Diseño de un sistema automatizado que lleve el control efectivo

    1. Introducción
    2. El problema
    3. Marco teórico
    4. Marco metodológico
    5. Presentación y análisis de los resultados
    6. Conclusiones y recomendaciones
    7. Propuesta
    8. Bibliografía consultada

    INTRODUCCIÓN

    La presente investigación aborda una de las problemáticas que desde hace años afectan a muchas Instituciones Educativas , y es el llevar un Control Automatizado efectivo sobre sus archivos.

    La Escuela Técnica comercial Luis Razetti sirvió como base para la investigación elaborándose una consulta sobre el proceso de inscripción anual, la cual tiene como objetivo determinar mediante la evaluación de profesionales en la materia que tanta eficacia, confiabilidad , veracidad y rapidez tendría el control automatizado de inscripciones.

    Por ende el principal objetivo de esta investigación es realizar un estudio sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen Sistema de Inscripción en una escuela y las herramientas necesarias para erradicar los problemas mas comunes en cuanto a los procesos de inscripción manual.

    En este sentido se entiende como Sistema de Inscripción, el procedimiento a seguir al inicio de cada año escolar, en la Escuela Técnica Comercial Luis Razetti el sistema de inscripción es manual y a partir de observaciones y del levantamiento de información que arrojo la investigación se pudo detectar que la mayoría de los procedimientos tienen inconvenientes, entre ellos se pueden destacar: pérdida o duplicación de información debido a la trascripción manual y /o forma de almacenamiento, retardo en el comienzo de las clases y actividades regulares por la tardanza del proceso.

    Por lo tanto, para liberar a este proceso de la abrumadora tarea de efectuar inscripciones manuales que ocasiona congestionamiento se ofrece una herramienta de trabajo que consiste en un sistema de información más exacta y rápida para el personal que allí labora matriculando una cantidad de alumnos en un corto período de tiempo para dar inicio a las actividades del plantel de manera eficiente e integra. El paquete de aplicaciones presenta una interfaz amigable capaz de realizar: las operaciones básicas de mantenimiento de archivos que proporcione una mejor manera de proveer información actualizada para la toma de decisiones, registro y control de todos los procesos inherentes del sistema de inscripción, ofrecer reportes de acuerdo a la necesidad del usuario.

    El objetivo central de este proyecto es automatizar el proceso de inscripción de esta institución y todos los procesos inherentes al mismo que genere información oportuna, precisa y confiable mediante el uso de los sistemas de información, herramienta que contribuye a los diferentes sectores productivos de la sociedad en llevar las tareas administrativas rutinarias, tediosa y de gran volumen de información al computador, teoría que afianza la propuesta de sistema de información para el proceso de inscripción del plantel como nueva forma de trabajo que sustituya la metodología hasta ahora utilizada en los sistemas administrativos escolares.

    En el presente trabajo esta constituido en seis (6) Capítulos, que se declaran a continuación: En el capítulo I, se define el planteamiento del problema, la formulación de las interrogantes de la investigación, los objetivos generales y específicos, la justificación del porque de este trabajo y la definición conceptual y operacional de las variables, consideradas en esta investigación, mientras que en el capítulo II, se muestra la teoría que abala la investigación. En el capítulo III, se describe el marco metodológico que abarcó del tipo y diseño de investigación, así como selección de la población y muestra , las técnicas e instrumentos de recolección de datos, la validación del instrumentos así como determinación de la confiabilidad del mismo y por ultimó se describe el procedimiento llevado por los investigadores para la realización de este trabajo, luego el capitulo IV, se refiere a la presentación de los resultados y el análisis de las respuestas de cada uno de los ítems que conformaron el cuestionario. En el capítulo V se presentaron las conclusiones y recomendaciones de la investigación seguidamente se presenta el capítulo VI, en donde se describe la propuesta para el diseño de un sistema de información que permita el control efectivo del proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial "Luis Rzettti", por último se muestra la bibliografía consultada con los anexos respectivos producto de la investigación.

    CAPÍTULO I

    EL PROBLEMA

    En el presente capítulo se encontrará la descripción del planteamiento del problema, la formulación de las interrogantes, objetivos general y específicos que se pretende alcanzar con este trabajo, seguidamente se lleva a cabo la explicación de la justificación del por que de la investigación, por último se realiza la identificación, definición y operacionalización de las variables consideradas en la misma.

    1.1 Planteamiento del Problema

    Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza, las se sienten en la necesidad de adquirir tecnología para el mejoramiento de sus sistemas y a las vez sus procedimientos, con el fin de garantizar un eficaz funcionamiento y así obtener una adaptación paralela de condiciones con las líderes del mercado.

    Es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informática, tal vez la palabra clave es la comunicación, pues el hombre ha sido capaz de comunicarse más fácilmente con un deseo interminable, que se puede decir, no se ha realizado del todo pero va encaminado hacia él, es un hecho que las computadoras liberan al hombre de las abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite emplear su inteligencia en tareas más estimulantes e interesantes.

    Las computadoras son más que un cerebro de alta velocidad, se ha convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas.

    En esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros.

    Los procesos rutinarios en forma manual procesan información lenta, llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor trato de información.

    Los avances tecnológicos han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a incrementar la calidad de las diferentes formas de producción de bienes la potencia y las posibilidades de este aparato (Computador) han cambiada profundamente tanto en su concepción como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la función de un computador se reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos.

    Como sucede en la mayoría de los campos técnicos, la tecnología de la información se refiere a los medios colectivos para reunir, y luego almacenar para procesar, la motivación para conseguirlo, disminuir costos y funciones especializadas y enfocada a la eficiencia operacional, asimismo es un gran apoyo en las investigaciones que abarque la gestión de la organización, ó sea transformado en un instrumento arma estratégica que tiene un carácter de cambio en forma sustancial que redefina la naturaleza del objetivo, creando uno nuevo donde antes no existía, o cambiar el objetivo de modo radical con ventajas competitivas.

    La diseminación de la tecnología significa que las operaciones cotidianas de casi toda la organización se vuelven cada vez más diferentes del funcionamiento adecuado de está tecnología. El grado de esta dependencia es difícil de discerní en un principio, a medida que organizaciones y las personas van ajustándose a las nuevas tecnologías, los procedimientos y sistema manuales va dejando de manera sutil y paulatina de tener cualquier importancia práctica.

    En tiempos pasados, se discutían las dificultades planteadas por los sistemas de información se refería a las personas, no a la tecnología de la información, luego se ha intentado despertar el interés ante las posibilidades que ella brinda también formular que se ha desmotado y que se puede resolver la mayoría de los problemas técnicos, pero para quienes comprenden que la innovación basada en la tecnología es al fin un proceso social, cuando, muchos años más tarde, se examinan las predicciones hechas con referencias al cambio tecnológico, resulta impresionante su penetración y la incorporación de la tecnología de la información a la vida cotidiana pues al fin, su influencia en el hombre no se ha hecho esperar y el ser humano a tomado amplia conciencia de la profunda alteración que la utilización no sólo de computador sino del conjunto de técnicas de tratamiento de la información derivada de su uso ha llevado a construir los retos del futuro.

    Se observó actualmente la falta de tecnología en el Luis Razetti demuestra lo ineficaz del proceso de inscripción, funcionando en forma manual y originando alto grado de desorganización, lentitud en la realización de reportes, duplicación de inscripciones y demora en la entrega del carnet, en el proceso que a su vez ocasiona agotamiento del personal.

    El Centro Educativo actualmente cuenta con un número de matriculas de superior a las 800, debido a lo peculiar de su enseñanza técnica, influyendo de manera directa a provocar la insuficiente e incompetente desarrollo de las inscripciones, retomando el normal desarrollo de las actividades de otros departamentos dependientes del proceso, hasta el punto de iniciarles en el transcurso del periodo escolar.

    Las seccionales encargadas de coordinar gran parte de las inscripciones se le acumula demasiado trabajo, para manipular los requisitos y llevar fichas que se pueden prestar a la pérdida y alteración, al igual que organizarlos en ficheros.

    En las seccionales se va a tomar la función de : Planificar y controlar la inscripción por y sección del plantel, pues es lento y desorganizado, requiere de varios días para realizarlo.

    El objetivo que persiguen las seccionales en cuanto a inscripción es: Inscribir una gran cantidad de alumnos en poco tiempo con el sistema manual y tradicional que llevan, el proceso de inscripción se adapta a la necesidad del alumnado y va a depender de una serie de autorizaciones, no lo puede lograr porque tiene muy poco tiempo para la gran cantidad de alumnos con que cuenta el centro educativo ocasionando que el sistema sea lento, desorganizado y poco confiable ya que se presta a que algunas ocasiones se pierdan los datos arrojados y/o duplicarse, esto ocasiona mucho espacio dentro de los archivos.

    El proceso de inscripción se lleva de forma manual, donde se verifica la totalidad de los documentos, se recolectan los datos a través de una ficha denominada libro de vida con el fin de crear expedientes del alumno y se la anexan los documentos exigidos (partida de nacimiento, certificado de salud, certificado de notas, cédula de identidad, 2 fotografías, carta de buena conducta).

    Entre las dificultades que presenta este proceso se pueden mencionar:

    Los alumnos no se ubican correctamente, el trabajo se torna demasiado pesado, se congestiona la institución durante el proceso, el carnet no es entregado al instante como prueba que ha sido inscrito, la manipulación del libro de vida es muy frágil, algunas de las actividades hechas por la institución se atrasan, la información se procesa muy lenta, todas estas dificultades repercuten en las diferentes áreas con la que cuenta la institución.

    Las áreas que se ven afectadas son: el Departamento de Evaluación, pues su trabajo durante estos días es acelerado y congestionado debido a que se hacen inmensas columnas para proceder a la inscripción, y esto ocasiona: Ineficiencia en el proceso, el personal trabaja demasiadas horas extras, las solvencias no tienen hora fija de entrega, aparte de eso tienen que realizar su trabajo habitual, congestiona rama técnica, porque los alumnos que van a (recuperar) reparar no tiene mención lo que ocasiona un descontrol, donde ubican a estos en las menciones con poco alumnado, este proceso de inscripción involucra a todo el centro educativo, pues con esta información permite trabajar a varios departamentos.

    Por estas diversas razones es necesario un cambio, a través de un sistema automatizado que evite y controle, la duplicación y pérdida de documentos y que agilice el proceso de inscripción de tal manera que sea confiable, seguro y amigable.

    1.2.- Interrogantes de la Investigación.

    En el presente trabajo se plantean las siguientes interrogantes:

    ¿Cómo se lleva a cabo el proceso actual de inscripción en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti"?

    ¿Cuáles serán las ventajas y desventajas que traería la automatización del sistema automatizado de inscripción de la Escuela Técnica "Luis Razetti"?

    ¿Qué recursos serán necesarios para la implementación del sistema automatizado que lleva el proceso de inscripción de la Escuela Técnica "Luis Razetti"?

    ¿Cuál será el mecanismo y política de seguridad mas adecuado que se utilizará en el desarrollo del sistema automatizado en la Escuela Técnica "Luis Razetti"?

    ¿De qué manera la automatización del proceso de inscripción de la Escuela Técnica "Luis Razetti" permitirá realizar un control efectivo en su auditoria?

    ¿Qué estrategia se utilizará para adaptar el personal encargado del manejo del sistema?

    1.3 Objetivos de la Investigación.

    A continuación se presentan los objetivos que se pretenden lograr con el siguiente estudio.

    1.3.1 Objetivo General.

    Proponer la automatización del proceso de inscripción que controle, registre de manera segura, precisa y eficiente la información del alumno inscrito en la Escuela Técnica "Luis Razetti".

    1.3.2 Objetivos Específicos.

    Describir como es realizado actualmente el proceso de inscripción en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    Determinar las ventajas y desventajas que traería para la Escuela Técnica "Luis Razetti" automatizar los formatos manuales de inscripción.

    Precisar los recursos que son necesarios para implementar un sistema automatizado que lleve a cabo el control del proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    Fijar las normativas y políticas de seguridad a utilizar, para el desarrollo del sistema automatizado en la Escuela Técnica "Luis Razetti".

    Realizar cursos de adiestramiento para el personal encargado del manejo del sistema automatizado.

    Establecer como la automatización en el proceso de inscripción en la Escuela Técnica "Luis Razetti" permitirá realizar un efectivo control de auditoria.

    1.4 Justificación de la Investigación.

    Los procesos automatizados, son factores de vital importancia en la organización, en esta era se ha observado una gran innovación y desarrollo de tecnologías de la información que ha permitido la evolución de computadores que son capaces de producir sistemas de información a la sociedad con apartes a los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros.

    Es necesario que la información sea procesada y almacenada de una forma más efectiva para agilizar los procesos de inscripción y así lograr un control integral de las actividades de inscripción. Con el desarrollo de un sistema automatizado que abarque las necesidades y una mayor relación con los requerimientos del personal, proporcionará una mejor efectividad en el manejo del flujo y procesamiento de los datos.

    Al establecer este sistema poseerá un impacto psicosocial positivo en la organización, la cual proporcionará a la misma, una información confiable, agilizando y facilitando el trabajo en el proceso de inscripción. Se ha conseguido un total apoyo a la idea de implantar un sistema automatizado de inscripción. Todo el personal se siente partidario por hacer realidad un proyecto que traería un soporte técnico confiable y acorde a los avances de la era tecnológica de la información.

