Sistema de Gestión Integrado: Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo

    1. Resumen
    2. Introducción
    3. Características del Sistema de Gestión Integrado
    4. Componentes del Sistema de Gestión Integrado
    5. Estructura del Comité de Gestión Integrado
    6. Beneficios que se espera alcanzar con el Sistema de Gestión Integrado
    7. Software SIQAS como herramienta del Sistema de Gestión Integrado
    8. Conclusiones. Recomendaciones
    9. Anexos
    10. Bibliografía

    Sistema de Gestión Integrado: Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo
    como herramienta del Sistema de Dirección y Gestión en  la Empresa de Investigaciones
    y Proyectos Hidráulicos de Ciego de Ávila

    RESUMEN

    Disponer de sistemas que contemplen la Gestión del Medio Ambiente y de la Seguridad y Salud en el Trabajo por parte de organizaciones que ya cuentan con Sistemas de Gestión de la Calidad, se ha convertido en una exigencia, y en consecuencia, un reto para las organizaciones, lo cual redunda en una mejor posición competitiva.

    En la medida que las van definiendo e implantando los sistemas, la necesidad de racionalizar esfuerzos, costes y recursos destinados a los mismos se hace más evidente, esto a su vez ha creado un interés creciente por la integración de los Sistemas de Gestión en la de Investigaciones y Proyectos Hidráulicos de Ciego de Ávila.

    En esta investigación se establecen las líneas generales para el diseño de un Sistema de Gestión Integrado que contemple tres de las posibles perspectivas de gestión de la : Calidad, y Seguridad y Salud en el Trabajo, y se describen los elementos que lo conforman y los pasos a seguir para su implantación, seguimiento y mejora continua.

    Palabras claves: Gestión, Sistema Integrado, Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo.

    SUMMARY

    To have systems that contemplate the management of the Environment and the Quality Security and Health at Work on behalf of organizations that already have Systems of management, it has become a demand, and as consequence, a challenge for the organizations, that which redounds in a better competitive position.

    As the enterprises go defining and implanting the systems, the needs to rationalize efforts, costs and resources dedicated to the same ones becomes more evident, this in turn has created a growing interest for the integration of the Systems of management in the enterprise of Investigations and Hydraulic Projects of Ciego de Ávila. 

    In this investigation the general lines to design an Integrated System of management are stablished. It contemplates three of the possible perspectives of enterprise"s management: Quality, Environment and Security and Health in the Work, and are described the elements that conform it and the steps to continue for their implantation and continuous improvement.

    Key words: Management, Integrated System, Quality, Environment, Security and Health in the Work.

    INTRODUCCIÓN

    Los acontecimientos mundiales ocurridos en los últimos años han provocado la necesidad de transformar la concepción que se ha tenido de la Gestión Empresarial, y en particular, la necesidad de acoplarla a los cambios del entorno con una visión de enfocada a la excelencia.

    Para las cubanas ésta es una época de desafíos, donde debemos ser más eficaces y eficientes en nuestro desempeño empresarial.

    La elevación permanente y sistemática de la calidad se ha convertido en una importante premisa para alcanzar el desarrollo, su implantación y posterior certificación, según la NC ISO 9001:2001, ha propiciado que las organizaciones se familiaricen con la estructura de un sistema de gestión.

    En nuestro país se trabaja en la actualidad por la mejora continua de la gestión empresarial, el Decreto-Ley 252 (2007) y el reglamento que lo complementa, Decreto No 281(2007) del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, constituyen los nuevos instrumentos legales que regirán en lo adelante todo el proceso de implantación y consolidación del perfeccionamiento empresarial, posibilitando que de forma ordenada, las organizaciones realicen las transformaciones necesarias con vistas a lograr la máxima eficacia y eficiencia en su gestión integral.

    Las organizaciones inmersas en la realización de sus actividades, deberán enfrentar además, esta tarea, lo cual conlleva a la actualización y mejora del soporte legal e implementar los diferentes sistemas de gestión que conforman el Sistema de Dirección y Gestión Empresarial. Estas nuevas regulaciones incorporan cuatro nuevos Sistemas de Gestión: Gestión del Capital Humano, Gestión Ambiental, Gestión de la Innovación y Gestión de la Comunicación Empresarial, los que deberán ser implantados en un plazo no mayor de dos años.




    La Empresa de Investigaciones y Proyectos Hidráulicos de Ciego de Ávila ha venido desarrollando acciones en los últimos años con vistas a perfeccionar la Gestión Empresarial, acordes a las tendencias actuales, que contribuyan a mejorar su desempeño.

