Técnicas de Archivística a Implementar en los Juzgados de Paz de la República Dominicana

    1. Introducción
    2. Conclusión
    3. Bibliografía

    Introducción

    En la República Dominicana, donde factores como la mala administración pública y la falta de continuidad de proyectos, inciden de manera directa en el deteriorio de las instalaciones físicas de las instituciones oficiales, se aprecia la habilitación de instituciones estatales en locales no apropiados para su funcionamiento, y en aquellos casos en que se prevé la construcción de una pública no se toma en cuenta que el área destina al archivo sea apropiada a tales fines.

    En lo que respecta de manera específica al Poder Judicial, se han tomado las medidas pertinentes de manera progresiva, a los fines de habilitar áreas de archivos dignas de su función, sin embargo por tratarse de una tarea que opera sobre años de descuidos y olvido por parte de anteriores administraciones, el cambio y adecuación de las estructuras de archivos se toma su tiempo, no obstante a la fecha se aprecien cambios significativos, y como casos particulares es propio señalar el Archivo o Nave Central, los archivos del Palacio de Justicia de Ciudad Nueva, y de manera especial los archivos de la Jurisdicción Inmobiliaria.

    Es de entender que todo tribunal cuente con un área destinada al archivo de documentos y expedientes, como resultado directo de su atribuciones jurisdiccionales, así como también de su actividad administrativa, en tal sentido se entiende que los integrantes de todo tribunal, directa o indirectamente sean responsable de la conservación de sus archivos.

    Con la actividad permanente de los tribunales sus archivos están en constante crecimiento, por lo que la responsabilidad en la conservación y mantenimiento de los mismos, debe ser proporcional a dicha actividad, debe estar supervisada por un personal competente que rinda a la tarea de archivar la responsabilidad que amerita.

    Sin ánimo de justificar una mala practica en el manejo de los archivos en un Juzgado de Paz cualquiera, se puede presentar la situación de que su archivo se encuentre en un total deterioro, tanto en lo que respecta al área destinada a tales fines, como las técnicas o ausencia de éstas, para la actividad de archivar. Ante tal situación lo primero que nos preocupa sería como enfrentar y dar solución a esta situación de la que todos somos responsables. Es común que el área destinada al archivo sea siempre la menos apropiada, y que la misma a su vez sirva de desahogo para el tribunal, o como un área alterna para que el personal del tribunal se alimente, o que el personal a su cargo sea el menos capacitado, y es que inciden situaciones que han perpetuado el hecho de que si no se sabe donde ubicar a un empleado se le envíe sin vacilar al archivo "ponlo a archivar", y peor aún, casi siempre es el personal peor pagado.

    Si a las circunstancias enunciadas precedentemente le sumamos el desconocimiento de la población de la importancia de los archivos, su conservación, de las técnicas apropiadas para archivar, entenderíamos el por qué puede que existan aún dentro del Poder Judicial "archivos" en mal estado y ofreciendo un servicio deficiente.

    Usted ha sido nombrado Juez en una pequeña ciudad, digamos Las Matas de Farfán. Los archivos son un desastre, hay ratones, el edificio tiene filtraciones, las ventanas estan rotas y los archivos se mojan. Además, el personal no ha sido capacitado. Por donde empieza para adecentar el lugar.

    ¿Cúales son las medidas a tomar?

    Ante la alarmante y posible situación en el Juzgado de Paz precitado, lo que exige medidas de carácter urgente, será prudente elaborar un inventario donde conste cúal es la situación actual del archivo, identificando las posibles causas de los males presentes, de manera tal que en el futuro, esas circunstancias sean tomadas en cuenta para evitar volver a caer en esa situación.

    En el suspuesto fáctico que se nos ha presentado tenemos los siguientes resultados:

    "Situación del Archivo del Juzgado de Paz del Municipio de Las Matas de Farfán"

    Planta Física:

    • Filtraciones en el techo.

    • Ventanas rotas.

    • Los archivos están expuestos a las incidencias del clima (se mojan).

    • Hay plagas (ratas).

    Personal del Archivo:

    • Personal carente de capacitación para desempeñarse como archivistas.