    Las personas que laboran en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti" en el departamento administrativo docente durante este complicado proceso, exige un cambio que englobe la exigencia de la nueva era, esto nos da más fuerza para continuar y a fin conseguir su implantación.

    1.5.- Variables a Considerar en la Investigación.

    A continuación se presentan los elementos que pueden asumir diferentes valores cada vez que son examinados.

    1.5.1.- Definición Conceptual de las Variables.

    Las variables son los elementos que toman diferentes valores, según sea el contexto en que se presentan y son definidas en función a la expresión del significado que los investigadores le atribuyen. (Microsoft ® Encarta, 1998).

    1. Proceso de Inscripción: Es un conjunto de técnicas y procedimientos desarrollados para contener los datos personales del interesado a inscribirse, puede ser llevado de diferentes maneras ya sea un libro de vida. (Microsoft ® Encarta, 1998).
    2. Ventajas y Desventajas: Se puede definir la ventaja como los adelantos en superioridad. Como ventajas traería; agilidad en el proceso de inscripción, evitara el duplicado de inscripciones, se evadirá la perdida de documentos y la perdida de tiempo del personal buscando documentos duplicados o perdidos. Las desventajas se pueden definir como la inferioridad en los adelantos. Como desventaja se tiene; el costo total de los equipos necesarios y la capacitación del personal. (http://www.monografías.com/trabajos13adies/adies.shtml,).

    c) Recursos Económicos, Tecnológicos y humanos: Los recursos económicos son; insumos utilizados para producir bienes y servicios que los seres humanos desean. Categorías generales dentro de los recursos económicos pueden ser: Tierra -- Parcelas de tierra y otros recursos naturales (oro, carbón, madera, , etc.); Trabajo -- El esfuerzo físico y mental de los seres humanos, en el caso de los sistemas de salud la fuerza de trabajo; Capital -- todas las construcciones, equipos, fábricas, etc. (creados por el hombre y utilizadas para producir otros bienes y servicios), la creación de capital de instituciones

    proveedoras de salud; y destreza humana y conocimiento; Habilidad empresarial -- Destreza administrativa combinada con el deseo de tomar un riesgo. (Columbia College. Macroeconomics course. 2000).

    Los recursos tecnológicos son; computadores con periféricos e impresoras suficientes para llevar a cabo, las tareas necesarias. A cada profesional, que trabaja en tareas de diseño y estudios, se le provee un computador PC y todas las herramientas necesarias, para cumplir con los más altos estándares de la mejor y alta compra de calidad. (http://www.lachsr.org/es/thesaurus/00000693.htm)

    Y los recursos humanos son; estrategia empresarial que subraya la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas entre gestores o directivos y trabajadores. La GRH se refiere a una actividad que depende menos de las jerarquías, órdenes y mandatos, y señala la importancia de una participación activa de todos los trabajadores de la . El objetivo es fomentar una relación de cooperación entre los directivos y los trabajadores para evitar los frecuentes enfrentamientos derivados de una relación jerárquica tradicional. Cuando la GRH funciona de modo correcto, los empleados se comprometen con los objetivos a largo plazo de la organización, lo que permite que ésta se adapte mejor a los cambios en los .

    La GRH implica tomar una serie de medidas entre las que cabe destacar: el compromiso de los trabajadores con los objetivos empresariales, el pago de salarios en función de la productividad de cada trabajador, un trato justo a éstos, una formación profesional continuada y vincular la política de contratación a otros aspectos relativos a la organización de la actividad como la producción, el y las ventas. Algunas llevan a cabo parte de estas medidas, pero son pocas las que las aplican todas de forma simultánea. La aplicación de estas medidas es independiente del sector industrial al que pertenezca la . Así, compañías tan distintas como IBM, Marks & Spencer y McDonalds aplican esta política empresarial, al igual que varias del sector público. (Microsoft ® Encarta, 1998).

    d) Adiestramiento del Personal: Se trata de un proceso educacional a corto plazo mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos. El entrenamiento es la educación profesional que adapta al hombre para un cargo o función dentro de una organización, su políticas, etc. En segunda medida, implica un desarrollo de habilidades, entendido como un entrenamiento orientado a las tareas y operaciones que van a ejecutarse.

    Es importante destacar que el adiestramiento tiene como objetivo lograr que los trabajadores perfeccionen sus conocimientos, practicas y habilidades, lo que les permitirá ampliar los conocimientos de una forma significativa, especialmente en las actividades donde desempeña su labor. (http://www.monografías.com/trabajos13/adies/adies.shtml,2004).

    A continuación en el Cuadro 1 se identifican y definen las variables consideradas en la investigación.

    Cuadro 1 Identificación y Definición de las Variables.

    OBJETIVOS ESPECÍFICOS

    VARIABLE

    DEFINICIÓN CONCEPTUAL

    Identificar como es realizado actualmente el proceso de inscripción en la Escuela Técnica Comercial Luis Razetti.

    Procesos de Inscripción.

    Mecanismo utilizado para los procesos de Inscripción.

    Determinar las ventajas y desventajas que traería para la Escuela Técnica Luis Razetti automatizar los formatos manuales de inscripción.

    Ventajas

    Y

    Desventajas de la Automatización.

    Son aquellas que representan los aspectos positivos y negativos en la ejecución de un determinado trabajo

    Precisar los recursos que son necesarios para implementar un sistema automatizado en la elaboración de formatos para el sistema manual de inscripción de la Escuela Técnica Luis Razetti.

    Recursos Económicos, Tecnológico y Humanos.

    Son los medios necesarios para alcanzar un fin.

    Establecer seguridad de acceso al personal autorizado (administrativo y docente).

    Seguridad de Acceso

    Es el conjunto de requisitos para que el usuario pueda acceder a la gestión del proceso de inscripción.

    Adiestrar al personal encargado (administrativo docente) del manejo de la gestión del sistema de información propuesto para el control del proceso de inscripción.

    Adiestramiento del Personal.

    Enseñar al personal relacionado con el sistema de información las funciones del mismo y su utilidad en el desempeño de su trabajo.

    Establecer como la automatización de formatos manuales de la Escuela Técnica Luiz Razetti permitirá realizar un control de auditoria.

    Evaluación del Sistema Automatizado

    Es el control de la información registrada.

    Fuente: Guía para la Elaboración y Presentación del Trabajo Especial de Grado. CUAM 2001.

    1.5.2.- Definición Operacional de las Variables.

    Es el desglosamiento de las variables, en aspectos sencillos, que permiten la mayor aproximación para poder medirla, estos se agrupan en las llamadas, dimensiones las cuales tienen por objeto la representación del área del conocimiento que íntegra la variable, las mismas representan un componente significativo con relativa autonomía y del que se derivan un agregado de elementos llamados indicadores, últimos aspectos a ser objetos de análisis en el desarrollo del presente estudio, ya que ellos representan las unidades mínimas a ser observadas y medidas en las variables en investigación, en función de las características precisas, se pueda seleccionar la técnica de registro que pueda ser expresada a través del instrumento seleccionado. (CUAM, 2001).

    A continuación en el Cuadro 2 se conceptuliza las variables consideradas en la investigación.

    Cuadro 2 Operacionalización de las Variables.

    VARIABLES

    DIMENSIÓN

    INDICADORES

    ITEM

    Proceso de Inscripción.

    Procesos

    Registros en un cuaderno.

    1-2-3

    Ventajas y Desventajas.

    Diagnóstico

    Rentabilidad Seguridad y Eficiencia del sistema Redundancia de Conexión de los equipos.

    7

    Recursos económicos, tecnológico y humanos.

    Económica

    Bajos costos en Equipos Calidad de Diseño de los programadores.

    8

    Manual de procedimiento y Seguridad del Sistema.

    Tecnológica

    Normativas para el uso del sistema

    9

    Sistema Automatizado

    Evaluación

    Efectividad en el Control de Operaciones

    6-5

    Seguridad del Sistema

    Software

    informática

    Control para el ingreso de datos para el sistema de Inscripción.

    12

    Adiestramiento del Personal

    Procesos

    (Educativos)

    Personal del Departamento de Informática del control de inscripciones.

    9

    Fuente: Guía para la Elaboración y Presentación del Trabajo Especial de Grado. CUAM 2001

    CAPÍTULO II

    MARCO TEÓRICO

    Se ha detectado que ningún hecho o situación anormal de la realidad pueden tomarse sin una perfecta conceptualización, dicha tarea sólo puede ir desarrollándose a medida que entra en la naturaleza del propio objeto estudiado, tomando en cuenta estas consideraciones y recordando el carácter teórico práctico del proceso del conocimiento, es que podrá decidirse la importancia del trabajo el cual tiene como punto de partida una sólida perspectiva teórica, la misma tiene como propósito darle a la investigación un sentido coordinado y coherente. A continuación se presentan los antecedentes de la investigación, asimismo los basamentos teóricos que la sustenta, de esta manera el lector tendrá los conocimientos previos a la propuesta señalada.

    2.1.- Antecedentes Históricos de la Investigación.

    Es difícil algunos segmentos de las sociedades que no hayan visto afectado, de alguna forma, por el manejo de la información. De hecho, durante la historia se ha tenido la necesidad de usar distintos sistemas de información para ejecutar las labores.

    Entre los antecedentes encontrados en esta investigación se tienen los siguientes:

    Para Naranjo (1998), en su trabajo de grado titulado Diseño de un Sistema de Información Gerencial que sirva de apoyo en la Toma de Decisiones de la Alta Gerencia del Grupo Químico, planteó como objetivo general proponer un sistema automatizado que permitiera el manejo de la información en forma gráfica y resumida para dar apoyo a la toma de decisiones por parte de la alta gerencia del grupo químico para mejorar el manejo del negocio, el cual para lograr su objetivo estudió el funcionamiento del sistema actual que poseían (sus debilidades y fortalezas, los requerimientos de la información por parte de la gerencia, las áreas que formarían parte del sistema de apoyo gerencial, donde recomendó al finalizar el diseño del sistema de información gerencial, su implantación con la finalidad de que la alta gerencia cuenta con una herramienta poderosa en el manejo de la información, sugerencia que se relaciona con el desarrollo de la investigación planteada, ya que con la implantación de una proceso automatizado, los investigadores pretenden mejorar, el mecanismo del control de la información, a objeto de obtener una verificación rápida de la data, sobre determinadas operaciones que le permitan aplicar oportunamente de controles administrativos en pro de la organización y el servicio al cliente.

    Ahora bien, Quintero en el 2001, realizó una investigación titulada "Implantación de un Nuevo Sistema de Control de Inventarios e Investigación Acerca de los Resultados de su Aplicación", planteándose como objetivo general, estudiar y realizar el Sistema de Control de Investigación de la y aplicar ajuste, correcciones y adaptaciones que sean necesarias para garantizar el acuerdo abastecimiento, logran llegar a la siguiente conclusión:

    Un sistema de control de inventarios diseñados especialmente paras las necesidades de la constituye un factor esencial en las políticas de producción y venta así como en las proyecciones funcionales, puesto que permite garantizar el adecuado, suficiente y oportuno suministro de materia prima para la producción con el mínimo posible de inversión estática en los inventarios que lo supone y significa ahorro de dinero y racionalidad de la producción.

    El software de monitoreo fue desarrollado en el lenguaje Visual Basic 5.0 para realizar una interfaces basadas en Windows 95. la filosofía del proyecto es que el sistema pueda ser utilizado por cualquier persona, tanto en su parte de configuración como en su parte de monitoreo, para no tener necesidad de contratar personas especializadas en los equipos del sistema para su configuración y establecimiento en el nodo; se utilizó una librería llamada Powertcp para el manejo del protocolo SNMP bajo TCP/IP y el Sistema esta en la capacidad de agregar, remover y configurar cada nodo.

    De igual manera, Bauza (2002), realizó una investigación titulada Sistema IABN (Instituto Autónomo Biblioteca Nacional), ella fue de tipo estructural o de sistema, en donde se propuso el desarrollo de un modelo operativo factible, además, esto permitió elaborar un instrumento para un sistema operativo viable, con el objetivo de solucionar problemas de procedimientos y normas, así como de tipo practico por medio de la cual se garantizaba un servicio que prestamos con la calidad que (IABN) brinda a toda la nación. Los datos fueron obtenidos a través del cuestionario diagnosticado, estos fueron basados en una matriz de doble entrada y expresados en términos porcentuales por medio de procedimientos estadísticos. Este trabajo proponía una base de datos que fuera dirigida a facilitar el servicio de prestamos centralizados de libros y otros documentos.

    También se tiene en la tesis de grado realizado por Ercolino en el año 2001, que llevó por título el diseño y manejo de un sistema de monitoreo y control remoto para los nodos de telecomunicaciones que conforman la red de servicios de Impsat S.A. de la Universidad Metropolitana tiene como objetivo principal, establecer un sistema que sea capaz de monitorear los equipos de potencia del nodo y además algunas variables externas necesarias, para el buen funcionamiento de este. Además se propuso un esquema de potencia robusto a las fallas así como también el diseño del sistema de monitoreo necesario para llevar un control sobre los nodos, tanto en la parte de tipos de potencia tanto en la parte de variables físicas necesarias.

    2.2.- Aspectos Teóricos.

    A continuación se presenta la Reseña Histórica de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", las bases teóricas.

    2.2.1.- Reseña Histórica.

    En 1946 El Liceo Luis Razetti inicia sus actividades en la que habría sido la casa presidencial durante el gobierno del General Eleazar López Contreras (Quinta Las Mercedes), siendo sus directores los Profesores Reinaldo Ríos y Héctor Luis Negrón. 400 alumnos distribuidos en l0 secciones.