    La implantación y mantenimiento de manera independiente de los sistemas de gestión ha multiplicado los recursos y, en consecuencia, se ha generado un elevado costo.

    La integración de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud del Trabajo, según las NC ISO 9001, NC ISO 14001 y NC ISO 18001, en un sistema único, permite  una gestión más eficaz y eficiente de los procesos, optimizar los recursos, aprovechar las sinergias mutuas la gestión beneficiando a la empresa a mejorar su competitividad y toma de decisiones.

    Las experiencias adquiridas en la implantación de sistemas en la organización, demuestran que el éxito de un sistema no sólo radica en su aplicación, sino en la necesidad de hacerlo más eficiente, por tal motivo se incorpora como componente del sistema el diseño del software SIQAS que servirá de herramienta al sistema.

    Este programa sistematiza el desarrollo, implantación y posterior mantenimiento del sistema, dispone de circuitos que facilitan una gestión eficaz de la documentación al facilitar a directivos y trabajadores de la , en dependencia de sus funciones, la accesibilidad a la documentación actualizada, proporciona además, mayor eficiencia en la toma de decisiones por la dirección, al disponer de una visión global de los sistemas. En el desarrollo de esta investigación solo se hace referencia al software SIQAS, no se incluye el diseño del mismo.

    DESARROLLO

    Un Sistema de Gestión Integrado que contemple los factores Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo requiere del cumplimiento de los requisitos exigidos en la normativa establecida para los diferentes sistemas de gestión que lo ampara, NC ISO 9001 (2001), NC ISO 14001 (2004) y NC 18001 (2005) respectivamente.

    En la UNE 66177(2005) se define el Sistema de Gestión Integrado (SGI) como el conjunto formado por la estructura de la organización, las responsa­bilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas.

    Características del Sistema de Gestión Integrado

    El establecimiento del Sistema de Gestión Integrado en la organización transitará por diversas etapas las que dependen de múltiples factores, entre las que pueden señalarse las siguientes:

    §          Características de la organización y complejidad de sus procesos.

    §          Nivel de desarrollo de los Sistemas de Gestión Empresarial.

    §          Exigencias del mercado.

    §          Nivel de compromiso de la Alta Dirección y de los trabajadores.

    §          Personal, recursos e intensidad con que se enfrente la tarea.

    El Sistema de Gestión Integrado presenta las características siguientes:

    Sistémico: Se aplica en el marco de todas las actividades que se ejecutan en la organización y es válido solo si cada uno de los sistemas que lo integran interactúa con los demás armónicamente.

    Diferenciador: Establece una política y un responsable único de los tres sistemas; funciones, responsabilidades y autoridades diferenciadas y diferentes niveles y tipos de documentos.

    Sistemático: Los requisitos de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo se entienden como una parte más de la tarea y están totalmente incorporados en las actividades operativas. Se establecen objetivos y metas coherentes con la política.

    Desarrollador: El diseño se concibe como un proceso gradual, donde la implantación de la documentación se realiza de forma progresiva para poder realizar los ajustes adecuados en la misma y en la estructura empresarial, hasta encontrar una adecuada y visible correspondencia entre la complejidad requerida por la variante de integración seleccionada y los beneficios alcanzados con esta implantación.

    Objetivo: Los objetivos que se plantea están en correspondencia con el diagnóstico, la necesidad de fortalecer la Gestión Empresarial y elevar la competitividad de la  Empresa de Investigaciones  y Proyectos Hidráulicos de Ciego de Ávila.

    Participativo: Incluye la participación en todas las etapas de las partes interesadas.

    Flexible: Las acciones que se desarrollan durante todas las etapas se adaptan al contexto de la organización y tienen en cuenta las particularidades de las partes involucradas.

    Dialéctico: Se presenten contradicciones entre los componentes del sistema, que permiten su desarrollo y la mejora continua de la Gestión Empresarial en la organización.

    Componentes del Sistema de Gestión Integrado

    El Sistema de Gestión Integrado se estructura en 3 componentes fundamentales:

    §          Diseño, implantación, seguimiento y mejora del sistema.

    §          Formación

    §          Software como herramienta del sistema.

    Estos tres componentes mantienen una relación sistémica con la estructura del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial y la Gestión Integral de la Calidad, el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud en el Trabajo. El Software SIQAS constituye una herramienta fundamental dentro del sistema, al igual que el proceso de formación, tal como se muestra en el Anexo 1.

