. En cuanto, a las transformaciones del sistema de decisiones en las empresas,  se comenzó  a introducir en los años 98 y 99  la Dirección por Objetivos, ya en año 99 se comenzó con la Planificación Estratégica (PLE),y  el Perfeccionamiento Empresarial. Otros países, por su parte han instrumentado otras tendencias de cambios como es el caso de la Reingeniería de procesos, el Benchmarking y otras que serán analizadas en el presente material.

    No hay ninguna barrera, a no ser  nuestras barreras mentales, que impidan continuar con el Proceso de Perfeccionamiento Empresarial a los efectos de  ir integrando el sistema de Gestión  de la Empresa con una visión  coherente, que incluya la Planificación Estratégica y la Dirección o administración por Objetivos, y al mismo tiempo trazar las pautas para establecer un proceso de cambio y mejoramiento continuo 

    -5.4.1.- Perfeccionamiento Empresarial en Cuba. Características.

    La empresa estatal cubana está inmersa en un gran esfuerzo para transformarse y mejorar sustancialmente los resultados a través de la modificación de comportamientos y capacidades en el marco del Perfeccionamiento Empresarial (PE), que  traza como objetivo central.

    Incrementar al máximo su eficiencia y competitividad sobre la base de otorgarle las facultades y establecer las políticas, principios y procedimientos, que propendan al desarrollo de la iniciativa, la creatividad y la responsabilidad de todos los jefes y trabajadores. Para ello las empresas transitan en el Proceso de Perfeccionamiento Empresarial por  siete pasos :

    1      Preparar a todos los trabajadores

    2      Diagnóstico empresarial inicial

    3      Análisis del Diagnóstico por el Grupo Gubernamental y autorización para comenzar los estudios

    4      Desarrollo del estudio y proyección del perfeccionamiento. Expediente del perfeccionamiento

    5      Aprobación por el Grupo Gubernamental del Expediente de perfeccionamiento y autorización del comienzo de la implantación

    6      Implantación del perfeccionamiento empresarial

    7      Supervisión y ajuste del sistema diseñado

    La implantación del expediente  del Proceso de Perfeccionamiento (PE) debe ser ya el Sistema de Gestión de la Empresa, es decir su proceso básico .Sin embargo, en  algunas empresas  la mayor dificultad estriba en  la no interiorizacion de lo antes expuesto

    En el PE  es un camino y no una meta. Las BASES son el punto de partida o cimiento para comenzar a recorrer el camino, estas bases expresan el QUE, pero el COMO , lo tiene que llevar a cabo cada empresa .Entre los problemas que se presentan algunas empresas, se  ha podido constatar que muchas empresas presentan los siguientes problemas.

    §  Existen muchas dificultades para introducir la Dirección Estratégica (implementación y control).

    §  No se ha logrado una mente estratégica en la alta dirección de algunas empresas, pues predomina una mentalidad operativa.

    Se considera que en el momento actual se requiere un manejo de las transformaciones organizacionales acorde a los requerimientos del cambio planeado, con énfasis en la comunicación, el trabajo de equipo y la capacitación  según las exigencias del proceso de Perfeccionamiento Empresarial.

    Se controla sistemáticamente la marcha de la empresa, cuyo mecanismo debe estar dirigido en mayor medida a evaluar integralmente los resultados, una vez que se establezcan metas integrada en un sistema único en el futuro inmediato.

    Actividades del programa de cambio, las cuales coinciden con las etapas que se describen anteriormente, dentro del Proceso de Perfeccionamiento Empresarial (PPE)

    1      PREPARAR A TODOS LOS TRABAJADORES. El sujeto del PPE son los trabajadores informados, convencidos y dispuestos, por lo que desde el inicio del proceso se trabajará por convencer a todos los trabajadores de la importancia y necesidad estratégica del PE para la organización, de su significación política, social y económica.

    2      CONSTITUIR COMISION DE PERFECCIONAMIENTO EMPRESARIAL (CPE).  Constituir una comisión que se ponga al frente del cambio, que ejerza el liderazgo  para facilitar un marco de intercambio entre la alta dirección y la base, para facilitar las relaciones entre los equipos de mejora, para distinguir en qué sentido debe evolucionar la empresa, las barreras que hay que derribar para que las nuevas capacidades se desarrollen y se mantengan, para que ayude a enfocar los esfuerzos en las cuestiones críticas de la organización, para precisar los resultados que se quieren alcanzar.

    3      FIJAR EL RUMBO ESTRATEGICO. La alta dirección debe fijar y difundir las directrices y objetivos globales hacia la base para alcanzar una visión compartida y comenzar a identificar las actuaciones necesarias para que dicha visión se convierta en realidad. Esta etapa otorga rumbo  e inteligencia a la gestión del  proceso de PE. Comprende  tareas como:

    ·         Hacer un diagnóstico estratégico preliminar de la empresa

    ·         Identificar procesos claves y ventajas competitivas

    ·         Definir el rumbo estratégico y la configuración de la cultura con sus valores.

    ·         Estudiar experiencias de otras empresas

    En la Tabla siguiente se muestran algunas orientaciones para hacer efectiva la acción de  la alta dirección hacia la base, en un proceso de cambio.

     

    Tabla 5.4.1.1.  Fijación de directrices desde la alta dirección hacia la base.

    (tomado de  S. Dichter : "El liderazgo en los procesos de cambio", Ed. Harvard Deusto Business Rview, junio, 1993)

     

    Malos

    Preocupantes

    Buenos

    Excelentes

    Objetivo

    Vago/genérico-por ejemplo "ganar el premio Baldridge", "ser lideres del sector en satisfacción del cliente".

    Mezcla de objetivos relacionados con los resultados y con los cambios en la cultura; además, son poco claros o no tienen en cuenta las interrelaciones.

    Objetivos en cuanto a resultados  cuantificados y ligados a la visión; claro entendimiento de la relación entre objetivos y cambios de comportamiento.

    Pocos objetivos cuantificados, en los que se han conseguido claros avances, siempre ligados a la visión.

    Visión

    Ninguna o gran desacuerdo entre los miembros de la alta dirección.

    Teórica, rara  vez se utiliza para la puesta en práctica de medidas o la fijación de prioridades.

    Acuerdo entre los miembros  de la alta dirección; se utiliza para la toma de algunas decisiones.

    Amplio acuerdo entre los distintos niveles directivos; se utiliza siempre, tanto para la toma de decisiones como para la fijación de prioridades .

    Temas en los que se centran los líderes.

    Dispersión, la alta dirección pasa de un tema a otro con escasa integración y continuidad.

    Subgrupo de la alta dirección que trabaja sobre una serie de temas con coherencia; existen notables excepciones.

    La alta dirección se esfuerza de modo uniforme por la consecución de objetivos coherentes.

    La alta dirección dedica bastante tiempo a reforzar los temas en los que ha decidido centrarse y fija claramente las expectativas en cuanto a que los demás tienen que hacer lo mismo.

    Diseño de procesos.

    Iniciativas múltiples, poco integradas y a veces incluso en conflicto.

    Utilizan procesos estándares, no adaptados por ejemplo: el programa Crosby.

    Empiezan a desarrollarse procesos propios.

    Procesos propios que se refuerzan unos a otros, consiguen claros avances y están claramente ligados a los objetivos y la visión.

    Comunica-ción.

    Videos, boletines; pocos temas, descentrados.

    Pocos temas, pero las actuaciones de la alta dirección se perciben  como contradictorias.

    Temas claros reforzados por la actuación de la alta dirección.

    Sistema de comunicaciones que incluye "feedback" y la cuantificación de resultados.

    Formación.

    Programas de formación inadecuados, sobre aspectos técnicos y de gestión "tradicional" por ejemplo: evaluación de resultados, gestión del tiempo).

    La formación empieza a adaptarse para que apoye el desarrollo de las nuevas capacidades, pero sin fijar prioridades, sin la secuencia adecuada y sin relación con los objetivos de negocio.

    Programas de formación relativamente adaptados para el desarrollo de nuevas capacidades; los esfuerzos de mejora de resultados pasan a centrarse en torno a la puntualidad de las entregas.

    Programas de formación totalmente adaptados para que sirvan de apoyo a las nuevas capacidades; gran parte de la formación es desarrollada e impartida por los propios trabajadores.

    Medida de los resultados.

    Resultados registrados por el sistema de contabilidad financiero.

    Sistemas de información  para la gestión relativamente adaptados a las necesidades; pero no se miden los resultados a nivel de transacciones; no se comparan con los de las  mejores empresas.

    Medidas adaptadas  a las necesidades de cada una de las funciones; en las funciones claves; se miden los resultados a nivel de transacción; hasta cierto punto, se comparan los resultados con los de las empresas mejores.

    Se implantan una serie de medidas de resultados a nivel de transacciones que se difunden "en cascada" a toda la organización (es decir, a cada persona se le dan las cifras que necesita); los resultados se comparan sistemáticamente con los de las empresas mejores.

    Si los líderes no traducen el convencimiento de la necesidad del proceso de cambio en ideas coherentes que sirvan como base de la discusión y el aprendizaje, resultará difícil gestionar el cambio y la probabilidad de lograr un gran salto en el desempeño es baja. Los procesos de cambio de mayor éxito tratan de ser más claros y específicos en las directrices.

    Igualmente el proceso debe tener presente en todo momento los valores existentes y los que se desean desarrollar en la organización, y cómo influyen en los resultados, y el comportamiento de los líderes debe reflejar los valores que preconizan.

    4      TRADUCIR OBJETIVOS EN RESULTADOS MEDIBLES. Esta es la principal responsabilidad  de la CPE junto con la alta dirección: la de transformar la visión de cambio en un conjunto de objetivos enfocados  a obtener resultados específicos, con el fin de trabajar todos unidos en objetivos comunes, coordinando las distintas iniciativas en un programa global coherente. En esta etapa se debe definir también la magnitud del salto que se pretende dar y analizar  su factibilidad, mediante un diagnóstico de la capacidad de cambio de la empresa. La incorporación masiva de los trabajadores y las áreas en el proceso de perfeccionamiento empresarial requiere de objetivos claros, medibles y tangibles expresados en términos de los resultados que se quieren alcanzar y evitar que las energías se pierdan en iniciativas inconexas.

    Tabla 5.4.1.2 Trabajando con los Objetivos

    Sustituir  objetivos amplios y vagos del tipo:

     

    Por objetivos claros del tipo:

    "mejorar la calidad del servicio al cliente "

    "elevar la puntualidad de las entregas hasta 95%"

     

     

    "reducir el ciclo de desarrollo de productos de 12 a 3 meses"

    "en 2003 incrementaremos en  10% la cuota de mercado a base de reducir los tiempos de entrega  de 40 a 20 días"

    Es cierto también que estos objetivos expresados en términos de resultados  se van concretando en la medida que los equipos van avanzando y se conocen mejor las necesidades de los clientes, el mercado, los competidores, las potencialidades de la empresa, las barreras.