    En el período 1947, 1948 se designan como directores al Prof. J M. Escuraima y al Prof. Adolfo Fennín Baradot. De 1949 a 1958 siendo el director el Prof. Néstor Ruiz Negrón se elabora el primer reglamento interno del liceo, y se crea el orfeón bajo la dirección del Prof. Antonio Lauro.

    En 1958 el director es el Prof. José Ramón Camacho, y se crea un grupo teatral dirigido por Domingo Miliani. De 1959 a 1961 los directores son el Prof. Facundo Camero acompañado por Luis Solórzano y Luis Mota. De 1962 a 1964 siendo el director el Prof. Juan Lozano, se aumenta la matrícula estudiantil de 400 a 1200 estudiantes divididos en 30 secciones.

    De 1964 a 1966 el director fue Luis Solórzano. En 1967 el liceo es mudado a su actual edificio. De 1970 a 1973 se realiza la transformación del Ciclo Básico a Ciclo Diversificado; lo cual sucedió por etapas. (Ciencias, Humanidades, Contabilidad, 8ecretariado). El director de la institución era el Prof. Ángel Aldana y los subdirectores: Eva de Ramírez, Castillejo, Isabel de González, Isabel de González, Carmen de Párraga, Edalys de Hoyo y Lugo Ángel.

    De 1972 a 1975 se realiza un ciclo de reformas en el plantel, el cuál abarco: construcción de nuevas aulas, aumentó del número de secciones, nombramiento de 4 subdirectores, 2 jefes para cada departamento (70 secciones, 15 cada turno).

    En Diciembre de 1985 la institución es intervenida por la zona educativa debido a protesta de los docentes. La directora era Valeria Santaella. En 1985 él fue el Prof. Rafael Piñango acompañado de Ciro Urquiola y Gloria Solórzano (encargada de promover cambios de suma importancia en la institución). La estudiantina obtiene importantes galardones en el ámbito zonal y central en el primer encuentro de estudiantinas (1990). En 1987 se implantan 2 especialidades Educación Técnica Comercial y Servicios Administrativos (Contabilidad, Mercadeo, Secretariado Ejecutivo, Seguro, Administración Financiera, Turismo e Informática). El Director era Rafael Piñango y las subdirectoras era la Prof. Gloria Solórzano y la Prof. Roseliana Rojas Bermúdez. El 28 de Mayo de 1992, según Resolución 543 de la Gaceta Oficial legalmente se deja la denominación "LICEO LUIS RAZETTI" para convertirse en la. "ESCUELA TECNICA COMERCIAL LUIS RAZETTI". En 1995 el director fue Rafael Piñango y las subdirectoras fueron: Gloria Solórzano y Elsa Guerrero.

    En la actualidad la institución está organizada de la siguiente manera:

    a) Personal Docente: de 104 profesores, b) Personal Administrativo: 25 personas, c) Personal Obrero: 25 personas, d) Alumnado: 1492, distribuidos en 42 secciones, e) Secciónales: 3 secciónales que se encargan del cuarto, quinto y sexto año (1, 2, 3.).

    Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", Según Resolución 543 de la Gaceta Oficial de fecha 28 de mayo de 1992, legalmente deja la denominación "LICEO LUIS RAZETTI", para convertir en la "ESCUELA TECNICA COMERCIAL LUIS RAZETTI"; perteneciente al Distrito Capital, Zona Educativa N° l, Distrito Escolar N° 6, ubicada en la Avenida Morán, Sector la Quebradita, Parroquia El Paraíso, Caracas.

    El Centro Educativo se inicia por demanda de la comunidad de un profesional apto para el campo de trabajo en un corto tiempo, y ante la expectativa de formar un TECNICO MEDIO en las especialidades de Comercio y Servicios Administrativos con conocimientos de carácter general en el área científica-humanística, una formación técnico-práctica en su especialidad, que le permita incorporarse al mundo del trabajo en el ejercicio de su profesión; y al mismo tiempo, proseguir estudio en el ámbito superior. (Dirección de la Escuela Técnica Comercial Luis Razzeti, 1999)

    2.2.2.- Biografía de Luis Razetti.

    Nació en Caracas el l0 de septiembre de 1862. Su padre era comerciante italiano; su madre, venezolana, era nieta del Licenciado Miguel José Sanz, tutor de Bolívar y uno de los fundadores de la República. Étnicamente era de pura raza europea latina, mezcla de italiano y español. Perdió su padre siendo aún niño y todo lo que era se lo debo a su madre. Recibió la instrucción primaria en la casa paterna y la secundaria y la superior en la Universidad Central. Fue graduado de doctor en medicina y cirugía el 4 de agosto de 1884. Ejerció su profesión en el interior de la República durante cinco años. Paso tres años en Europa dedicado a estudios de perfeccionamiento, gracias a una pensión que le otorgó el Gobierno. Vivo en esta ciudad desde fines de Diciembre de 1892, consagrado al ejercicio de su profesión y a la enseñanza universitaria. Se caso en 1897; no ha tenido hijos. Fue discípulo directo de la Escuela francesa y un gran admirador de la gran República latina; sin embargo fue uno de los pocos venezolanos que ha hecho el elogio público a la ciencia alemana y Haeckel fue su maestro predilecto. En el actual conflicto europeo sus simpatías son por la causa de los aliados, porque además de ser Francia su madre intelectual y pertenecer a la raza latina y ser republicano, creo que el triunfo del militarismo pan germánico en Europa sería perjudicial a la civilización universal.

    << Cuando Regresé de Europa y me establecí en esta ciudad como profesional de la medicina, el único propósito era vivir honradamente de mi trabajo y contribuir, como uno de tantos, a la obra necesaria de restaurar la medicina científica en Venezuela, es decir, colocar de nuevo esta ciencia a la altura que la colocó Vargas en 1827, cuando funde los estudios médicos en este país. Mi primer acto en este sentido fue promover y llevar a cabo, junto con mi amigo y colega el Dr. Rísquez, la fundación de la que fue "Sociedad de Médicos y Cirujanos de Caracas" (13 de marzo de 1893). Todo el adelanto de la medicina venezolana en nuestra época deriva de aquella sociedad. He consagrado mi vida entera al trabajo, al cultivo de mi espíritu y al culto de mi hogar; he respetado la ciencia, porque la considera la única fuerza del progreso humano, he amado a mi patria con orgullo y deseo de agradecimiento; he predicado y he practicado la fraternidad de profesionales con entera decisión y buena fe y jamás un compañero ha sufrido por su causa, he procurado hacer todo el bien posible y nunca he sentido la tristeza del bien ajeno; no he heredado bienes de fortuna, ni he logrado acumular un capital que me garantice la existencia el día que la mano envejecida sea inhábil para el manejo del bisturí, porque entre las aptitudes de que carece figura en primera línea la que nos permite resolver el problema de vivir sin privaciones y guardar dinero, morir como he vivido; pobre.

    No me atrevo a hacer la autocrítica de mi vida: dejo a los demás el derecho de juzgarme.>> Marzo de 1917. (Dirección de la Escuela Técnica Comercial Luis Razzeti, 1999).

    2.2.3.- Pensum de Estudio del Centro Educativo.

    El pensum de estudio abarca tres (03) años incluyendo un lapso de pasantías en el sector empresarial de tres meses. En el primer año de estudio se un básico de especialidad. Ofrecemos dos opciones: Comercio y Servicio.

    Primer año de comercio: Este básico tiene como objetivo que el alumno tenga una preparación introductoria sobre las menciones que podrá optar en el ámbito de segundo año del profesional en su área y las cuales son: Secretariado Ejecutivo, Mercadeo y Contabilidad.

    Año de servicio: Este básico tiene como objetivo que el alumno tenga una introductoria sobre las menciones que podrá optar en el ámbito de segundo año del profesional en su área y que son: Informática, Turismo, Seguro y administración Financiera.

    Asignaturas que cursara en primer año común del nivel y de la especialidad: Castellano y Literatura, historia de Venezuela, educación física, P. M, matemática, inglés, mecanografía, , nociones generales del derecho, Introducción a la Informática.

    Asignaturas especificas de la especialidad comercio: Técnica y práctica de comercio y mercadeo, prácticas de oficina.

    Asignaturas especificas de la especialidad servicios: Teoría y practica de administración y turismo, teoría general del seguro.

    Menciones que se cursan, la mención a nivel del segundo año, de acuerdo a la especialidad cursada en el ámbito primer año, en comercio: Mención secretariado ejecutivo, , mercadeo. En servicio: Mención seguro, turismo, administración financiera.

    2.3.- Bases Teóricas.

    A continuación se presenta la perspectiva teórica que, se maneja para el desarrollo de la investigación planteada, la cual tiene como propósito suministrar un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones, que permitan abordar el problema, a manera de establecer un marco referencial para la interpretación de los resultados del estudio planteado.

    2.3.1.- Sistema.

    Conjunto de dos o más elementos de cualquier clase interrelacionados entre sí, que puede dividirse en partes o subsistemas.

    Un sistema, debe considerarse como un todo puede dividirse en partes o subsistemas. Estos subsistemas son sistemas más pequeños que tiene las siguientes propiedades:

    Cada subsistema tiene un efecto sobre el sistema. Toda parte del sistema es afectada por lo menos alguna otra parte, por lo tanto, ninguna parte debe influir independientemente sobre es todo. Él todo no puede ser descompuesto en subconjuntos independientes. Un sistema de información proporciona información para la toma de decisiones en la resolución de problemas dentro de una organización. (Microsoft ® Encarta, 1998).

    2.3.2.- Sistema de Información.

    Es un sistema que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones.

    El sistema de información dentro de una organización juega el papel análogo al del sistema nervioso de un animal. Incluido en el sistema están los componentes que ejecutan funciones tales como: la percepción, clasificación, transmisión, almacenamiento, recuperación, transformación. Su propósito primordial es proporcionar información para la toma de decisiones y la coordinación. En el sentido más amplio el sistema de información incluye todos los componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinación y advertencia tanto humanos como automáticos.

    Objetivo del sistema de información. Proporciona información para la toma de decisiones y solución de problemas, actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organización y que permite controlar y dirigir su existencia, operación y destino.

    Sistema de Información Administrativo. Un sistema de información es todo un proceso, por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones, que se informarán a la Gerencia y demás personas interesadas en la organización: con el deliberado propósito de orientar la toma de las decisiones. Funciones de un Sistema de Información. Los Sistemas de Información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivo del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización. A pesar de las diferencias que puedan existir entre distintos sistemas de información, en todos ellos se pueden encontrar un conjunto de funciones.

    a). Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar clasificar, ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones que tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.

    b). Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados, por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuada (base de datos o archivos); un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso; y un dispositivo apropiado de almacenamiento (discos, cintas, disquetes, etc.)

    c). Mantenimiento de Archivos: Los archivos o base de datos del sistema deben mantenerse actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción. La modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.

    d). Generación de Reportes: La realización de estas funciones es esencial para el sistema de información, ella se encarga de producir la información requerida y transmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. (www.monografías .com/sistema/32de/18información/).

    2.3.3.- Análisis de los Sistemas

    Tomando como base un lenguaje de programación orientados a eventos, que soporta conceptos del paradigma Orientado a objeto. Proporciona una excelente plataforma de desarrollo de aplicaciones rápidas, donde se puede crear aplicaciones bajo el ambiente Windows facilitando el desarrollo e implementación de programas bajo entorno gráfico, donde el usuario decide que hacer a través de eventos (Clic, Doble clic, Soltar o presionar una tecla, etc.), los cuales generan una comunicación por medio de menús, colores, sonido, animación, videos y otros y lo cual permite diseñar aplicaciones gráficas con sonido, animación, videos y otros elementos de multimedia. (www.monografías.com, Guerrero C. 2004)

    2.4.- Lenguaje de Programación

    Los lenguajes utilizados para escribir programas de computadoras que puedan ser entendidos por ellas se denominan lenguajes de programación.

    También se dice que un programa es un conjunto de órdenes o instrucciones que resuelven un problema específico basado en un lenguaje de programación.

    Los lenguajes de programación se clasifican según su base desarrollo y su uso en a) Lenguaje basado en cálculos numéricos en lo que se mencionan el Fortan, Maple, Matlab y Algol, b) Lenguajes para Negocios como Cobol, c) Lenguajes para la inteligencia Artificial como Prolog, Adal, Lisp y Logo y d) lenguajes para sistemas como C y el ensamblador. (Bonnet, 1992).

    También se pueden clasificar en tres grandes categorías: a) Máquinas, b) Bajo nivel y Alto nivel.

    a) Los Lenguajes Máquina: Son aquellos cuya instrucción son directamente entendibles por la computadora y no necesitan traducción posterior para que la UCP, pueda entender y ejecutar el programa. La programación en lenguaje máquina es difícil, por ello se necesitan lenguajes que permitan simplificar este proceso. Los lenguajes de bajo nivel han sido diseñados para ese fin.

    b) Los Lenguajes de Programación de Alto Nivel: Son los mas utilizados como lenguajes de Programación, en los que las instrucciones o sentencias a la computadora son escritas con palabras similares a los lenguajes humanos ejemplos de estos lenguajes de alto nivel son (C y Ada, BASIC, COBOL, SNOBOL, LISP Y PROLOG, APL Y FORTAN, PASCAL.) en general lenguaje inglés, como lo es el caso de Visual Basic, lo que facilita la escritura y la fácil compresión por el programador. En el sistema se utilizara el siguiente lenguaje, en sus seis versiones, Visual Basic ha pasado de ser el lenguaje de programación más simple de Microsoft Windows a un entorno de desarrollo sumamente complejo, capaz de proporcionar cualquier tipo de aplicación, desde las utilidades más sencillas a grandes aplicaciones cliente / servidor para "n" usuarios. (Bonnet, 1992).