    Para el diseño, implantación, seguimiento y mejora del Sistema de Gestión Integrado (SGI), de una manera ordenada y coherente se siguieron una serie de pasos en los que se combinan recursos (materiales y humanos), el método a seguir, el y el entorno laboral, se toma en consideración las experiencias adquiridas por la organización en la implantación del Sistema de Gestión de la Calidad y requisitos establecidos en la NC :2001, la NC ISO 14001:2004, la NC 18001:2005 y el Decreto No. 281 Reglamento para la implantación y consolidación del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial Estatal.

    Etapa 1. Concepción.

    Objetivo: Crear las condiciones objetivas y subjetivas para iniciar los trabajos, así como para obtener el compromiso a todos los niveles.

    Actividades:

    §          Definir la estructura del Comité de Gestión Integrado.

    §          Asegurar el compromiso de la Alta Dirección y de los trabajadores con el SGI

    §          Identificar los beneficios que se espera alcanzar con el Sistema de Gestión Integrado.

    Estructura del Comité de Gestión Integrado

    El Comité de Gestión Integrado se crea en la organización a propuesta de la alta dirección, es un Órgano Auxiliar de Dirección, que durante la etapa de diseño e implantación del sistema juega un papel fundamental en la elaboración y aprobación de la documentación soporte del sistema.

    El representante de la dirección para el Sistema de Gestión Integrado, con independencia de otras responsabilidades, tendrá la autoridad y la responsabilidad de asegurar que se ponen en práctica los requisitos del SGI adoptados por la organización.

    El Comité deberá tener autonomía para poder llevar a cabo todas las acciones necesarias para la implantación del Sistema de Gestión Integrado.

    Adicionalmente se constituye el Consejo de Calidad y el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. A las sesiones de trabajo del Comité de Gestión Integrado serán invitados los miembros de estos grupos, cuando se considere necesario.

    Asegurar el compromiso de la Alta Dirección y de los trabajadores con el Sistema de Gestión Integrado.

    La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Integrado, así como con la mejora continua de su eficacia.

    §          Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios.

    §          Estableciendo la Política de Gestión Integrada.

    §          Asegurando que se establecen los objetivos integrados.

    §          Llevando a cabo las revisiones por la dirección.

    §          Asegurando la disponibilidad de recursos necesarios.

    De igual forma el personal vinculado al Sistema de Gestión Integrado establece su compromiso de participar desde su inicio en la identificación de los problemas, propuestas, soluciones y mejoras en la organización, y cumplir con las disposiciones que se establezcan una vez aprobado el sistema.

    El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones, especialmente de la alta dirección.

    Beneficios que se espera alcanzar con el Sistema de Gestión Integrado

    Se definen los beneficios que la organización considera que se pueden alcanzar con la aplicación del Sistema de Gestión Integrado, los mismos pueden modificarse en las próximas etapas.

    Etapa 2. Diseño.

    Objetivo: Conocer la situación de la organización respecto al cumplimiento de la legislación vigente, desarrollo y nivel de integración de los Sistemas, el método de integración y el programa de actividades para ejecutar eficazmente y de forma controlada la integración de los sistemas.

    Actividades:

    §          Revisión de la situación de partida/Diagnóstico.

    §          Selección del método de integración.

    §          Plan de Integración.

    Revisión de la situación de partida/Diagnóstico.

    Se analiza el estado general de la organización en materia de gestión, los resultados del diagnóstico deberán reflejar criterios sobre la situación actual de la Gestión Empresarial en la organización, la Integración de los Sistemas Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo como herramienta del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial, identificación y cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios que sustentan estos sistemas y aspectos comunes entre los mismos que puedan facilitar la integración.

    Nivel de madurez en la gestión por procesos de la organización.

    En la UNE 66177(2005), se establece que el nivel de madurez no es más que la medida de la capacidad de la organización para alcanzar resultados a través de su conocimiento y experiencias en la aplicación de los sistemas de gestión.

    Coincidimos con este criterio y asumimos esta definición en la presente investigación, en el anexo C de esta norma se describe las características de los cinco niveles de madurez posibles del sistema de gestión, identificando situaciones habituales para reconocerlos. El paso a un nivel superior supone que se satisface el nivel anterior.

    Adicionalmente se evaluará la Idoneidad y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad existente, a partir del comportamiento de los siguientes elementos:

    §          Políticas y Objetivos.