    5      FORMACIÓN ORIENTADA AL APRENDIZAJE. El PE en las empresas no puede venir "hecho", hay que asumir el cambio como un proceso de formación constante orientada al  aprendizaje. El proyecto de cambio no puede planificarse del todo con antelación, los líderes y trabajadores, sujetos del cambio,  tienen que aprender y a medida que van adquiriendo experiencia se van clarificando los objetivos y las acciones de mejora.

    6     CONSTITUIR EQUIPOS DE MEJORA: Contar con un equipo que lideree e integre las iniciativas y se ponga a la cabeza del proceso de cambio. Igualmente contar  con equipos de mejora que trabajen en todas las áreas de la empresa, de abajo hacia arriba, en las actividades funcionales y en los procesos claves, trabajando desde la base para mejorar  los resultados de toda la organización y  siguiendo las  pautas resumidas en la Tabla 2. Esto requiere de un contexto organizacional que refuerce las habilidades del trabajo en equipo: compromiso de la alta dirección, trabajadores facultados, lo que equivale a la delegación del proceso de toma de decisiones y liderazgo, y para lo cual se alinean en este sentido el sistema de reconocimiento, el sistema de capacitación y el acceso a la información. Los equipos de mejora trabajan en torno  a la solución de un problema, ponen de relieve las causas,   proponen el proyecto  de solución correspondiente, y lo llevan hasta su implementación.

    7      DIAGNOSTICO DE ACTIVIDADES FUNCIONALES Y DE PROCESOS CLAVES, Y PROYECCIÓN DE SOLUCIONES. La gestión del cambio exige apoyarse en una práctica de diagnóstico y mejoramiento permanentes, aumentar  continuamente el estándar de desempeño y verlo como un estado transitorio de la organización más que una meta final debido a la inestabilidad del entorno, tratando de identificar las posibilidades de mejora.  Por medio del  diagnóstico  se logra comprender las causas del comportamiento de los procesos y se traduce en acciones para la mejora constante del desempeño empresarial. El diagnóstico de la empresa puede realizarse con diferentes alcances: detección de problemas, búsqueda de soluciones y diagnóstico estratégico. Igualmente el diagnóstico puede emplear diferentes enfoques: el jerárquico, el funcional y el de proceso, cada uno de ellos tiene sus ventajas y desventajas tratando de identificar las posibilidades de mejora, cada uno juega su rol (ver artículo " Enfoques de Diagnóstico para mejorar el desempeño de la empresa "), de ahí la necesidad de combinar el trabajo de los equipos de mejora funcionales con el trabajo de los equipos de mejora de procesos claves. En la Tabla 3 se resumen algunas orientaciones para hacer efectiva la acción de los equipos de mejora en el rediseño de procesos claves.

    Si no se presta atención a los procesos horizontales claves (donde se encuentran la mayor cantidad de ventajas competitivas de la organización y donde se garantiza una orientación al cliente), los esfuerzos realizados en las diferentes áreas funcionales no serán suficientes para alcanzar cambios y ventajas sostenibles de alto impacto para el desempeño de la empresa. El resultado de esta etapa debe ser el diagnóstico de los problemas de la empresa, clasificados en internos y externos, en estratégicos y no estratégicos, limitantes y no limitantes. Los equipos de mejora detectan problemas, ponen de relieve las causas y  elaboran los proyectos  de solución correspondientes, que deben contener además un estimado del impacto económico-social en los resultados globales de la empresa, el presupuesto de gastos de recursos, tiempo y dinero que implicaría la implementación de la solución, así como el cronograma de actividades.

    Tabla 5.4.1.3. Mejora de los resultados empezando por la base.

     (tomado de  S. Dichter : "El liderazgo en los procesos de cambio", Ed. Harvard Deusto Business Review, junio, 1993)

     

    Malos

    Preocupantes

    Buenos

    Excelentes

    Areas objetivo (en dónde centrarse).

    Basadas en actividades o presupuestos junto con amplias exhortaciones a la mejora de la calidad o el servicio.

    Algunas unidades tienen nuevos objetivos relacionados con los globales de la empresa.

    Objetivos globales de la empresa claramente especificados de forma concreta para que cada unidad entienda qué significan y pueda actuar en consecuencia.

    Las unidades identifican nuevas áreas objetivo de forma coherente con los objetivos globales de la empresa.

    Fijación de objetivos (cifras a conseguir).

    Cambios porcentuales en relación al año anterior.

    Objetivos ambiciosos, pero con una lógica económica poco coherente.

    Objetivos basados en hechos comprobados y en el entendimiento de la lógica económica.

    Objetivos ambiciosos en los que se consiguen claros avances, teniendo siempre en cuenta los mejores resultados, tanto internos como externos.

    Comparación con resultados de las mejores empresas.

    Pocas comparaciones con el exterior.

    Vagos intentos  de evaluar la situación de la empresa en comparación con las líderes, pero escaso entendimiento de los factores  de los que depende la diferenciación.

    Utilización de comparaciones con los mejores resultados, tanto internos  como externos, para la fijación de objetivos junto con un claro entendimiento de la envergadura  y causas de las deficiencias.

    Responsabilidad de los jefes operativos, además forma parte del proceso  de gestión en marcha.

    Metodología para la resolución de problemas.

    No se utiliza una metodología estructurada ("ya se les ocurrirá cómo hacerlo")

    Se utilizan algunas metodologías genéticas.

    Utilización de metodología estructurada y adaptada a las propias necesidades en las unidades de mayor prioridad.

    Se dispone de una amplia gama de herramientas que se aplican de manera flexible, en función de las necesidades.

     

    Participación.

    Voluntaria, sin encontrarse en algo concreto.

    La dirección selecciona las unidades, pero la decisión no siempre se basa en los resultados que se espera obtener ni en el grado de participación

    Plan muy claro, cuyo objetivo es que participen varias unidades, seleccionadas en función del impacto previsible y del grado de preparación organizativa para el cambio.

    La participación está siempre orientada hacia la consecución de resultados y forma parte del sistema de gestión.

    Responsabili-dad de la implantación.

    Inexistente (difusa).

    Grupo de personas de staff.

    Grupos de trabajo.

    Empleados del área operativa.

    Rediseño del trabajo (puestos, funciones de los mismos, incentivos, sistemas  de información).

    Escasa o nula atención.

    Se rediseñan determinadas cosas pero de forma inconexa y sin que haya una clara relación con los esfuerzos de  mejora.

    Rediseño integrado de las unidades-niveles clave, claramente ligado a los esfuerzos de mejora de los resultados.

    Rediseño integrado de numerosas unidades clave, suele ser realizado por los propios interesados.

    Tabla 5.4.1.4.-. Rediseño de procesos claves.

    (tomado de  S. Dichter : "El liderazgo en los procesos de cambio", Ed. Harvard Deusto Business Rview, junio, 1993)

     

    Malos

    Preocupantes

    Buenos

    Excelentes

    Identificación de los procesos.

    La mayoría de las actividades se desarrollan dentro de las delimitaciones organizativas existentes.

    Identificación de oportunidades interfuncionales basada en el buen juicio de algunos.

    Se identifican los procesos sobre la  base de una evaluación estratégica y competitiva.

    En los casos en los que resulta apropiado, los procesos incluyen actividades clave de los clientes o los proveedores.

    Objetivos en cuanto a resulta-dos.

    Objetivos no cuantificados.

    Conjunto de objetivos excesivamente amplios, que podrían entrar en conflicto unos con otros, sin que además estén claramente relacionados con uno o dos de los objetivos estratégicos.

    Se cuantifican uno o dos objetivos estratégicos para cada proceso y para parámetros tales como: tiempo de procesamiento, calidad del output, niveles de servicio, tasa de éxito de nuevos productos o costes totales.

    Los objetivos suponen la consecución de un logro importante , sobre la base del valor para el cliente.

    Rediseño de procesos.

    Rediseño secuencial o totalmente independiente de los flujos de trabajo, la organización y los sistemas de información ("automatización de una línea cuyo planteamiento es incorrecto").

    Se analizan todas las actividades y flujos de información con el mismo grado de detalle; la mayoría de los procesos se rediseñan teniendo en cuenta las delimitaciones existentes entre unos y otros departamentos.

    Rediseño a nivel macro, haciendo "borrón y cuenta nueva", basado en hechos comprobados y que no está constreñido por las delimitaciones funcionales.

    Rediseño del tipo "borrón y cuenta nueva", que cuestiona las asunciones fundamentales en las que se basa la forma de trabajar.

    Gestión del cambio.

    Programa a largo plazo (3-5 años) antes de que se materialicen las ventajas.

    Se centra en las necesidades de modificación de la tecnología de la información.

    Pruebas con programas pilotos y prototipos en condiciones de bajo riesgo.

    Programa claramente definido para el desarrollo de capacidades (por ej: selección / contratación de personal, formación, gestión del desarrollo profesional de los empleados).

    Valores compartidos.

    El líder pertenece al personal de staff y tiene escasa influencia o credibilidad entre los directivos operativos.

    Se es escasamente consciente del esfuerzo a largo plazo necesario para desarrollar capacidades y reforzar los nuevos valores.

    Los cambios a corto plazo  y de gran valor "logros rápidos se utilizan para motivar a la gente y ayudar a sentar las bases de los futuros cambios a largo plazo.

    Comunicación agresiva de los nuevos valores por parte de la alta dirección, para reforzarlos.

    Segui-miento y medición de resulta-dos.

    No se tienen en cuenta de un modo específico.

    Los logros importantes y los puntos de referencia son intangibles.

    Los logros importantes son tangibles: los puntos de referencia y los indicadores de las mejoras conseguidas en los resultados son medibles y observables.

    Los indicadores de resultados se incorporan a los procedimientos y sistemas de evaluación.

    8- PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN DE LAS SOLUCIONES. En este paso es necesario integrar lo que hasta ahora han sido proyectos de mejora individuales: se estimará el impacto de cada uno en el desempeño global de la empresa para jerarquizarlos, para centrarse en unos cuantos. La complejidad del proyecto de cambio de una empresa puede resultar colosal y el enfoque de " arreglar todo a la vez " puede disgregar las energías y recursos de la organización sin alcanzar resultados importantes. Se elaborará un programa general con los proyectos seleccionados, sus precedencias,  los plazos de ejecución,  sus responsables,  recursos necesarios, y el flujo de caja que respaldará este programa general.

    9      IMPLANTACION. Es la etapa más difícil, se requiere de mucho compromiso del colectivo, participación, entusiasmo y de un liderazgo consecuente para llevar a efecto los cambios.

    10   SUPERVISIÓN Y AJUSTE. Se controla el avance de cada uno de los proyectos de mejora individuales y la ejecución del programa  de implantación de las soluciones en general, evaluando si el  impacto de las mejoras se acerca al cumplimiento de los objetivos inicialmente planteados en la etapa 4, dentro del presupuesto de gasto y los plazos establecidos. No basta con medir atrasos, hay que actuar para recuperarlos y toca a la programación decir qué hay que hacer y con qué. La necesidad de la reprogramación surge a partir de la necesidad de cambiar aspectos fundamentales del esquema original concebido debido a desviaciones significativas de los objetivos establecidos inicialmente.