    2.4.1- Seguridad del Sistema Automatizado

    La seguridad de un sistema tiene múltiples facetas, incluyendo desde aspectos tales como protección ante posibles daños físicos de los datos (fuegos, terremotos, etc.) hasta el acceso indebido a los mismos (intrusos, fallos de confidencialidad, etc.) los ataques contra la confidencialidad, la integridad o la disponibilidad de un sistema.

    En el caso de un sistema informático hay varios electos susceptibles de sufrir dichos ataques, no siendo suficiente proteger solo alguno de ellos o protegerlos parcialmente. El hardware, el software y los datos de un sistema informático pueden sufrir ataques internos o externos al sistema. Por lo tanto, la seguridad debe tener en cuenta eventos externos provenientes del entorno en que opera el sistema. De nada sirve tener mecanismos de protección interna muy buenos, si el sistema o si no existe una política de salvaguarda de datos ante la rotura de un disco. (Microsoft ® Encarta, 2004).

    2.4.2 -Bases Legales

    A continuación se presentan los reglamentos internos de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    Art. 1: El presente documento, constituye el Reglamento Interno que regirá el funcionamiento de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti" (En lo sucesivo E.T.C. "Luis Razetti"). Ubicada en: Av. Morán, sector La Quebradita, Catia, Caracas.

    Art. 2: La E. T. C. "Luis Razetti" es una institución de carácter oficial que cuenta con los núcleos de servicio del ciclo Medio Profesional. Sus fines al pleno desarrollo de la personalidad, la formación de ciudadanos aptos para la vida y para el fomento de la cultura y desarrollo del espíritu de solidaridad humana"

    2.4.3 - De los Alumnos

    Art. 11: El educando debe ser inscrito por su representante legal y en su defecto, la inscripción deberá hacerla otra persona plenamente autorizada, que previa entrevista con el personal directivo acepte dar, a cumplimiento a las normas y exigencias reglamentarias establecidas al efecto.

    La E. T. C. "Luis Razetti" reconocerá como representante legal del educando, para los efectos de inscripción, reuniones, retiros, etc., a la persona que aparece con la firma y cédula correspondiente en el registro o ficha en el alumno.

    Art. 13: La inscripción formal del educando estará acreditada por el plantel mediante la expedición del respectivo carnet escolar o estudiantil.

    2.5. - De los Representantes

    Art. 36: Para ser admitido como representante de un alumno se requerirá ser mayor de edad, ejercer la representación legal del mismo o tener la debida autorización para ello.

    Art. 37: Son deberes de los representantes (Ver Res. 699. G. O. 33303. Caracas 9-9-85): a) Colaborar con todas las actividades que realice el plantel en beneficio de su representado, b) Atender las citaciones que le hagan los docentes ó personal directivo, c) Dotar a su representado de todos los útiles necesario para su trabajo escolar según lo pautado por el ministerio de educación y este reglamento, d) Ser miembro activo la sociedad de padres, representantes y docentes, e) Asistir a las reuniones de la comunidad educativa, f) Estar atento a las tareas y actividades que se le asigno a su representado y orientarlos en las mismas, g) Enviar a su representado diariamente al plantel, según el horario que tenga asignado, h) Informar a los docentes ó profesores directamente ó por escrito los motivos por los cuales su representado no pudo asistir a la clase en un momento determinado, i) Cancelar en el tiempo que lo establezca el plantel, correspondiente a la sociedad de padres, docentes, representantes, así como los pagos correspondientes a actividades extra-cátedra que vaya a beneficio de la formación de su representado, j) El representante será responsable por los daños y perjuicios ocasionado por su representado, o los bienes muebles ó inmuebles del plantel, k) Aceptar las sanciones que le sean aplicadas a su representando cuando este incurra en penas, inmoralidades, inasistencias, bajo rendimiento ó cualquiera de las que contempla la Ley de Educación y el reglamento.

    Art. 51: Funciones y responsabilidades de los profesores adscritos a la secciona: Asistir puntualmente al plantel y dejar constancia de su asistencia a través de su firma en la carpeta, en ningún caso el profesor ha de ausentarse del plantel dentro del período de labores que indica su horario, sin el permiso correspondiente por la subdirección, o dirección. La puntualidad ha ser un ejemplo para los profesores adscritos a su departamento y para los alumnos, ordenar los libros de vida de los alumnos por sección, adscritas a la seccional, para que los secretarios de las mismas elaboren las listas correspondientes, al inicio del año escolar, elaborar las planillas de matrícula inicial de las secciones adscritas en estricto orden de cédula, supervisar la organización y entrega de carnet a los alumnos.

    2.5.1.- De la Inscripción

    Requisitos para el Ingreso al Plantel: Iniciar el proceso de PRE-inscripción en la que designe la institución, solicitar la información que requiere los requisitos de PRE-inscripción en él departamento de Orientación, haber aprobado todas las asignaturas del año anterior (8vo grado), haber aprobado durante el primer y segundo lapso del año en la asignatura educación para el trabajo (En sus respectivos Programas), poseer un promedio por encima de (14) punto en asignaturas de Matemáticas, para poder ser admitido en el Núcleo de servicios, los demás casos optaran para el núcleo de comercio, carta de Buena Conducta Del Alumno, boletín de Notas Originales y Copias del Primero y Segundo Lapso del año en (9no Grado), una ( 1) F oto reciente del Alumno, original y Copia de la Partida de Nacimiento, fotocopia de la Cédula de Identidad del Alumno y del representante, edad Comprendida entre 14 y 17 años de Edad.

    2.5.2. - De La Inscripción: presenta los siguientes requisitos: Solvencia de la Mención emitida por la Coordinación General del Comercio y Servicio, solvencia de Evaluación, dos fotocopias de Cédula de Identidad del alumno y una del representante, dos fotos recientes del alumno y del representante, constancia de cancelación de la cuota de la Comunidad educativa.

    2.5.3.- Hardware

    Equipo utilizado para el funcionamiento de una computadora. El hardware se refiere a los componentes materiales de un sistema informático. La función de estos componentes suele dividirse en tres categorías principales: entrada, salida y almacenamiento. Los componentes de esas categorías están conectados a través de un conjunto de cables o circuitos llamado bus con la unidad central de proceso (CPU) del ordenador, el microprocesador que controla la computadora y le proporciona capacidad de cálculo.

    El soporte lógico o software, en cambio, es el conjunto de instrucciones que un ordenador emplea para manipular datos: por ejemplo, un procesador de textos o un videojuego. Estos programas suelen almacenarse y transferirse a la CPU a través del hardware de la computadora. El software también rige la forma en que se utiliza el hardware, como por ejemplo la forma de recuperar información de un dispositivo de almacenamiento. La interacción entre el hardware de entrada y de salida es controlada por un software llamado BIOS (siglas en inglés de 'sistema básico de entrada / salida').

    Aunque, técnicamente, los microprocesadores todavía se consideran hardware, partes de su función también están asociadas con el software. Como los microprocesadores tienen tanto aspectos de hardware como de software, a veces se les aplica el término intermedio de microprogramación.

    El hardware de entrada consta de dispositivos externos —esto es, componentes situados fuera de la CPU de la computadora— que proporcionan información e instrucciones. Un lápiz óptico es un puntero con un extremo fotosensible que se emplea para dibujar directamente sobre la pantalla, o para seleccionar información en la pantalla pulsando un botón en el lápiz óptico o presionando el lápiz contra la superficie de la pantalla. El lápiz contiene censores ópticos que identifican la parte de la pantalla por la que se está pasando. Un mouse, o ratón, es un dispositivo apuntador diseñado para ser agarrado con una mano. Cuenta en su parte inferior con un dispositivo detector (generalmente una bola) que permite al usuario controlar el movimiento de un cursor en la pantalla deslizando el mouse por una superficie plana.

    Para seleccionar objetos o elegir instrucciones en la pantalla, el usuario pulsa un botón del mouse. Un joystick es un dispositivo formado por una palanca que se mueve en varias direcciones y dirige un cursor u otro objeto gráfico por la pantalla de la computadora. Un teclado es un dispositivo parecido a una máquina de escribir, que permite al usuario introducir textos e instrucciones. Algunos teclados tienen teclas de función especiales o dispositivos apuntadores integrados, como trackballs (bolas para mover el cursor) o zonas sensibles al tacto que permiten que los movimientos de los dedos del usuario dirijan un cursor en la pantalla.

    Un digitalizador óptico emplea dispositivos fotosensibles para convertir imágenes (por ejemplo, una fotografía o un texto) en señales electrónicas que puedan ser manipuladas por la máquina. Por ejemplo, es posible digitalizar una fotografía, introducirla en una computadora e integrarla en un documento de texto creado en dicha computadora. Los dos digitalizadores más comunes son el digitalizador de campo plano (similar a una fotocopiadora de oficina) y el digitalizador manual, que se pasa manualmente sobre la imagen que se quiere procesar. Un micrófono es un dispositivo para convertir sonidos en señales que puedan ser almacenadas, manipuladas y reproducidas por el ordenador. Un módulo de reconocimiento de voz es un dispositivo que convierte palabras habladas en información que el ordenador puede reconocer y procesar.

    Un módem es un dispositivo que conecta una computadora con una línea telefónica y permite intercambiar información con otro ordenador a través de dicha línea. Todos los ordenadores que envían o reciben información deben estar conectados a un módem. El módem del aparato emisor convierte la información enviada en una señal analógica que se transmite por las líneas telefónicas hasta el módem receptor, que a su vez convierte esta señal en información electrónica para el ordenador receptor.

    El hardware de salida consta de dispositivos externos que transfieren información de la CPU de la computadora al usuario informático. La pantalla convierte la información generada por el ordenador en información visual. Las pantallas suelen adoptar una de las siguientes formas: un monitor de rayos catódicos o una pantalla de cristal líquido (LCD, siglas en inglés). En el monitor de rayos catódicos, semejante a un televisor, la información procedente de la CPU se representa empleando un haz de electrones que barre una superficie fosforescente que emite luz y genera imágenes. Las pantallas LCD son más planas y más pequeñas que los monitores de rayos catódicos, y se emplean frecuentemente en ordenadores portátiles.

    Las impresoras reciben textos e imágenes de la computadora y los imprimen en papel. Las impresoras matriciales emplean minúsculos alambres que golpean una cinta entintada formando caracteres. Las impresoras láser emplean haces de luz para trazar imágenes en un tambor que posteriormente recoge pequeñas partículas de un pigmento negro denominado tóner. El tóner se aplica sobre la hoja de papel para producir una imagen. Las impresoras de chorro de tinta lanzan gotitas de tinta sobre el papel para formar caracteres e imágenes.

    El hardware de almacenamiento sirve para almacenar permanentemente información y programas que el ordenador deba recuperar en algún momento. Los dos tipos principales de dispositivos de almacenamiento son las unidades de disco y la memoria. Existen varios tipos de discos: duros, flexibles, magneto-ópticos y compactos. Las unidades de disco duro almacenan información en partículas magnéticas integradas en un disco. Las unidades de disco duro, que suelen ser una parte permanente de la computadora, pueden almacenar grandes cantidades de información y recuperarla muy rápidamente. Las unidades de disco flexible también almacenan información en partículas magnéticas integradas en discos intercambiables, que de hecho pueden ser flexibles o rígidos. Los discos flexibles almacenan menos información que un disco duro, y la recuperación de la misma es muchísimo más lenta. Las unidades de disco magneto-óptico almacenan la información en discos intercambiables sensibles a la luz láser y a los campos magnéticos. Pueden almacenar tanta información como un disco duro, pero la velocidad de recuperación de la misma es algo menor. Las unidades de disco compacto, o CD-ROM, almacenan información en las cavidades grabadas en la superficie de un disco de material reflectante. La información almacenada en un CD-ROM no puede borrarse ni sustituirse por otra información. Los CD-ROM pueden almacenar aproximadamente la misma información que un disco duro, pero la velocidad de recuperación de información es menor.

    La memoria está formada por chips que almacenan información que la CPU necesita recuperar rápidamente. La memoria de acceso aleatorio (RAM, siglas en inglés) se emplea para almacenar la información e instrucciones que hacen funcionar los programas de la computadora. Generalmente, los programas se transfieren desde una unidad de disco a la RAM. La RAM también se conoce como memoria volátil, porque la información contenida en los chips de memoria se pierde cuando se desconecta el ordenador. La memoria de lectura exclusiva (ROM, siglas en inglés) contiene información y software cruciales que deben estar permanentemente disponibles para el funcionamiento de la computadora, por ejemplo el sistema operativo, que dirige las acciones de la máquina desde el arranque hasta la desconexión. La ROM se denomina memoria no volátil porque los chips de memoria ROM no pierden su información cuando se desconecta el ordenador.

    Algunos dispositivos se utilizan para varios fines diferentes. Por ejemplo, los discos flexibles también pueden emplearse como dispositivos de entrada si contienen información que el usuario informático desea utilizar y procesar. También pueden utilizarse como dispositivos de salida si el usuario quiere almacenar en ellos los resultados de su computadora.