    §          Revisiones por la Dirección al Sistema de Gestión de la Calidad

    El diagnóstico lo ejecutará el Comité de Gestión Integrado (CGI) y contará con la participación del personal de las áreas involucradas.

    Para el procesamiento de los datos recopilados se realizarán comparaciones sobre la realidad existente en la Organización con los requerimientos de la documentación de referencia. 

    Identificación de los requisitos.

    Para la identificación de los requisitos se realizará una evaluación de los requisitos de Calidad,  Medioambientales y de los Riesgos Laborales, para determinar los que afectan a la actividad de la organización, incluye además verificar el cumplimiento de los requisitos legales, todo ello reflejado en:

    §          NC ISO 9001:2001. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

    §          NC ISO 14001:2004. Sistemas de Gestión Ambiental.  Requisitos con orientación para su uso.

    §          NC 18001:2005 Seguridad y Salud en el Trabajo. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Requisitos.

    Selección del método de integración.

    Existen varias formas de abordar la integración de los sistemas de gestión, y a los efectos de esta investigación se ha considerado el enfoque basado en procesos. La gestión por procesos se puede aplicar paulatinamente limitando su aplicación a ciertos procesos, áreas o sistemas, o aplicarla a la totalidad de los procesos de la organización.

    Conocer la situación de partida de la organización permitirá definir el método de integración del sistema, como sigue a continuación:

    §          Integración parcial: Diseñar los sistemas en paralelo, integrando algunos elementos de gestión de las normas de referencia implicadas en los sistemas a integrar.

    §          Integración Escalonada: Diseñar la integración de los sistemas de forma progresiva hasta lograr la integración total.

    §          Integración total: Desarrollar desde el inicio el proyecto integrado, este método introduce cambios en todo lo ya existente, pero permite llegar al punto final más rápido.

    La decisión de emplear un método u otro dependerá:

    §          De la resistencia al cambio en la organización.

    §          Grado de implicación de la alta dirección.

    §          Recursos disponibles.

    §          Plazo de ejecución planificado, entre otros.

    Plan de Integración.

    Objetivo: Establecer un programa de actividades planificadas para ejecutar eficazmente y de forma controlada la integración de los sistemas.

    Actividades: El plan de integración se desarrolla como resultado de la Revisión de la Situación de Partida/Diagnóstico y la Selección del Método de Integración, debe contener los objetivos a conseguir, acciones a tomar, plazos, responsables y recursos que garantizan la implantación eficaz del Sistema de Gestión Integrado (SGI), teniendo en cuenta las particularidades de la organización.

    El Plan de integración abarca acciones dirigidas a:

    §          Definición de la Política de Gestión Integrada.

    §          Estructura del Sistema de Gestión Integrado.

    §          Implantación del sistema.

    §          Divulgación de las acciones desarrolladas.

    Definición de la Política de Gestión Integrada.

    La Política de Gestión Integrada de la organización es un documento público, que deberá ser coherente con las otras políticas y estrategias globales de la organización, la alta dirección debe asegurarse que la política:

    §          Es adecuada al propósito de la organización.

    §          Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión Integrado.

    §          Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los Objetivos del Sistema de Gestión Integrado.

    §          Es comunicada y entendida dentro de la organización.

    §          Es revisada para su continua adecuación.

    La Política de Gestión Integrada puede utilizarse para la mejora siempre que:

    §          Sea coherente con la visión y estrategia de la alta dirección para el futuro de la organización.

    §          Permita que los objetivos del Sistema de Gestión Integrado sean entendidos y perseguidos a través de toda la organización.

    §          Demuestre el compromiso de la alta dirección hacia la Calidad, el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud en el Trabajo y la provisión de recursos adecuados para el logro de los objetivos.

    §          Ayude a promover un compromiso hacia estas disciplinas en todos los niveles de la organización, con claro liderazgo por la alta dirección.

    §          Incluya la mejora continua en relación con la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas.

    §          Se formule de manera eficaz y se comunique eficientemente.

    §          La Política de Gestión Integrada deberá revisarse periódicamente.

    Estructura del Sistema de Gestión Integrado.

    El Sistema de Gestión Integrado debe estructurarse y adaptarse al tipo y características de la organización, tomando en consideración los elementos que sean apropiados para su estructuración.

    La estructura del sistema debe ser tal que sea factible realizar un control ordenado y permanente sobre la totalidad de las actividades que afectan los resultados, así como medir la eficacia del desempeño del mismo

    Para ello se debe definir claramente:

    §          La estructura organizativa (incluye funciones, responsabilidades, autoridad y comunicación).

