El control interno en el marco de la empresa

    1. El Control Interno en el marco de la empresa
    2. Limitaciones de un sistema de control interno
    3. Control interno administrativo y control interno contable
    4. Los intercambios y los estados contables
    5. Control interno en el riesgo de auditoria
    6. Tareas del auditor interno
    7. Clasificación de los controles internos
    8. Tipos de controles generales
    9. Los ciclos de información contable
    10. Categorías de controles específicos
    11. La estructura del control interno
    12. El Control Interno en la Auditoria de los Estados Financieros
    13. Formas de hacer el estudio y evaluación del control interno
    14. Las pruebas de cumplimiento
    15. Bibliografía

    El Control Interno

    El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables.

    El Control Interno en el marco de la empresa

    Contra mayor y compleja sea una , mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.

    Pero cuando tenemos que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización.

    Con la organización de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes.

    Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.

    Limitaciones de un sistema de control interno

    Ningún sistema de control interno puede garantizar su cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de:

    • Costo beneficio

    • El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.

    • La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.

    Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder

    • El factor de error humano

    • Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.

    Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.

    Control interno administrativo y control interno contable

    El control interno administrativo: no esta limitado al plan de la organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios

    Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.

    El control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:

    1- Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia.

    2- Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y permitir la preparación.

    3- Se salvaguardan los activos solo accesandolos con autorización.

    4- Los activos registrados son comparados con las existencias.

    Los intercambios y los estados contables

    Los estados contables son un resumen de los efectos económicos de:

    • intercambios generados por funcionarios.




    • valuaciones modificatorias de dichos intercambios.

    Intercambios: Son las transacciones realizadas con el exterior de la organización estas pueden ser: adquisición o venta de servicios, devoluciones por compra o venta; inversiones; cobros; pagos; etc.

    Sistema de control interno y los intercambios

    Para producir estados contables correctos, el proceso contable debe capturar la totalidad de los intercambios y su respectiva información; el control interno debe asegurarse de que tal registración ocurra.

    Control interno en el riesgo de auditoria

    El propósito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la información en los estados contables y estén libres estos de errores sustánciales y aseveraciones erróneas.

    Al expresar una opinión el auditor puede tener los siguientes :

    • Que exista error sustancia y en el proceso de preparación de los EECC.

    • Que los controles internos fallen y no se detecte error.

    • Que el proceso de auditoria falle y no se detecte error.

    Tareas del auditor interno

    • La auditoria interna debe efectuar el relevamiento y evaluación del sistema de control interno a fin de evaluar la efectividad del mismo en distintos ámbitos.

    • El auditor interno debe enfatizarse en el examen de los siguientes aspectos :

    • a) Confiabilidad integridad y oportunidad de la información.

    • b) Cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

    • c) Protección de activos, revisando los mecanismos de control.

    • d) Uso eficiente y económico de los recursos.

    • e) Logro de objetos y metas operacionales.

    Clasificación de los controles internos

    Controles Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la info. Contable.

    Controles Específicos: Se relacionan con la info. Contable y por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el origen de la información hasta los saldos finales.

    Tipos de controles generales

    La gerencia es responsable del establecimiento de una conciencia favorable de control interno de la organización. Es importante que la gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz.

    La Gerencia se podría motivar a violarlos por las siguientes causas:

    • Cuando el ente esta experimentando numerosos fracasos.

    • Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o crédito.

    • Cuando la remuneración de los Adm. este ligada al resultado.

    • Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados mas bajos.

    El auditor externo y el control circundante

    El auditor externo deberá relevar y evaluar el control interno con el objeto de depositar confianza o no en los controles de los flujos de información que genera los saldos a ser auditados y de esta manera modificar o no la naturaleza, alcance y oportunidad de su procedimiento.

    Dentro de este relevamiento y evaluación se encuentra el control circundante. Si alguno de los factores adoleciera de falencias importantes. La conclusión es que no se podrá confiar en los controles internos para modificar la naturaleza y alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria.

    Los ciclos de información contable

    Un ciclo de información contable esta constituido por el flujo de información que va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio.

    Las cuentas del mayor general son solo objeto de validación mediante procedimiento sustantivo.

    Para generar los datos contenidos en el mayor, el proceso contable debe capturar los datos de cantidad, precio, descripción, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos, dichos datos generen los saldos del mayor.

    Tal tratamiento consiste en llevar los datos del estado a que estén documentados o también en un medio magnético hasta llegar a generar los saldos del mayor.

    Ejemplo: Los datos del nombre del cliente, dirección, artículo y cantidad se encuentran contenidos en el pedido. El precio se encuentra en la lista de precio del computador. Aprobado el pedido.. se corre el programa de facturación y recibimiento.

    Cuando el cliente. Recibe la mercadería conforme y firma el recibimiento, se produce un cambio en la información ya que esta se encontrara en Ventas del día

    Lo que vemos es que en un sistema operativo y en un contable, consiste en el tratamiento de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a través de los distintos soportes documentales, de aquí en adelante seguirán produciéndose cambios hasta llegar a los saldos del mayor.

    Categorías de controles específicos

    Población y exactitud: Son los que previenen o detectan, en la captura y proceso de información los errores de población y exactitud.

    Controles de captura y de procesamiento: La información se de los intercambios del ente con el exterior, se vuelcan en medios magnéticos o documentales y constituyen los datos inherentes al intercambio. Dichos datos son procesados por el sistema contable y los resultados de dichos procesamientos se transforman en saldos contables. Entonces Tal control asegura que no se produzcan errores de población o exactitud en cada una de las etapas.