    En el mundo moderno existen toda una gran variedad de diferentes cambios que se emplean en el mundo empresarial, tal es el caso de la dirección por procesos.

    Dirección por Procesos.

    La Dirección por Procesos y su implantación es un proyecto complejo que requiere conocer en profundidad qué cambios va a producir en su organización.

    La transformación debe realizarse gradualmente, pero con una metodología práctica que evite la pérdida de tiempo.

    Esa implantación debe obtener resultados pronto y, de manera pedagógica para la organización, y así demostrar que el funcionamiento del día a día está mejorando.

    No hay mejor camino para el convencimiento que la evidencia de los buenos resultados y, que estos se aporten tomando conciencia real de que esa mejora beneficia tanto a la organización como a las personas que participan en ella.

    Sólo un conocimiento real sobre los procesos que se están produciendo y su control va a permitir a su organización adaptarse rápidamente a nuevos cambios y que éstos se transformen en beneficios.

    La Gestión por Procesos, entendida como una forma de dirigir actualmente, no es más que la administración de los procesos fundamentales de la empresa. Pero resulta indudable que, para llegar a una gestión efectiva de procesos se debe tener primero un acercamiento, con un enfoque a los Procesos, a través del énfasis en ellos para su identificación y caracterización, entonces el enfoque constituye el medio y la gestión el fin a alcanzar. Esta Gestión, solo provoca un cambio de la forma en que se llevan a cabo las actividades en la empresa, mediante la verificación de que los procesos, que siempre han estado presente, sean eficientes  y racionales, y alineando  las metas u objetivos funcionales con las metas de dichos procesos.

    A continuación se muestra una diapositiva que representa los más generales enfoques de dirección, dados en los inicios del SXX, hasta el más generalizado en el actual SXXI, el cual se aplica desde los finales de las últimas décadas del SXX, lo que no exonera la conjugación y aplicación de otros enfoques de dirección, que como es lógico, implican cambios en la organización en cuestión.

     

     

    Fig. 5.4.1.1 Nuevas Tendencias de los Procesos Administrativos.

     

    La Fig. 5.4.1.1. muestra la representación de la Dirección por Instrucción (DpI), con el Ordeno y Mando, seguido de la Dirección por Objetivo (DPO) o Administración por Objetivos (APO), hasta nuestros días donde predomina el enfoque de Dirección por Valores (DpV) y el de Dirección por Competencias (DpC).

    Otro enfoque no representado en la Diapo anterior, pero muy de moda, lo constituye la Reingeniería: es un proceso de cambio organizacional radicalmente nuevo que están empleando muchas organizaciones para renovar su compromiso con el servicio al consumidor. Enfocándose en hacer mejoras en todas las dimensiones de las organizaciones de servicio - dimensión humana, proceso de trabajo, y la tecnología.

    El Benchmarking es la estrategia que nos permite identificar las mejores prácticas de negocios entre todas las industrias reconocidas como líderes, que al adaptarlas e implementarlas en nuestra empresa, nos permiten no sólo alcanzar a la competencia directa, sino que nos dan una ventaja competitiva mayor a la de estas.

    Debido a los diferentes enfoques o metodologías que se han aplicado en los estudios de Benchmarking, la empresa interesada en realizar uno estudio de este tipo, tendrá que seleccionar el proceso que mejor se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades, identificando aquel procedimiento que mejor se adapte a la compañía o aquel al que la compañía se pueda adaptar mejor.

    La Dirección Estratégica como proceso de cambio organizacional de alto impacto económico y social, que se puede gestionar integralmente.  

    La Dirección Estratégica Integrada (DEI), concebida como una tendencia de cambio en la organización, es una forma de actuar o trabajar que se basa en el  desarrollo del liderazgo de relaciones interpersonales organizativas internas y  externas con otras organizaciones, sobre la base del desarrollo de la informática y las finanzas las cuales  en esencia son dos tipos de relaciones que facilitan la toma de decisiones Está  filosofía de actuar y pensar , se vincula estrechamente con valores  de contenido operacional. Esta tendencia se encuentra en fase de investigación y aplicación habiéndose aplicado ya en varias empresas cubanas.

    La Dirección por Valores es  una nueva forma  de dirigir a las personas en una empresa, se debe esencialmente al cambio cualitativo que se ha generado en la necesidad de la calidad y la orientación al cliente en relación con una necesidad incrementada de mayor autonomía y responsabilidad profesional. Los valores en la empresa, un fenómeno que se aborda desde los estudios de dirección como disciplina particular, están siendo posicionados en un lugar relevante y son condiciones fundamentales en esta modificación

    La Gestión por Competencias es un modelo integral de Gestión de los Recursos Humanos que contribuye a la gestión de RR.HH, con un nuevo enfoque, detectando, adquiriendo, potenciando y desarrollando las competencias que dan valor añadido a la empresa y que le diferencia en su sector., lo que se traduce en que puede dar respuestas inmediatas y concretas a asuntos de verdadera relevancia, tales como: La alineación del aporte humano a las necesidades estratégicas de los negocios, la administración eficiente de los activos intelectuales centrados en los miembros de la organización (sus trabajadores), la sustitución urgente de las descripciones de cargo como eje de la gestión de los recursos humanos, la evaluación del desempeño, la compensación justa con base en el aporte de valor agregado..

    En Cuba, tal y como se ha planteado al inicio del presente material,  se aplica el enfoque de dirección de la Dirección o Administración por Objetivos (ApO o DpO) centrado en Valores compartidos.

    5.5.- RESUMEN DEL TEMA V.

    Los sabios dicen que nada permanece, excepto el cambio. Esto es especialmente cierto en el mundo natural: las estaciones cambian, los continentes se desplazan y las galaxias se forman, colisionan y mueren. En las organizaciones sucede de la misma forma.

    El modelo de cambio Kurt Lewin, que describe tres fases de un cambio organizacional (1. descongelamiento, 2. cambio o movimiento, 3. recongelamiento)  permite ver lo secuencial del cambio organizacional.

    La creatividad es definida como la generación de nuevas ideas, mientras que la innovación como la interpretación de estas ideas para crear nuevas organizaciones, productos, servicios, procesos y métodos de producción.

    Una de las premisas para el desarrollo de la sociedad cubana lo constituye el incremento de la eficiencia y eficacia de la economía, lo cual exige el Perfeccionamiento del Sistema de Gestión Empresarial. A tales efectos, en el país se han ido instrumentando una serie de pasos de forma escalonadas para el perfeccionamiento de la gestión empresarial, tales como la DPO, la Planificación Estratégica, el Proceso de Perfeccionamiento Empresarial  y por último, la Integración Estratégica (filosofía de integración de las relaciones ínter personales  y organizativas) bajo la rectoría de los valores de la sociedad cubana. Estos elementos no pueden incorporarse al modelo de gestión de las empresas cubanas  por partes aisladas, sino como un sistema armónico, coherente, alineado e integrado, así hay que concebirlos con enfoque en sistema. Al mismo tiempo, la introducción de estos, en esencia más que una serie de procedimientos, constituyen cambios organizativos caracterizados por las particularidades de las empresas en sus niveles de desarrollo y posición en el mercado.

    Entre las tendencias de cambio organizacional actuales se encuentran enfoques de administración como: La Dirección por Competencias, la Reingeniería de procesos, el Benchmarking, etc.

    5.6.- SECCIÓN DE EJERCICIOS DEL TEMA V:

    EJERCICIO-64 (Caso)

    Analice las diferentes concepciones del término CAMBIO

    "Las especies necesitan adaptarse y cambiar, según varía el entorno donde viven, si quieren sobrevivir. Aquellas especies que cambian, sobreviven y prosperan; las que permanecen en el mismo estado, se extinguen...".   

    Charles Darwin

     

    "...desde mediados de los años 70, las empresas operan en un entorno constreñido, altamente competitivo, en una fuerte turbulencia económica y social, donde el cambio ha dejado de ser un accidente del trayecto, para convertirse en la forma natural en que deben operar, para subsistir y desarrollarse...".   

    Alvin Toffler- El Cambio del Poder (1990)

     

    "El ritmo acelerado del cambio hoy en día crea un mundo de negocios en el cual los hábitos gerenciales usuales están cada vez más inadecuados. La experiencia fue una guía apropiada, cuando los cambios se podían realizar mediante pequeños incrementos. Sin embargo, las filosofías gerenciales con base en la experiencia y la intuición, son extremadamente inadecuados, cuando se trata de decisiones estratégicas, produciendo consecuencias trascendentales e irreversibles...".         

    F. David (1994). Gerencia Estratégica

     

    "Tome conciencia de que donde está no es donde desea y podría estar; seleccione y justifique dónde desea estar y, entonces, elija los medios que le llevarán adonde debe ir... eso es el cambio...".  "Cuando se cuestionan las metas y objetivos de una organización, incluso cuando se pide su justificación en términos de resultados, muchos se sienten amenazados. La resistencia al cambio puede indicar la necesidad del cambio de metas y objetivos...".         

    R. Kaufman

     

    "...debido a que la velocidad del cambio se ha acelerado, el dominio de los procesos de cambio se está convirtiendo, cada vez más, en una parte importante de la tarea de cualquier directivo...". 

    Rosabeth Moss Kanter- The Change Masters (1990)

     

    "...el cambio es siempre caótico e impredecible, pero eso no significa que no puede ser gerenciado... Es más importante comprender por qué se producirá un cambio, que saber cuándo y dónde ocurrirá...". 

    Joan Goldsmith-   Change and Leadership (1994).

     

    "Todos los cambios, inclusive los más anhelados, tienen sus melancolías, porque lo que dejamos detrás es parte de nosotros mismos, debemos morir a una vida antes que podamos entrar en otra...".     

    Anatole France. Escritora francesa

     

    "Muchos esfuerzos de cambio fracasan porque las personas afectadas sienten solo el dolor. Tratar de hablarle de sus sentimientos no lo conduciría a ninguna parte. Encuentre una forma de actuar...". 

    William Briges. Dirigiendo las Transiciones. Aprendiendo bien el Cambio.(1994)

     

    "El principal obstáculo con que se encuentra el desarrollo organizacional es la incapacidad de los directivos para modificar sus actitudes y su comportamiento, con la rapidez que necesitan las organizaciones...".             

    Peter Drucker. La Práctica del Management.

    "Los directivos que inician los cambios suelen partir, habitualmente, de dos hipótesis falsas: la primera, es que creen disponer de todos los datos pertinentes y necesarios para realizar un análisis organizativo válido; y la segunda, es suponer que las personas afectadas por el cambio disponen de esos mismos datos...".





    Kotter y  La Elección de Estrategias para el Cambio.

    "...las intervenciones de entrenamiento, y las actividades de capacitación y desarrollo son factores decisivos para salir adelante con el cambio y manejarlo. Sin un componente de capacitación y desarrollo, bien planificado y profesionalmente logrado, cualquier estrategia para manejar el cambio resultará deficiente...".

    Jim Stewart- Gerencia para el Cambio (1992).