    Para funcionar, el hardware necesita unas conexiones materiales que permitan a los componentes comunicarse entre sí e interaccionar. Un bus constituye un sistema común interconectado, compuesto por un grupo de cables o circuitos que coordina y transporta información entre las partes internas de la computadora. El bus de una computadora consta de dos canales: uno que la CPU emplea para localizar datos, llamado bus de direcciones, y otro que se utiliza para enviar datos a una dirección determinada, llamado bus de datos. Un bus se caracteriza por dos propiedades: la cantidad de información que puede manipular simultáneamente (la llamada 'anchura de bus') y la rapidez con que puede transferir dichos datos.

    Una conexión en serie es un cable o grupo de cables utilizado para transferir información entre la CPU y un dispositivo externo como un mouse, un teclado, un módem, un digitalizador y algunos tipos de impresora. Este tipo de conexión sólo transfiere un dato de cada vez, por lo que resulta lento. La ventaja de una conexión en serie es que resulta eficaz a distancias largas. (Microsoft ® Encarta, 2000).




    CAPÍTULO III

    MARCO METODOLÓGICO

    La finalidad de este capítulo es establecer el nivel de profundidad que se busca mediante el conocimiento propuesto, así como la forma de acceder a la información referente al estudio. Para cumplir con tal fin, el primer aspecto a definir debe ser el tipo y diseño de la investigación, se escoge la población y muestra, se relacionan las técnicas e instrumentos, seguidamente se describe el procedimiento seguido por los investigadores para la realización del trabajo con el respectivo cronograma de actividades.

    3.1. – Tipo y Diseño de la Investigación.

    Son diversos los tipos de investigación existentes, especialmente por que los estudios de la materia suelen presentar propuestas diferentes al respecto. Sin embargo, existen algunas concepciones generalmente aceptadas por la mayoría de los investigadores metodológicos. Dentro de esa categoría se ubica el proyecto factible, el cual consiste en investigar, elaborar y desarrollar "(...) una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos". (USM, 2001, p.7).

    Este trabajo está orientado hacia una investigación de campo. Según Sabino (1.992); una investigación de campo es aquella que se refiere a los modelos a emplear cuando los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad, durante el trabajo concreto del investigador y sus equipos. Estos datos obtenidos directamente de la experiencia empírica, denominación que alude el hecho que son datos de primera, originales, productos de una investigación en , sin la intermediación de ninguna naturaleza. De igual manera Balestrini (1.997), también señala que la utilización de este tipo de investigación de campo permite recoger datos de interés de forma directa de la existencia mediante un tangible, a partir de la experiencia práctica adquirida, producto del aporte personal de la investigación en .

    A partir de la investigación de campo se originó un proyecto factible, ya que este está dirigido a la automatización del proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". A objeto de mejorar la eficiencia de los procesos realizados en el departamento docente administrativo, y optimizar la calidad de servicio al cliente. También consiste en la elaboración que consiste en la elaboración de la propuesta de un modelo operativo variable o una solución factible a un problema de tipo práctico para satisfacer las necesidades de una institución o grupo social, puede referirse la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto factible comprende: procedimiento metodológico, actividades y recursos necesarios para su ejecución, análisis y conclusiones sobre la vida y realización del Proyecto, y en el caso de su desarrollo, la ejecución de la propuesta y la evaluación tanto del proceso como de resultados".(UPEL 2000).

    El diseño de investigación se cataloga por no experimental ya que no hay manipulación de variables, la acción de las variables se toman de la realidad y el investigador no interviene en ello, este diseño se observa desde el punto de vista transaccional, ya que permite el nivel de profundizar las variables en un único momento en el tiempo del tema investigado; así como a partir de datos que pueden ser obtenidos de otras fuentes disponibles. (Balestrini, 1997).

    3.2. - Población y Muestra.

    Una población está determinada por sus características definitorias. Por lo tanto, el conjunto de elementos que posea esta característica se denomina población o universo. Población es la totalidad del fenómeno a estudiar, donde las unidades poseen una característica común, que se estudia y da origen a los datos de la investigación, es decir, una población es un conjunto de todas las cosas que concuerden con una serie determinada de especificaciones. Un censo, por ejemplo, es el recuento de todos los elementos de una población. (USM, 2001, p.45).

    Desde el punto de vista estadístico, una población o universo de estudio puede estar referido a cualquier conjunto de sus elementos de los cuales se pretende indagar y conocer sus características, o una de ellas, y para el cual serán validas las conclusiones obtenidas en la investigación (Belestrini, 1997, p.137).

    La población seleccionada para este trabajo ha sido el personal que labora en el plantel, tal como docentes, administrativos y directivos que en total serán 40 personas.

    Por otra parte, cuando se seleccionan algunos elementos con la intención de averiguar algo sobre una población determinada, este grupo de elementos es denominado muestra. Por supuesto, la intención de toda investigación es que lo que el resultado obtenido en la muestra sea cierto para la población en su conjunto. La exactitud de la información recolectada depende, en gran manera, de la forma en que fue seleccionada la muestra.

    Sin embargo, existen casos en lo que no es posible medir cada uno de los individuos de una población. En esta ocasión, se toma una muestra representativa de la misma.

    La muestra descansa en el principio de que las partes representan al todo y, por lo tanto, refleja las características que definen la población de la que fue extraída, lo cual es indicativo de su representatividad. Por lo tanto, la validez de la generalización depende de la validez y tamaño de la muestra (Balestrini, 1997).

    La muestra estadística es una parte de la población, o sea, un número de individuos u objetos seleccionados científicamente, cada uno de los cuales es un elemento del universo. La muestra es obtenida con el fin de investiga, a partir del conocimiento de sus características particulares, las propiedades de una población (Balestrini, 1997, p.138).

    Para que la muestra seleccionada sea realmente representativa de la realidad que busca reflejar, los estratos en los cuales se divide la población a encuestar deben ser respetados. En el caso de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti" cuenta, como ya se indicó con (40) integrantes, mientras que el departamento docente administrativo tienen 14 personas en su haber, esto último se tomará como muestra. Esta se considera no probabilísticas ya que van a depender del investigador y realizar el estudio y los análisis de la información recolectada, el cual está representado de acuerdo a los parámetros establecidos en la investigación.

    La muestra final queda como se expone en el cuadro presentado a continuación:

    Cuadro 3 Población Seleccionada en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    Cargos

    N° Personas

    Director

    1

    Subdirector

    1

    Docentes

    28

    Personal Administrativo

    7

    Archivista

    3

    Total:

    40

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, Año 2005.

    Cuadro 4 Muestra Seleccionada en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    Cargos

    Nº Personas

    Directora

    1

    Docentes

    10

    Personal Administrativo

    3

    Total:

    14

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, Año 2005.

    3.3. - Técnicas e Instrumentos de Recolección de la Información.

    Las técnicas de recolección de datos son aquellas que permiten obtener todos los datos necesarios para realizar la investigación del problema que está en estudio mediante la utilización de instrumentos que se diseñarán de acuerdo a la técnica a seguir. Según Tamayo (1998) las técnicas e instrumentos de recolección de datos:

    (...) son la expresión operativa del diseño de la investigación, la especificación concreta de cómo se hará la investigación. Se incluye aquí: (a) Si la investigación será con base en lecturas, encuestas, análisis de documentos u observaciones directas de los hechos; b) Los pasos que darán y, posiblemente; c) Las instrucciones para quién habrá de recoger los datos. (p.182).

    la recolección de los datos depende en gran parte del tipo de investigación y del problema planteado para la misma, y puede incluir elementos como las fichas bibliográfica, la observación, entrevistas, cuestionarios, paneles de información, listas de cotejos y otros.

    En su obra, Sabino (1986) afirma que los instrumentos de recolección de datos son recursos de los cuales se vale el investigador para conocer el fenómeno o problemática a estudiar y obtener la información necesaria de la misma. Aclara también que en cada instrumento puede observarse dos (2) aspectos diferentes:

    La forma del instrumento se refiere al tipo de aproximación establecemos con el empírico, a las técnicas que utilizamos para esta tarea (...) en cuanto al contenido este queda expresado en las especificación de los datos concretos que necesitamos conseguir; se realiza, por lo tanto en una series de ítems que no son otras cosa que los indicadores bajo la forma de preguntas, de elementos a observar, etc. De este modo, el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de investigación: resume los aportes del marco teórico al seleccionar datos que corresponde a los indicadores y por lo tanto, a las variables concepto utilizados; pero también expresa todo lo que tiene de específicamente de empírico nuestro objeto de estudio, pues sintetiza, a través de las técnica de recolección que emplea el diseño concreto escogido para el trabajo (pp.129 y 130).

    Es de gran importancia utilizar los instrumentos correctos para asegurarse de obtener la información relevante a fin de solucionar correctamente el problema mediante el estudio de los datos verdaderamente relevantes.

    Considerando que esta investigación se encuentra centrada a la conformación de un sistema automatizado de inscripción para la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Bajo un enfoque de calidad de servicio; se estima llevar a cabo la recolección de los datos a partir de la interpretación de procesos que se llevan a cabo en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    Existen dos métodos principales de recolección de datos a continuación: el método directo el cual el investigador procede a recolectar los datos directamente de la fuente primaria de información y el medio indirecto, en el cual la información llega al investigador a través de personas o medios cercanos a la fuente primaria que le brinda los datos necesarios para realizar la investigación.

    Para la presente investigación a de utilizarse el método directo ya que al tratarse de un proyecto factible con diseño de campo resulta imprescindible la presencia de los investigadores en la fuente primaria a fin de garantizar la obtención de todos aquellos datos de importancia para la resolución efectiva del problema.

    Según Sabino (1986), dentro del método directo se tiene varias técnicas para recolectar los datos entre los cuales se encuentran:

    La observación directa: es el método mediante el cual se dirige a la fuente primaria de información y se ocupan de percibir todo el ambiente y los procesos concernientes al problema, al fin de tener una visión clara del entrono del problema y de las fallas existentes y percibir las posibles soluciones que pueden tener en el mismo punto el instrumento utilizado en esta técnica fue la hoja de registro (ver Anexo 105)

    La entrevista: en la cual se entabla una conversación entre los investigadores y las personas que están en contacto con la fuente primaria de información a fin de tratar de obtener datos relevantes acerca de la situación, sus características y posibles soluciones.

    Para la obtención de la información proviene directamente de la realidad estudiada, se utilizó la observación científica, mediante la utilización de una hoja de Registro (ver Anexo 105), que permitió a los investigadores percibir la realidad actualmente existente en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", en el departamento docente administrativo.

    En el caso tratado en este proyecto la valides de esta técnica viene dada además por su evidente ventaja al permitir comprender sin intermediaciones los aspectos relevantes de la problemática examinada, por el hecho de que la presencia de los investigadores no altera los procedimientos aplicados en este caso.

    La encuesta, definida por Kerlinger (1975), como "la investigación por encuestas estudia poblaciones grandes o más pequeñas, seleccionando y analizando "muestras" elegidas de la población para descubrir la incidencia relativa, la distribución y la interrelación de variables sociológicas y psicológicas. Suelen así denominarse "encuestas de muestreo". (p.166), es otras de las técnicas aquí utilizadas. Permite el contacto directo con los involucrados en el proceso y permite conocer de manera más efectivas la información que se reuniere.

    Para los intereses del presente proyecto fue efectuada la encuesta tipo cuestionario (ver Anexo 96), por ser el más que se ajusta a la técnica de entrevista formalizada y permitirá recabar la información relacionada con los factores que inciden en el Proceso de Inscripción de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". El cuestionario consta de doce (12) preguntas cerradas, con alternativas de respuestas de "SI" y "NO" para ser aplicada al departamento Docente Administrativo.

    Los datos secundarios "(...) son registros escritos que proceden también de un contacto con la práctica, pero que ya han sido recogidos y muchas veces procesados por otros investigadores". (Sabino, 1986, 9.130). los antecedentes tanto de la institución como del estudio, los texto que han sido de base para la elaboración de la propuesta, las teorías que sustenta los procesos aquí descritos y en fin todo apoyo teórico presente en estas páginas entra dentro de esta clasificación.

    Se consideran adecuadas las herramientas de recolección de datos señaladas, puesto que, mediante su utilización se obtiene una recopilación de dato de primera mano acorde con la realidad y con una visión muy amplia de lo que se debe hacer en el desarrollo del sistema. Se agiliza, por lo tanto el proceso de análisis obteniéndose una mejor calidad en los datos recopilados y una base de información que pueda ser utilizada en cualquier momento del desarrollo, a fin de despejar incógnitas.

    3.4. - Validación del Instrumento.

    Existen tres (3) formas de determinar la validez de un instrumento: la complejidad de la información que se desea obtener, el criterio en el cual se basa la investigación y la validez del constructor. Dependiendo del tipo de investigación y de la factibilidad de aplicación de las diversas técnicas se establece el tipo o tipos de validación más adecuados al estudio.

    La validez de contenido es quizás, la más difícil de obtener. Los investigadores deben elaborar una serie de ítems, acordes con las variables empleadas y sus respectivas dimensiones. Luego de la selección de los ítems seleccionados como los mas adecuados para el proyecto, se elabora el instrumento, el cual debe ser validado por un grupo impar de expertos normalmente tres o cinco, que certifiquen, efectivamente, las preguntas o afirmaciones seleccionadas son claras y tienen coherencia con el trabajo desarrollado.

    Para los efecto de la validez del instrumento que se aplicará a el personal docente administrativo de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", se procederá a realizar por medio del criterio del juicio de expertos, con el fin de conocer sus opiniones en cuanto a contenido, claridad, adecuación de los ítems a la escala y las posibles dificultades que pudiera presentar el instrumento.