    Se han identificado dos tipos de males que inciden en el deterio del archivo, uno que responde a las instalaciones físicas y otro a la falta de preparación del personal encargado del área. Ante tales males se hace necesario tomar las medidas y acciones de lugar, para lo que será necesario poner en conocimiento de inmediato a las autoridades administrativas competentes del Poder Judicial, de manera específica a aquellas que sean entendidas en la materia, para que tomen conocimiento de tal situación; en ese mismo sentido será prudente informarles de las medidas de carácter inmediato puestas en marcha en el tribunal, así como también las de carácter mediato, para posteriormente recibir del departamento competente, la asesoría técnica requerida.




    Medidas a Implementar:

    Proponemos tres tipos de medidas, una de carácter provisional, que consistirá en el traslado provisional de los documentos y expedientes, mientrás se realicen las reparaciones de lugar y se habilite de manera apropiada el archivo, para que los expedientes no sean tan afectados, con las reparaciones o cualquier otro trámite tendente a adecentar el área. Una segunda medida, que identificamos como "definitiva", tendente a reparar las instalaciones físicas, y una tercera, no menos importante, a los fines de ofrecer mantenimiento adecuado al archivo, que serán las medidas de conservación.

    • Medidas Provisionales.

    • Medidas Definitivas.

    • Medidas de Conservación.

    Medidas Provisionales:

    Ponderar la posibilidad de trasladar de manera temporal los documentos y expedientes que conforman el archivo, con el objeto de que se haga lo menos traumático posible, la reparación de las instalaciones físicas.

    De lograrse el traslado provisional de los expedientes que conforman el archivo se puede realizar de manera paralela, una evaluación de la documentación, para verificar si existen expedientes que serían pasibles de traslado a la nave central de la SCJ, y no sobrecargar de manera indiscriminada el archivo, una vez lograda su anhelada rehabilitación.

    Medidas Definitivas:

    Puertas y Ventanas.

    Ante el estado de deterioro que afecta los archivos del Juzgado de Paz, se hace necesario la habilitación de las instalaciones físicas, procurando el lugar idóneo para la labor de conservación de los expedientes.

    Partiendo de que se ha puesto en conocimiento a las Autoridades de la Suprema Corte de Justicia, recomendaríamos la reparación del techo, ya que las filtraciones pueden degenerar en males posteriores, en ese mismo orden de pioridades será prudente la habilitación y reparación de las ventanas.

    El área destinada al archivo debe ofrecer condiciones de conservación para la documentación, tomando en cuenta las condiciones propias de nuestro clima, en tal sentido y partiendo de que nuestro país, por nuestra condición de isla caribeña, es común que la humedad sea uno de los aspectos más desfavorables para la conservación de la documentación y expedientes. Es oportuno verificar la instalaciones en lo que respecta a la ventilación, su estructura como mecanismo de protección no solo en lo que respecta a la amenaza de la humedad, sino también ante situaciones climatológicas como lo es la constante amenaza de ciclones y huracanes[1]se debe de partir de qué tanta seguridad se ofrece ante dicha amenaza.

    Instalaciones eléctricas.

    Aprovechando las labores de reconstrucción, se hace prudente verificar las instalaciones eléctricas, para analizar su estado a los fines de que si se hace necesario realizar algún cambio, que el mismo se ejecute.

    Exterminio de Ratas y Plagas:

    Esta situación de suma atención, por el peligro que representa para los archivos como para el ser humano, debe ser atacada de raíz, en tal sentido proceder a furmigar el archivo, una vez se hayan realizado los trabajos de reparación del techo, ventanas o cualquier otro trabajo de esa índole.

    En ese mismo sentido se debe implementar y respetar la regla de no comer, beber o fumar dentro del archivo, por todos lo que conllevan la práctica de estos hábitos.

    Preparación y Capacitación del Personal

    La tarea de archivar va más allá de guardar documentos, por lo que requiere que su personal sea el idóneo, de manera tal que se haga oportuno evaluar las aptitudes y actitudes del personal dedicado a esta tarea, y es que no basta con que estén capacitados sino que también apliquen los conocimientos adquiridos, que valoren la importancia del rol que desempeñan.

    La Capacitación del personal del archivo, debe abarcar los siguientes aspectos de manera general, a saber: a) Historia de los Archivos, b) Archivística, c) Técnicas de Archivo, d) Atención al Usuario, c) Relaciones Humanas, así como formación que obedezca a los parámetros del proyecto de ley general de archivos.