    "Las organizaciones que tendrán éxito en los años 90 y más allá, serán flexibles, capaces de responder con rapidez y estarán dirigidas por administradores que puedan llevar a cabo efectivamente cambios masivos y revolucionarios... la necesidad de la innovación y el cambio exige a muchas organizaciones que se reinventen a sí mismas. Los propios administradores necesitan cambiar sus estilos. Se están transformando a sí mismos de jefes a líderes de equipos. En lugar de decirle a la gente lo que debe hacer, un creciente número de administradores, encuentran que se están volviendo más efectivos cuando se enfocan a la motivación, capacitación y dirección de equipos...".                

    Robbins- Comportamiento Organizacional (1999).

     

    "La primera tarea del ejecutivo es convertir el cambio del entorno, en la sociedad, en la economía y en la tecnología, en oportunidades económicas y empresariales... La primer interrogante que se plantearán los ejecutivos del mañana es: ¿cuáles son los cambios que ya se vislumbran en el entorno de las empresas?...".

                             Peter Drucker (1996) - Ejecutivos. Empresarios.Dirigentes.

    "Cambia lo superficial, cambia, cambia, en lo profundo; cambia el modo de pensar, cambia todo en este mundo; ... cambia el clima con los años, cambia el pasto y su rebaño; cambia el rumbo el caminante, aunque esto le cause daño; cambia el sol en su carrera, cuando la noche persiste; cambia el cabello el anciano... Cambia, todo cambia.... Así, como todo cambia, que yo cambie no es extraño..... Pero, no cambia mi amor, por mas lejos que me encuentre, ni el recuerdo, ni el dolor, de mi pueblo y de mi gente...".

    Canción que interpreta Mercedes Sosa

    "No hemos intentado cometer la estupidez de adaptar Cuba al caótico mundo actual y su filosofía; lo que hicimos fue adaptar sus realidades a las nuestras, mientras luchamos junto a otros muchos países del llamado Tercer Mundo por nuestro derecho al  desarrollo y la supervivencia...     

    Fidel - Entrevista con Federico Mayor- Granma 22-junio-2000

    Te corresponde

    ü  Definir su propia concepción acerca del cambio

    ü  Diga puntos en común y oposiciones que se mencionan

    ü  Palabras o frases más frecuentes empleadas

     

    EJERCICIO 65.- (Caso) .

    A continuación aparecen de forma dispersa los objetivos, etapas y condiciones del proceso de CAMBIO. Corresponde ubicarlos de la manera correcta a forma de gráfico

    CAMBIO

    Deshielo (ruptura) de las pautas de actuación establecidas

    Aprobación por los responsables.

    Elevación de la autoestima, seguridad en las personas.

    Estimulación de nuevos comportamientos

    RECONGELACION

    Transición hacia nuevas pautas.           

    Hace ostensible la necesidad del Cambio.       

    Insatisfacción con el estado actual.

    Percepción de la necesidad del Cambio.

    DESCONGELAMIENTO

    Establecer nuevas pautas.       

    Designación, actuación.          

    Agente de cambio (Directivo o Consultor).

    Interiorización de las nuevas pautas (Creatividad, adaptación y experimentación).

     

    RESPUESTA

     

     

    Deshielo (ruptura) de las pautas de actuación establecidas

    DESCONGELAMIENTO

    Hace ostensible la necesidad del Cambio.       

    Insatisfacción con el estado actual.

    Percepción de la necesidad del Cambio.

     

    Transición hacia nuevas pautas.           

    CAMBIO

    Designación, actuación.          

    Agente de cambio (Directivo o Consultor).

    Interiorización de las nuevas pautas (Creatividad, adaptación y experimentación).

     

    Establecer nuevas pautas.       

    RECONGELACION

    Aprobación por los responsables.

    Elevación de la autoestima, seguridad en las personas.

    Estimulación de nuevos comportamientos

    EJERCICIO- 66. (CASO).

    A continuación aparece una imagen a forma de tabla de modelos para la definición del proceso de CAMBIO de diferentes autores. Escoja la que UD considere de más fácil comprensión y ponga un ejemplo que lo ilustre

    EJERCICIO- 67.

    CASO CASA DE LA CULTURA "HECTOR GUILLERMO VILLALOBOS"

    La Casa de la Cultura " Héctor Guillermo Villalobos", recibe un documento de parte de la Dirección de Cultura, donde se informa del cambio de parámetros de la evaluación de las actividades formativas, tales cambios fueron:

    ·   Presentación de al menos 4 espectáculos durante el año.

    ·   Formación de Grupos pertenecientes a la Casa

    ·   Rendición de Cuentas al Departamento de Descentralización.

    ·   Consolidación de la sede.

    Como consecuencia inmediata de esa correspondencia, se produce un conflicto organizacional, fundamentado por los siguientes juicios:

    ·   La Casa de la Cultura "HGV", viene trabajando bajo una premisa de Cultura Formativa en contra posición de la Cultura del Espectáculo, es por ellos que se enfatiza en los procesos de investigación; en los diferentes cursos, por ejemplo, la música, se diseña para que lo cursen un número considerable de participantes, ni se cobra, ni se presentan exámenes de admisión, no se incluye el que los participantes sean unos virtuosos, sólo que tengan un sólida formación y que prive el criterio de que el joven esta apartado del ocio.

    ·   Las actividades que se desarrollan tienen como norte el entregar cuentas para el desarrollo de dos grandes actos uno en julio y el otro en Diciembre, es decir el curso de pintura expone sus trabajos en esos dos actos.

    ·   El entregarle cuentas sobre el aporte a la dirección de Descentralización, implica el conservar un conjunto considerable de recaudos que ya estaban sobrentendido por la Dirección de Cultura.

    ·   Uno de los nortes que se habían planteado la Directiva de la Casa de la Cultura era: "... el de ser una institución sin puertas, ni ventanas,.....sino que más bien una institución itinerante..." el contar con una sede, solo ayudaría para ser como una referencia de ubicación, es por ello que muchos de los talleres se desarrollaban fuera de la sede.

    Una vez, enterado de los cambios de las directrices, y encontrado la resistencia, la Directiva decreta la realización de una jornada de Reflexión de hacia donde se quiere ir, en ellas participaron la mayoría de los socios, la directiva completa, instructores y amigos de la Casa, en esta Jornadas se visualizaron todas las aristas de esas nuevas directrices y se llegaron a los siguientes acuerdos:

    ·   Una sede no debe ser solo un sitio de dirección, antes por el contrario debe ser un espacio lo suficientemente sólido para se convierta en referencia obligada al momento de emprender la búsqueda de la acción cultural, por ello se emprendió a dar asesorías gratuitas de Historia Regional, Investigación Acción, entre otros.

    ·   Se debe incluir dentro del calendario de festividades un conjunto de fechas que si bien no están muy vinculada a la acción cultural, si están presente en la idiosincrasia (Día de la Madre, Día del Padre, y otros) también celebrar con actos los días de la Poesía, Artista Plástico, Nacimiento del Poeta. En fin se puede planificar la Celebración de más de los cuatro actos solicitados

    ·   Se proceda a contratar un asesor musical que dinamice en este ámbito, con la finalidad de formar un ensamble de cuerdas llamado Jagüey e incentivar al Coro de Voces a tener más presentaciones.

    ·   Uno de los socios se comprometió a colaborar en la parte administrativa para diseñar las formas que hagan falta para el control y archivo de los recaudos para la rendición de cuenta.

    ·   Todos por no decir la mayoría de los talleres se diseñaron para ser dictados en la sede.

    ·   Las actividades se deben planificar para ir dando subproductos cuantificables, para que se pueden adaptar a los nuevos lineamientos de la Dirección de Cultura.

    Después de efectuada la lectura,  debes:

    1.     Definir las etapas del proceso de cambio

    2.     Delimitar las acciones para cada una de las etapas

    3.     Sugerir ideas para enriquecer este proceso

    EJERCICIO-68  (Caso).

    LECTURAS COMPLEMENTARIAS

    Analice el sitio Web que se presenta, responda las preguntas que allí se formulan en la sección final, además, seleccione las ideas más relevantes y haga un resumen que como máximo sea una cuartilla donde relate sus puntos de vistas acerca de lo observado.

    QUIEN SE HA LLEVADO MI QUESO. html

    Tema VI.

    Sistemas de Información Administrativa. SIM

    Los Sistemas de Información de la Administración constituyen la combinación de los recursos humanos y materiales que intervienen directamente o indirectamente en el proceso de elaboración de la información de la empresa, para contribuir de manera más eficaz  en la gestión de ésta. Por ejemplo, la contabilidad de la empresa está en el sistema de información: Un grupo de computadoras en distintas oficinas  de una misma empresa, que están interconectadas  entre sí (Intranet), forman parte del sistema de información. Archivos clasificados en estanterías forman parte del sistema de información, etc.

    6.1.-La Información.

    Puede afirmarse sin riesgo de especularse, que en el mundo electrónico en el que vivimos nos encontramos rodeados de fuentes de información: televisión, radio, revistas, periódicos, gacetas y más recientemente Internet. Todas las noches vemos el noticiero, por las mañanas leemos el periódico, generalmente, y con frecuencia hojeamos una revista, revisamos Internet o vemos algún programa informativo o de entretenimiento  por la televisión.
    Y este gran cúmulo de información que se absorbe día tras día pasa muchas veces desapercibido ante nosotros; se está tan acostumbrado a éste tipo de información que no nos percatamos de la gran importancia que tiene la misma para nuestra vida personal.
    Cada uno de nosotros utiliza esta información de maneras muy diversas, desde la persona que toma una sombrilla antes de irse a trabajar, porque vio el estado del tiempo, hasta un directivo empresarial interesado en la ejecución de un negocio rentable en el extranjero, para lo cual  debe asegurarse antes, de cómo está la tasa de cambio a partir de la información precisa para el cambio de moneda, o la simple expectativa de saber que en la noche estrenan una buena película o que se va a exhibir un musical con el cantante preferido, en un programa de televisión de algunos de los canales de nuestra televisión. El punto importante es que todos buscamos la manera de mantenernos siempre "bien informados", además de buscar la manera de utilizar esa información para nuestro beneficio.
    Si se  viviera en un mundo aislado, sin ningún tipo de información mas que la que se transmite de forma oral, de padres a hijos, de jefe a trabajador. Solo por un momento, debe pensarse al respecto sí en los albores del presente siglo XXI, no existieran los noticieros, los periódicos, las revistas, las gacetas, ni ningún otro tipo de medio de información.. Seguramente usted estará pensando: ¿Primitivo? ¿Imposible? ¿Inimaginable? Pues esto es precisamente lo que puede estar sucediendo en la empresa, si no se cuenta con los suficientes -y adecuados- canales de información, tanto en el interior como hacia el exterior de la misma.