    En razón de lo anterior, se le harán entrega del instrumento a tres (3) tipos de expertos: el primero y el segundo especialistas en el área de Informática, para obtener la validez de los diferentes reactivos alusivos al tema; el tercero a La Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", para comprobar si los reactivos median lo que se quería medir.

    Se presentaron, en principio, una serie de items a la atención de los expertos. Los mismos, luego de su revisión, sugirieron a los actores que aumentarán los ítems a doce (12), además de presentar correcciones, principalmente de forma, en cuatro (4) de los doce planteamientos (ver Anexo 101). Dichas sugerencias fueron aceptadas por los investigadores quienes posteriormente procedieron a realizar los cambios pertinentes y elaborar a continuación el instrumento definitivo, que consta de (12) planteamientos que guardan claridad y congruencia con los objetivos planteados en la investigación.

    En cuanto a la validez de criterio, la misma se establece al "(...) correlacionar su medición con el criterio, y este coeficiente es el que se toma como coeficiente de validez." (Hernández, Fernández y Napita, 1996). La evaluación de los expertos permitió a los autores constatar sus pareceres con las opiniones de especialistas en el área al respecto de cada ítem, obteniéndose así un criterio que permite constituir planteamientos con alto grado de correlación con los objetivos planteados, una vez confrontadas las respuestas se llegó a la conclusión de que el cuestionario podrá ser aplicado a la muestra.

    3.5. – Confiabilidad del Instrumento.

    Se calcula luego de establecer la validez hay diversos procedimientos para calcular la confiabilidad de un instrumento, la cual se conoce al producir el coeficiente de confiabilidad, cuyos valores oscilan entre cero (0) y uno (1), es decir de confiabilidad nula a confiabilidad total.

    La escogencia de la formula adecuada depende del tipo de investigación, la cantidad de ítems, el tiempo en que se desarrolle el estudio. Así cuando se trata de una población de gran tamaño se prefiere las técnicas de reaplicación de pruebas, como la medida de estabilidad y el método de formas alternativas o paralelas.

    3.5.1. – La Técnica de Kuder_Richardson.

    Esta técnica se basa en el supuesto de que cada ítem del instrumento constituye una prueba paralela, de modo que cada ítem es tratado como paralelo de todos los demás ítems. Esta técnica sólo es aplicable en aquellos casos en que las respuestas a cada ítem puede calificarse como 1 ó 0 cada una (correcto - incorrecto, presente – ausente, a favor – en contra, etc.). La fórmula para calcular la confiabilidad de un instrumento con n ítems será:

    Esta es la fórmula 20 de Kuder_Richardson (KR20)

    Donde:

    K= número de ítems del instrumento.

    P= Porcentaje de personas que responde correctamente cada ítem

    Q= Porcentaje de personas que responde incorrectamente cada ítem.

    St2= Varianza total del instrumento.

    La ecuación KR20 representa un coeficiente de consistencia interna del instrumento, que proporciona la media de todos los coeficientes de división por mitades para todas las posibles divisiones del instrumento en dos partes (Magnusson, 1995).

    La fórmula 21 de Kuder_Richardson (KR21) es:

    Donde:

    K= número de ítems del instrumento.

    X= Media total de los puntajes del instrumento.

    N= número de sujetos.

    St2= Varianza total del instrumento y su fórmula es

    å

    Para facilitar el calculo de la confiabilidad con la técnica Kuder _ Richardson es conveniente construir la matriz de puntaje del instrumento, ítem por ítem, tal como se presenta en el infograma (ver anexo XXX).

    La ventaja de la técnica Kuder – Richardson es que permite calcular la confiabilidad con una sola aplicación del instrumento y no requiere el diseño de pruebas paralela. Sin embargo sin limitación reside en que es aplicable solo a instrumento con ítem dicotómicos, es decir, que pueden ser codificado con 1- 0.

    Sin embargo, en el caso de la actual investigación, cuya población esta limitada al personal integrante en el departamento docente administrativo; en este caso resultan mas efectivos los cálculos orientados a determinar la consistencia interna de los ítems empleados en el instrumento. Dado que se trata de un cuestionario de (12) planteamientos, por el cual se utilizo la formula denominada (K R 21). La aplicación de dicha formula arrojo un coeficiente de confiabilidad r=0.69, según criterio del mencionado autor, se considera bastante aceptable un instrumento ideado por el docente cuyo coeficiente de confiabilidad sea r = 0.69, por lo que el instrumento para la recolección de información utilizado en esta investigación goza de una confiabilidad bastante aceptable.

    3.5.2 - Procedimiento Seguido por los Investigadores para el Desarrollo del Trabajo.

    Durante el desarrollo de la presenta investigación se utilizara una metodología estructurada en tres (4) etapas: a) En la primera etapa se procedió a la búsqueda de toda la información necesaria para realizar la investigación a plantear. Establecer los Objetivos Generales y específicos conforme al problema presentado, las variables fueron tomadas de acuerdo a la información manejada manualmente en el departamento Administrativo Docente y estas fueron definidas con las siguientes dimensiones: Tecnológicos, Descriptivo, Procesos y Económicos. Para la identificación definición y Operacionalización de variables se utilizó la Fuente: Guía para la elaboración y presentación del trabajo especial de grado para optar el titulo de T.S.U. b). En la segunda se realizó la recopilación de las bases teóricas, antecedentes, bases legales para la investigación; c) en la tercera etapa se procederá recolectar los datos pertinentes a la información se llevarán a cabo los siguientes procedimientos:

    1. Diseño y depuración del Instrumento
    2. Elaboración del Instrumento.
    3. Validación del Instrumento
    4. Visitar la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti" con la finalidad de entrevistar al personal directivo e informar sobre el objeto de estudio y solicitar formalmente su permiso y colaboración para la aplicación del instrumento.
    5. Visitar la muestra seleccionada, explicar el porqué de la visita.
    6. Aplicar el instrumento.
    7. recolección, organización y clasificación de los datos obtenidos.
    8. tabular los datos de los cuales se constituirá un registro detallado de cada uno de los instrumentos.

    Análisis de los Resultados obtenidos de la aplicación de los instrumentos suministrados, con la finalidad de detectar las fallas y necesidades presentes en el Sistema de Información para el control de los recaudos entre el departamento Administrativo Docente, mediante la utilización de la estadística inferencial la existencia de posibles relaciones entre las variables estudiadas.

    3.5.3 – Cronograma de Actividades.

    En el siguiente cuadro se describen las actividades por los investigadores durante la realización de esta investigación.

    Cuadro 5 Cronograma de Actividades.

    Actividades

    Marzo

    Abril

    Mayo

    Junio

    2

    3

    4

    1

    2

    3

    4

    1

    2

    3

    4

    1

    2

    3

    4

    1

    Visita a la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    __

    IiI

    2

    Determinación del Problema

    __

    3

    Levantamiento del Informe.

    __

    4

    Descripción de los Antecedentes Relacionados a la Investigación.

    __

    5

    Creación del Instrumento.

    __

    6

    Validación del Instrumentos por los Expertos

    iiii

    iiii

    7

    Aplicación del Instrumento que Labora en el Dpto. Administrativo Docente.

    iiii

    8

    Análisis y Graficación de los Resultados del Instrumento.

    iiii

    9

    Obtención de las Conclusiones, recomendaciones y propuestas

    ---

    10

    Presentación de la Propuesta.

    11

    Presentación y Defensa del Trabajo

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    Leyenda: ___ Actividad Realizada.

    CAPÍTULO IV

    PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

    La presentación y análisis de los resultados de la presente investigación se llevó a cabo mediante la descripción de los datos recabados en la hoja de observación, que sirvieron para el diagnóstico de la situación del actual sistema manual de inscripción de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", de concordancia a los propósitos fijados, tal y como, se ha venido planteando a lo largo de esta investigación, así como a través del análisis de los resultados de cada unos de los items del instrumento planteado.

    4.1.- Análisis de la Hoja de Registro.

    La primera etapa del recaudo de datos se realizó mediante la observación directa del departamento administrativo docente de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", allí los autores crearon un registro acerca de la utilización que dan los integrantes de la muestra seleccionada y su interacción con los demás departamentos relacionados directa o indirectamente con el proceso de inscripción.

    Para cumplir con esta fase los investigadores elaboraron un modelo de hoja de observación en el cual apuntaron los procesos realizados por los integrantes del departamento así como las fallas o carencias que los

    mismos manifestaron respecto al uso de la misma.

    Fue sobre la base de los resultados obtenidos de esta primera etapa que se elaboró el cuestionario aplicado a la muestra seleccionado, pues advertidos en este proceso de observancia.

    A continuación se presenta la hoja con las anotaciones realizadas en las distintas visitas a la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    Cuadro 6 Hoja de Registro.

    Fecha

    Observación

    26 de Abril de 2005

    Departamento Administrativo Docente:

    Los integrantes del departamento Administrativo Docente revisan la carpeta y el libro de vida de cada uno de los alumnos inscrito en la institución para verificar si los documentos básicos solicitados se encuentran correctamente archivados en dicha carpeta, para luego realizar una lista de alumnos inscritos en las diferentes menciones para notificar los documentos faltantes y solicitar al alumno el documento faltante.

    27 de Abril de 2005

    Departamento de Informática:

    Observancia de equipos informáticos en buen estado y una red empleada para la transmisión de data.

    Fuente: Diseñado por los investigadores, Año 2005.

    Escuela: Técnica Comercial "Luis Razetti", Año 2005.

    4.2.- Análisis de las Preguntas que Conforman el Cuestionario.

    El cuestionario elaborado por los autores estuvo conformado por 12 Items que buscarán establecer la conformidad de los usuarios con respecto al sistema de información propuesto para el proceso de inscripción y en el desempeño de la misma en la funciones pertinentes a su desempeño laboral.

    Se presenta a continuación el análisis – ítem por ítem – de los datos obtenidos mediante la aplicación del cuestionario elaborado para tal fin.

    Para efectos de hacer más comprensible la categorización y explicación de las premisas analizadas mediante la utilización del cuestionario, en principio se presenta un cuadro con los resultados generales del cuestionario, divididos por preguntas y tomando en cuenta los distintos estratos empleados en la muestra poblacional.

    Posteriormente se presenta el análisis ítem por ítem donde, además del análisis de las respuestas obtenidas, se encuentran gráficos que permiten al lector observar la tendencia demostrada por los integrantes de la muestra consultada.

    4.2.1.- Resultados Generales

    A continuación en el cuadro 6 se describe la respuestas obtenidas por empleados en la muestra poblacional.

    Cuadro 7 Resultados Totales y en porcentajes de la Aplicación del Cuestionario al Personal que labora en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    #

    VALORES

    ÍTEM

    Sí(#)

    No(#)

    Sï(%)

    No(%)

    TOTAL ÍTEMS

    TOTAL %

    1

    12

    2

    86

    14

    12

    100

    2

    6

    8

    43

    57

    12

    100

    3

    7

    7

    50

    50

    12

    100

    4

    3

    11

    21

    79

    12

    100

    5

    10

    4

    71

    29

    12

    100

    6

    11

    3

    79

    21

    12

    100

    7

    9

    5

    64

    36

    12

    100

    8

    6

    8

    43

    57

    12

    100

    9

    4

    10

    29

    71

    12

    100

    10

    11

    3

    79

    21

    12

    100

    11

    9

    5

    64

    36

    12

    100

    12

    9

    5

    64

    36

    12

    100

    Fuente: Elaborado por los Autores, Año 2005.

    4.2.2.- Análisis y Gráficos de Cada Una de las Respuestas de los Ítems que Conformaron el Cuestionario.

    Se presenta a continuación el análisis, y graficaciones de las respuestas obtenidas de cada ítem finalizada la aplicación del instrumento.

    Ítem 1-. ¿Considera usted que es de gran utilidad que se diseñe un sistema automatizado de inscripción en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti"?

    Análisis del Ítem: el 100% respondió que Sí, debido a que la personas que laboran en el Departamento Administrativo Docente, requieren un sistema automatizado, que agilice el proceso de inscripción en el menor tiempo posible de respuestas inmediatas.

    Es Importante resaltar la simplificación de los procedimientos y el nivel de seguridad que ofrece el sistema para el proceso de inscripción por lo cual es necesario la implementación del mismo en el plantel. El sistema contara con claves de acceso y un respaldo continuo de la información que se encuentra en la base de datos esta será respaldada en un disco espejo ubicado en un pequeño servidor al cual solo tendrán acceso el personal autorizado.

    GRÁFICO 1 ¿Considera usted que es de gran utilidad que se diseñe un sistema automatizado de inscripción en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti"?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta

    Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 2-. ¿Usted considera que es necesario o indispensable mejorar el proceso manual de inscripción?

    Análisis del Ítem: El 86% respondió que Sí, consideran que es necesario mejorar el actual proceso de inscripción de alumnos, lo que indica que el funcionamiento de los actuales momentos es regular motivado que debe requerirse gran cantidad de inscripciones en forma manual por lo que se requiere de mucho más tiempo para llenar registros y originando a la vez pérdida de documentos y el restante 14% indica No, no lo consideran necesario, esto pudiera deberse a la percepción que tienen del trabajo manual.

    Se observo en el gráfico que el mayor porcentaje respondió que es necesario mejorar el proceso actual de inscripción ya que el mismo presenta pérdida de tiempo, lentitud en el proceso y perdida de documentos.