    Ponemos especial atención en las tésnicas y parámetros de archivar, pues hay que identificar bajo que parámetros el personal de archivo desempeña habitualmente su trabajo. Dentro de las técnicas de archivo implementadas mayormente en los diferentes tribunales, está la práctica de archivar bajo el sistema numérico[2]siendo este sistema el idóneo, en el entendido de que ofrece mayores alternativas ante la constante actividad de los tribunales. Es importante que el personal sea capacitado sobre las técnicas y manejo de archivos judiciales, que hagan consciencia de la labor que desempeñan, es decir que esten lo suficientemente capacitados para entender que archivar no es simplemente agrupar documentos o papeles, y que "el archivo es la memoria de la institución"[3] y en este caso del juzgado, que esto obedece a criterios particulares, y que lo ideal es que toda la documentación esté accesible al público que la requiera.

    Medidas de Conservación

    Una vez logrado el buen estado de las instalaciones físicas y la capacitación del personal, de donde se podría decir que se rescató el archivo, se hace necesario que se le dedique al archivo, una atención especial, tendente a mantenerlo en buenas condiciones, en ese sentido ofrecemos las recomendaciones siguientes:

    • Mantenimiento de pinturas, puertas y ventanas de manera periódica.

    • Instalación de extintores contra incendios.

    • Instalaciones de anaqueles previendo el aumento de la documentación del juzgado.

    • Pasar revista periodicamente del personal y las instalaciones por parte del juez.

    • Capacitación y retroalimentación del personal del tribunal.

    • Fumigación períodica del archivo.

    • Restricción del personal que accesa al archivo.

    • Levantamiento de un libro "control" donde se registre la secuencia de las actividades de mantenimiento.

    • Tomar previsiones ante la eventual promulgación de la Ley General de Archivos[4]

    Hay que reconocer que todas estas iniciativas sólo podrán materializarse con el apoyo de la Suprema Corte de Justicia, y de manera especial con el personal del Juzgado, de manera tal que hay que incentivarlos e invitarlos a formar parte de lo que será patrimonio de la comunidad.

    Conclusión

    Al momento de visitar por vez primera nuestro futuro Juzgado, será fundamental introducirnos al área del archivo, de manera tal, que podamos de manera inmediata levantar un inventario de las condiciones en que se encuentre a nuestra entrada en funciones, para identificar de que adolecen sus instalaciones, su personal y de los métodos aplicados para su funcionamiento.

    Dependiendo de los aspectos negativos encontrados se podrá formular el proyecto de rescate, tomando las medidas pertinentes, siendo una de las más importante la capacitación del personal y de su integración en las funciones de mantenimiento del archivo, previendo cualquier situación que pueda dar lugar a un mal posterior, y en ese mismo sentido dar mantenimiento periódico a todo el archivo obedeciendo a sus características particulares.

    A partir del levantamiento de inventario, se puede tomar una panorámica del ritmo de trabajo no solo del archivo, sino también del juzgado en sí. Ante la problemática de un archivo en mal estado, por más loables que sean las intenciones, no se puede tomar medidas a la ligera, y es que hablar del archivo, es hablar de parte del patrimonio histórico de la comunidad.

    Bibliografía

    • Anteproyecto Ley General de Archivos.

    • Balasse, Marie-France. Gestión de Archivos Judiciales, primer módulo.

     

     

     

     

     

     

     

    Autor:

    Elías Santini Perera

    santiniperera[arroba]yahoo.es

    Santo Domingo, DN.

    Viernes 06 de Julio del año 2007.

    [1] En República Dominicana las corrientes oceánicas modifican el clima tropical, forjando una estación lluviosa que abarca los meses de mayo hasta noviembre. Almanaque Mundial 2007.

    [2] Se identifican como principales sistemas de archivo: el alfabético, el numérico y el alfanumérico.

    [3] Balasse, Marie-France. Gestión de Archivos Judiciales, primer módulo.

    [4] Ante la eventual promulgación del proyecto de ley general de archivo, se estipulará que la SCJ deberá remitir sus archivos cada 50 años al AGN, siendo los archivos de los diferentes juzgados de paz parte del Poder Judicial, es necesario que de manera inmediata estemos preparados para la aplicación de los parámetros a seguir en la actividad de archivar, en el entendido de que no toda la documentación será considereda útil para su traslado, obedeciendo a los siguientes criterios que es oportuno que conozca el personal de archivo, como son el valor administrativo de la documentación y el interés histórico de los expedientes. Será necesario que se comiencen a aplicar los estándares internacionales en las técnicas de archivo de manera tal que sea lo menos traumático posible el traslado de los expedientes a la SCJ, para su posterior envio al AGN.



    Artículo original: Monografías.com

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