    La información permite eficientar todos los procesos internos de nuestra empresa,  permite también conocer mejor a nuestra competencia así como el mercado por el que se compite. En general podemos conocer mejor el medio tanto interno como externo de nuestro negocio, para así detectar nuestras debilidades y potencialidades, atacarlas, y lograr una ventaja competitiva con respecto a las demás empresas del ramo.
    Durante años, el paradigma reinante sobre la esencia de la información  ha sido el denominado paradigma de la "cesta vacía" (empty. Bucket), según el cual "una persona que necesita información es como una especie de recipiente vació  que puede ser llenado de información"; en este paradigma, una persona se convierte en informada  cuando se le prevee de información (una "cosa"), sin que su participación  en el proceso de informarse cuente mucho (Cole 1994, Morris 1994)

    Frente a este paradigma  tradicional surge ahora una nueva visión que concibe el proceso de informarse como un proceso fundamentalmente humano (la información como "proceso" mas que como "cosa"), "la información como un fenómeno subjetivo, construido en cierta manera por el usuario (de la información), más que un fenómeno objetivo" (Dervin y Nilan 1986). En está nueva visión, la información puede definirse como "el proceso mediante el cual alguien resulta informado"; un proceso en el que la emoción, el estado de animo, la predisposición, la expectativa, o la química entre el informador  (quien informa) y el informado (quien es informado) son decisivas en la respuesta cognitiva de este último. En otras palabras, la información se concibe en este modelo "como todo aquello que en un individuo encuentra informante" (Dervin 1977).

    Este tipo de cambio de visión son fundamentales para entender mejor que es la información y cómo deben diseñarse los sistemas de información. Una primera conclusión, muy obvia, es que en realidad no debería hablarse del sistema de información de una organización, sino del conjunto de sistema de información de sus miembros. Cada persona tiene una característica informacionales  muy distintas (cómo ordena, cómo lee, cómo interpreta, cómo filtra, cómo aplica la información), por lo puede resultar bastante estéril  diseñar un sistema apersonalizado.

    Quizás se está aún lejos de entender qué es la información. A pesar de ellos se intenta hacerlo a través de distintos enfoques. Básicamente, hay dos formas de atacar la cuestión, una manera técnica y otra psicológica.

    La primera se basa principalmente en trabajos  de matemáticos e ingenieros de telecomunicaciones. Así, por ejemplo, se utiliza con frecuencia la concepción de información como un conjunto de señales (bits) que viajan de un emisor aún receptor a través de algún medio, concepción típica de la teoría de la información que Shannon hizo célebre en su "The Mathematical Theory of Comunication" (1948). En este modelo la cantidad total de información  de un mensaje (su contenido en información) es medible (el contenido de información de un mensaje es igual al log2 (1/p), donde p es la probabilidad de que el mensaje sea trasmitido). Más recientemente, expertos en complejidad como Chaitin  han definido la cantidad de información contenida en una cadena de dígitos  como la longitud del menor programa que pueda generar esa cadena (Economist, 19/11/94,p.98)

    La segunda aproximación al concepto de información utiliza instrumentos menos cuantitativos  y más subjetivos, es decir, introduce en el discurso los modelos mentales. Unos de los estudios más interesantes llevados a cabos hasta el momento llevan el título genérico de "Understading Information" y ha sido desarrollado por el Center Management Research en Londres (1994). La línea  principal de argumentación en este modelo se distingue dos mundos muy distintos.

    6.2.- El papel de La Computadora en la Administración.

    Muchos ejecutivos solo asocian las Tecnologías de Información con los programas contables o el e-mail, cuando las Tecnologías de Información abarcan una gran gama de herramientas indispensables hoy en día. Los rápidos avances de las Tecnologías de Información han tenido un gran impacto, no solo sobre la Tecnología en general, sino sobre todos los aspectos operativos de una organización.  Las Tecnologías de Información comprenden todas las tecnologías basadas en computadora y comunicaciones por computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir información a la gente y unidades de negocios tanto internas como externas. Dichas  Tecnologías de Información permiten a la empresa mejorar su manejo e integración de las necesidades de procesamiento de información en todas las áreas funcionales de ésta. Uno de los mayores costos en los que recurre una empresa, es en el tiempo que los administradores y empleados gastan en reuniones y juntas, tomando decisiones y resolviendo problemas. 
    Las Tecnologías de Información reducen ese tiempo y por ende sus costos; esto hace que los administradores y trabajadores mejoren su productividad, al desperdiciar menos el tiempo en la búsqueda de soluciones a sus problemas. Tres tipos de Tecnologías de Información son especialmente útiles: los sistemas de tele-conferencia, los sistemas de transferencia y recuperación de información, así como los sistemas de procesamiento personal de información.
    Los sistemas de Tele-conferencia incrementan la comunicación reduciendo la necesidad de establecer contacto cara a cara, ahorrando así tiempo y dinero. Mas del 76 por ciento del tiempo de los administradores es gastado en juntas y reuniones porque el contacto cara a cara es necesario para resolver asuntos complejos. Sin embargo, una cantidad considerable de tiempo es desperdiciado en traslado y acomodo de los administradores en las juntas mencionadas. La tele-conferencia - el uso de una línea de televisión y sistemas de video- provee un útil medio para atender juntas de una manera "virtual", especialmente en esta era de competencia global.
    Hoy en día, el incremento en el uso del e-mail, el Internet, y el desarrollo de Intranets o redes de comunicaciones entre empresas, está acelerando el flujo de información en las empresas y negocios. Todos estos sistemas de transferencia y recuperación de información están basados en el uso de redes y computadoras personales unidas unas con otras y todas conectadas a una computadora central que permite a los usuarios compartir archivos e información digital de todo tipo.
    El tercer tipo de Tecnología de Información, son los sistemas de procesamiento de información personal, como los que proveen las computadoras personales, portátiles y los comunicadores personales, los cuales también proveen el eficiente uso de los tiempos y esfuerzos de todo los individuos de la empresa. Apple, Hitachi y Sony han desarrollado comunicadores personales, los cuales son un una pequeña computadora de mano que actúa como grabadora, fax, agenda y navegadores de Internet y correo electrónico. Actualmente las computadoras personales se pueden conectar a redes de computadoras para unir al personal y estandarizar las actividades a través de todos los departamentos de la organización. Las computadoras personales dan la organización un gran control de las actividades en los niveles bajos (lo cual siempre resulta muy difícil para lo ejecutivos) y promueven la descentralización de la autoridad hacia empleados de niveles bajos.
    Puede concluirse que un caso de implementación de Tecnologías de Información muy reconocido mundialmente, ]en 1992, McDonal´s autorizó a Compuadd Corporation a vender a todas sus 880 franquicias un nuevo tipo de terminal de punto de venta, la cual cuenta con una touch-screen y teclado con "pieles" (skins) que reemplazan a los teclados con letras preimpresas. éstas terminales nuevas permitieron la introducción de nuevos productos sin necesidad de cambiar el teclado, y podían ser programadas para mostrar solo los productos que estaban disponibles en una hora dada del día junto con sus precios. Este tipo de computadoras personalizadas reducen los errores de operación y hacen mucho más fácil de programar los procesos de venta de los productos de ésta empresa.

    Las computadoras pueden considerarse como un recurso más en el seno de la empresa, la cuestión a resolver es si la disponibilidad de estos recursos pueden proporcionar a la empresa una ventaja competitiva que pueda mantenerse a lo largo del tiempo y no evaluar exclusivamente las posibilidades materiales de esta tecnología sino que también habrá que tener en cuenta los intangibles derivados de su aplicación en el ámbito empresarial.

    Sin embargo no basta con la adquisición de la tecnología más moderna para lograr el éxito. En ocasiones, la paradoja de las computadoras (Volkow, F. y Natalia E. (Agosto -1995): "Uso e las computadoras en la micro, pequeña y mediana empresa: Mito y Realidad" Rev. Soluciones Avanzadas. No.24. la habana, Cuba) consiste en que se invierten considerables sumas de dinero en equipos y sistemas para incrementar la productividad de una organización, sin que esta inversión produzca los beneficios que se esperan.

    6.3.-  La Gestión de la Información como estrategia Competitiva en la empresa.

    Generalmente se piensa que las Tecnologías de Información solo se usan en la etapa de producción, y vienen a la mente los grandes sistemas de manufactura, o los sistemas automatizados de producción continua, sin embargo,  actualmente las Tecnologías de Información de están presentes en todas las actividades de la empresa, es decir, en las etapas de entrada, conversión y salida.
    En la etapa de entrada, las tecnologías de información deben contener todas las habilidades, procedimientos y técnicas que permitan a las organizaciones manejar eficientemente las relaciones existentes con los grupos de interés (Clientes, proveedores, gobierno, sindicatos y público en general) y el entorno en el que se desenvuelven.
    En la función de Recursos Humanos, por ejemplo, existen técnicas especializadas, como entrevistas o test psicológicos que permiten reclutar al personal con el mejor perfil par satisfacer las necesidades de la empresa. En el manejo de Recursos, existen técnicas de entrega con los proveedores de entrada (como los estándares de Intercambio Electrónico de Datos, por ejemplo, ver Fig.1.ED1) que permiten obtener recursos de alta calidad y a un menor costo. El departamento de Finanzas, gracias a las Tecnologías de Información puede verificar  la información electrónica de un banco X, en el país, los modernos portales bancarios en Internet, etc.
    En la etapa de conversión, las Tecnologías de Información en combinación con la maquinaria, técnicas y procedimientos, transforman las entradas en salidas. Una mejor tecnología permite a la organización añadir valor a las entradas para disminuir el consumo así como el desperdicio de recursos.
    En la etapa de salida, las Tecnologías de Información permiten a la empresa ofrecer y distribuir servicios y productos terminados. Para ser efectiva, una organización deberá poseer técnicas para evaluar la calidad de sus productos terminados, así como para el marketing, venta y distribución (como los estándares de Intercambio Electrónico de Datos, por ejemplo, ver Fig.1 ED1) y para el manejo de servicios de postventa a los clientes.
    Las Tecnologías de Información en los procesos de entrada, conversión y salida dan a la organización una importante ventaja competitiva. ¿Porqué Microsoft es la más grande compañía de software? ¿Por qué Toyota es la manufacturera automotriz más eficiente? ¿Porqué McDonald's es la más eficiente compañía de comida rápida? En el caso nacional, puede notarse como ETECSA, cada vez se hace más importante y notoria en la medida que crecen sus servicios a través de las Tecnologías de la Información, como por es el caso de aquellos servicios que actualmente brinda a los usuarios que carecen de teléfonos y en esos casos, ETECSA se encarga de decepcionar los recados de esos clientes, para después trasmitírselos, haciendo posible la existencia de un teléfono virtual que recoge las llamadas de dichos usuarios, además de otros servicios que hoy por hoy la población cubana agradece. Cada una de estas organizaciones sobresale en el desarrollo, administración y uso de Tecnologías de Información para administrar el entorno organizacional y crear valor para toda la organización.

    La aplicación de las TICs ayudan a reducir gastos burocráticos a partir de  ajustar la necesidad de muchas jerarquías, ya que los administradores se basan en las ellas para coordinar y controlar las actividades de la empresa. Un ejemplo de esto es Puntex del Ministerio de la Industria Ligera, la cual, incrementando la sofisticación de sus Tecnologías de Información, ha podido recortar el número de niveles jerárquicos de toda la organización de 9 a solo 5 niveles. 