    GRÁFICO 2 ¿ Usted considera que es necesario o indispensable mejorar el proceso manual de inscripción?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 3-. ¿Existen formas estandarizadas para cada uno de los formatos elaborados en el departamento?

    Análisis de Ítem: El 93% respondió que Sí, debido a que afirman la existencia de algunos formatos estandarizados para la búsqueda de operaciones básicas las cuales están referidas al registro de inscripción del alumno, carnetización, boletín de notas y libro de vida, esto hace suponer la poca variedad de formatos que el personal encargado opera, para atender el variado requerimiento que pueda o no solicitar el alumno. Mientras que el restante 7% responde que No, por ende a que este grupo no necesitan la utilización de formatos estandarizados para las operaciones que realizan dentro del departamento.

    A pesar de la existencia de formatos estandarizados en el instituto estos permiten registrar datos básicos del alumno, personal docente y administrativo, todo con el fin de aumentar el nivel de organización.

    GRÁFICO 3 ¿ Existen formas estandarizadas para cada uno de los formatos elaborados en el departamento?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 4-. ¿Actualmente el proceso empleado para la inscripción de los alumnos es de fácil y rápida revisión?

    Análisis de Ítem: El 36% responde que Sí, consideran que el proceso actual de inscripción es el apropiado ya que no tienen la práctica del uso de un sistema automatizado. Esto pudiera deberse a la percepción que tienen del trabajo manual.

    El 64% expresan que No, debido a que estos consideran que un sistema automatizado de inscripción permitirá el control de la información procesada en forma efectiva evitando la perdida de tiempo, agotamiento del personal, la duplicación de registros y la perdida de documentos.

    De acuerdo a los resultados del gráfico antes señalado se puede decir que el personal actual admite la lentitud e inseguridad del proceso de inscripción en dicho plantel.

    GRÁFICO 4 ¿ Actualmente el proceso empleado para la inscripción de los alumnos es de fácil y rápida revisión?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 5-. ¿Considera que la implementación de un proceso automatizado de inscripción garantizara un mínimo de perdida y duplicación de información?

    Análisis de Ítem: El 100% expresan que Si, debido a que estos consideran que un sistema automatizado de inscripción permitirá el control de la información procesada en forma efectiva evitando la duplicación de registros y la perdida de información, permitiendo a su vez realizar auditorias en tiempo record.

    Es importante la implementación del sistema automatizado par el proceso de inscripción del plantel ya que este brinda un mayor nivel de seguridad en cuanto al manejo de datos y facilitará el proceso de inscripción, evitando la perdida y duplicación de información.

    GRÁFICO 5 ¿ Considera que la implementación de un proceso automatizado de inscripción garantizara un mínimo de perdida y duplicación de información?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 6-. ¿Considera que la mayor efectividad de un sistema automatizado para el proceso de inscripción, sería más rápido la recolección de datos y la disminución de errores en duplicación y pérdida de documentos?

    Análisis de Ítem: El 100% expresan que Si, debido a que estos aseguran que un sistema automatizado de inscripción consentirá el control de la información procesada en forma efectiva y rápida, admitiendo la modificación de errores y evitando la duplicación y pérdida de documentos.

    Claramente se puede observar como en el plantel se necesita un sistema que facilite la rapidez en el proceso de inscripción y minimice los errores de duplicación de datos y pérdida de documentos. El sistema contará con un gran potencial en cuanto a velocidad de procesamiento y almacenamiento de datos.

    GRÁFICO 6 ¿ Considera que la mayor efectividad de un sistema automatizado para el proceso de inscripción, sería más rápido la recolección de datos y la disminución de errores en duplicación y pérdida de documentos?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 7-. ¿Considera que el mayor inconveniente de un proceso automatizado de inscripción, sería la interrupción de la conexión del servidor, la red y fallas eléctricas?

    Análisis de Ítem: El 64% de los encuestados opino, que uno de los aspectos impositivos de un proceso automatizado para la trascripción de datos, lo constituye la redundancia en la conexión del servidor, ya que este problema hace volver a la utilización de un proceso manual a manera de contingencia para mantener la continuidad del trabajo, mientras se resuelve el inconveniente presentado, lo cual acarrea gran perdida de tiempo y molestia al personal. En opinión contraria 36% de los encuestados manifestaron que la redundancia de conexión no sería inconveniente.

    Es evidente que si fallan algunas de estas características expuestas anteriormente se podría llegar a interrumpir el servicio del sistema, pero para eso se tienen planes de contingencia a través de los formatos manuales.

    GRÁFICO 7 ¿ Considera que el mayor inconveniente de un proceso automatizado de inscripción, sería la interrupción de la conexión del servidor, la red y fallas eléctricas?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 8-. ¿Considera que la rentabilidad de implantar un sistema automatizado para el proceso de inscripción en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", sería rentable en la economía?

    Análisis de Ítem: El 79% responden que Si por que sienten la gran necesidad de un sistema automatizado que le traería mayor eficiencia en su trabajo y trayendo consigo la mejor organización del departamento.

    El 21% responden que No por que estos se sienten bien en la forma en que trabajan, pues temen que un sistema automatizado facilite mucho el trabajo y este les quite su empleo debido a que ya no se necesitaría tanto personal.

    La implantación de este sistema es rentable en un gran porcentaje debido a la simplificación de pasos realizados en el proceso de inscripción.

    GRÁFICO 8 ¿ Considera que la rentabilidad de implantar un sistema automatizado para el proceso de inscripción en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", sería rentable en la economía?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 9-. ¿ Considera importante el diseño de un manual de procedimientos y seguridad de implantarse un proceso automatizado de inscripción?

    Análisis de Ítem: Según se observa en el Gráfico 9 que el 100% responden que Sí debido a que no tienen los conocimientos básicos del uso de un computador y mucho menos los conocimientos prácticos del manejo de un sistema automatizado. Mientras que el 0% son los que tienen los conocimientos básicos del uso de un computador y también conocen muy bien sobre el manejos de sistemas automatizados.

    La elaboración del manual es vital ya que muchos usuarios desconocen el manejo del sistema. El manual contendrá gran cantidad de información vital e importante para el manejo del sistema, además sirve como un instrumento de aprendizaje sobre las funciones y características del sistema.

    GRÁFICO 9 ¿ Considera importante el diseño de un manual de procedimientos y seguridad de implantarse un proceso automatizado de inscripción?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 10-. ¿ Considera que el proceso automatizado de inscripción permitirá un mejor control de la auditoria?

    Análisis de Ítem: Según se observa en el Gráfico 9 que el 100% responden que Sí debido a la rapidez de los y eficiencia de los computadores que nos facilitan ese trabajo a veces tediosos como lo es la auditoria donde siempre se termina con dolor de cabeza.

    Por supuesto que el sistema permite el registro de datos de manera mas organizada facilitando información mucho más rápido y en cualquier momento. El sistema contará con las funciones de imprimir varios tipos de reportes en cualquier momento ya sea por pantalla, impresora o ambas.

    GRÁFICO 10 ¿ Considera que el proceso automatizado de inscripción permitirá un mejor control de la auditoria?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 11-. ¿ Considera Usted que sea necesario que en el Sistema Automatizado de Inscripción se incluya un modulo de Ayuda?

    Análisis de Ítem: Según se observa en el Gráfico 12 que el 100% responden que Sí por que saben muy bien que a veces se puede necesitar saber alguna información de alguna herramienta del sistema la cual sea le menos utilizada por lo cual siempre existe la posibilidad de que se le olvide al usuario, así podrá hacer una breve consulta acerca de su duda. Mientras que el 0% son los que no tienen los conocimientos básicos del uso de un computador, y no saben ni entienden la razón de un módulo de ayuda.

    El módulo de ayuda representa una herramienta muy útil en el sistema, ya que en ella se encuentra gran información que facilita el manejo del mismo. Los datos serán almacenados en el equipo local y adicionalmente en un disco espejo ubicado en un pequeño servidor, el cual solo tendrá acceso personal autorizado.

    GRÁFICO 11 ¿ Considera Usted que sea necesario que en el Sistema Automatizado de Inscripción se incluya un modulo de Ayuda?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    Ítem 12-. ¿ Los datos manejados por el Sistema Automatizado de Inscripción deben respaldarse en unidades de almacenamiento ubicadas en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti"?

    Análisis de Ítem: Según se observa en el Gráfico 9 que el 64% responden que Sí por que saben muy bien que a veces los equipos informáticos se dañan de manera tal que se pueden perder los datos de manera irreparable, y la solución más práctica y apropiada es la realización de respaldos en otras unidades de almacenamiento destinadas únicamente para este propósito. Mientras que el 36% son los que no tienen los conocimientos básicos del uso de un computador.

    Debe existir un respaldo del manejo de datos en el sistema ya que de esta manera se garantiza el nivel de seguridad en la información.

    GRÁFICO 12 ¿ Los datos manejados por el Sistema Automatizado de Inscripción deben respaldarse en unidades de almacenamiento ubicadas en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti"?

    Fuente: Resultados Obtenidos de la Aplicación del Cuestionario a la Muestra Seleccionada para esta Investigación de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". Año 2005.

    CAPÍTULO V

    CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

    A continuación se presenta las conclusiones y recomendaciones de la investigación.

    5.1.- Conclusiones.

    Las instituciones educativas se han visto presionadas al ser más eficientes en el desempeño de sus funciones para así asegurar el buen servicio a padres y alumnos, orientándose a un contexto de competitividad. Bajo estas consideraciones insistimos de concientizar la importancia de aplicar el enfoque de la automatización de sus procesos asumiendo éstos, imperiosamente, como parte de su existencia diaria, e inclusive readaptarlos continuamente en concordancia a los nuevos requerimientos y avances en materia tecnológica para mantenerse a la par de las demás instituciones educativas, quienes siempre estarán dispuestos a obtener mayores ventajas en el mercado.

    El proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti" se lleva de forma manual esto conlleva a proponer un sistema automatizado de inscripción del alumnado. Bajo este enfoque el proceso que tiene lugar cuando un representante tramite una operación de inscripción del alumno, y así mismo toda la dinámica que conlleva el control de requisitos solicitados y recibidos de la respectiva solicitud. Y

    paralelamente, tomando como base su orientación a la mejora de la calidad del servicio, diseñar un Sistema automatizado de Inscripción, que contribuya a agilizar el flujo de la información involucrada a lo largo del proceso de inscripción, y por ende que permita un manejo más óptimo del tiempo destinado a las auditorias, búsqueda de información y documentos, todo ello en aras de adecuarse a las tendencias y exigencias que impone continuamente el mercado, garantizando así, su competitividad u supervivencia.

    Las ventajas que trae el sistema automatizado de inscripción, ofrece una gran velocidad en el procesamiento y manejo de datos trayendo consigo también la agilidad de generar reportes en muy poco tiempo y asimismo facilita las auditorias, evitando perdida de tiempo, datos, evitando la duplicación de inscripciones, ofreciendo seguridad de los datos, brindando una interfaz amigable entre el usuario y el sistema.

    La mala manipulación del sistema por usuarios inexpertos en el sistema trayendo como consecuencia la perdida o eliminación de registros accidentalmente, fallas eléctricas muy largas.

    Por lo antes expuesto es que el personal del Dpto. Administrativo Docente manifiesta que es necesario implantar para mayor efectividad un sistema automatizado de inscripción la cual agilizará de manera eficiente este proceso, ya que permitirá que los usuarios puedan acceder a la información solicitada sin complicados procesos que dificultan el proceso.

    Es necesario e indispensable para implementar el sistema los equipos computarizados y que tengan los programas recomendados como Access 2000 entre otros.

    El sistema cuenta con una clave donde el usuario tiene que suministrar su nombre y contraseña, adicionalmente el sistema esta preparado para bloquearse al 3er intento fallido de la contraseña y nombre de usuario evitando el uso del sistema por usuarios indebidos.

    Las políticas se ven afectadas por la decisión del plantel, el sistema solo lo podrá manipular las personas autorizadas por el Departamento Administrativo Docente que este encargado del sistema.

    El sistema facilitará las auditorias a través de reportes trimestrales que se pueden reflejar ya sea en pantalla o impresora.

    Se dictarán 2 semanas de enseñanza al personal, adicionalmente tendrán un manual del sistema y un menú de ayuda incluido en el sistema.

    Por lo tanto, los actores concluyen que la propuesta desarrollada es capaz de solventar los problemas que en el presente se derivan del sistema automatizado de inscripción en el Dpto. Administrativo Docente. De llevarse a cabo, esta puede llegar a convertirse en una herramienta esencial que permitirá de una manera eficiente y confiable incrementar la cantidad de inscritos y la facilidad de auditorias.

    5.2.- Recomendaciones.

    A continuación se señalan las recomendaciones dadas por los investigadores:

    5.2.- A la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti"

    A través de la presente investigación los autores sienten la relevancia de automatizar el proceso de inscripción en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti". La pérdida de documentos, duplicación de inscripciones, agotamiento de personal en largas auditorias.

    Para solventar está situación, los investigadores establecieron la necesidad del diseño de un sistema automatizado de inscripción, que contribuya de manera determinante a incrementar la eficiencia en el requerido proceso de inscripción que se tramitará diariamente en los periodos de inscripción en la institución.

    Entre las principales recomendaciones derivadas de la investigación emprendida y la propuesta presentada, los autores establecieron las siguientes:

    a) Implantación de sistemas automatizados de inscripción que puedan agilizar los procesos manuales, b) Actualización de Sistemas Operativos en algunas máquinas que permitan el manejo del Sistema Automatizado de Inscripción, c) Es recomendable diseñar un plan de seguridad y respaldo, que permita rescatar los datos en caso de cualquier eventualidad, d) Asesoramiento a los usuarios en el manejo o requerimiento del Sistema Automatizado de Inscripción.