    §          Los procesos que se llevan a cabo para cumplir con la finalidad.

    §          La estructura documental del sistema.

    §          Los recursos con los cuales se dispone.

    Estructura organizativa.

    La Alta Dirección deberá designar representante(s) específicos, quien(es), independientemente de otras responsabilidades, tendrá(n) funciones, responsabilidades y autoridades definidas para:

    §           Garantizar que se establezca, aplique y mantenga el Sistema de Gestión Integrado de acuerdo con los requisitos de las normas o especificaciones de  los Sistemas de Gestión de la Calidad, el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud en el Trabajo.

    §           Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión Integrado para su revisión incluido las recomendaciones para la mejora.

    §          Identificar, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridades de las personas involucradas con el sistema de gestión y sus interrelaciones dentro de la organización.

    Adicionalmente deberá establecer, aplicar y mantener medidas eficaces para:

    §           La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización.

    §           Recibir, registrar y responder las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas.

    §           Decidir si se va a comunicar activamente con partes interesadas externas y documentar su decisión.

    Procesos.

    Para cumplir las políticas y objetivos declarados para el sistema la Organización deberá:

    §          Identificar los procesos necesarios para aplicar, operar y mantener el Sistema de Gestión Integrado.

    §          Determinar la secuencia e interacción y su aplicabilidad para la integración.

    §          Determinar criterios y métodos necesarios para garantizar la eficacia de la operación y control de los procesos.

    §          Garantizar la disponibilidad de recursos e información para apoyar la operación y el monitoreo de los procesos.

    §          Monitorear, medir y analizar los procesos, y aplicar las acciones necesarias para lograr los resultados planificados y la mejora continua  del desempeño global de la organización.

    Estructura documental.

    La documentación del Sistema de Gestión Integrado se estructura en  niveles de acuerdo a su importancia y rango y debe incluir los documentos necesarios  para responder a los requisitos y retos planteados, constituye el soporte del sistema, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones, es una herramienta eficaz para la administración de los procesos.

    La documentación del sistema de gestión incluye:

    §          Descripción del alcance del sistema de gestión, incluyendo las normas y especificaciones de los Sistemas de Gestión de la Calidad, el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud en el Trabajo.

    §          Declaraciones de las políticas y los objetivos.

    §          Un manual que describa los elementos principales del sistema de gestión y su interacción, incluyendo políticas, procesos y procedimientos comunes y referencias a documentos afines.

    §          Documentos que la organización considera necesarios para garantizar la planificación, operación y control eficaces de sus procesos.

    En la documentación del Sistema de Gestión Integrado deberá quedar definido como se inserta el mismo dentro del  Sistema de Dirección y Gestión Empresarial de la Organización. (Ver Anexo 2).

    Gestión de los recursos.

    La Alta Dirección deberá:

    §          Garantizar que el personal, que trabaja para la organización o en su nombre, sea competente para las tareas que se les ha asignado.

    §          Evaluar la eficacia de las acciones emprendidas para garantizar la competencia.

    §          Garantizar que el personal esté consciente de la relevancia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos.

    §          Determinar, proveer y mantener los recursos y la infraestructura que necesita para lograr sus objetivos.

    Implantación del Sistema de Gestión Integrado.

    Para abordar la implantación del Sistema de Gestión Integrado es necesario desarrollar un conjunto de actividades para su puesta en marcha:

    1.       Elaborar el calendario de desarrollo y/o modificación de los documentos y de su implantación, incluye entre otros.

    §          La documentación que define el proceso o actividad.

    §          Los responsables de la elaboración, revisión, aprobación y distribución de la documentación.

    §          Los plazos para la realización de las actividades.

    §          Los recursos necesarios (humanos,  de formación, de equipamiento, materiales, etc.).

    §          Los registros de datos que se generen durante el proceso.

    2.       Chequeo del cumplimiento del cronograma de implantación.

    3.       Evaluar la eficacia del proceso de implantación.

    La eficacia del proceso de implantación reviste gran importancia dentro del Sistema de Gestión Integrado, la documentación del sistema debe estar en los puntos de uso, ser de dominio de todas las personas involucradas y garantizar el acceso del personal a la misma permanentemente, sin embargo el proceso de implantación del sistema no concluye con la realización de estas actividades, sino que debe ser objeto de mantenimiento y mejora continua.