    Los autores del libro Virtual Corporation, William Davidow y Michel Malone han expresado como las TICs pueden ser usadas para mejorar la respuesta de una empresa o negocio hacia los requerimientos de los clientes, lo cual es una fuente muy importante de competitividad. La esencia de su argumento es que estas tecnologías  permiten a las organizaciones crear "productos virtuales", productos que pueden ser personalizados de acuerdo con las necesidades específicas de algún cliente en particular, sin cargos adicionales. Un ejemplo de esto, es la compañía Levi´s la cual en sus tiendas, por medio de computadoras touch-screen se configuraban cada una de las diferentes características del pantalón que solicitaba el cliente, la solicitud se enviaba electrónicamente a las fábricas en Tenesse y de allí se enviaban por correo al cliente, el cual solo pagaba un costo adicional de $10 dólares por todo este servicio.

    6.4.- La Información y las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs).

    Tomando en cuenta lo planteado anteriormente, sobre los Sistema de Información de la Administración  en los cuales se conjuga la combinación de los recursos humanos y materiales a través de la información; no todos los recursos materiales no todas las personas en la empresa forman parte del Sistema de Información. La combinación de los mismos debe estar ordenada a la realización de tareas para cumplir el fin propio dentro del Sistema de Información. Por ejemplo, cuando a las personas que forman el equipo de venta en la empresa  le facilitamos una computadora  portátil  para su trabajo a la hora de llevar el control de clientes, y además pueden hacer cálculos que faciliten  sus operaciones, etc, todavía no hablaríamos del Sistema de Información de la empresa. Hay que dar un paso más.

    La combinación tanto de las personas como de los materiales ha de estar estructurado  para cumplir una función dentro de la gestión de empresa en el subsistema  de información. Siguiendo con el ejemplo anterior: al equipo al equipo de venta le piden que conecten sus portátiles a través de la red de informática y vuelquen sus operaciones  comerciales, que recogen los departamentos  de compra, y además faciliten sobre los clientes, grado de satisfacción, quejas, etc. Ahora sí estamos hablando del sistema de información de la empresa. Condición sine qua non, debe existir una intencionalidad de generar información útil para la marcha de empresa.

    Un último aspecto es que la información debe perseguir contribuir de forma eficaz a la gestión de la empresa. Es decir, puede suceder que la empresa tenga "información" no útil almacenada o circulando, entonces hablamos de "datos" o "información residual", que es segregada por el sistema de información.

    La definición proporciona los objetivos del sistema de información. En la medida de las posibilidades de la empresa, debe intentar optimizar los mecanismos de la empresa, debe trata de optimizar los mecanismos de información. Primero una empresa debe perseguir simplificar sus procesos de información en orden a la eficacia. Por ejemplo, si la empresa puede sustituir la correspondencia escrita en papel por correo electrónico (siempre y cuando se estudien los costos, la seguridad, etc), deberá implementar el correo electrónico. Segundo no solo transformar los datos en información, sino elaborar la mejor información. Implementar el sistema exige rigor y conocimiento, no puede ser un asunto que quede a la improvisación o al transcurrir de la gestión de la empresa. Y tercero, constituir una herramienta de gestión de importante valor. Ha de exceder la mera técnica para tomar decisiones, transformándose en una forma de dirigir con alto rendimiento. Por ejemplo, no es lo mismo el uso que hace el sistema de información la alta dirección, los mandos intermedios o el núcleo de operaciones. Mientras que la primera se mueve en el ámbito de la estrategia, los segundos son una combinación más técnica  y menos abstracta que la primera y los miembros del tercero son más operativos  y mecanicistas que el resto. Por consiguiente, el sistema de información se adapta a cualquier nivel de la estructura de la organización, además de intervenir, según el caso, en las fases del proceso administración (planificar, organizar, dirigir y controlar).

    6.4.1.- Diseño de Sistemas de Información Administrativa basado en las TICs.

    La abundante información disponible en CD, o en la red, y la facilidad para almacenar datos de manera rápida y económica, junto con la tecnología propia para tratarlo eficazmente, hacen que el sistema de información administrativa  sea una parte de la empresa que genera ventajas competitivas muy importantes. Por ejemplo, un gran almacén de distribución que abastece a minoristas  y, por otro lado, atiende a particulares. El control de venta y existencia lo puede hacer mediante una elemental anotación en la salida de los productos vendidos utilizando un código cuando el comprador efectúa sus pagos en caja al salir del almacén. Pensamos ahora en un almacén de las mismas características pero en lugar de seguir un proceso de control como el anterior implanta un sistema de código de barras. La empresa ha encontrado una ventaja competitiva  frente a la otra que le proporcionara buenos resultados.

    La combinación del sistema de información administrativa y las tecnologías de la informática y las comunicaciones (TICs) le confiere un contenido específico al propio sistema de información. Son los siguientes:

    1. Introducir los datos que serán filtrados para la obtención de información de calidad. La búsqueda y selección deberán cumplir la ley de proporcionalidad de la administración, es decir, que hay equilibrio entre los costos que supone su obtención y objetivo perseguido.
    2. Existencia de un proceso que permita producir sinergia, resultado de la combinación de introducir los datos y el funcionamiento de programas de ordenador capaz de elaborar combinaciones muy complejas, al tiempo que facilita información útil para gestionar. Este cometido tiene la misión de seleccionar las mejores bases de datos, adquirir o configurar programas que satisfagan las necesidades del sistema con las mejores prestaciones posibles.
    3. Disponer la información obtenida de forma conveniente para que ayude a cumplir su función dentro del sistema de información administrativa. Es una de las principales ventajas que están ofreciendo las nuevas tecnologías. Permite acceder a la información de manera rápida y cómoda.

    La capacidad más valorada por la gestión de empresa es la toma de decisiones. En cualquier nivel de la organización continuamente se está decidiendo. La clave es disponer de información. La misión del sistema de información es poner a disposición de los que deciden esa información.

    6.5.- El papel de las TICs en el rediseño de los procesos.

    La reducción del tamaño de la estructura jerárquica es un proceso que se puede lograr, si es de interés,  al proveer a los administradores y ejecutivos información de alta calidad, oportuna y completa, lo cual reduce la necesidad de varios niveles de burocracia y jerarquía administrativa. Los sistemas de información al reducir éstos niveles jerárquicos, actúan como dispositivos de control en las actividades de la empresa o negocio. Cabe señalar que los sistemas de información también reducen la necesidad de los administradores de coordinar e integrar las actividades de las subunidades de la empresa, además de que las Tecnologías de Información actualmente pueden coordinar completamente el flujo de producción de una empresa.
    El incremento del flujo de información horizontal, es otro proceso que se facilita por el crecimiento de los sistemas de Atención al Cliente - Servidor del tipo three-tier (que permiten la conexión de computadoras personales a potentes servidores o mini-computadoras y éstos a su vez conectados a un mainframe) en los últimos años se ha visto una rápida expansión de los sistemas de red global en las empresas. Actualmente las redes de computadoras son usadas como el canal primario de información interna de una organización. Los sistemas de e-mail así como el desarrollo de software de Intranet para compartir documentos electrónicos, como Lotus Notes, han acelerado ésta tendencia tecnológica. 

    El uso estratégico de las TICs para la toma de decisiones y como herramienta de gestión en la empresa se obtiene a través de la gestión compleja de la relación entre las estrategias tecnológicas y las de negocios; estructuras organizativas y procesos; y una efectiva implementación de la tecnología y transición hacia las nuevas estrategias.

    En este sentido las TICs deben diseñarse como una estrategia para crear oportunidades de negocios; como ARQUITECTURA para definir fronteras y procesos que conducen la infraestructura tecnológica e implementación por su estrecha relación con el capital humano que debe estar listo (en estructuras, procesos y responsabilidades en línea con el nuevo sistema), deseoso ( en comprender el por qué es importante para la organización y para cada uno de ellos) y capaz ( en conocimientos y habilidades para usar los sistemas).

    Se consideran que existen diferentes intenciones estratégicas fundamentales para implementar  las TICs en los procesos de  las empresas, ellos pueden estar encaminadas a cumplir las siguientes:

    §  Relacionar la empresa con los directivos

    §  Relacionar la empresa con los clientes

    §  Relacionar la empresa con los proveedores

    §  Relacionar la empresa con el área  de producción

    §  Relacionar la empresa con los trabajadores

    §  Relacionar la empresa con el gobierno.

    Estas intenciones se manifiestan a través de la ampliación de los servicios para los clientes mediante la gestión relacional de clientes (CRM - Customer Relationship Management) que permite proporcionar ventas y servicios, incluyendo marketing personalizado, promoción e incluso fijación del precio; atributos que añaden valor al servicio y marca la diferencia con la competencia. Las TIC se pueden emplear para mejorar los procesos de las relaciones con los proveedores a través de la gestión de la cadena de aprovisionamiento (SCM- Supply Chain Management) que permite integrar la producción con los participantes del negocio en una misma cadena de valor. Al igual que con los clientes y proveedores los sistemas de gestión de las relaciones externas (ERM - External Relations Management) posibilitan el intercambio de información con la prensa, el estado, instituciones públicas e inversionistas de la empresa. 

    Las aplicaciones por excelencia que permiten conectar la empresa con la producción son los sistemas de Planeación de los Recursos Empresariales (ERP - Enterprise Resource Planning) los cuales gestionan la información de manera eficiente para que pueda ser utilizada en la toma de decisiones dentro de la empresa y comunicada a todos los implicados en la cadena de valor.

    Las TICs no solamente han eliminado varios trabajos rutinarios, sino que han reestructurado procesos y funciones que requieren cambios de actitud y comportamiento en los directivos y trabajadores de la empresa que se traducen en el rediseño del flujo de trabajo y la gestión del conocimiento.

    El alcance de las NTIC es distinto en dependencia de la empresa y las áreas que se involucren en el proceso de cambio, pero deben responder a los siguientes objetivos:

    Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa

    Proporcionar  a todos los niveles de la empresa la información necesaria para controlar las actividades de la misma

    Conseguir que se adapte a la evolución de la empresa

    Utilizar la información como un recurso corporativo que debería ser Planificado, Gestionado y Controlado para ser más efectivo a toda la organización

    Definir la evolución del estado de las NTIC actual hacia el óptimo/necesario

    Es por ello que deben seguirse las estrategias siguientes:

    Integrar las NTIC en la Estrategia de la Empresa

    Hacer relaciones de las NTIC con los procesos y flujos de información/datos de la empresa

    Establecer que la organización y las funciones se retroalimenten de ellas pero que no dependan de las mismas para su avance

    Cada nueva/actual NTIC aplicada debe tener un responsable para mantener un seguimiento

    Todo este proceso de desarrollo e implementación de las NTIC deberá estar soportado por una ALINEACION con la organización, es decir que éstas tengan un papel coherente con: (1) estructura del sector en el que opera la empresa; (2) su estrategia empresarial y (3) su estructura organizativa.

    6.6.- Dirección y gestión de los Sistemas de Información Administrativa.

    La revolución de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs) han tenido un profundo efecto en la administración de las organizaciones, mejorando la habilidad de los administradores para coordinar y controlar las actividades de la organización y ayudándolos a tomar decisiones mucho más efectivas. Hoy en día el uso de las Tecnologías de Información se ha convertido en un componente central de toda empresa o negocio que busque un crecimiento sostenido.