    CAPITULO VI

    PROPUESTA

    En este capítulo se da a conocer la presentación, justificación, objetivos, fundamentación, estructura, factibilidad y costo de la Propuesta para el Diseño de un Sistema Automatizado de Inscripción que permitirá el control de las inscripciones en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", para el mejoramiento en la calidad del servicio.

    6.1 Presentación.

    Para poder exponer la propuesta formulada por los expertos fue necesario realizar una valoración previa referente al actual proceso de inscripción que se lleva de forma manual, así como de los requerimientos necesarios para la ejecución de la propuesta aqui presentada y la factibilidad de la misma. La propuesta plantea la necesidad del desarrollo de un sistema de información que lleve en forma efectiva el control del proceso de inscripción en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", pasando de un proceso manual a uno totalmente automatizado, a traves de una aplicación bajo el entorno del Sidtema Operativo Windows, desarrollado en el lenguaje Visual Basic 6.0 y utilizando como gestor de Base de Datos Access 2000.

    El sistema Automatizado de Inscripción para la "Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti" permitirá realizar el almacenamiento de

    información mediante los procesos requeridos por el usuario, también contará con una seguridad de acceso, lo cual permitirá solo al usuario encargado tener entrada al sistema, con el fin de evitar perdidas de información del departamento. Y por lo tanto, a la propia institución.

    El sistema contará con una persona encargada como soporte técnico en sistemas, el cual permitirá llevar el control del efectivo funcionamiento del mismo.

    6.2. Justificación.

    Los sistemas de información son la mejor herramienta a la hora de procesar gran cantidad de datos, de otra forma los datos procesados serían menos confiables. En este orden, el sistema propuesto es una herramienta confiable para el manejo y manipulación de información.

    El sistema propuesto en esta investigación esta orientado a mejorar el proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", además de permitir al usuario que maneje el sistema, realizar tareas de manera rápida, evitando así pérdida de tiempo y de información.

    La iniciativa de incluir esta herramienta en la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", responde a la carencia de control de inscripciones antes mencionados, sin embargo, el propósito del diseño de un sistema automatizado para el instituto, es el mayor y mejor control en el manejo de los procesos de información, creando un ambiente cómodo para el usuario.

    La comunicación entre el usuario y el sistema propuesto será mas confiable y amigable para así facilitar el efectivo funcionamiento del sistema de inscripción de la Escuela Técnica Comercial "Luis Rzetti".

    6.3. Objetivos de la Propuesta.

    Los objetivos propuestos para la propuesta son los siguientes:

    6.3.1.- Objetivo General.

    En el diseño del sistema propuesto para la escuela técnica comercial "Luis Razetti", se pretende lograr mejorar el proceso actual de inscripción adaptándolo a la comodidad de operar dicho sistema por los usuarios encargados controlando la cantidad de información almacenada de manera segura precisa y eficiente en la base de datos que contiene la información del alumno inscrito.

    6.3.2.- Objetivos Específicos.

    Determinar las fallas en el proceso actual de inscripción de los alumnos inscritos por el departamento Administrativo Docente de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    Elaborar un sistema que permita controlar el proceso de inscripción del alumnado evitando la pérdida de tiempo, lentitud en el proceso, pérdida de información, agotamiento del personal y duplicación de inscripciones.

    Controlar los ingresos y egresos de inscripción mediante reportes, ya sea por pantalla e impresora. Modificar y agregar funciones de acuerdo a los reglamentos internos del departamento Administrativo Docente (inscripción).

    6.4.- Fundamentación.

    Esta fundamentado sobre la base del desarrollo de sistemas informáticos que vienen orientándose sobre el enfoque de la sistematización progresiva de los procesos internos que se lleva a cabo diariamente, para obtener un flujo rápido de informaciones fiables, elevar la cantidad y disminuir los costos operativos asociados otorgando respuestas inmediatas a las necesidades del alumno inscrito. Para la adecuada terminación de requerimientos de sistema propuesto, además de la comunicación de los usuarios directos del sistema de información – comunicación realizada a través del cuestionario aplicado – fue necesario la observación de los procesos de inscripción que se realiza actualmente (de forma manual) en el departamento administrativo docente. También se observó los equipos, software, hardware empleados en el departamento en el departamento administrativo docente.

    Fue a través de esta estrategia que los autores pudieron establecer que, además de los fallos evidenciados en la etapa de investigación preliminar, dentro del plantel se cuenta con los recursos necesarios para realizar el diseño de información en el departamento administrativo docente permitiendo así optimizar el proceso de control efectivo del proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti", cuenta con todos los elementos para realización y puesta en funcionamiento de la propuesta.

    Es necesario hacer notar la automatización de un determinado sistema el cual es utilizado como una herramienta factible, con el fin de facilitar el desarrollo de actividades de mayor envergadura en cuanto al procesamiento de información y labor del personal.

    6.5.- Estructura.

    En el presente punto se mostrará el funcionamiento del modelo propuesto: Propuesta Automatizado de inscripción, el cual estará basado en la manipulación de objetos dispuestos en pantallas de trabajo que básicamente representa el programa. Se encuentra diseñada para inscripción de alumnos las principales pantallas del programa se tiene contraseña del sistema para poder acceder al programa seguidamente presenta una pantalla de bienvenida, luego se presenta la pantalla principal del sistema donde tendrá las opciones de modificar, eliminar e inscribir un alumno consultar generar reportes, un menú de ayuda cada uno de estos botones que presenta la pantalla principal muestran otras pantallas con otras opciones que el usuario necesita para realizar las operaciones requeridas en el sistema.

    6.6.- Estudio de Factibilidad.

    Según las categorías mencionadas en líneas anteriores –humana, económica, material y tecnológica, la distribución de los recursos a emplear en el desarrollo de prototipo se da de la siguiente forma:

    6.6.1.- Recursos Humanos.

    La Directora de la Escuela Técnica Comercial "Luis Razetti".

    Personal Administrativo Docente encargado del sistema propuesto.

    6.6.2.- Recursos Económicos

    El plantel cuenta con equipos computarizados que satisfacen las necesidades del sistema, los autores aseguran que la misma no es necesario la compra de equipos nuevos para el departamento. En cuanto al software del sistema los equipos ya poseen el sistema operativo Windows 2000, desarrollo y programación Visual Basic 6.0 y la base de datos Microsoft Access 2000.

    6.6.3.- Recursos Tecnológicos.

    Para garantizar un rendimiento adecuado del sistema propuesto es necesario que los equipos hardware donde se van a instalar y operar el sistema cumplan con los siguientes requerimientos unidad central de procesamiento (CPU) Pentium III, se recomienda 128 megabyte (MB) de memoria RAM, el mínimo admitido es de 64 megabytes (MB). Disco duro de 20 GB. Sistema operativo Windows o Windows 98 monitor VGA, teclado y mouse.

    6.7.- Posibles Pantallas del Sistema.

    Cuadro 8 Contraseña

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    En esta pantalla diseñada en Visual Basic 6.0 tenemos el nombre de usuario, donde se deberá colocar el nombre del usuario autorizado por el departamento Administrativo Docente para el manejo del sistema, seguidamente tenemos la contraseña que dicho usuario autorizado por el Departamento Administrativo Docente deberá introducir correctamente para que el sistema se inicie y pueda ser manejado por dicho usuario también tenemos 2 botones aceptar que sirve para validar el nombre y contraseña del usuario y cancelar que sirve para salir del sistema retornando así al escritorio de windows.

    Cuadro 9 Presentación del Inicio del Sistema

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    Esta es la pantalla que inmediatamente que el usuario valide su nombre y contraseña y a su vez estos dos anteriormente mencionados sean correctos se visualizará esta pantalla que contiene el nombre del Departamento, nombre del sistema, logotipo de la Escuela Técnica Comercial "luis Razetti", numero de versión, una pequeña advertencia indicando que la descripción del sistema se encuentra en el menú ayuda y adicionalmente la hora actual en que se ingreso al sistema. Dicha pantalla se mostrará durante unos 9 segundos después de dicho tiempo transcurrido aparecerá la pantalla de bienvenida al sistema.

    Cuadro 10 Bienvenida al Sistema

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    En esta pantalla se encontrará una imagen de bienvenida seguidamente de la versión, una breve explicación de la función del sistema y una advertencia de copyright y finalmente 2 botones, el botón aceptar que acepta para proseguir a la pantalla del menú principal del sistema y el botón información del sistema que proporciona información acerca del sistema como sus características.

    Cuadro 11 Menú del Sistema

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    En esta pantalla se visualizan todas las herramientas que el operador autorizado del sistema utilizará para manejar debidamente el sistema entre estas encontramos el botón reporte, el botón de ayuda, el botón historial, el botón inscribir, el botón consultar y el botón salir. Adicionalmente cuenta con menús en la parte superior, estos menús realizan las mismas operaciones que los botones se colocó menú en la parte superior debido a que algunos usuarios prefieren los menús y otros prefieren botones por lo que se diseño la interfaz gráfica de acuerdo a las características y gustos de los usuarios, para hacer el sistema lo más amigable posible.

    Cuadro 12 Consultas

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    Dentro de esta pantalla se encuentran varios tipos de consultas tales como consultar por alumno, consultas académicas, consultas por representante consultas requisitos por alumno, consultas requisitos que deben, consultas cantidad de alumnos por año, mención y sección, listado de alumnos por sección y mención y por ultimo consultas por fecha de nacimiento. Este menú consultas contiene todas las consultas posibles que necesita el operador del sistema para trabajar muy amigablemente con el sistema.

    Cuadro 13 Datos Académicos del Alumno

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    En esta pantalla el operador del sistema suministrará al sistema los datos académicos del alumno tales como cédula, cédula del representante, código de especialidad, especialidad año académico mención, sección, año escolar, código de condición, condición académica y autorizado por.

    Una vez suministrados todos estos datos el usuario se dirige a con el mouse o cursor hacia el botón que se encuentra en la pantalla esquina superior izquierda donde el botón es un dibujo de un disco el usuario deberá presionar este botón para guardar los datos o al suministrar el ultimo dato presionar la tecla enter. Luego deberá pisar el botón aceptar para volver al menú principal.

    Cuadro 14 Datos Personales del Alumno

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    En esta pantalla se puede observar los siguientes requisitos: cédula del alumno, cédula del representante, apellidos, nombres, fecha de nacimiento, edad, lugar de nacimiento, sexo, dirección habitación y teléfono habitación.

    Una vez suministrados todos estos datos el usuario se dirige a con el mouse o cursor hacia el botón que se encuentra en la pantalla esquina superior izquierda donde el botón es un dibujo de un disco el usuario deberá presionar este botón para guardar los datos o al suministrar el ultimo dato presionar la tecla enter. Luego deberá pisar el botón aceptar para volver al menú principal.

    Cuadro 15 Reportes

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    Aquí se puede detallar que en esta pantalla podemos realizar los siguientes reaportes: constancia de estudio, constancia de buena conducta, constancia de inscripción, materia pendiente (total) y repitiente (total).

    Con tan solo seleccionar la acción automáticamente se ejecutara el reporte este se mostrara en pantalla con la opción de impresión.

    Cuadro 16 Datos Personales del Representante

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    En esta pantalla se encuentran los siguientes campos: cédula del representante, cédula del alumno, apellidos, nombres, profesión, estado civil, sexo, dirección habitación y por ultimo teléfono habitación.

    Una vez suministrados todos estos datos el usuario se dirige a con el mouse o cursor hacia el botón que se encuentra en la pantalla esquina superior izquierda donde el botón es un dibujo de un disco el usuario deberá presionar este botón para guardar los datos o al suministrar el ultimo dato presionar la tecla enter. Luego deberá pisar el botón aceptar para volver al menú principal.

    Cuadro 17 Salir

    Fuente: Diseñado por los Investigadores, año 2005.

    En esta última pantalla se observa un primer mensaje el cual indica que el sistema se esta despidiendo continuamente con un segundo mensaje que pregunta si esta seguro que desea salir del sistema dando como opciones 2 botones uno que dice que si y el otro que dice que no.

    Si se presiona el si se estará afirmando la salida del sistema, posteriormente el sistema se cerrará y si se presiona no el sistema volverá a la pantalla menú.

    BIBLIOGRAFÍA

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    CUAM. Año 2005. Guía para la Elaboración y Presentación del Trabajo Especial de Grado.

    Bonnet, P. Año 1992. Programación Estructurada. Editorial Pretice may. Págs. 83-89.

    Balestrini, R. Año 1997. Técnica de la Investigación. Editorial Mc Graw Hill. Pág 45-67, 100-137.

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    SABINO, C El proceso de Investigación. Editorial Panapo. Caracas 1992, Págs. 8-98.

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    gttp://www.monografías.com/computación/lenguajedeprogramación,2003/

    Autores:

    Johanna Ibarra

    Pereira Gouveia

    manuel6[arroba]cantv.net

    Marquez Mosquedo

    Caracas, Noviembre de 2004

    REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

    MINISTERIO DE EDUCACIÓN

    CULTURA Y DEPORTE

    COLEGIO UNIVERSITARIO DE

    ADMINISTRACION Y MERCADEO

    C.U.A.M. EXTENSIÓN CARACAS


    Artículo original: Monografías.com

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