    La implantación de la documentación es recomendable desarrollarla progresivamente, en la medida que se elabora y aprueba la misma, no es necesario esperar a que se termine toda la documentación. Su duración está en dependencia del alcance y magnitud de la documentación, así como de la propia eficiencia con que se haya trabajado en las etapas precedentes.

    Divulgación y promoción de las acciones desarrolladas.

    Las acciones de divulgación estarán encaminadas a dar a conocer al personal involucrado, tanto interno como externo, sobre la marcha del Sistema de Gestión Integrado en la organización.

    Etapa 3. Seguimiento y medición.

    Objetivo: Esta etapa tiene como objetivo realizar revisiones periódicas para evaluar y realizar los ajustes correspondientes al Plan de Integración durante la etapa de implantación y asegurarse de la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del sistema, una vez concluida la implantación.

    Actividades:

    §          Seguimiento del Plan de Integración

    §          Auditorías Internas

    §          Revisión por la Dirección.

    Seguimiento del Plan de Integración.

    La organización debe programar reuniones periódicas del Comité de Gestión Integrado para chequear el cumplimiento del plan de integración con una frecuencia tal que permita valorar el cumplimiento de los objetivos previstos, prever los cambios necesarios y la  actualización del plan.

    Los informes de los resultados de la revisión serán distribuidos a todas las partes implicadas en el proceso de integración.

    Auditorías Internas.

    Las auditorías internas se practican al Sistema de Gestión Integrado en la medida que se vaya implantando la documentación que lo conforma, para comprobar si se cumplen en la organización las prácticas establecidas relativas a la Calidad, al Medio Ambiente y a la Prevención de Riesgos Laborales. Se apoya en el cumplimiento de los procedimientos y los registros, su ejecución se corresponde con los programas de auditorías y su inicio puede tener lugar aproximadamente a partir del tercer mes de implantada la primera documentación.

    Constituye una herramienta al servicio de la gestión de la organización, consistente en la evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva del funcionamiento adecuado del sistema, proceso o actividad determinada.

    La auditoría debe llevarse a cabo por personas independientes de la actividad auditada, por lo que puede tratarse de personas ajenas o que pertenecen a la organización.

    Las tres normas de referencia establecen la obligación de llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados, lo cual complementa evidentemente las actividades de seguimiento y medición.

    Revisión por la Dirección.

    La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el Sistema de Gestión Integrado, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión debe incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema, incluyendo la política y objetivos integrados.

    La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir:

    §          Resultados de auditorías.

    §          Retroalimentación del cliente.

    §          Desempeño de los procesos y conformidad del producto.

    §          Estado de las acciones correctivas y preventivas.

    §          Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas.

    §          Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión Integrado.

    §          Recomendaciones para la mejora.

    Los resultados de la  revisión permitirán a la Alta Dirección conocer qué objetivos se están cumpliendo, si están posibilitando que se cumpla la Política de Gestión Integrada y realizar una evaluación del funcionamiento y eficacia del sistema.

    La revisión del Sistema de Gestión Integrado tiene ventajas sobre la revisión individual de cada sistema, ya que permite:

    §          Un análisis global de los hechos y los resultados.

    §          Mejorar la coherencia de las decisiones.

    §          Determinar las prioridades en los diferentes ámbitos del sistema de gestión integrado.

    §          Aprovechar todas las sinergias disponibles.

    Etapa 4. Mejora continua.

    Objetivo: Esta etapa tiene como objetivo identificar las oportunidades de mejora continua que permitan elevar  el desempeño del Sistema de Gestión Integrado, así como las herramientas apropiadas en cada caso.

    Actividades:

    §          Identificar las entradas para el proceso de mejora continua.

    §          Definir las acciones o proyectos de mejora  a emprender.

    §          Identificación y rediseño de los procesos de Innovación Tecnológica.

    Identificar las entradas para el proceso de mejora continua.

    La mejora continua constituye un objetivo permanente del sistema para incrementar la probabilidad de aumentar la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas.

    La organización debe mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión Integrado mediante el uso de la Política de la Calidad, los Objetivos de la Calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la dirección, los cuales pueden utilizarse para identificar oportunidades para la mejora.

    El enfoque basado en procesos permite que las acciones de mejora no se separen por cada sistema de gestión, se aplicará el Ciclo de mejora continua o ciclo de Deming que puede describirse brevemente como:

    Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y la Política de Gestión Integrada de la organización.

    Hacer: Implementar los procesos.

    Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto a la Política de Gestión Integrada, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.

    Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

    La norma ISO 9001 exige como requisito desarrollar todas las actividades de mejora en dos tipos: acciones correctivas y acciones preventivas, con exigencia, incluso, de un procedimiento documentado para cada una de ellas. La norma cubana NC 18001:2005  no hace mención expresa a este tipo de acciones, englobando a todas ellas en los apartados de prevención.

    Acciones o proyectos de mejora  a emprender.

    La organización deberá identificar las entradas para el proceso de mejora continua a través de: 

    §          Resultados de las auditorías al Sistema de Gestión Integrado.

    §          Resultados de las revisiones por la dirección

    §          Desempeño de los procesos

    §          Desempeño de los productos

    §          Resultados de la medición de la satisfacción de los clientes.

    §          Acciones correctivas

    §          Acciones preventivas

    Los resultados del análisis de datos que realiza la organización permiten demostrar la idoneidad y eficacia del Sistema de Gestión Integrado y posibilita que se definan las acciones o proyectos de mejora  a emprender.

    El Comité de Gestión Integrado, apoyado en el Consejo de Calidad y el  Comité de Seguridad y Salud en el trabajo, tienen como misión:

    §          Detectar,  analizar y clasificar los problemas.

    §          Recepcionar y evaluar las oportunidades de mejoras.

    §          Establecer prioridades.

    §          Aprobar los responsables de los proyectos de mejoras y controlar su cumplimiento.

    §          Evaluar el impacto de las acciones de mejora aplicadas en la Organización.

    §          Efectuar el reconocimiento por los resultados alcanzados.

    La Organización se apoyará en el Forum de Ciencia y Técnica, la Asociación Nacional de Innovadores y Racionalizadores (ANIR) y las Brigadas Técnicas Juveniles (BTJ), quienes juegan un papel de relevante importancia en el logro de la competitividad de la Organización, al desarrollar un movimiento de búsqueda de soluciones y de introducción de mejoras en las diferentes áreas que le permitan a la Organización introducir en la sociedad un producto o servicio nuevo o mejorado, implantar un nuevo proceso productivo o introducir nuevas y más eficaces técnicas de gestión de la Organización.

    Identificación y rediseño de los procesos de Innovación Tecnológica.

    Al seleccionar los procesos que se van a  innovar se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

    §          La relevancia del proceso para la ejecución de la estrategia de la empresa.

    §          La calidad y estado actual del proceso.

    §          El previsible nivel de resistencia al cambio.

    Para el rediseño del proceso se deberá considerar las siguientes tareas:

    a). Evaluar la estrategia competitiva actual para determinar la dirección del proceso.

    b). Consultar con los clientes del proceso sobre sus expectativas respecto al mismo.

    c). Llevar a cabo un benchmarking de las expectativas de mejora y ejemplos de innovación existente.

    d). Fijar los objetivos de resultados del nuevo proceso.

    e). Determinar las características que debe satisfacer el nuevo proceso.

    f).  Generar ideas sobre diseños alternativos (brainstorming).

    g). Evaluar la factibilidad de las alternativas de diseño, y seleccionar la preferida.

    h). Elaborar un prototipo del nuevo proceso diseñado.

    i).  Desarrollar una estrategia de transformación del proceso antiguo al nuevo.

    j).  Implantar los cambios organizativos (estructura y sistemas) necesarios.

    Formación.

    Las tres normas incluyen como requisito la formación, señalando la conveniencia de detectar las carencias de conocimientos en todo el ámbito de la organización y las acciones para satisfacerlas, que comprendan la formación básica, la específica y la experiencia práctica apropiada, conservando los resultados en los registros adecuados.

    Las normas ISO 9001:2001 e ISO 140001:2005 son más explícitas y se refieren, no solamente a la formación, sino a la necesidad de que el personal que lleve a cabo funciones significativas disponga de la adecuada competencia profesional.

    Durante el desarrollo del sistema en la organización la formación juega un papel fundamental, se lleva a cabo en cinco (5)  momentos:

    1.  Al inicio.

    2.  Elaboración de la documentación.

    3.  Proceso de implantación.

    4.  Formación de auditores de gestión integrada

    5.  Competencia y evaluación de los auditores

    Al inicio.

    Esta formación tiene como finalidad que el equipo de trabajo seleccionado conozca las herramientas y el tipo de gestión que se va a implantar. Los expertos en cada tema serán los encargados de diseñar el sistema. En esta etapa la formación del personal estará dirigida fundamentalmente a:

    §          Interpretación de normas y legislación.