    Como se ha visto en el desarrollo de la presente bibliografía, el uso de las TICs ya no lo es solo para procesos de producción o conversión, sino que deberá estar implícito en todos los ámbitos del negocio, incluyendo en el área administrativa, por ser esta la que controla toda la empresa. Como resultado del uso de estas tecnologías podemos decir que la empresa puede reducir el tamaño de su estructura jerárquica e incrementar el flujo de información horizontal, esto es, a través de todos los departamentos de la empresa, además de proveer de una ventaja competitiva a la empresa.

    Conforme los negocios cambian y va naciendo una nueva cultura empresarial el viejo estilo de gestión, informal y personal, va siendo sustituido por un enfoque de gestión estructurado, despersonalizado y soportado en información. Manifestándose como principales tendencias de las NTIC ante este cambio: la digitalización de la información, convergencia de las tecnologías, el empleo de la Multimedia y la explotación de los nuevos servicios de telecomunicaciones.

    La influencia de la TIC en áreas estratégicas de la organización se puede agrupar en tres enfoques fundamentales:

    1. Cambio de la estructura de los sectores: cada vez son más las empresas que se plantean la posibilidad de gestionar una  integración informática con sus clientes y proveedores. De hecho cada vez más se va generalizando en un mayor número de sectores, la integración electrónica, desarrollando estándares de comunicación, tendiendo hacia mercados con un fuerte componente electrónico en los que para el comprador, la búsqueda del producto ideal se puede realizar muy económicamente, y en los que los márgenes de los proveedores tienden a bajar. Además permiten reducir mucho los costes de transacción y facilitan potenciales alianzas estratégicas entre proveedores y clientes.
    2. Reingeniería de procesos: pretende rediseñar los flujos de trabajo para aumentar la productividad y competitividad. Los procesos fueron diseñados originalmente como procedimientos manuales y secuenciales orientados hacia la eficacia (hacer las cosas correctas [Stoner, 1998]) y no hacia la eficiencia (hacer correctamente las cosas [Stoner, 1998])  y cuando los procesos manuales se informatizaban, existía la impresión de que se lograba un cierto grado de mejora, pero únicamente se conseguía aumentar la velocidad de proceso, sin contribuir de manera real a la eficacia global de las organizaciones.
    3. Nuevas formas organizativas: las formas organizativas clásicas - funcional, divisional y matricial - están progresivamente siendo reemplazadas por formas "horizontales" basadas en proceso básicos de la empresa y estructuradas en grupos. Las NTIC serán las que posibiliten que equipos "interfuncionales" prevalezcan sobre las dependencias jerárquicas clásicas de manera coordinada y eficiente. En determinados sectores, principalmente industriales, el cambio en la organización va más allá de la propia empresa y afecta a las relaciones entre ellas, empezando a aparecer "estructuras en redes", formándose alianzas dinámicas para el diseño, fabricación y comercialización de determinados productos.

    6.7.-RESUMEN DEL TEMA VI.

    La planeación efectiva, la toma de decisiones y el control están en manos de del manejo efectivo de la información y de los sistema de administración de la información.

    Un sistema de computación es el que está constituido por hardware, software, procedimientos, datos y gente que interactúa para generar información. Con el paso del tiempo los SIM han evolucionado, desde los sistemas de procesadores de datos a SIM, los cuales revelan reportes útiles para los administradores, los cuales los ayudan a planear y tomar decisiones importantes.

    Las necesidades de información de los administradores dependen de su lugar en la jerarquía de la administración. Así mismo un administrador del nivel base de la organización requiere de información detallada y precisa de fuentes internas, para propiciar un control operativo eficaz. Los administradores de mandos intermedios requieren de información sintetizada procesada de fuentes internas y externas, mientras que un administrador de alto nivel de dirección están preocupados de manera primordial por la planeación estratégica y el control, demandando en ellos la información que esté altamente resumida y enfocada a identificar tendencias generales y desempeños totales.

    Las guías para un MIS efectivo incluyen: hacer que los usuarios formen parte del equipo de diseño, estudiar con atención los costos del sistema, considerar las alternativas para el diseño del software de la organización, anteponer la relevancia y la selectividad a simple cantidad de la misma, realizar pruebas preliminares del sistema antes de instalarlo y capacitar con esmero a los operadores y usuarios del sistema.

    6.8.- SECCIÓN DE EJERCICIOS DEL TEMA VI.

    EJERCICIO 69-CASO

    A continuación se muestran criterios diferentes para denominar las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)

    "… el nuevo conjunto de herramientas, soportes y canales para el tratamiento acceso a la información (...) Todas ellas son nuevas herramientas y nuevos modos de expresión, que suponen nuevas formas de acceso y nuevos modelos de participación cultural (...) estableciendo un nuevo concepto de alfabetización"

    Grupo de Recerca d"Hipermedia: 1995

    (...) la denominación -Tecnologías de Información y Comunicación- viene marcada por tres hechos significativos: lo ambiguo y general del término "nuevas", que giran en torno a la información y a los nuevos descubrimientos que sobre la misma se van produciendo, que pretenden tener un sentido aplicativo y práctico"

    Cabero, J.:1996

    "… comprenden todas las tecnologías basadas en computadora y comunicaciones por computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir información a la gente y unidades de negocios tanto internas como externas; permitiendo mejorarse el manejo e integración de las necesidades de procesamiento de información en todas las áreas"

    Documentos MINAZ:2003

    Te corresponde

    ü  Realizar Tu propia definición de TIC

    ü  Cuáles son los puntos en común y las principales diferencias

    EJERCICIO 70

    De acuerdo con la siguiente imagen dentro de las TIC, hay cuatro elementos básicos

    Haga un análisis crítico de la combinación de la imagen con la frase que se muestra a continuación. Grafíquelo a través de un ejemplo

    "Las TIC deben diseñarse como una ESTRATEGIA para crear oportunidades de negocios; como ARQUITECTURA para definir fronteras y procesos que conducen la infraestructura tecnológica e IMPLEMENTACIÓN por su estrecha relación con el capital humano que debe estar listo (en estructuras, procesos y responsabilidades en línea con el nuevo sistema), deseoso ( en comprender el por qué es importante para la organización y para cada uno de ellos) y capaz ( en conocimientos y habilidades para usar los sistemas)"

    EJERCICIO 71.DE RELACIONAR o ASOCIACIÓN .

    Las TIC influyen directamente en la estrategia de casi todos los sectores haciendo que las empresas redefinan su estrategia actuando en tres sentidos:

    1. Redefinición del modelo de negocio

    2. Nuevas tecnologías como fuente de ventajas competitivas

    3. Alianzas estratégicas. Competidores que ahora son aliados.

    Enlaza cada redefinición de estrategia provocada por las TIC con su contenido

    RESPUESTA

    1. Redefinición del modelo de negocio

    La organización tiene que cambiar la manera de comportarse en su mercado.

    • Negocios basados en la gestión de la información.

    • Negocios basados en la adopción de eslabones de la cadena de valor en torno a los negocios en Internet

    • Negocios basados en la transferencia de conocimiento y/o tecnología.

    2. Nuevas tecnologías como fuente de ventajas competitivas

    La correcta aplicación de las tecnologías para la mejora de los procesos de negocio y la mejor información para la toma de decisiones... son fuentes para conseguir ventajas competitivas.

    • Excelencia en las operaciones con lo que se aumenta la flexibilidad y se reducen los costes

    • Fidelización de clientes creando relaciones duraderas con ellos

    • Integración de los proveedores en la cadena de valor

    • Fidelización de los empleados.

    • Mayor reconocimiento de marca.

    3. Alianzas estratégicas. Competidores que ahora son aliados.

    Basado en el concepto de "outsourcing" (externalización de procesos no clave para el negocio). Este es posiblemente uno de los mayores impactos que va a tener a nivel estratégico, aunque también el que más tiempo tardará en madurar.

    EJERCICIO 72.- CASO

    En las últimas décadas como respuesta a las necesidades que han surgido en el sector empresarial se han creado distintas herramientas TIC para la gestión interna y externa de la organización siendo una vía que posibilita el éxito para aquellas que las empleen. Tomando en cuenta los ejemplos que se muestran a continuación, RESPONDE:

    ü  Características básicas

    ü  Características de mejoramiento

    ü  Resumen del comportamiento por décadas

    ü  Impactos asociados

    Automatización de Oficinas

    (OA)

    1950-1960

     

    Sistema que permite implementar técnicas para incrementar los niveles de productividad y eficiencia en los flujos de trabajo del personal administrativo, a través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información, comunicaciones). Este software realiza tareas rutinarias y repetitivas del proceso de trabajo para mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía, permitiendo que la gente pueda enfocarse en las actividades en las que realmente pueden agregar valor (Cohen, D.: 1996)

    Procesamiento de TRANSACCIONES

    (TPS)

    1950-1970

    Sistemas que procesan las actividades operacionales cotidianas y rutinarias de la organización se componen de varios ciclos de sistemas interconectados entre sí (Roque, S.: 2002)

    Sistemas de Soporte

    a la Toma de Decisiones

    (DSS)

    1970-1980

     

    Se caracterizan por aunar toda la información de la empresa a través de herramientas de Tecnología de Información para contar con datos oportunos que den soporte a todos sus procesos, sobre tres fases básicas: Extracción de Información, Explotación de Información, Administración de información. (Roque, S.: 2002)

    Sistemas para la Toma

    de Decisiones de grupo (GDSS)

    1985-2000

    Sistema interactivo basado en computadoras, el cual facilita la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones trabajando juntos como un grupo en ambiente de anonimato y consenso (Cohen, D.: 1996)

    Sistemas de Información Gerencial

    (MIS)

    1985-2000

    Sistema integrado usuario-máquina para proveer información pasada, presente o proyecciones de ésta, relacionada con las operaciones internas, la administración y las funciones de toma de decisiones de una organización y su medio ambiente. Incorpora otras herramientas basadas en conocimiento, como los TPS, MRS, DSS, OIS (Roque, S.: 2002)

    Sistemas de Expertos

    (ES)

    1985-2000

    Sistemas que modelan el comportamiento de un experto humano que cumple con la tarea de resolver problemas para los que no se dispone de un algoritmo. Son sistemas interactivos que permiten la creación de bases de conocimiento, para responder preguntas, despejar dudas y sugerir cursos de acción simulando el proceso de razonamiento de un humano para resolver problemas en un área específica del conocimiento humano (Cohen, D.: 1996)

    Sistemas de Información Ejecutivos (EIS)

    1990-2000

    Sistema orientado a datos que proporciona información a través de una interfase amigable para ayudar a los ejecutivos a mejorar el manejo de su planeación, monitoreo y análisis de sus procesos (Roque, S.: 2002)

    Redes NEURONALES

    (NN)

    2000-...

