Características de una Videoconferencia exitosa

Creado por el 08 de Octubre de 2013

videoconferenciaLa videoconferencia ha sido una herramienta que ha surgido como respuesta a la necesidad de que la gente pueda compartir sus pensamientos a través de conversaciones alrededor de todo el mundo. La magia de las videoconferencias es que elimina cualquier tipo de barrera, no tienes que viajar a ningún lado, por lo que se disminuyen los costos.

Muchas compañías pueden optar por tener reuniones en línea, simplemente con tener una videoconferencia privada. Los pasos para planear las características para realizar una videoconferencia exitosa son bien simples. Antes que nada necesitas decidirte en qué día y a qué hora vas a realizar la videoconferencia, siempre tomando en cuenta los días feriados y cualquier otro tipo de vacaciones.

Envía una notificación a todas las personas que pudiesen estar interesadas en la videoconferencia para que confirmen su presencia. Decide en qué formato vas a querer hacer tu videoconferencia y asegúrate de que todos los participantes tengan las aplicaciones, programas y accesorios necesarios para poder atender. Cuando escoges el tipo de conferencia siempre piensa en la calidad de audio y vídeo.

La sala en la cual vas a llevar a cabo la videoconferencia principal debe ser simple y las ventanas deberían estar idealmente por detrás del sistema de videoconferencia, tapado con sus respectivas cortinas. Éstas son las características primordiales.

Asegúrate de diseñar un arreglo de asientos adecuado tomando en cuenta las posibilidades de eco. En cuanto a las características de una videoconferencia que sea agradable, se recomiendan muebles de colores fluorescentes y una iluminación adecuada para la sala. Si las paredes son azules mejor. Trata de aislar el cuarto lo más posible para que no sea contaminado por fuentes de sonido externas.

Verifica que tengas una conexión de Internet que sea lo suficientemente poderoso para llevar acabo la videoconferencia de hacer una conexión digital tipo ADSL, o de banda ancha por cable. Consulta esto con tu compañía de servicio de Internet. Vas a necesitar una conexión local, fuentes de poder para las laptops, cámaras y otros equipos, y los cables necesarios para hacer las conexiones requeridas.

Trata de conseguir un monitor que sea lo suficientemente grande para que todos puedan ver la videoconferencia. También considera otros equipos como un aparato que pueda grabar la conferencia, un monitor auxiliar, un mouse inalámbrico y cualquier otro tipo de dispositivo que podría ser de ayuda. En caso de cualquier tipo de duda siempre es bueno consultar con alguien especialista en este tipo de cosas.

También puedes contar con los siguientes consejos generales:

  • Avisa los participantes para que estén listos por lo menos de 10 a 15 minutos antes de que comience la conferencia.
  • Asegúrate de que la posición de la cámara sea la correcta para que todos los participantes puedan ser vistos por los que están conectados en el otro lado de la videoconferencia.
  • Mantenlo simple, todos deberían hablar como si estuviesen en cualquier otro tipo de conferencia, sin que nadie tenga por qué hablar en un tono más alto.

 

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