    Controles de custodia: Tienen que ver con el mantenimiento de la custodia de los bienes recibidos como consecuencia de los intercambios o con los fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio, dinero, valores.

    Controles preventivos: Son referidos a la oportunidad en donde se aplica mientras ocurre el control.


    La estructura del control interno Consta de los siguientes elementos:

    • Ambiente de control.

    • Sistema Contable.

    • Procedimientos de Control.

    Objetivo de un sistema de control interno

    Tiene varios objetivos como:

    • Evitar o reducir fraudes.

    • Salvaguarda contra el desperdicio.

    • Salvaguarda contra la insuficiencia.

    • Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.

    • Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.

    • Salvaguardar los activos de la .

    • Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administración.


    El Control Interno en la Auditoria de los Estados Financieros

    La comisión de Procedimientos de Auditoria del IMCP, al estudiar las normas de auditoria concluye que el Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de auditoria.El estudio de la evaluación del control interno, tienen como objeto primario la formulación de un programa de auditoria, que al ejecutarse permite al Contador Público emitir un dictamen sobre los estados financieros.El fin de la revisión de los procedimientos de contabilidad y de control interno, es averiguar cuales son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de control interno existente, como base para determinar el alcance del examen.La revisión no termina con las investigaciones realizadas al principio de la auditoria sino que continúan en el transcurso de ella.Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificación que pueda recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos aspectos se deben comunicar por medio de memorándums de sugerencias, conteniendo las deficiencias localizadas en la organización del negocio.

    Formas de hacer el estudio y evaluación del control interno

    Métodos:a) Método Descriptivo.b) Método Gráfico.c) Método de Cuestionario.

    Método Descriptivo: 

    Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. 

    La descripción debe hacerse de manera tal que siga el de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.

    La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias.

    Método Gráfico.

    Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aún cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos.Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que según el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintéticos que indican los aspectos más importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.

    Método de Cuestionarios.

    Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.

    Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectará funciones incompatibles del personal involucrado en la operación, administración, control y marcha de la entidad sujeta a auditoría.Se presenta como una hoja de cuestionario, que en la parte superior derecha, se menciona la función clave y ahí mismo se anotan los nombres de los ejecutantes, a continuación, sobre el lado izquierdo de la hoja, están consignadas otras funciones donde se anotarán los nombres de los ejecutantes, si el nombre de la persona que realiza la función clave se repite en las otras funciones, se constituye así una función incompatible que será anotada a continuación en la columna de observaciones y en consecuencia habremos descubierto una falla en el control interno.

    Las pruebas de cumplimiento

    Una prueba de cumplimiento es una prueba que reúne evidencia de auditoria para indicar si un control funciona efectivamente y logra sus objetivos.

    El auditor entonces solo debe aplicar pruebas de cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales depositará confianza para modificar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sobre saldos, los cuales siempre deben ser probados, dado que aseguran la integridad de la información.

    Tipos de prueba de cumplimiento

    Detalles: las cuales entendemos que se refieren a la verificación de constancia de un control realizado por los funcionarios del ente sobre todo atributos como fecha, parte, descripción, etc. Contenido en un documento o soporte magnético.

    Mediante:

    • Comparación de igual tributos entre distintos documentos

    • Comparación entre los números de los comprobantes

    • Verificaciones matemáticas

    • Cumplimiento con autorización general o particular

    Observación:

    El tipo de prueba que se selecciona depende del control identificado y del objetivo de la prueba. Ejemplo Control de integridad de población en la captura de información, tienen como objetivo asegurarse que los datos que revelan el intercambio se ingresan en el sistema de procesamiento. Lo que preocupa a la auditoria es que algunos de esos intercambios, no sean registrados.

    Por lo tanto tomar una muestra para detectar que se registraron los atributos, no descubrirá las omisiones. Por lo tanto se tiene que recurrir a la prueba de indagación y observación.

    Desviaciones de cumplimiento

    Las desviaciones nos permiten soportarnos para determinar si se deposita confianza en los controles internos.

    Antes de comenzar a probar los controles en los cuales se depositará confianza, debemos definir aquello que se constituirá una desviación de cumplimiento.

    Se entiende por desviación de cumplimiento a todo procedimiento que de acuerdo con las normas establecidas debe efectuarse y no se efectúa.

    Ejemplo. Pude existir entonces que no se ha realizado un asiento contable o que el mismo este mal hecho, el cual el mismo debería estar bajo a supervisión del encargado del departamento contable.

    La determinación del desvío nada tiene que ver con el valor monetario dado que el propósito de la prueba de cumplimiento es reunir evidencia respecto del cumplimiento de un control y no sobre el intercambio en particular.

    Diseño de un sistema de control interno

    El armado del sistema de control debe contener:

    • los medios de información (listado de computador, etc.)

    • los comprobantes y medios magnéticos de tratamiento y traslado de información

    • los procesos manuales y computarizados que se utilizan

    • los procedimientos establecidos para que la operatoria funcione organizadamente

    • los departamentos involucrados

    • las personas involucradas

    • los asientos para retención de datos

    Bibliografía

    • Monografia.com

    • Wikipedia.com

    • Gestopolis.com

     

     

     

     

     

     

     

    Autor:

    Madeline Felix

    madelin_laflaca86[arroba]hotmail.com



    Artículo original: Monografías.com

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