    Sistema de procesamiento de datos que simula funciones elementales de la red nerviosa del cerebro humano, para identificar la información relevante sobre una gran cantidad de datos, explicando el fenómeno o proceso que ha generado esos datos. Este sistema de inteligencia artificial desarrolla las funciones de un experto en un tema, capaz de enfrentarse con gran eficacia a nuevas situaciones e imaginando soluciones que no formaron parte de su proceso de entrenamiento. (Roque, S.: 2002)

    Sistema Nervioso Digital

    (SND)

    1995-2000

     

    Es la equivalencia digital y corporativa del sistema nervioso humano, capaz de aportar un flujo de información bien integrado al lugar oportuno de la organización en el momento oportuno. Está constituido por los procesos digitales mediante los cuales la compañía capta lo que hay en el entorno, reacciona en consecuencia, detecta los retos de sus competidoras y las necesidades de sus clientes, y organiza rápidamente sus reacciones. (Gates, B..: 1999)

    EJERCICIO 73. - CASO

    De acuerdo  a la bibliografía consultada, algunos de los problemas más frecuentes que a aparecen en la empresa a la hora de implementar las TIC son:

    ü  Falta de alineación entre la TIC - Estrategia Empresarial - Aprendizaje Organizacional. La separación entre negocio y TIC dificulta notablemente la eficiencia y eficacia de la empresa, que requieren de alguna forma aprendizaje organizacional. Una insuficiente consideración de la implicaciones organizativas en la planificación de las TIC se traduce, frecuentemente, en un escaso soporte por parte de la alta dirección y por tanto, en una falta de compromiso de la organización respecto a aspectos relativos a las TIC. Conduciendo a una deficiente asimilación de las TIC como parte fundamental en la gestión de empresas. Esta desconexión lleva a menudo a la elección equivocada de las TIC a desarrollar, a una desviación de recursos hacia problemas poco relevantes, poco conectados con la realidad de una empresa, perdiéndose el "sentido de propiedad", sin duda fundamental para que la infraestructura de la empresa asimile dichos sistemas como un elemento propio más. Diseñar sin consideraciones específicas el necesario aprendizaje organizacional soportado por las TIC. Es frecuentemente un motivo de fracaso y de incremento de los costos, así como de desmotivaciones por parte de los trabajadores ya que los nuevos cambios no permiten el desarrollo del Aprendizaje Organizacional. Dualidad entre "Acatamiento y Compromiso" en el diseño de Sistemas Informáticos. Un nuevo sistema implica una reorganización de actividades y una adaptación de la infraestructura de la empresa para recuperar una posición de equilibrio entre sus elementos. Esta reorganización afecta al nivel de control y de compromiso de los miembros de la organización. En consecuencia se genera una dualidad entre visión de lo que se pretende con el sistema y lo que la organización percibe respecto a su introducción. El mismo sistema puede interpretarse de una forma u otra dependiendo de cómo se diseñe, se introduzca en la organización y de cómo se controle el proceso de aprendizaje correspondiente, así como de la coherencia de la visión estratégica de ésta con el diseño del sistema. (Gil, I., 2002)

    ü  Enormes recursos invertidos y comparado con el efecto real obtenido; las TIC han fallado en su potencial porque se han aplicado a formas antiguas y existentes de llevar a cabo las cosas. En vez, de concretar su atención en cómo debe hacerse el trabajo, y a continuación considerar cómo podría la tecnología en ello obtener ahorros en eficiencia (Peppard, J. y Rowland, P.: 1996)

    ü  Sin embargo no basta con la adquisición de la tecnología más moderna para lograr el éxito. En ocasiones, la paradoja de las computadoras (Volkow, F. y Natalia E.: 1995) consiste en que se invierten considerables sumas de dinero en equipos y sistemas para incrementar la productividad de una organización, sin que esta inversión produzca los beneficios que se esperan.

    ü  Las transformaciones organizativas y conceptuales sobre la información deben marchar parejas con la introducción de las TIC, de lo contrario, se corre el riesgo debe hacer inversiones en equipos y sistemas, y luego no saber utilizarlos eficientemente. Por ejemplo, muchas computadoras, inclusive de generaciones avanzadas, se utilizan simplemente como máquinas de escribir cómodas y rápidas, desperdiciando la mayor parte de las posibilidades que éstas ofrecen en la organización de eficientes sistemas de gestión. (Vidal, J.: 2000)

    ü  Se ha limitado la aplicación estratégica de las TIC y sus componentes solamente a apoyar la administración financiera y las operaciones básicas en las TIC y el impacto en los procesos innovadores y en la razón de ser de la empresa, es aún pequeño. Ocurre a su vez, que se realizan inversiones en las TIC para automatizar procesos y funciones sin tener en cuenta criterios de integración o más aún, sin que exista una alineación con la estrategia desarrollada basada en el conocimiento. Suele pasar que se invierte mucho tiempo y conocimientos en el desarrollo del plan y muy poco tiempo en cómo conseguir que la organización implante, se implique y desarrolle ese cambio. (Antelo, Y., 2002)

    CONTESTA:

    ü  cuáles son los puntos más mencionados por los diferentes autores

    ü  cuáles son los puntos menos mencionados por los diferentes autores

    ü  cuáles pueden ser los riesgos provocados por una mal inversión de las TIC

    EJERCICIO 74.  DE ASOCIACIÓN.

    A continuación aparecen LAS 12 REGLAS DE BILL GATES, Te corresponde relacionarla con la idea que más se Te asocie

    1.     INSISTIR EN LA COMUNICACION A TRAVES DEL E-MAIL

    A.    Dar a los trabajadores más sofisticados trabajos es posible sólo con mejores herramientas. Descubrirá que sus empleados llegarán a ser más responsables y más inteligentes para su trabajo.

    2.     ESTUDIAR LOS DATOS DE LAS VENTAS PARA PARTICIPAR MAS FACILMENTE EN LA VISION DEL NEGOCIO

    B.    Para productos y servicios únicos, los vendedores encontrarán mayores clientes potenciales y pueden obtener mayores precios.

    3.     CAMBIAR EL CONOCIMIENTO DE LOS TRABAJADORES EN ALTOS NIVELES DE PENSAMIENTO

    C.    La percepción de la velocidad de como cada uno se mueve una empresa, ahora forma parte de la cultura organizacional.

    4.     UTILIZAR LAS HERRAMIENTAS DIGITALES PARA CREAR EQUIPOS VIRTUALES

    D.    Hay que tener procesos frescos de decisión para evaluar el cambio, incluyendo la posibilidad de reevaluar las metas del proyecto original.

    5.     CONVERTIR CADA PROCEDIMIENTO DE PAPEL EN UN PROCESO DIGITAL

    E.    Utilizar la tecnología para analizar la información relevante de las malas experiencias de los clientes y encontrar lo que ellos quieren que se ponga en los productos.

    6.     UTILIZAR HERRAMIENTAS DIGITALES PARA ELIMINAR TRABAJOS DE TAREAS SIMPLES

    F.    Ayudarse de Internet para cambiar del rol de empleados que trabajan dentro de paredes, por el de adjuntos, consultores o socios.

    7.     CREAR UNA RETROALIMENTACION CONSTANTE

    G.    El E-mail constituye un elemento clave del sistema nervioso de la empresa.

    8.     UTILIZAR SISTEMAS DIGITALES PARA CUMPLIR INMEDIATAMENTE CON LAS DEMANDAS DEL CLIENTE

    H.    Existe un nuevo nivel de análisis de información, que permite transformar el conocimiento de los trabajadores, de datos pasivos a información activa. Hace que la información se convierta en un verbo.

    9.     UTILIZAR LA COMUNICACION DIGITAL PARA REDEFINIR LOS LIMITES

     

    I.      Aprovechar las ventajas de datos digitalizados para crear nuevas oportunidades de negocios.

     

    10.  TRANSFORMAR CADA PROCESO DE NEGOCIO EN UNA ENTREGA JUSTO A TIEMPO

     

    J.     Después de reemplazar el papel por las formas electrónicas se comprende que el consumo de papel es síntoma de un gran problema.

    11.  UTILIZAR LA DISTRIBUCION DIGITAL PARA ELIMINAR AL INTERMEDIARIO

     

    K.    Las herramientas digitales son el mejor camino para abrir la puerta y adicionar flexibilidad. Si la gente correcta puede trabajar en los asuntos durante horas y no días, el negocio obtiene una enorme ventaja.

    12.  LAS HERRAMIENTAS DIGITALES PUEDEN AYUDAR A LOS CLIENTES A RESOLVER PROBLEMAS POR SI MISMOS

    L.     Combinar el contacto personal y los servicios de Internet permite a los clientes tener ambas clases de interacción. Hay que reservar la interacción cara a cara para las actividades que requieran mayor valor agregado.

    RESPUESTA

    1 - G; 2 - I; 3 - H; 4 - K; 5 - J; 6 - A; 7 - D; 8 - E; 9 - F; 10 - C; 11 - B; 12-l

    Bibliografía

    Boxwell, Robert J.: (1995). "Benchmarking para competir con ventajas. Ed. McGraw-Hill, 1998

    Bengt Karlöf & Svante Östblom.: (1993). "Benchmarking" Editorial John Wiley & Sons,

    Benjamín, I & Blunt, J (Summer 1992). Critical IT Issues: The Next Ten Years, Sloan Management Review.

    Hammer, Michael y James Champy. (1994). Reingeniería. Editorial Norma

    Huber, G. (1990). "A Theory Of The Effects Of Advanced Information Technologies On

    Llanova Galvan, Melchor. (1995). Por qué fracasan con frecuencia los esfuerzos de reingeniería. V Seminario sobre tendencias informáticas del sector público. INAP.

    Monger. R. (1988). Mastering Technology. New York: The Free Press.
     Nieto Irigoyen, Ricardo. (1995). Reingeniería de procesos con enfoque en el benchmarking. V Seminario sobre tendencias informáticas del sector público. INAP.

    Jones, G. 1999. Organizational Design.  Academy Of Management Review, Vol 14, p. 47-71
     Organizational Theory. Texas: Texas A & M University. Capp. 358
    Spendolini. Michael J.: (1994). "Benchmarking"  Grupo Editorial Norma, Mx.

    Stoner. J. (1997) Administración. V Edición.  EE UU.
    Steinert. (20, Octubre, 1992). Compuadd To Supply Mcdonald´S. Dalas Morning News. p. 2D
    Robert C. Camp.: 1997. "Benchmarking: La búsqueda de las mejores Prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente". Editorial Panorama Editorial, S.A.

    Rosseau, D. (1979). Assessment Of Technology In Organizations: Closed Versus Open Systems Approaches. Academy Of Management Review. p. 531-542. p. 7-19

    SITIOS CONSULTADOS EN INTERNET:

    http://www.monografías.com

    http://www.consultoria.com.mx/TBenchmarking.htm

    http://www.ub.edu.ar/facultades/escecono/benchmar.html

    http://www.xerox.com.ve/html/xbs.html

    Autora:
    MSC. Lic. Rosario Muñoz Martínez

    pavy1954[arroba]hotmail.com

    Instituto Superior Politécnico José A. Echeverría

    Facultad de Ingeniería Industrial

    Centro de Estudios de Técnicas de Dirección

    Ciudad de La Habana, Septiembre de 2006



    Artículo original: Monografías.com

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