    §          Identificación, análisis y documentación de procesos.

    §          Gestión por procesos.

    §          Diagnóstico.

    Elaboración de la documentación

    Una vez que ha sido diseñado el sistema de gestión integrada, se han identificado los requisitos y se han integrado los métodos la organización comienza el proceso de elaboración de la documentación. Para ello se proporciona formación a los equipos de trabajo encargados de la elaboración de la documentación dentro de las diferentes áreas con el objetivo de que lo hagan con criterio y método.

    Proceso de implantación

    Previamente a la implantación de la documentación se debe formar al personal vinculado al Sistema de Gestión Integrado en los distintos niveles de la Organización: Dirección, gestión y operación. Esta formación permite al personal conocer el contenido de los documentos, la totalidad  del personal involucrado debe actuar conforme a los documentos que se han elaborado. Los Documentos del Sistemas de Gestión Integrado solo se consideran que están implantados cuando se encuentran en los puntos de uso y las actividades que se describen en los mismos son de conocimiento de las personas referenciadas.

    Formación de auditores de gestión integrada

    Los  Auditores, además de la educación y experiencia laboral como parte de una función profesional, deberán tener la formación y experiencia siguientes:

    §          Formación como auditor proporcionada por la propia organización o por una organización externa.

    §          Tener experiencia en auditorías, obtenida bajo la dirección y orientación de un auditor con competencia como líder del equipo auditor en la misma disciplina.

    El mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades y atributos personales y la adaptación a los cambios en la organización y en las normas, se han de conseguir mediante un desarrollo profesional continuo, basado en la formación, experiencia adicional, entrenamiento asistido, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u otras actividades pertinentes y demostrables.

    Es conveniente incluir en el Programa Anual de Auditorías Internas del Sistema de Gestión Integrado el proceso de evaluación de auditores y líderes de equipos.

    Software SIQAS como herramienta del Sistema de Gestión Integrado

    Las experiencias adquiridas en la implantación de sistemas de gestión, demuestran que el éxito del sistema no estriba sólo en su aplicación, sino en la necesidad de hacerlo más eficiente, por tal motivo se incorpora como elemento adicional el diseño del software SIQAS que servirá de herramienta al sistema.

    Este programa sistematiza el desarrollo, implantación y posterior mantenimiento del sistema, dispone de circuitos que facilitan una gestión eficaz de la documentación al facilitar a directivos y trabajadores de la empresa, en dependencia de sus funciones, el acceso a la documentación actualizada, proporciona además, mayor eficiencia en la toma de decisiones por la dirección, al disponer de una visión global de los sistemas. En el desarrollo de esta investigación no se incluye el diseño del software SIQAS.

    CONCLUSIONES

    1.       Todos los problemas y desafíos encontrados durante la certificación o implementación del Sistema de Gestión de la Calidad pueden ser reducidos con la adopción de un Sistema de Gestión Integrado y automatizado, que provee todo el soporte a la mejora continua y sirva de herramienta al Sistema de Dirección y Gestión Empresarial en la Empresa de Investigaciones y Proyectos Hidráulicos de Ciego de Ávila.

    RECOMENDACIONES.

    1.       Aplicar el diseño propuesto en la Empresa de Investigaciones y Proyectos Hidráulicos de Ciego de Ávila.

    ANEXOS

    BIBLIOGRAFÍA

    1.       NC ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

    1.       NC ISO 9001:2001 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

    2.       NC ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental. Especificación con orientación para su uso.

    3.       NC 18001:2005 Seguridad y Salud en el Trabajo. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Requisitos.

    4.       ISO 10006:2003 Gestión de la Calidad. Directrices para la Calidad en la Gestión de Proyectos.

    5.       ISO 10007:2003 Gestión de la Configuración. Directrices para la Gestión de la Configuración

    6.       UNE 66177:2005 Sistemas de gestión Guía para la integración de los sistemas de gestión.  Junio 2005.

     

     

     

     

     

    Autor:

    Ing. Odalis Pages Guillén

    Directora Unidad Empresarial de Base No 1

    Ing. Yulexis Palmer Carmenates

    Directora de la Dirección Técnica

    Empresa de Investigaciones y Proyectos Hidráulicos de Ciego de Ávila

    Ministerio de la Construcción

    Enviado por:

    Ing. Msc. Octavio Gutiérrez Veloz

    rrhhget[arroba]cav.tur.cu



    Artículo original: Monografías.com

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    Sistema de Gestión Integrado: Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo

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